Cos’ é il Modello di Organizzazione e Gestione o Modello 231?

1. Cos’é il Modello di Organizzazione e Gestione o Modello 231? STUDIO QUAGLIA & ASSOCIATI RELATORE: Dott. Keti carraro

2. Esonero da responsabilità L’art. 6 D. Lgs. 231/2001 prevede una forma di esonero da responsabilità della società se si dimostra: • Di aver adottato ed efficacemente attuato, prima della commissione dell’illecito, un Modello di organizzazione e gestione idoneo a prevenire la realizzazione dei reati previsti dal D. Lgs. 231; • Che il compito di vigilare sull’osservanza e funzionamento del Modello nonché il suo aggiornamento è stato affidato ad un Organismo di Vigilanza, dotato di poteri autonomi di iniziativa, di controllo e di spesa; • Che le persone che hanno commesso il reato lo hanno fatto eludendo fraudolentemente il Modello; • Che non vi sia stata omessa od insufficiente vigilanza da parte dell’Organismo di Vigilanza. STUDIO QUAGLIA & ASSOCIATI

3. Articolazione del Modello Il comma 2 dell’art. 6 del D. Lgs. 231 individua il percorso da intraprendere per la costruzione di un Modello. La norma prevede che il Modello deve articolarsi nelle seguenti attività: • Individuazione delle attività e delle aree a rischio: consiste nell’analisi dell’azienda per verificare le aree, le attività e modalità di realizzazione del reato; • Previsione di un insieme di protocolli per la formazione ed attuazione delle decisioni aziendali; • Individuazione delle modalità di gestione delle risorse finanziarie che sono le più idonee per realizzare certe tipologie di reato; • Prevedere l’obbligo di informare l’Organismo di Vigilanza; • Introdurre un sistema disciplinare idoneo a sanzionare il mancato rispetto del Modello e/o delle procedure. STUDIO QUAGLIA & ASSOCIATI

4. Cos’è il Modello 231? E’ un sistema di controllo interno dell’azienda che ha il fine di impedire o quanto meno di contrastare la commissione dei reati previsti dal D. Lgs. 231 da parte di amministratori, apicali e dipendenti. Si articola in diverse componenti quali ad es.: • Sistema di deleghe e procure; • Procedure aziendali; • Procedure qualità; • Principi di comportamento; • Clausole contrattuali; • Controlli da parte dell’organo preposto; • Sanzioni disciplinari. STUDIO QUAGLIA & ASSOCIATI

5. .... segue Alcuni di tali componenti sono già esistenti in azienda anche prima dell’implementazione del Modello e trovano fondamento in documenti ad efficacia anche esterna (vedi deleghe e procure); altri invece sono presenti in azienda sotto forma di prassi aziendale (prassi interne per la gestione degli acquisti, delle vendite, delle risorse finanziarie) e non hanno rilevanza esterna. STUDIO QUAGLIA & ASSOCIATI

6. Fasi di costruzione del Modello FASE I – Inventariazione degli ambiti aziendali di attività e delle aree aziendali a rischio FASE II – Analisi dei rischi potenziali e mappa delle potenziali modalità attuative degli illeciti nelle aree a rischio FASE III – Valutazione del sistema dei controlli preventivi già esistente in azienda; eventuale loro adeguamento o costruzione FASE IV – Redazione del Modello di Organizzazione e Gestione (Mod. 231) STUDIO QUAGLIA & ASSOCIATI

7. Articolazione del Modello E’ costituito da una parte generale e da una parte speciale. La parte generale prevede: • una parte che ha lo scopo di individuare quali sono state le modalità di costruzione del Modello e la funzione dello stesso; • l’individuazione dei destinatari del Modello; • la determinazione delle modalità di aggiornamento dello stesso; • la disciplina dell’Organismo di vigilanza con descrizione di compiti, poteri, composizione, criteri di nomina ecc.. Oltre a ciò si delineeranno i flussi informativi da e verso l’Organismo di Vigilanza; • il sistema sanzionatorio contenente la descrizione delle sanzioni per le diverse tipologie di violazione del Modello e per i diversi destinatari dello stesso (amministratori, dipendenti ecc.). E’ un sistema disciplinare che prescinde dalla rilevanza penale o meno della condotta ed ha una finalità preventiva piuttosto che punitiva. STUDIO QUAGLIA & ASSOCIATI

8. .... segue La parte speciale contiene: • la descrizione delle condotte incriminate e dei comportamenti che possono integrare il reato o agevolarne la commissione al fine di rendere i destinatari del Modello consapevoli di quali sono in concreto le condotte che possono integrare gli illeciti sanzionati dal D. Lgs. 231; • i protocolli e le procedure relativi alle aree a rischio. Il protocollo e la procedura deve rispondere alle seguenti caratteristiche: • adeguata definizione dei compiti, dell’autonomia decisionale e delle responsabilità nelle diverse fasi del processo; • qualificazione delle modalità d’esercizio dei poteri assegnati a ciascun soggetto; • segregazione dei compiti tra coloro che sono coinvolti nelle fasi rilevanti di un processo potenzialmente a rischio; • individuazione di una sequenza di azioni anche sotto forma di check list sia per chi esegue che per coloro che vigilano; • codificazione delle modalità di applicazione ma anche di aggiornamento e revisione. STUDIO QUAGLIA & ASSOCIATI

9. I protocolli e le procedure I protocolli e le procedure, qualora non esistenti, nascono e si sviluppano in funzione dell’organizzazione aziendale e tendenzialmente regolano delle prassi già presenti in azienda. Pertanto nello sviluppo o adeguamento degli stessi si dovrà sempre far partecipare il personale operativo e con l’ausilio di questo arrivare alla predisposizione definitiva del protocollo o della procedura. La predisposizione di una procedura richiede l’interazione di più professionalità e competenze poiché l’architettura deve esser necessariamente giuridica per l’influenza delle leggi che disciplinano la materia, mentre la struttura tecnica è patrimonio esclusivo dell’esperienza tecnico imprenditoriale e le due professionalità devono tra loro interagire. La procedura pertanto non può essere imposta dall’alto da parte di coloro che si occupano di predisporre il Modello ma deve essere necessariamente costruita sulla base della realtà aziendale tenendo conto delle prassi aziendali già osservate all’interno dell’azienda. Questo al fine di sviluppare delle procedure che siano effettivamente osservate dall’azienda e non delle sterili disposizioni che non trovano pratica applicazione nella realtà in cui vengono calate. STUDIO QUAGLIA & ASSOCIATI

10. La caratteristica fondamentale del Modello La società, al fine di andare esente dalla responsabilità prevista dal D. Lgs. 231, deve porre in essere un MODELLO EFFICACE e per arrivare a tale risultato il Modello di cui si dota la società deve essere costruito come un vestito su misura, sia nella fase di analisi dei rischio, sia nella costruzione dei protocolli e delle procedure. In altri termini chi ha la taglia 38 non può indossare una taglia 54 e viceversa. Pertanto i modelli costruiti a tavolino o «copia incolla» sono dei modelli assolutamente inefficaci ai fini dell’esimente nell’eventuale procedimento in cui potrebbe essere coinvolta la società, e in tali circostanze la magistratura, constatato che si tratta di un Modello «fotocopia», potrebbe decidere di irrogare la più pesante delle sanzioni previste per quella tipologia di reato. STUDIO QUAGLIA & ASSOCIATI