ORGANIZACIJA ARHIVSKE SLUŽBE NA PODRUČJU REPUBLIKE HRVATSKE

1. ORGANIZACIJA ARHIVSKE SLUŽBE NA PODRUČJU REPUBLIKE HRVATSKE

2. REGISTRATURNO GRADIVO CJELINA ZAPISA ILI DOKUMENATA NASTALIH ILI PRIMLJENIH DJELOVANJEM I RADOM POJEDINE PRAVNE ILI FIZIČKE OSOBE, ODNOSNO SVA DOKUMENTACIJA U POSJEDU POJEDINOG STVARATELJA

3. ARHIVSKO GRADIVO ZAPISI ILI DOKUMENTI NASTALI DJELOVANJEM PRAVNIH ILI FIZIČKIH OSOBA U OBAVLJANJU NJIHOVE DJELATNOSTI KOJI SU OD TRAJNOG ZNAČENJA ZA KULTURU, POVIJEST I DRUGE ZNANOSTI

4. SUSTAV ARHIVSKE SLUŽBE Segment upravljanja službom: Ministarstvo kulture i druga tijela Državni arhivi Stvaratelji i imatelji arhivskog gradiva Druge baštinske ustanove u kojima se čuva arhivsko gradivo

5. ARHIVI – USTANOVE ZA ČUVANJE, ZAŠTITU, OBRADU I KORIŠTENJE ARHIVSKOG GRADIVA

6. STVARATELJI I IMATELJI ARHIVSKOG GRADIVA STVARATELJI – pravne ili fizičke osobe čijim djelovanjem nastaje gradivo IMATELJI - pravne ili fizičke osobe vlasnici ili posjednici gradiva, koji njime upravljaju ili ga drže po bilo kojoj osnovi 07/09/2014

7. JAVNO I PRIVATNO ARHIVSKO GRADIVO • JAVNO – nastalo radom tijela državne vlast, tijela jedinica lokalne samouprave i uprave, javnih ustanova, javnih poduzeća, trgovačkih društava, javnih bilježnika i drugih osoba koje obavljaju javnu službu ili imaju javne ovlasti • PRIVATNO – nastalo djelovanjem privatnih pravnih i fizičkih osoba ukoliko nije nastalo obavljanjem javnih ovlasti ili službe i ako nije u državnom vlasništvu

8. MREŽA DRŽAVNIH ARHIVA • HRVATSKI DRŽAVNI ARHIV • PODRUČNI DRŽAVNI ARHIVI • ARHIVSKI SABIRNI CENTRI

9. PODRUČNI DRŽAVNI ARHIVI • 18 PODRUČNIH DRŽAVNIH ARHIVA • DRŽAVNI ARHIV U VARAŽDINU: - Arhivski sabirni centar Krapina - Arhivski sabirni centar Koprivnica Državni arhiv u Križevcima – osnovan - još ne djeluje

10. PODRUČNI DRŽAVNI ARHIVI • Skrbe za gradivo: - jedinica lokalne samouprave (gradovi, općine, županije) - državnih tijela na lokalnoj razini - i drugih stvaratelja i imatelja na svom području

11. ZADAĆE ARHIVA PREMA STVARATELJIMA I IMATELJIMA • Preuzimaju javno i prikupljaju privatno arhivsko gradivo • Nadziru stvaratelje i imatelje arhivskog gradiva radi zaštite gradiva • Kategorizacija stvaratelja • Evidencije stvaratelja i imatelja • Nadzorni pregledi /Nadzor stvaratelja i imatelja

12. NADZORNI PREGLEDI • Pravilnici o zaštiti i čuvanju gradiva • Popisi gradiva s rokovima čuvanja • Izdaju se odobrenja za izlučivanje gradiva • Dogovara se preuzimanje gradiva u arhive sređivanje

13. STRUČNI NADZOR • Prostor i oprema • Izrada i dostavljanje popisa gradiva • Obavještavanje o promjenama • Mišljenje i dozvole / rješenja za poduzimanje mjera • Predaja gradiva u Arhiv

14. STRUČNA SURADNJA • Pomoć u : • - upravljanju dokumentacijom • - sređivanju i popisivanju gradiva • - vrednovanju i izlučivanju • - stručnom usavršavanju • - tematska istraživanja, .. • - mikrosnimanje, skeniranje, restauriranje, konzerviranje.

15. SREĐIVANJE ARHIVSKOG GRADIVA

16. SREĐIVNJE ARHIVSKOG GRADIVA • TEHNIČKO OPREMANJE I ODLAGANJE GRADIVA sređivanje

17. SREĐIVANJE GRADIVA • Određivanje jedinica ili cjeline i utvrđivanje odnosa među njima • Arhivističko sređivanje • Fizičko sređivanje sređivanje

18. TEMELJNA NAČELA SREĐIVANJA • Načelo provenijencije • Načelo prvobitnog reda sređivanje

19. PROVENIJENCIJA • Gradivo nastalo djelovanjem jednog stvaratelja treba biti organizirano i čuvati se u jednoj cjelini koja se naziva arhivski fond • Gradivo unutar fonda nastalo obavljanjem jedne djelatnosti stvaratelja je cjelina: serija, podserija, dosje, sređivanje

20. PRVOBITNI RED • Sustav odlaganja spisa koji je uspostavljen kod stvaratelja i koji odražava poslovanje stvaratelja sređivanje

21. Arhivski fond • Cjelina gradiva nastala djelatnošću jednog stvaratelja sređivanje

22. Dokumentacijska zbirka ili cjelina • gradivo nastalo djelovanjem istog stvaratelja • zbirka dokumentacije određene vrste ili namjene • dokumentacija nastala obavljanjem određene djelatnosti

23. ARHIVISTIČKO SREĐIVANJE FONDA • analiza djelatnosti stvaratelja i utvrđivanju konkretnih poslova • utvrđivanje strukture cjeline gradiva nastale radom stvaratelja sređivanje

24. Utvrđivanje strukture gradiva • utvrđivanje skupina dokumenata koje nastaju vršenjem određene djelatnosti / arhivskih jedinica • arhivske jedinice: serije, podserije, dosjei i/ili dokumenti • utvrđivanje hijerarhijskih veza između arhivskih jedinica sređivanje

25. Struktura gradiva

26. DUBINA SREĐIVANJA • Razine na kojima se obavlja sređivanje: fond, serija, predmet, dokument • Više razine – područje djelatnosti • Niže razine – vrsta gradiva sređivanje

27. POSTUPAK ILI TIJEK SREĐIVANJA • Uvid u gradivo: sadržaj, porijeklo, stanje • Dokumenti koji opisuju djelatnost stvaratelja i njegovo postupanje s gradivom, uredsko poslovanje • Definirati poželjnu strukturu fonda sređivanje

28. PLAN SREĐIVANJA - opis zatečenog stanja i povijest fonda - opis djelatnosti stvaratelja - opis uredskog poslovanja stvaratelja - strukturu fonda koja se želi postići sređivanje

29. OPIS ARHIVSKOG GRADIVA Podaci kojima se iskazuje sređenost: • Signature – označavaju određenu arhivsku jedinicu i višu razinu kojoj pripada • Naziv arhivske jedinice, vrijeme nastanka, količina tj. broj fizičkih ili tehničkih jedinica u kojima je pohranjena arhivska jedinica - Veza između arhivskih jedinica i fizičkih jedinica sređivanje

30. OPIS ARHIVSKOG GRADIVA • Identifikacija • Predstavljanje • Pronalaženje • Upravljanje sređivanje

31. FIZIČKO SREĐIVANJE • Raspored i oblikovanje arhivskih jedinica u određene fizičke ili tehničke jedinice: fascikle, svežnjeve, kutije, registratore, knjige sređivanje

32. TEHNIČKO OPREMANJE I ODLAGANJE Stavljanje arhivskih jedinica u fizičke/tehničke jedinice Opis fizičkih/tehničkih jedinica Odlagane fizičkih/tehničkih jedinica u spremište 07/09/2014 sređivanje

33. Opis fizičkih ili tehničkih jedinica Naziv fonda (stvaratelja) Signatura – identifikacijska oznaka Naziv arhivske jedinice / arhivskih jedinica Vrijeme nastanka gradiva Broj fizičke jedinice 07/09/2014 sređivanje

34. Opis tehničke jedinice naziv dokumentacijske zbirke ili cjeline / naziv stvaratelja redni broj tehničke jedinice godine gradiva u fizičkoj jedinici oznaka ili raspon oznaka arhivske jedinice 07/09/2014 sređivanje

35. POPISIVANJE ARHIVSKOG I REGISTRATURNOG GRADIVA ARHIVSKA KNJIGA / KNJIGA PISMOHRANE ZBIRNA EVIDENCIJA GRADIVA ARHIVSKI POPIS / POPIS ARHIVSKOG GRADIVA

36. ARHIVSKI POPIS / POPIS ARHIVSKOG GRADIVA • Imatelj obavezno dostavlja nadležnom Arhivu jednom godišnje sa stanjem na kraju prošle godine.

37. ARHIVSKI POPIS / POPIS ARHIVSKOG GRADIVA - redni broj / signaturu - oznaka ( klasifikacijska oznaka, arhivski znak ...) - sadržaj (naziv odnosno sadržaj arhivske jedinice) - medij, vrsta zapisa - količinu popisne jedinice, tj. broj tehničkih jedinica koje čine tu opisnu jedinicu - tehničke jedinice - vrijeme nastanka gradiva te jedinice - napomena

38. OBAVIJESNA POMAGALA • Pregled arhivskih fondova i zbirki • Arhivski vodič • Arhivski inventar/našastar • Regesta • Arhivski popis (u pismohranama sumarni popis)