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Réunion des gestionnaires 15 novembre 2011

Réunion des gestionnaires 15 novembre 2011. Délégation Aquitaine-Limousin Service Financier et Comptable. Thèmes abordés 8 I La Carte d’achat – Emmanuelle Neuville et Thierry Constantin. 8 I La carte d’achat 8.1 Le Bilan 2011 de l’activité carte d’achat Une carte bien adoptée :

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Réunion des gestionnaires 15 novembre 2011

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  1. Réunion des gestionnaires 15 novembre 2011 Délégation Aquitaine-Limousin Service Financier et Comptable

  2. Thèmes abordés 8I La Carte d’achat – Emmanuelle Neuville et Thierry Constantin

  3. 8 ILa carte d’achat • 8.1 Le Bilan 2011 de l’activité carte d’achat • Une carte bien adoptée : • - 44 labos équipés (88%) • - 103 cartes distribuées • - Taux d'utilisation de la carte qui dépasse 20% des achats éligibles • - Moyenne de 325 transactions par mois depuis le début de l’année • Des efforts à poursuivre : • - Viser les 20% de taux d'utilisation de la carte d'achat pour les labos n’atteignant pas encore le seuil • - Viser les 25% de taux d’utilisation de la carte d’achat • - Identifier les vrais acteurs de l’achat au sein de l’unité • - Améliorer le règlement des ROP à la BNP (à temps) • Délai de régularisation des transactions = indicateur dans la campagne d’audit 2012

  4. 8 ILa carte d’achat

  5. 8 ILa carte d’achat

  6. 8 ILa carte d’achat • 8.2 Le plan d’action 2012 • Aller à la rencontre des labos ayant des difficultés dans l’utilisation de la carte • - au cours du 1er semestre 2012 • - Identifier les vrais acteurs de l’achat • - identifier les freins et proposer des leviers de progression • Un réseau local carte achat pour permettre à chacun de communiquer, échanger sur les difficultés et bonnes pratiques : carte-achat-dr15@services.cnrs.fr

  7. 8 ILa carte d’achat • 8.3 Rappel des règles de sécurité • POUR QUELLES RAISONS ? • Au niveau national, 32.000 € de fraudes sur 5 mois en 2011 (pas de fraude constatée au niveau de la DR15) • % de fraude anormalement élevé au CNRS, au regard de son parc de cartes Modifications des plafonds bancaires depuis le mois de juillet 2011 : Passant de 8 000 € TTC/jour/carte à 3 000 €TTC/jour/carte

  8. 8 ILa carte d’achat • 8.3 Rappel des règles de sécurité • La carte d'achat ne se prête en aucun cas (même en cas d'urgence) • Sur internet, les informations figurant sur la carte (recto verso) suffisent pour effectuer un achat : il ne faut jamais la laisser sans surveillance et toujours la stocker dans un endroit sécurisé ; • Ne jamais communiquer les informations de la carte à la suite d'une sollicitation (fax, mail, téléphone) ; • Sur internet, vérifier la légalité du site et sa fiabilité (verrou affiché, adresse en https lors du règlement) ; • Vérifier très régulièrement (1 à 2 fois par semaine) le suivi d'activité de la carte sur le site BNP. Document recensant les règles de sécurité pour un achat sur internet : http://www.dgdr.cnrs.fr/mpr/pratique/carte_achat/docs/guide-securite-DSI.pdf

  9. 8 ILa carte d’achat • 8.3 Rappel des règles de sécurité • Ne jamais garder un plafond d'autorisation trop élevé au regard de la consommation réelle de la carte (quitte à le relever régulièrement) ; • Toujours garder les justificatifs d'achat par carte (facturette, impressions de factures en ligne ou copies d'écran), les transmettre au plus tôt aux gestionnaires pour créer la facture X-Lab ; • En cas de doute sur la fiabilité du site e-commerce ou du commerçant, s'abstenir d'utiliser la carte d'achat ; • Dès qu'un doute concernant une fraude apparaît, contacter en urgence : la BNP, le pôle Carte achat de la Délégation N° BNP pour faire opposition : 08 25 800 305

  10. 8 ILa carte d’achat • 8.4 Régularisation des commandes : rappel des bonnes pratiques • Commande prévisionnelle monoligne, monocode, rattachée à la carte d’achat du porteur (omission ou autre porteur) • Vérifier si le fournisseur existe dans COUGUAR • Renseigner le bon taux de TVA (Taux unique) • Imprimer le bon de commande dans Xlab • Attention aux livraisons partielles (modifier le montant de la cde initiale) • Transactions en devises : régulariser en date d’opération (ROP) • Les commandes doivent être concomitantes aux transactions • Seulement 75 % de transactions sont régularisées en fin de mois • Anticiper les augmentations de plafond cartes Date d’autorisation = Date à laquelle l’achat est effectué Date d’opération = Date à laquelle le fournisseur demande le paiement (ROP)

  11. 8 ILa carte d’achat • 8.5 Calendrier de Fin d’Exercice • Dernières transactions : 15 décembre 2011 • Dernières régularisations de commandes : 16 décembre 2011

  12. FIN

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