ตามระเบียบกระทรวงการคลัง ที่ กค 0407.2 / ว 85 ลงวันที่ 30 กันยายน 2554

1. การใช้บัตรเครดิตราชการการใช้บัตรเครดิตราชการ กรมพัฒนาที่ดิน ตามระเบียบกระทรวงการคลังที่ กค 0407.2 / ว 85 ลงวันที่ 30 กันยายน 2554 งานเงินทดรองราชการ กลุ่มการเงิน กองคลัง

2. รายการค่าใช้จ่ายที่กำหนดให้ต้องใช้บัตรเครดิตราชการรายการค่าใช้จ่ายที่กำหนดให้ต้องใช้บัตรเครดิตราชการ

3. ประโยชน์จากการใช้บัตรเครดิตราชการประโยชน์จากการใช้บัตรเครดิตราชการ • เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการเบิกจ่าย • ลดความเสี่ยงในการถือเงินสดในการปฏิบัติงานในประเทศ และต่างประเทศ • ประหยัดงบประมาณ และผลขาดทุนอัตราแลกเปลี่ยนเงินตรา • การทำงานของส่วนราชการเกิดความโปร่งใสในการใช้จ่ายงบประมาณ • มีระบบการตรวจสอบรัดกุมโปร่งใส • ให้การปฏิบัติงานของข้าราชการมีความสะดวก คล่องตัว และปลอดภัย • วงเงินที่ใช้จ่ายผ่านบัตรเครดิตมีอย่างเพียงพอ

4. ระบุชื่อข้าราชการเป็นผู้ถือบัตรระบุชื่อข้าราชการเป็นผู้ถือบัตร ไม่สามารถถอนเงินสดได้ ได้รับยกเว้นค่าธรรมเนียมเกี่ยวกับการจัดทำบัตร มีการกำหนดวงเงินและระยะเวลาในการใช้บัตรตามสัญญายืมเงินและการใช้บัตร ลักษณะของบัตรเครดิตราชการ

5. ครั้งที่ 1 การใช้จ่ายตั้งแต่วันที่ 1 ตุลาคม – 31 มีนาคม ของปีถัดไป รายงานภายในเดือนเมษายน ครั้งที่ 2 การใช้จ่ายตั้งแต่วันที่ 1 เมษายน – 30 กันยายน รายงานภายในเดือนตุลาคม การรายงานผลการใช้บัตรเครดิต

6. หัวหน้าหน่วยงานผู้ถือบัตรเครดิตหัวหน้าหน่วยงานผู้ถือบัตรเครดิต • การขอมีบัตรเครดิตของข้าราชการในสังกัด • กำหนดวงเงิน/ระยะเวลาการใช้บัตร • การยกเว้นไม่ต้องใช้บัตรในบางกรณี • การเบิก Surcharge • การขออนุมัติจากหัวหน้าส่วนราชการในกรณีไม่ใช้สถาบันฯ ที่ถูกคัดเลือก

7. การยกเว้นไม่ต้องใช้บัตรในบางกรณีการยกเว้นไม่ต้องใช้บัตรในบางกรณี พื้นที่การปฏิบัติงานหรือวงเงินคชจ. ไม่เอื้อต่อการใช้บัตรเครดิตราชการข้าราชการจะต้องชี้แจ้งเหตุผลต่อหัวหน้าหน่วยงานเพื่อประกอบการพิจารณาด้วย

8. ผู้ถือบัตรเครดิตมีหน้าที่ปฏิบัติดังนี้ผู้ถือบัตรเครดิตมีหน้าที่ปฏิบัติดังนี้ • เก็บรักษาบัตรเครดิต • ใช้บัตรเครดิตเฉพาะรายการที่กำหนด • เรียกใบเสร็จรับเงิน +sale slip ทุกครั้ง และรวบรวมส่งให้หน่วยงาน • ให้จัดส่งสำเนาหลักฐานเกี่ยวกับการใช้จ่ายให้จนท.ตรวจสอบก่อนการชำระเงินในกรณีปฏิบัติงานคาบเกี่ยวรอบการชำระเงิน • การใช้บัตรฯ ซื้อบัตรโดยสารเครื่องบินจาก บมจ.การบินไทยต้องมีหนังสือราชการจากต้นสังกัดแจ้งการบินไทยว่า จะชำระผ่านบัตรฯ

9. ผู้ถือบัตรเครดิตมีหน้าที่ปฏิบัติดังนี้ (ต่อ) • แจ้งหน่วยงาน/สถาบันทันทีกรณีบัตรสูญหาย/ชำรุด เพื่อออกบัตรใหม่ • นำเงินมาคืนหน่วยงานกรณีนำบัตรไปใช้ในรายการที่เบิกไม่ได้/เกินสิทธิ • ส่งคืนบัตรฯ ให้หน่วยงานกรณีย้าย/ลาออก

10. วิธีการใช้บัตร (ผู้ขอใช้บัตรเครดิตราชการ) 1. ก่อนการเดินทางหรือปฏิบัติงานการจัดอบรม สัมมนา จะต้องจัดทำสัญญาการยืมเงินและการใช้บัตรเครดิตราชการ พร้อมแนบสำเนาคำสั่งปฏิบัติงานให้กองการเงินและบัญชี 2. เมื่อเสร็จสิ้นการปฏิบัติราชการนั้นแล้ว ผู้ใช้บัตรเครดิตจะต้องจัดทำแบบใบสรุปรายการค่าใช้จ่ายที่เกิดจากการใช้บัตรเครดิต พร้อมแนบสำเนา Sale slip การใช้บัตรเครดิต และใบสำคัญ ส่งกองการเงินและบัญชี

11. ข้อควรระวังในการใช้บัตรเครดิตข้อควรระวังในการใช้บัตรเครดิต 1. ควรสอบถามสถานที่จัดประชุม (โรงแรม) ว่ามีค่า Surcharge หรือไม่ เพื่อหลีกเลี่ยงการจ่ายค่า Surcharge หากไม่ได้ตกลงกันไว้ก่อนการต่อรองหลังจากการจัดประชุมเสร็จแล้ว จะค่อนข้างลำบาก (บางโรงแรมคิดว่า Surcharge เป็นช่วงๆ ของจำนวนที่กำหนดไว้) 2. ประมาณการวงเงินที่ขอเปิดให้ใกล้เคียงกับความจำเป็นที่ต้องใช้ ไม่ควรขอเปิดวงเงินมากหรือน้อยเกินไป และต้องระบุสถานที่ (โรงแรม) ที่ใช้บัตรด้วย

12. ข้อควรระวังในการใช้บัตรเครดิต...(ต่อ)..ข้อควรระวังในการใช้บัตรเครดิต...(ต่อ).. 3. หลีกเลี่ยงการเปิดวงเงินโดยรวมหลายๆ โครงการในคราวเดียวกัน เพราะจะยุ่งยากในการส่ง clear เอกสารหลักฐาน 4.หากวงเงินที่ขอเปิดครั้งแรกยังไม่สิ้นสุดระยะเวลาการขอใช้บัตรเครดิต จะขอเปิดวงเงินใหม่ไม่ได้ 5. การ Clear เอกสารไม่ทันตามกำหนดที่ต้องชำระเงินจะต้องจ่ายค่าปรับ 6. ควรคำนวณระยะเวลาการขอเปิดบัตรเครดิตให้เหมาะสมกับการปฏิบัติงาน เพื่อหลีกเลี่ยงการขอขยายเวลาหลายๆ ครั้ง

13. ข้อควรระวังในการใช้บัตรเครดิต...(ต่อ)...ข้อควรระวังในการใช้บัตรเครดิต...(ต่อ)... 7. การขอเปิดวงเงินโดยใช้ระยะเวลามากเกินไปทั้งกรณีเปิดก่อนเริ่มโครงการ และปิดหลังสิ้นสุดโครงการหลายวัน ทำให้ไม่สามารถขอเปิดวงเงินใหม่ได้ 8. การขอเปิดวงเงินในระยะที่สั้นเกินไป อาจไม่สามารถ Clear เอกสารกับสถานที่จัดได้ทัน ต้องมาขอขยายเวลาการเปิดอีก

14. ตัวอย่างบัตรเครดิตราชการตัวอย่างบัตรเครดิตราชการ ประเภทบัตร ด้านหน้าบัตรเครดิตราชการ

15. ด้านหลังบัตรเครดิตราชการด้านหลังบัตรเครดิตราชการ ลายเซ็นผู้ถือบัตร

16. ♦ ขั้นตอนการขอใช้บัตรเครดิตราชการ การจัดทำบัตรเครดิตราชการ  การขอจัดทำบัตรเครดิตราชการไว้ก่อนเดินทางไปปฏิบัติราชการ การขอจัดทำบัตรเครดิตราชการพร้อมแจ้งขอเปิดวงเงินค่าใช้จ่าย และระยะเวลาการใช้บัตรเครดิตราชการ

17. ในส่วนของผู้ขอใช้บัตรเครดิตราชการในส่วนของผู้ขอใช้บัตรเครดิตราชการ 1. กรอกแบบฟอร์มสัญญาการยืมเงินและการใช้บัตรเครดิตราชการ ยื่นต่อผู้อำนวยการกองการเงินและบัญชี จำนวน 2 ฉบับ 1.1 เขียนชื่อ ตำแหน่ง สังกัด 1.2 ทำเครื่องหมาย  1.3 ลงลายมือด้านหลัง  ขอจัดทำบัตรฯ ♦การขอจัดทำบัตรเครดิตราชการไว้ก่อนเดินทางไปปฏิบัติราชการ

18. ชื่อ ตำแหน่ง สังกัด   ด้านหน้า ด้านหลัง

19. 2. กรอกแบบใบสมัครบัตรเครดิตบริษัท ลงนามในช่องลายเซ็นผู้สมัครให้ตรงตามบัตรประจำตัวข้าราชการหรือตรงตามหนังสือเดินทาง ใบสมัคร - ด้านหน้า ใบสมัคร - ด้านหลัง ลายเซ็นข้าราชการ

20. 3. แนบเอกสารดังนี้ 3.1 สำเนาบัตรข้าราชการ ผู้ขอใช้บัตรเครดิตพร้อมรับรองสำเนาถูกต้อง 3.2 สำเนาทะเบียนบ้าน ผู้ขอใช้บัตรเครดิตพร้อมรับรองสำเนาถูกต้อง 4. ส่งเอกสารให้งานเงินทดรองราชการ กลุ่มการเงิน กองคลัง เพื่อส่งเอกสารให้บริษัทบัตรเครดิตไปดำเนินการจัดทำบัตรเครดิต (การขอมีบัตรเครดิตต้องขอล่วงหน้าประมาณ 5 วันทำการ) 5. ผู้ประสานงาน (เจ้าหน้าที่การเงิน) จัดทำใบรายชื่อข้าราชการที่ต้องการให้ “อนุมัติ และจัดทำบัตร KTC เพื่อหน่วยงานรัฐ”

21. รายชื่อผู้ที่จัดทำบัตรเครดิตรายชื่อผู้ที่จัดทำบัตรเครดิต ผู้ประสานงาน

22. 6. เสนอให้ผู้อำนาจลงนาม สัญญาการยืมเงินและการใช้บัตรเครดิตราชการ  ใบสมัครบัตรเครดิตบริษัท ใบรายชื่อข้าราชการที่ต้องการให้ “อนุมัติและจัดทำบัตร KTC เพื่อหน่วยงานรัฐ”

23. ชื่อ ตำแหน่ง สังกัด     ผู้มีอำนาจอนุมัติ ด้านหน้า ด้านหลัง

24. ใบสมัคร - ด้านหน้า ใบสมัคร - ด้านหลัง ผู้มีอำนาจกระทำการแทนผู้รับบริการ

25. รายชื่อผู้ที่จัดทำบัตรเครดิตรายชื่อผู้ที่จัดทำบัตรเครดิต ผู้ประสานงาน ผู้มีอำนาจกระทำการแทนผู้รับบริการ

26. 7. ส่งเอกสารให้ บริษัท บัตรเครดิต 8. เมื่อได้รับบัตรเครดิตบันทึกทะเบียนคุมบัตรเครดิตราชการ

27. 9.ให้ผู้ขอจัดทำบัตรเครดิตลงนามรับบัตรในทะเบียนคุมบัตรเครดิตราชการ และสัญญาการยืมเงินและการใช้บัตรเครดิตราชการพร้อมรับสำเนาสัญญาการยืมเงินและการใช้บัตรเครดิตราชการไว้เป็นหลักฐานของผู้ใช้บัตร 10. ผู้ขอใช้บัตรเครดิตต้องเซ็นชื่อหลังบัตรเครดิตให้ตรงกับใบสมัคร 11. ผู้ขอใช้บัตรเครดิตต้องทำการขอเปิดบัตรเครดิตกับบริษัทผู้ออกบัตร

28. ขั้นตอนการปฏิบัติในการยืมเงินขั้นตอนการปฏิบัติในการยืมเงิน ขั้นที่ 1.ผู้ยืมเงินจัดทำสัญญาการยืมเงิน 2 ฉบับ มีข้อความตรงกัน ยื่นต่อผอ.งบ. โดยระบุชื่อผู้ยืม ตำแหน่ง และ สังกัด วัตถุประสงค์ในการยืมเงินไปใช้ในราชการที่ขอยืมทั้งตัวเลขและตัวอักษร พร้อมทั้งรหัสที่ใช้เบิกจ่ายจากระบบGFMIS แยกตามจำนวนเงินที่ขอยืมเป็นเงินสด และการใช้บัตรเครดิต

29. ชื่อ ตำแหน่ง สังกัด  ค่าใช้จ่ายที่ยืมเป็นเงินสด  ค่าใช้จ่ายขอเปิดวงเงินในบัตรเครดิต ด้านหน้า ด้านหลัง

30. ขั้นตอนการปฏิบัติในการยืมเงินขั้นตอนการปฏิบัติในการยืมเงิน ขั้นที่ 2แนบเอกสารประกอบสัญญาการยืมเงิน ขึ้นอยู่กับ วัตถุประสงค์ของการยืมเงินและลงลายมือชื่อผู้ยืม และวันที่ที่ทำสัญญาการยืมเงิน

31. เอกสารประกอบการยืมเงินเอกสารประกอบการยืมเงิน การยืมเงินไปราชการ 1. การเดินทางไปราชการ (ภายในประเทศ) 1.1 สัญญาการยืมเงินและการใช้บัตรเครดิตราชการ 2 ฉบับ 1.2 สำเนาคำสั่งอนุมัติให้เดินทางไปราชการ (กรณีผู้อนุมัติเป็นผู้รักษาราชการแทนให้แนบคำสั่งรักษาราชการแทนด้วย) 1.3 กรณีเดินทางเป็นหมู่คณะให้แนบรายละเอียดค่าใช้จ่ายในการเดินทาง 1.4 แบบตราคุมงบประมาณ

32. 2. เดินทางไปราชการหรือดูงานต่างประเทศ 2.1 สัญญาการยืมเงินและการใช้บัตรเครดิตราชการ 2 ฉบับ 2.2 สำเนาหนังสือขออนุมัติให้ข้าราชการเดินทางไปต่างประเทศที่อนุมัติโดยปลัดกระทรวงเกษตรและสหกรณ์ 2.3 บัญชีรายละเอียดค่าใช้จ่ายในการเดินทาง 2.4 แบบตราคุมงบประมาณ

33. การยืมเงินไปประชุม / อบรม / สัมมนา 1. ผู้จัดประชุม / อบรม / สัมมนา เป็นผู้ยืมเงิน 1.1 สัญญาการยืมเงินและการใช้บัตรเครดิตราชการ 2 ฉบับ 1.2 สำเนาคำสั่งอนุมัติให้เดินทางไปราชการ 1.3 สำเนาโครงการและกำหนดการจัดประชุม / อบรม / สัมมนา 1.4 รายละเอียดค่าใช้จ่ายในการจัดประชุม / อบรม / สัมมนา 1.5 แบบตราคุมงบประมาณ

34. 2. ผู้เข้าร่วมประชุม / อบรม / สัมมนาเป็นผู้ยืมเงิน 2.1 สัญญาการยืมเงินและการใช้บัตรเครดิตราชการ 2 ฉบับ 2.2 สำเนาคำสั่งอนุมัติให้เดินทางไปราชการ 2.3 สำเนารายชื่อที่อนุมัติให้เข้าร่วมประชุม / อบรม / สัมมนา 2.4 รายละเอียดค่าใช้จ่ายในการเข้าร่วมประชุม / อบรม / สัมมนา 2.5 แบบตราคุมงบประมาณ

35. 3. ค่าลงทะเบียนอบรม (กรณีสถานจัดฝึกอบรมรับบัตรเครดิต) 3.1 สัญญาการยืมเงินและการใช้บัตรเครดิตราชการ 2 ฉบับ 3.2 หนังสืออนุมัติรายชื่อให้เข้าอบรม 3.3 หนังสือแจ้งจำนวนเงินที่จะต้องจ่าย 3.4 แบบตราคุมงบประมาณ

36. ขั้นที่ 3 ให้เสนอผู้อำนวยการสำนัก ผู้อำนวยการกอง หรือผู้บังคับบัญชาเจ้าสังกัด เพื่อพิจารณาและรับรองจำนวนเงินที่ขอยืม ขั้นที่ 4 ส่งสัญญาการยืมเงินต่อกองการเงินและบัญชี เพื่อให้เจ้าหน้าที่ลงเลขที่ใบยืม และตรวจสอบความครบถ้วนถูกต้องของสัญญาการยืมเงินและเอกสารประกอบ

37. ขั้นที่ 5 ผู้ประสานงาน (เจ้าหน้าที่การเงิน) 1. จัดทำใบ “ขอเพิ่มวงเงินชั่วคราว” สำหรับบัตร KTC เพื่อหน่วยงานรัฐ • วันที่ จำนวนแผ่น หน่วยงาน • ชื่อผู้ถือบัตร หมายเลขบัตร มือถือ วันหมดอายุ • โครงการที่นำเงินไปใช้ ระยะเวลาการใช้บัตร วัตถุประสงค์ • จำนวนเงินค่าใช้จ่าย ผู้ประสาน

38. 2. บันทึกทะเบียนคุมวงเงินใช้จ่ายบัตรเครดิตราชการ

39. 3. เสนอให้ผู้มีอำนาจลงนาม  สัญญาการยืมเงินและการใช้บัตรเครดิตราชการ ใบ “ขอเพิ่มวงเงินชั่วคราว” สำหรับบัตร KTC เพื่อหน่วยงานรัฐ

40. อนุมัติโดยผู้ได้รับมอบอำนาจอนุมัติโดยผู้ได้รับมอบอำนาจ

41. ชื่อ ตำแหน่ง สังกัด    ค่าใช้จ่ายที่ยืมเป็นเงินสด    ผู้มีอำนาจอนุมัติ ค่าใช้จ่ายขอเปิดวงเงินในบัตรเครดิต ด้านหน้า ด้านหลัง

42. ส่งเอกสารขอเพิ่มวงเงินชั่วคราวทางโทรสารให้กับสถาบันผู้ออกบัตรเครดิต ประสานกับสถาบันผู้ออกบัตรเครดิตให้มารับเอกสารขอเพิ่มวงเงินชั่วคราว • จ่ายเงินให้กับผู้ยืม ส่วนที่เป็นเงินสด เมื่อใกล้ถึงกำหนดวันเดินทางไปราชการ

43. กำหนดระยะเวลาที่จะส่งใช้ในสัญญา ดังนี้ การใช้บัตรเครดิตจะต้องเรียกใบเสร็จรับเงินจากร้านค้าและสถานบริการทุกครั้งพร้อมทั้งรวบรวมใบบันทึกรายการ (Sales Slip) ทุกรายการไว้ ดำเนินการส่งมอบเอกสารดังกล่าวและเงินเหลือจ่าย (ถ้ามี) จัดทำใบนำส่งใบสำคัญ และใบนำส่งเงินเหลือจ่าย พร้อมทั้งให้รหัส ที่ใช้เบิกจ่ายจากระบบ GFMIS จำนวนเงินรวมทั้งสิ้นที่ได้ ใช้จ่าย ทั้งตัวเลขและตัวอักษร ส่งกองการเงินและบัญชี ที่งานเงินทดรองราชการ ภายใน 15 วัน นับจากวันเดินทางกลับมาถึงที่ตั้ง

44. การส่งใช้เงินยืมตามสัญญาการยืมเงินและการใช้บัตรเครดิตราชการการส่งใช้เงินยืมตามสัญญาการยืมเงินและการใช้บัตรเครดิตราชการ เมื่อเสร็จสิ้นการปฏิบัติราชการนั้นแล้ว ผู้ใช้บัตรเครดิตจะต้องจัดทำแบบใบสรุปรายการค่าใช้จ่ายที่เกิดจากการใช้บัตรเครดิต พร้อมแนบสำเนา Sale slip การใช้บัตรเครดิต และใบสำคัญ ส่งกลุ่มการเงิน

45. แบบใบสรุปรายการค่าใช้จ่ายที่เกิดจากการใช้บัตรเครดิตแบบใบสรุปรายการค่าใช้จ่ายที่เกิดจากการใช้บัตรเครดิต

46. Sale slip • ผู้ใช้บัตรเครดิตราชการ จะต้องจัดทำใบสรุปรายการค่าใช้จ่ายที่เกิดจากการใช้บัตรเครดิต และเก็บรวบรวม Sale slip ทุกฉบับไว้เป็นหลักฐาน ประกอบการจัดทำใบสำคัญ

47. กรณีไม่มีใบเสร็จรับเงิน/Sales slip • ตามลักษณะไม่อาจเรียกใบเสร็จรับเงิน หรือ sales slip ได้ ให้จัดทำใบรับรองการจ่ายเงินโดยชี้แจงเหตุผลและแนบหลักฐานอื่นที่ยืนยันการชำระเงินประกอบ • การใช้บัตรเครดิตในต่างประเทศที่ไม่มีการออกหลักฐานการใช้บัตรฯ ให้ผู้ถือบัตรรับรองตามข้อความในข้อ 8.6 ตามระเบียกระทรวงการคลังที่ กค 0407.2 / ว 85 ลงวันที่ 30 กันยายน 2554

48. การส่งใช้ใบสำคัญ  เมื่อสัญญาการยืมเงินครบกำหนดส่งใช้ใบสำคัญ ให้ติดตาม ทวงถามใบสำคัญให้ถูกต้องครบถ้วน  ตรวจสอบใบสรุปรายการค่าใช้จ่ายที่เกิดจากการใช้บัตรเครดิต ราชการ และใบสำคัญให้จำนวนเงินถูกต้อง  ลงทะเบียนล้างลูกหนี้เงินยืม

49. การจ่ายชำระเงินให้กับบริษัทการจ่ายชำระเงินให้กับบริษัท - ทุกวันที่ 11 ของเดือน บริษัทบัตรกรุงไทย จะตัดรอบบัญชี และจัดส่งใบแจ้งยอดการใช้จ่ายให้กับกองการเงินและบัญชี - ตรวจสอบใบสรุปรายการที่เกิดจากการใช้บัตรเครดิต กับใบแจ้งยอดการใช้จ่ายของบริษัทให้ถูกต้องตรงกัน - ออกเช็คสั่งจ่ายบริษัทในนาม “บมจ.บัตรกรุงไทย เพื่อรับชำระจากลูกค้า” - กองการเงินและบัญชีจะชำระเงินตามระยะเวลาที่บริษัทกำหนดไว้ในใบแจ้งยอดการใช้จ่าย

50. คชจ.ผ่านบัตรในเดือน สค.-กย. คชจ.จากการใช้จ่ายผ่านบัตรฯ ในเดือน สค.-กย. หรือคาบเกี่ยวปี งปม. ที่ไม่เกิน 60 วัน และไม่สามารถเบิกจ่ายได้ทันภายในเดือน กย. สามารถเบิกเงินล่วงหน้าจาก บก. ในเดือน กย. และเก็บรักษาไว้จ่ายให้สถาบันฯ ภายใน 60 วัน นับแต่วันสิ้นปีงบประมาณ โดยใช้สัญญายืมเงินและการใช้บัตรเครดิตฯ เป็นเอกสารประกอบการเบิกเงิน