Instituto Colombiano de Bienestar Familiar DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

1. Instituto Colombianode Bienestar Familiar DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

2. Manual del Usuario V4 Aplicativo SIGUV - Transporte ICBF Gestión de Desplazamientos por las Regionales

3. Contenido – Manual SIGUV 1- Antecedentes del Aplicativo y su gestión 2- Introducción, Objetivo y Alcance 3- Indicadores de Procesos Principales por Desplazamientos 4- Procedimiento de los Usuarios 5- Aplicativo SIGUV

4. 1- Antecedentes, Objetivos Y Cargas de trabajo - SIGUV • 1.1- El proceso inicia en la vigencia 2009 con el análisis situacional del parque automotor contratado por las Regionales a través de los rubros de inversión, específicamente de los Proyectos 140 (Protección) y 148 (Prevención). • Surge a raíz de una solicitud de la Contraloría el cual ICBF no contaba para el informe respectivo; se gestionó un estudio y como resultado del análisis y definición de una metodología para su cálculo; las diferencias encontradas entre las regionales en cuanto al número de vehículos contratados y a la alta demanda del presupuesto necesario para esta contratación, surge la necesidad de desarrollar un Software, que permita llevar el control de los vehículos y su utilización (Desplazamientos), y así determinar con mayor exactitud las necesidades reales de transporte tanto en los CZ como de las Regionales.. • 1.2- A partir del mes de Enero de 2010, En coordinación con: • a) Dirección de Información y Tecnología (DIT) • b) Subdirección de Sistemas Integrados de Información, • c) Subdirección de Recursos Tecnológicos, • d) Direcciones de Prevención, Protección, SNBF, SRP, Atención al Ciudadano , Recaudo y logística Adm. • e) Subdirección de Programación – Planeación; • Se da la inducción, capacitación a todos usuarios lideres de las regionales y presenta el • Aplicativo Automatizado de Transportes SIGUV. • f) Dirección Administrativa, En el mes de Junio de 2012, EL Uso y las Base de datos del Aplicativo, se transfiere el manejo, control y su seguimiento. Siguiente

5. 1- Antecedentes, Objetivos Y Cargas de trabajo - SIGUV • 1.3- A partir del mes de Septiembre de 2010, con base a los datos de la vigencia 2010 de relación de transporte enviado en formato Excel por las Regionales, se viene desarrollando este Software en el cual se incluyen variables como número de vehículos, modalidad de contratos, procesos, acciones, frecuencias, desplazamientos, tiempos; las cuales permiten establecer con mayor precisión las necesidades reales de la Regional, ya que anteriormente no se ha tenido en cuenta el desarrollo de los desplazamientos para establecer las cargas de trabajo y la verificación real de la justificación de los contratos del parque automotor.. Siguiente

6. 1- Antecedentes, Objetivos Y Cargas de trabajo - SIGUV 1.4- El propósito principal Es contar con un sistema de información Automatizado y Centralizado, que permita administrar, controlar y asignar los recursos de manera equitativa, eficiente y eficaz (físicos y financieros), de tal manera que haya un uso racional de este recurso en todo el territorio nacional para el transporte de los funcionarios y una utilización objetiva en cada una de las regionales en cumplimiento y verificación de los procesos Misionales. • Es ImportanteDetallar también que en este análisis, seguimiento y control se incluye todos los vehículos de transporte, tanto de Funcionamiento (Propios) e Inversión (Alquilados con GPS) acorde a los rubros presupuestales Gastos de Transporte, según estructura de la vigencia. • Los vehículosActualmente están clasificados en Propios y Alquilados, conocer como están distribuidos, asignados según las áreas y centros zonales; de otra parte es necesario conocer las características de los vehículos contratados con el fin de evaluar si éstas se adaptan a las necesidades del trabajo que realizan los funcionarios de las Regionales y a las condiciones geográficas de los departamentos Siguiente

7. 1- Antecedentes, Objetivos Y Cargas de trabajo - SIGUV • 1.5-Cargas de Trabajo: Sirve para establecer records y promedios acorde a las cargas de trabajo mediante las acciones de los procesos por desplazamientos mensuales y extraer los respectivos indicadores y conocer el nro. de visitas, procesos y acciones, costos por seguimientos a los servicios misionales que presta el ICBF. • CAPACITACIÓN PRESENCIAL EN LA SEDE • - VIDEOCONFERENCIAS • REGISTRO DEL (LOS) SOLICITANTE (S) PARA EL DESPLAZAMIENTO • DE LOS FUNCIONARIOS • VISITAS EN LOS PROCESOS MISIONALES • Vehículos con GPS • SOFTWARE SIGUV- • REGISTRO DE INFORMACIÓN • INFORME CONSOLIDADO • A NIVEL MENSUAL DE SEGUIMIENTO Retornar

8. 2- Introducción, Objetivo y Alcance Manual SIGUV INTRODUCCIÓN: Establecer el seguimiento de los desplazamientos a nivel Nacional, Regional y Zonal, tiene como objetivo realizar la recolección sistemática de datos sobre el cumplimiento del uso de vehículos alquilados y ejecución de recursos comprometidos en los contratos y convenios suscritos por cada Regional, con el fin de mejorar la calidad y oportunidad de la información para la consolidación, análisis e implementación de correctivos necesarios que permitan alcanzar una óptima ejecución de los procesos misionales. Siguiente

9. 2- Introducción, Objetivo y Alcance Manual SIGUV La información del ICBF actualmente se registra con el levantamiento de información– “Desplazamientos”Aplicativo SIGUV, en las Regionales (Usuarios Líderes Responsables) y los Centros Zonales (Usuarios Designados) El enfoque de cada regional se realiza de acuerdo a las características de los vehículos contratados, con el fin de evaluar las necesidades y cargas de trabajo que realizan los funcionarios de las Regionales y las condiciones geográficas de los departamentos. Periódicamente cada Regional / Sede Nacional, extraen los reportes consolidados con las estadísticas y una utilización objetiva en cada una de las regionales en cumplimiento y verificación de los Procesos Misionales Siguiente

10. 2- Introducción, Objetivo y Alcance Manual SIGUV Siguv Datos • OBJETIVO: • El presente documento tiene como objetivo indicar en forma detallada los pasos o actividades que se deben llevar a cabo para el adecuado manejo del Aplicativo: SISTEMA DE INFORMACIÓN DE GESTIÓN DE USO DE VEHÍCULOS - SIGUV.Nota: Antes de comenzar asegúrese de haber leído y entendido este manual, el cual es muy fácil su Uso. • Inicialmente, el sistema Siguv, fue diseñado para trabajar en forma autónoma, es decir no compartía información de ningún tipo con otro aplicativo del Instituto. • A partir de la vigencia 2013, el aplicativo sufre una modificación estructural, es decir va a compartir información básica con el Aplicativo SEVEN y otros, igualmente compartirá la misma instancia de Seven Producción (Actualmente esta en proceso de Reingeniería). Regionales Canonica Siguv Aplicativo 172.16.9.158 Centros Zonales Seven Datos Vigencia del Aplicativo SIGUV, favor dejarlo como favorito : Ejemplo “APLICATIVO SIGUV V4”, se encuentra en: LINK Nuevo: http://siguv.icbf.gov.co/paginas/inicio.aspx Siguiente

11. 2- Introducción, Objetivo y Alcance Manual SIGUV • Alcance: • El Aplicativo SIGUV, brinda una información detallada sobre la gestión realizada por cada regional incluyendo hasta los Centros Zonales, en donde suministra la labor realizada por los funcionarios en cumplimiento de los procesos misionales. • Además brinda los indicadores de gestión por: • Consolidado de Procesos • Consolidado de Acciones • Eficiencia de CZ, por visitas gestionadas • Vehículos utilizados por la Regional, es importante que estos tengas GPS para su ubicación • Toma de decisión por costeo del parque automotor • Toma de decisión por tipos de contratación según la topología de la regional • otros • Modulo de Reportes: • Unos de los Módulos nuevos a partir de la vigencia 2013 en adelante en donde se puede extraer las consultas , imprimir el tipo de reporte que necesiten. Retornar

12. 3-Indicadores de Procesos Principales con las Acciones por Desplazamientos Desde la Vigencia 2009 se crearon 6 Procesos principales con detalle de cada Acción a realizar, en cumplimiento al desplazamiento por los funcionarios en los Procesos Misionales y se va actualizando. Retornar Si se necesita incluir otra Acción a un Proceso, Informar al Administrador del Aplicativo para incluirlo.

13. 4- Procedimiento y Funciones de los Usuarios - SIGUV Desde la Vigencia 2010 y actualizado el 2013, se ajustaron las funciones de los dos (2) Usuarios Retornar

14. 5- Parámetros de Criterios del • Aplicativo SIGUV 1- Ingreso al Sistema Para acceder al sistema debemos tener en cuenta que este se desarrollo en un ambiente Web por ingenieros de desarrollo de la Dirección de Tecnología, el cual quiere decir que se maneja a través de Internet, el sistema está basado en LDAP para el servidor de correos “icbf.gov.co” y su gestión es en Línea o Tiempo real los datos. En donde todos los usuarios del correo son POTENCIALMENTE los usuarios del aplicativo y son responsables de los procesos. Existen dos tipos de Consumidores, El Administrador y los Usuarios. El administrador no tiene restricciones, excepto que no puede registrar información del uso de los vehículos del correo . Inicialmente escribir en la barra de direcciones del explorador y dejarlo como favorito: Ejemplo: Aplicativo SIGUV V4 ;LINK: http://siguv.icbf.gov.co/Paginas/Inicio.aspx Seguido de esto se desplegará la interfaz con los campos de Usuario y Contraseña de Acceso, los cuales estarán autorizados por el el Administrador del Sistema previamente , “Aceptar” y acceder al Aplicativo. Siguiente

15. 5- Parámetros de Criterios del • Aplicativo SIGUV Una vez que el sistema ha validado al usuario con su Contraseña se desplegará la siguiente interfaz, donde seleccionará la opción “VEHICULOS”. Con el nombre completo del usuario, el cual quedará registrado para todos los registros de auditoria. Siguiente

16. 5- Parámetros de Criterios del • Aplicativo SIGUV Se selecciona Click la opción “VEHICULOS”. y desplegara una interfaz con una serie de opciones tipo Menú, este módulo es una herramienta para controlar dos tipos de Vehículos : a) Propios del Instituto de Bienestar Familiar I.C.B.F. Y b) Alquilados por servicios contratados al cumplimiento de los Desplazamiento a los Procesos Misionales. En este modulo los Usuarios son responsables por la información registrada de su Regional , existen dos (2) tipos de usuarios: a) Usuario Líder de la Regional y b) Usuarios Designados por CZ. Ver “ Procedimientos y Funciones de los Usuarios” para mayor consulta Siguiente

17. 5- Parámetros de Criterios del • Aplicativo SIGUV 2- Módulo de Vehículos Programación Parque Automotor: Mediante el cual el único responsable para digitar la información es el líder de la regional, en donde va a programar los vehículos a utilizar en la vigencia y distribución de asignación al CZ.. Una vez ingresado se despliega una ventana, en donde puede visualizar los registros de vehículos Propios o Alquilados en detalle como esta programado y distribuido en los CZ. Para crear ó actualizar un vehículo, le indicamos Click en la pestaña de “Nuevo Vehículo” Para imprimir los vehículos de la regional, le indicamos Click en la pestaña de “Exportar (Propios/Alquilados)” Siguiente

18. 5- Parámetros de Criterios del • Aplicativo SIGUV • Es importante aclarar que los vehículos PROPIOS deben estar en Ambos Aplicativos registrados tanto en ·SEVEN y SIGUV”, esto con el fin de tener coordinación simultanea en el cruce de datos en línea. • Por lo anterior, el número de vehículos registrados de propiedad el Instituto PROPIOS” deben ser iguales en ambos Aplicativos. Siguiente

19. 5- Parámetros de Criterios del • Aplicativo SIGUV • La filosofía de captura y de modificación de información en todo el Sistema a ingresar es: • Para el Primer campo variable digitado, le indicamos el botón , el cual verifica SI existe en la BD y muestra los demás campos para ser actualizados. • De lo contrario mostrará una ventana el cual NO existe y esta listo para se ingresado. • Una vez terminado la operación y previamente verificado le indicamos con Click botón • Para ser guardado en la BD. Ventana de mensaje cuando no lo encuentra en la Base de Datos. Y continuamos. Siguiente

20. 5- Parámetros de Criterios del • Aplicativo SIGUV En el registro de programación hay que tener en cuenta según el objetivo y parámetros de gestión del contrato acorde a la topología zona geográfica de la regional y formas de uso de los vehículos. El Líder de la regional ingresará y distribuirá los vehículos asignados a cada Centro Zonal, el cual se recomiendan un (1) vehículo por CZ. Hay que tener en cuenta que se deja a su consideración acorde al contrato, usted puede establecer varios desplazamientos con varias modalidades y ajustar el valor del alquiler, de un (1) vehículo. Siguiente

21. 5- Parámetros de Criterios del • Aplicativo SIGUV En base a lo anterior se muestra un ejemplo de asignación de un vehículo a un Centro Zonal con los campos digitados. Ahora bien, la pantalla esta dividía en dos partes: 1- La Actualización/Crear, de un vehículo asignado, en donde se digita las variables respectivas, recuerden que en el campo (Meses Autorizados) el máximo vehículo por servicios para la vigencia es de 11 meses, depende de la fecha de inicio del contrato Nota: Crear las Placas SIGUV con las 3 letras de la regional seguidas de 3 números consecutivos Ej: SSW111, va a ser asignado a la Sede Nacional (Propio) la placa es la real BOG032para el CZ SUBA (Alquilado) Si están bien los datos le damos la opción >GRABAR> 2- Para este paso es clasificar el (los) tipo (s) de desplazamiento, seguido de la modalidad del contrato y el tiempo programado va acorde al rango de la modalidad, seguido marcamos su estado y la opción AGREGAR Y GRABAR. Si se desea incluir otro desplazamiento al mismo vehículo, indicamos la opción LIMPIAR y volvemos a la rutina. Una vez verificado los datos registrados, se va desplegando una serie de ítem con los se visualiza su composición como queda esta programación.. Siguiente

22. 5- Parámetros de Criterios del • Aplicativo SIGUV Siguiente

23. 5- Parámetros de Criterios del • Aplicativo SIGUV 2- Ingreso al Modulo de Contratos En este modulo hay dos : Para Proveedores: Es donde se Crea ó se Actualiza el Proveedor de quien suministra el servicio de Alquiler (de/ los) vehículos, por favor indicar el Nit, en números, sin puntos, ni rayas, Nombre completo del Proveedor, (Mayúsculas), Dirección, Teléfonos, Departamento, Municipio, Nombre completo del Contrato y Celular del Contacto; esto con el fin de gestionar la Base de Datos de los Proveedores que intervienen en el sistema de adjudicación de contratos de servicios del parque automotor. Siguiente

24. 5- Parámetros de Criterios del • Aplicativo SIGUV 2- Ingreso al Modulo de Contratos Para el Contrato “Crear – Modificar – Consultar”, Es donde se Crea ó se Actualiza el Contrato, aparecerá el código de la Regional y seguido se indicara el Nro. del Contrato, si No existe aparecerá una ventana de Inexistente y se digitará los campos solicitados, en el campo Objeto, por favor detallar en que rubros afecta y valor, además indicar parte del Objeto según el contrato realizado sobre su distribución. Nota: si hay adiciones al contrato, indicar el mismo Nro. adicionándole las veces de la adición Ejemplo: 25-8101 ó 25-8102. En la parte de abajo, se despliega una ventana, el cual muestra el histórico de contratos desde el 2010. Nota: Es Importante resaltar que el valor del Contrato y el Objeto ingresado, debe coincidir con el Aplicativo de cargue de los Contratos que maneja la Dirección Administrativa. Siguiente

25. 5- Parámetros de Criterios del • Aplicativo SIGUV 3- Registro de información (EL MAS IMPORTANTE PARA EL CARGUE) En este ejemplo podemos observar la forma como se gestiona el registro de Información por un desplazamiento, en donde en el campo Centro Zonal/Regional, le indicamos el CZ que pertenece el Usuario y le indicamos el vehículo ACTIVO Asignado, Indicamos por que tipo de desplazamiento se va a utilizar, Indicamos la PLACA real del proveedor, luego se procede a destacar el Proceso seguido de la Acción a realizar, indicamos que personas intervienen en la salida y destino de la salida, la fecha de uso, la hora de salida y hora de llegada, solicitar el conductor el registro del tacómetro de salida y de llegada, (Todos estos campos deben llevarse en una planilla de control diaria, con responsabilidad del CZ. para luego digitarlas masivamente al final del día y/o fin semana, según el criterio de movimiento de salidas que tenga.) Siguiente

26. 5- Parámetros de Criterios del • Aplicativo SIGUV 4- BITÁCORA- de Seguimiento de desplazamientos del Parque Automotor Consiste en presentar en detalle una serie de registros gestionados diariamente por el usuario designado, el cual indica los desplazamientos realizados por cada CZ y/o Regional. También se puede consultar arrastrando la columna del “Centro Zonal” en la parte indicada, para visualizar el record y gestión de desplazamiento de cada uno. Siguiente

27. 5- Parámetros de Criterios del • Aplicativo SIGUV 4- BITÁCORA (Modificación Registro) - de Seguimiento de desplazamientos del Parque Automotor Otro punto muy importante, recuerden que NO se puede borrar registros, es cuando se requiere modificar un registro que falto algún dato ó si duplicaron el registro se puede modificarlo cargando otra información de desplazamiento. * Haz Click en el Nro. Del Registro y al ingresar en la ventana de Registro Click en modificar y aparecerá la información a modificar, una vez hecho los cambios dale Grabar Siguiente

28. 5- Parámetros de Criterios del • Aplicativo SIGUV 5- Seguimiento a Usuarios (designados) Es en donde el líder responsable de la Regional, esta continuamente verificando que usuarios han grabado o No han Grabado información en forma Mensual, esto con el fin de gestionar al usuario el logro ó el porque No ha registrado la información., si persiste por incumplimiento se deja a criterio el dialogo con el coordinador del CZ. Lo anterior para hacer cumplir los procesos misionales y ejecución presupuestal en el seguimiento que se ve registrado en el Nivel Nacional. Siguiente

29. 5- Parámetros de Criterios del • Aplicativo SIGUV 6REPORTES. El usuario, podrá obtener cualquiera de los reportes mostrados en el menú. Solamente podrá imprimir y/o exportar la información correspondiente a la regional, centro zonal etc., asociada al usuario que ingreso al sistema Los usuarios con rol asociado a: Usuario Designado de Centro Zonal y de Consulta no podrán hacer uso de la opción, solo el usuario Líder responsable de la regional, a quien le solicitara el avance respectivo. Adicionalmente si desean otra variable para consultar, hay que extraer el archivo y por Tablas Dinámica se obtiene. Siguiente

30. 5- Parámetros de Criterios del • Aplicativo SIGUV 6REPORTES. Ejemplo de Procesos: En el campo Regional siempre les aparece el nombre de la Regional según el Acceso del Usuario, en el nombre de la regional aparecerá un + y / o en -, en donde pueden visualizarlo en forma Consolidado ó Seguimiento mensual Siguiente

31. 5- Parámetros de Criterios del • Aplicativo SIGUV 6REPORTES. Ejemplo de Acciones: En el nombre de la regional aparecerá un + y / o en -, en donde pueden visualizarlo en forma Consolidado ó Seguimiento mensual Siguiente

32. 5- Parámetros de Criterios del • Aplicativo SIGUV 6REPORTES. Ejemplo de Seguimiento por Centro Zonal: Indica la gestión realizada de visitas tanto el consolidado ó en forma mensual, a además la placa SIGUV y Procesos Siguiente

33. 5- Parámetros de Criterios del • Aplicativo SIGUV 6REPORTES. Ejemplo de Certificación de vehículos utilizados: Indica la gestión realizada de visitas tanto el consolidado ó en forma mensual, Las placas de los vehículos utilizados en la regional para el pago de la cuenta de cobro que emite el proveedor. Siguiente

34. 5- Parámetros de Criterios del • Aplicativo SIGUV 6REPORTES. Ejemplo de la Programación: Indica toda la gestión de programación de los vehículos por la Regional para la vigencia en uso, el cual esta paramétrizada en detalle y guía de los Activos. Retornar Siguiente

35. 5- Parámetros de Criterios del • Aplicativo SIGUV SEGUIMIENTOS EN LA SEDE NACIONAL 1- Ejemplos:Aquí una muestra de la consulta BITÁCORA con filtros: Se filtró por código del centro zonal 8103 - CZ Tame. Siguiente

36. 5- Parámetros de Criterios del • Aplicativo SIGUV SEGUIMIENTOS EN LA SEDE NACIONAL 1- Ejemplos:Agrupar la información en la consulta de la BITÁCORA: Su utilización es muy fácil, Arrastre el campo o atributo que quiere agrupar Se Agrupa por Regional en la Sede ó por Centro Zonal de cada Regional (Hacer Click en la Regional y/o Centro Zonal y arrastrarlo al área: La anterior información se indica que: El Valor del uso de los vehículos desde el 1 de enero a la fecha (11-Jul-2011, según corte) tiene un costo de para “La Regional: Antioquia (53,501,013.50, 435)” con 435 acciones efectuadas. Ahora Agrupemos por Regional, Municipio y Centro Zonal, el resultado es: Siguiente

37. 5- Parámetros de Criterios del • Aplicativo SIGUV SEGUIMIENTOS EN LA SEDE NACIONAL 1- Ejemplos:según la vista anterior Agrupemos por Regional, Municipio y Centro Zonal, el resultado es : Centro Zonal CZ OCCIDENTE, el valor de los dos (2) acciones realizadas fue de $315,180.00. Acción realizada por el Área de Protección cubriendo la acción de Seguimiento de Niños(as) Adolescentes, actividad que realizo la señora TERESITA ZAPATA, el 25/04/2011 desde las 08:00 a las 17:00 y el 26/04/2011 en el mismo horario. Para el efecto la señora Zapata utilizo el Vehículo identificado así: Siguiente

38. 5- Parámetros de Criterios del • Aplicativo SIGUV SEGUIMIENTOS EN LA SEDE NACIONAL 1- Ejemplos:Otras consultas que se pueden visualizar por los campos en el modulo de la BITÁCORA Siguiente

39. 5- Parámetros de Criterios del • Aplicativo SIGUV SEGUIMIENTOS EN LA SEDE NACIONAL IMPORTANTE: Cada Regional adquiere un compromiso responsable por el uso y verificación de los datos registrados en este Aplicativo, el cual es Base para los informes periódicos, auditorias internas y final de cada vigencia, que serán utilizados por las diferentes Direcciones en la Sede Nacional y para la misma Contraloría en la gestión de utilización de recursos presupuestales por Transportes Alquilados. Cada Regional es responsable por el manejo y control de los reportes, para su control, análisis, seguimiento y auditoria regional. El Administrador gestionara dos (2) informes al año, el cual son re direccionados a la Dirección Administrativa para su verificación y análisis. (AGOSTO Y DICIEMBRE) Ing. Gonzalo Enrique Vega O : Administrador del Aplicativo Sede Nacional gonzalo.vega@icbf.gov.co Menú Finalizar