Anders Werken: “Aanpak en methodologie”

1. Anders Werken: “Aanpak en methodologie” Dhr. Jo De Leenheer Projectleider Kenniscel Anders Werken Agentschap voor Overheidspersoneel

2. Doelstelling “We moeten als organisatie flexibel kunnen inspelen op veranderingen en de (nieuwe) mogelijkheden optimaal aanwenden voor een efficiënte werking”  de vraag is niet of we dit doen, wel hoe!

3. Uitgangspunten Anders Werken Efficiënte werking • Open cultuur(communicatie, samenwerking, interactie, kennis delen) • Inzetbaarheid van het personeel (tijdelijke projecten, opvangen van accentverschuiving in werkzaamheden en taken) • Doorgedreven digitale werking (vereenvoudiging van werkprocessen, vermindering van de doorlooptijden, werken op afstand, op MLT organisatie van de back-Office E-gov) • Groepsklassementen, zowel voor dossiers als voor documentatie en informatie (impact op ruimte, papier, samenwerking, dienstverlening • Delen van facilities (functionele werkplekken, printers, kopiers, scanning, …) leidt tot schaalvoordelen • Prestaties zijn belangrijker dan aanwezigheid

4. Flexibele werkomgeving Activiteitsgebonden werkplekken • kantoorruimte toewijzen aan activiteiten • plek kiezen die het best geschikt is voor taak • werkplekken delen • voordelen: directer contact, efficiënterruimtegebruik, betere samenwerking maar: formeel afsprakenkader noodzakelijk

5. Flexibele werkomgeving: ICT • ICT als hulpmiddel voor een flexibele werkomgeving • Aandachtspunten: - gebruik van laptops flexibiliteit in gebruik van functionele werkplekken bij telewerk geen bijkomende toestellen - tijdelijk alternatief desktops op elke plek en aanmelden eigen profiel is minder flexibel - draagbare telefonie flexibel werken in de werkomgeving

6. Flexibele werkomgeving: ICT netwerkprinters • toegang tot printer in de nabijheid van werkplek • aantal bepaald in functie van noden van dienst gemeenschappelijke server • plaatsonafhankelijk werken vereist kennisdeling voordelen: alle (geactualiseerde) informatie beschikbaar papieropslag in archief beperken vergemakkelijkt werken op afstand

7. Telewerk: randvoorwaarden Cultuur - beoordelen op resultaten i.p.v. aantal gepresteerde uren - groepsidentiteit en beleving overeind blijven - betrokken voelen bij het werk - open communicatie ( onderlinge feedback, kennis delen, enz.) Duidelijke afspraken rond: - bereikbaarheid telewerker - openheid agenda - te leveren prestaties en meten output - terugkoppeling naar organisatie - dagen waarop telewerken Toegang tot informatie en ICT (laptop, netwerkverbinding, server)

8. Evolutie naar Anders Werken • Is een totaal gebeuren, i.k.v. organisatieontwikkeling • Géén Big Bang, maar een evolutie over meerdere jaren • Gefaseerde groei (verhuis is geen eindpunt maar START) • Betrokkenheid van iedereen (veranderingscapaciteit en - bereidheid?) • Samen nadenken over het concept => werkprocessen & -procedures herdenken binnen de contouren van de principes • Ieder heeft zijn/haar rol te spelen(Voorbeeldfunctie & eigenaarschap)

9. Diverse fasen in veranderingstraject

10. “Wat beveelt u aan collegae-leidinggevenden die naar een ‘Anders Werken’-werkomgeving overstappen aan?” (1) • ‘Goede voorbereiding, die voor een groot deel moet bestaan uit directe communicatie met alle betrokkenen’ • ‘Aan mentaliteit & cultuur werken’ • ‘Ga via de weg van de geleidelijkheid’ • ‘Geef de verantwoordelijkheid aan medewerkers om de nieuwe situatie in te kleuren met afspraken’ • ‘Goede informatiedoorstroming, juiste en realistische verwachtingen scheppen’

11. “Wat beveelt u aan collegae-leidinggevenden die naar een ‘Anders Werken’-werkomgeving overstappen aan?” (2) • Inrichting met een huiselijke touch zodat het aangenaam vertoeven is • De betrokkenheid van het personeel organiseren • Maak alle ‘nadelen’ bespreekbaar en zoek samen met de medewerkers naar een haalbare oplossing • Collega’s raadplegen die reeds in dergelijke omgeving werken • Geef het goede voorbeeld (clean desk, niet permanent in een cockpit zitten)

12. Wat zou u collegae-leidinggevenden die in naar een ‘Anders Werken’-werkomgeving overstappen afraden? • Alleen focussen op infrastructuur • Anders Werken is een werkwijze, geen werkomgeving alleen! • Doe geen a priori toegevingen op het totaal concept. Het werkt pas als alle aspecten zo maximaal mogelijk aan bod kunnen komen • Niet ingrijpen in het uitgetekend concept zodat de nodige evenwichten worden behouden • Werk niet tegen als leidinggevende: eis geen vergaderzaal of cockpit op voor jezelf