Compras - Entrada de Produtos por arquivo XML para Magazine

1. Compras - Entrada de Produtos por arquivo XML para Magazine

2. Objetivo A importação de produtos através do arquivo XML da nota fiscal eletrônica permite o controle de estoque. Utilizando esta forma de entrada de produtos não há erros no cadastro de entrada dos mesmos e permite que o estoque declarado no sistema esteja de acordo com o estoque real da empresa. O objetivo desse texto é explicar como registrar uma nota fiscal de compra importando o arquivo XML da nota fiscal eletrônica.

3. Arquivo XML de Notas Fiscais O arquivo XML de nota fiscal eletrônica é um arquivo de valor fiscal, que trará todas as informações contidas na nota. Com o arquivo XML, as notas fiscais tornaram-se documentos digitais, por isso chamadas notas fiscais eletrônicas. Já a impressão desta nota, denominada DANFE não terá valor fiscal. Desta forma, o arquivo XML é um direito da empresa remetente e do destinatário da nota fiscal. Solicite aos seus fornecedores o XML da nota fiscal para agilizar o registro das entradas de mercadorias no seu estabelecimento.

4. Requisitos • A configuração “Entrada de Produto: Importar XML para Cadastro de Produto” deve estar com a opção “Cadastro de Produto por Referência” selecionada.

5. Importar XML na Entrada de Produtos – Segmento Magazine • Inicie o sistema e no menu de aplicativos selecione a opção Compras.

6. Importar XML na Entrada de Produtos – Segmento Magazine • Clique o menu Compras, selecione a opção Entrada de Produto e clique sobre a tela Cadastro de Entrada de Produto.

7. Importar XML na Entrada de Produtos – Segmento Magazine • Pressione o botão Importar NFE.

8. Importar XML na Entrada de Produtos – Segmento Magazine • Clique no botão de busca para importar um arquivo XML.

9. Importar XML na Entrada de Produtos – Segmento Magazine • Localize o arquivo e clique sobre o mesmo duas vezes ou pressione o botão Abrir.

10. Importar XML na Entrada de Produtos – Segmento Magazine • Pressione o botão Carregar.

11. Importar XML na Entrada de Produtos – Segmento Magazine • O fornecedor será identificado no sistema de acordo com o CNPJ do mesmo, caso não esteja registrado pressione o botão sim pra cadastrá-lo. Exemplo:

12. Importar XML na Entrada de Produtos – Segmento Magazine • O sistema lhe redirecionará ao Cadastro de fornecedor, e as principais informações sobre os fornecedores serão preenchidas de forma automática.

13. Importar XML na Entrada de Produtos – Segmento Magazine • Preencha as demais informações caso queira e pressione o botão Gravar. Será aberta uma tela confirmando a gravação do fornecedor. • Clique em OK. Clique no botão Menu para voltar ao Cadastro de Entrada de Produtos.

14. Importar XML na Entrada de Produtos – Segmento Magazine • Pressione o botão Importar NFE novamente.

15. Importar XML na Entrada de Produtos – Segmento Magazine • Pesquise o arquivo novamente no botão de busca.

16. Importar XML na Entrada de Produtos – Segmento Magazine • Localize o arquivo novamente e clique sobre o mesmo duas vezes ou pressione o botão Abrir.

17. Importar XML na Entrada de Produtos – Segmento Magazine • Se os produtos do XML estiverem registrados no sistema automaticamente o sistema vinculará os itens da nota fiscal aos itens já registrados no sistema. A identificação será realizada pelo código do barras do produto.

18. Importar XML na Entrada de Produtos – Segmento Magazine • O código de barras registrado no cadastro do produto deve ser o mesmo contido no arquivo XML para que a importação seja automática.

19. Importar XML na Entrada de Produtos – Segmento Magazine • Se os itens o XML não estiverem cadastrados no sistema (1ª compra do produto) ou sem o código de barras no cadastro os itens serão listados em vermelho.

20. Importar XML na Entrada de Produtos – Segmento Magazine • Para cadastrar os novos produtos no sistema clique sobre a coluna Cad na linha do produto.

21. Importar XML na Entrada de Produtos – Segmento Magazine • Digite a referência do produto e os demais campos relevantes para o cadastro. Pressione o botão Gravar.

22. Importar XML na Entrada de Produtos – Segmento Magazine • Lembre-se que o campo Código de barras será fundamental para a importação automática do item na nota fiscal.

23. Importar XML na Entrada de Produtos – Segmento Magazine • Cadastre os demais produtos desta referência. Se estes itens estiverem na nota fiscal eletrônica serão importados automaticamente.

24. Importar XML na Entrada de Produtos – Segmento Magazine • Após cadastrar todos os itens da referência pressione o botão MENU para sair da tela e voltar ao Cadastro de Entrada de Produtos.

25. Importar XML na Entrada de Produtos – Segmento Magazine • Note que os 2 itens do exemplo que cadastramos por referência foram importados para a NF-e de entrada.

26. Importar XML na Entrada de Produtos – Segmento Magazine • Após importar todos os itens da nota fiscal pressione o botão OK.

27. Importar XML na Entrada de Produtos – Segmento Magazine • Grave a nota fiscal.

28. Importar XML na Entrada de Produtos – Segmento Magazine • Caso o sistema exiba a seguinte mensagem, significa que os produtos do arquivo XML não possuem código de barras, de forma que os itens deverão ser importados de forma manual através da coluna Código (dê um duplo clique para exibir a tela de busca e pesquise o produto).

29. Importar XML na Entrada de Produtos – Segmento Magazine • Para importar na nota um produto já cadastrado no sistema com uma descrição diferente e alterá-la: • Clique duas vezes na linha do produto sobre a coluna Código.

30. Importar XML na Entrada de Produtos – Segmento Magazine • O sistema exibirá a tela de pesquisa. Procure o produto que será inserido na nota de compra digitando três asteriscos ou parte do nome do produto. • Selecione o produto para realizar o vínculo entre o produto da nota e o produto a já cadastrado no sistema.

31. Importar XML na Entrada de Produtos – Segmento Magazine • Realize a operação para todos os produtos da nota. • -Após vincular os itens da nota fiscal de compra, pressione o botão Ok.

32. Importar XML na Entrada de Produtos – Segmento Magazine Ao término da nota fiscal o sistema exibe uma mensagem caso a contagem desses produtos nunca tenha sido realizada no sistema. Pressione o botão Menu para sair da tela.

33. Cadastro de duplicata para a nota fiscal Após pressionar o botão Menu será aberta uma nova tela que possibilita cadastrar uma duplicata para a nota fiscal.

34. Conta Contábil: Informe uma conta contábil referente às despesas (pressione F2 e digite *** para listar todas as contas contábeis); • Forma de Pagamento: Condição de Pagamento das parcelas; • Conta Corrente: A conta que será utilizada para pagamento das parcelas;

35. Data de Emissão: A data que a nota foi emitida. • Nº de documento bancário: Se a forma de pagamento for cheque, por exemplo, informe o número do cheque. Se for boleto, informe o código do boleto. • Documento mercantil: é o comprovante de compra ou venda de produtos.

36. Parcelas: Selecione o número de parcelas; • Dias para o vencimento: O número de dias para a 1ª parcela. • Vencimento Inicial: Data de vencimento da 1ª parcela. Ela já é calculada pelo sistema. • Nº de Dias: Intervalo em dias entre um vencimento e outro; • Dia Fixo: Dia do mês específico para o vencimento;

37. Atualização de preços Ao pressionar o botão OK será aberta uma tela de atualização de preços onde é possível modificar o preço de custo, margem e preço de venda dos itens da nota.

38. Para realizar alterações clique na coluna Atualizar. Os campos como custo, margem, o novo preço de venda serão alterados.

39. Pressione o botão Corrigir. • Será exibida uma mensagem que os valores foram corrigidos com sucesso. Clique no botão OK para confirmar.

40. Emissão de Etiquetas na Importação do Arquivo XML

41. Imprimir Etiquetas ao Importar XML • Para imprimir etiquetas durante a importação da NF-e de compra na entrada de produto é necessário habilitar a configuração “Importar XML: Exibir botão etiqueta”.

42. Imprimir Etiquetas ao Importar XML • Após vincular o produto registrado no banco de dados da empresa ao item do XML é possível imprimir a etiqueta do produto ao pressionar o botão Imprimir Etiquetas.

43. Imprimir Etiquetas ao Importar XML • É possível realizar a impressão parcial das etiquetas, de modo que o sistema só imprimirá as etiquetas dos itens que já foram vinculados.

44. Imprimir Etiquetas ao Importar XML • Ao clicar sobre o botão Imprimir Etiquetas o sistema exibirá a tela Emissão de Etiquetas. • Note que o produto e sua respectiva quantidade em estoque serão importadas para tela de etiquetas.

45. Imprimir Etiquetas ao Importar XML • Pressione o botão Imprimir, e clique sobre o botão OK para confirmar.

46. Imprimir Etiquetas ao Importar XML • Clique sobre o botão SIM caso as etiquetas tenham sido impressas corretamente.

47. Imprimir Etiquetas ao Importar XML • Caso o usuário tente imprimir novamente etiquetas que já foram impressas corretamente, o sistema exibirá uma mensagem informativa e bloqueará esta ação.

48. Imprimir Etiquetas ao Importar XML • Ao vincular novos produtos na entrada de produtos por XML e realizar a impressão de etiquetas o sistema realizará somente a impressão dos novos itens.

49. Imprimir Etiquetas ao Importar XML • Note que foram importados para a tela de Emissão de Etiquetas somente os novos produtos vinculados na entrada de produtos.

50. Exercício Registre uma nota fiscal de compra importando o arquivo XML da nota fiscal de compra. Simule a impressão de etiquetas dos produtos desta NF-e.