Seminar für Lead Partner und Projektpartner MA 27, A-1080, Schlesingerplatz 2-4 03. Oktober 2012

1. Programm zur grenzüberschreitenden Zusammenarbeit Slowakei –Österreich Programmperiode 2007-2013 Seminar für Lead Partner und Projektpartner MA 27, A-1080, Schlesingerplatz 2-4 03. Oktober 2012

2. Ziele des Seminars • Gegenseitiges Kennenlernen • Klärung offener Fragen mit den Projektteams • Klärung des Zeitplanes! • Förderfähigkeit von Kosten mit VertreterInnen der First Level Control (z.B. Gemeinkosten)

3. Inhalt des Seminars Teil 1 – Dokumente und Publizität • Q & A zu den Verträgen • Kommunikation / Publizität • Rolle der Ausgabenkontrolle (First Level Control) Teil 2 - Einzelberatungen • Ausführliche Beratungsgespräche mit den Projektteams

4. Ablauf03.10.2012

5. Unterschriebene Verträge über die nationale Kofinanizerung Unterschriebener Partnerschafts-vertrag max . 4 Monate ab Genehmigung – 03.11.2012 Genehmigter Projektantrag + + Unterschriebener, gültiger EFRE-Fördervertrag Vertragliche Grundlage des Lead-Partner-Prinzips + Auszahlungsplan

6. Die nächsten Schritte

7. Kommunikation – komplex und doch EINFACH! • Lead Partner kommuniziert grundsätzlich mit Verwaltungsbehörde (VB) und GTS • Nationale Kofinanzierungsverträge bitte mit den nationalen bzw. regionalen Kofinanzierungsstellen klären (nicht mit dem GTS oder der VB) • Änderungen im Projekt unter Partnern besprechen, erst dann Information vom LP andas GTS • Zahlungsanträge von Partnern werden an die Ausgabenkontrolle geschickt (nicht an das GTS oder VB)

8. Kommunikation - Grundregeln in Kürze Die Grundlage für die Förderzusage im EFRE-Fördervertrag und im Partnerschaftsvertrag bildet das genehmigte Antragsformular! Kommunikation um den unterschriebenen EFRE-Fördervertrag immer schriftlich, am besten als Brief: • LP an die Verwaltungsbehörde (VB) und in cc an das Technische Sekretariat (GTS) • Bekanntgabe von Änderungen im Änderungsformular an GTS

9. Nicht vergessen! • Information und Publizität, Dokumente für die Öffentlichkeit, Folder, Broschüren, Plakate, Websites zum Projekt NIE OHNE Programmlogo und EU-Flagge (mit Text)! • Näheres dazu im Logo Manual auf der Website 1. 2.

10. Logo-Anordnung mehrere Logos in gleicher Größe Auf der WWW-Seite muss das Logo beim Öffnen der Seite sichtbar sein!

11. Logo – nur das Original verwenden Das Logo sollte nicht verzerrt oder verändert werden: Lieber einfärbig , wenn die richtigen Farben nicht zur Verfügung stehen

12. Kommunikation – wichtige Tipps • Wählen Sie ein angemessenes Portfolio der Publizitätsmaßnahmen sowie geeigneteKommunikationsmittel, um die Zielgruppen Ihres Projektes zu erreichen • Verwenden Sie die Sprache der Zielgruppe • Machen Sie Fotos von den Projektergebnissen und deren Nutzung • In Artikeln und Medienpublikationen immer das Förderprogramm CBC SKAT erwähnen

13. Webseite • möglichst bald mit der Webseite beginnen • Outputs, Terminankündigungen, Artikel usw. auf die Webseite! • beide Sprachversionen abstimmen • Verlinkung und Indexierung • Eigene Domain oder Unterseite bestehender Webseite • Logos sind im oberen Bereich anzubringen

14. www.projekt-baum.eu

15. Sichtbare Projektoutputs • Sticker auf Geräte, die mit EFRE-Mitteln angeschafft werden • Logos • Projektname • Kennzeichnung von Räumen, die für Projektaktivitäten angemietet werden • Logos • Projektname • Tafeln bei Baustellen und nach Fertigstellung – bei Projekten über 500.000 Euro müssen die Logos mindestens 25% der Fläche ausfüllen • Logos • Projektname • Information über den Fördergegenstand

17. Achten Sie auf QUALITÄT ! • Grenzüberschreitende Abstimmung der Inhalte zwischen den PP • Sorgfältige Recherche der Inhalte • Die Nützlichkeit des Produkts hängt von der Wahl des richtigen Informationsumfangs ab • Professionelle (externe) Unterstützung • Keine Rechtschreib- und Grammatikfehler • Übersetzung von Muttersprachler und PP lektorieren lassen

18. Übersetzung!

19. falscher Aufstellungsort • Logo fehlt

20. Rollup-Beispiel: bei allen Veranstaltungen, wichtig auch als Hintergrund für Fotos (Medien/Presse!)

21. Verzeichnis der Begünstigten* Die Veröffentlichung des Verzeichnisses ist eine Verpflichtung seitens der Europäischen Kommission. Das Verzeichnis wird auf der Programmhomepage veröffentlicht und besteht aus folgenden Informationen: • Begünstigter • Vorhaben • EFRE Förderbetrag • Nationale Kofinanzierung *gemäß Durchführungsverordnung 1828/2006 der Kommission §7 Abs. 2d

22. Planung ist wichtig: Es gibt KEINE Vorfinanzierung (Bank, Partner Vereinbarungen, nationale Vorfinazierung etc.) Koordinierung der Partner und Änderungen im Projekt brauchen Zeit lange Fristender Ausgabenkontrolle (Regel sind 3 Monate und mehr weil...) Erst nach Erstellung des EFRE-Vertragsist die Rückerstattung möglich (Mindestdauer: 6 M Projektarbeit, ab heute 2 M bis Vertrag; 4,5 M bis zur 1. Auszahlung; d.h. ca. 11-13 M!)

23. Häufigste Probleme Unterschätzung des administrativen Aufwands im Projekt; d.h. für ausreichende Personalkapazität sorgen !!!(Projektbuchhaltung, Management, Reporting und Koordination der Partner bindet sehr viel Kapazität!) Projekt Outputs sind verbindlicher Bestandteil des Projektsund auf die Qualität der Outputs wird geachtet! (bad practice: copy paste studies, stranded investments, schlechte Übersetzungen...) Partnerschaft heißt, es entscheidet nicht NUR der LP, sondern alle Partner gemeinsam ZUSAMMEN,nicht nebeneinander arbeiten

24. Ja, es wird auch kontrolliert... Wir vom GTS kommen zu Projekttreffen und Veranstaltungen besuchen regelmäßig die Projektwebseiten und kontrollieren Information und Publizität (bitte Entwürfe vorab und alle Übersetzungen durch Personen mit der jeweiligen Muttersprache kontrollieren lassen) kontrollierendie Finanzberichte und veranlassen EFRE- Auszahlungen antwortenauf Ansuchen zu Projektänderungen (die immer ex-ante zu stellen sind) kontrollierendie Qualität der Projektergebnisse veranlassen Sanktionen, falls Auszahlungspläne völlig verfehlt werden und die Qualität der Ergebnisse große Defizite aufweist

25. Gutes Gelingen wünschen Ihnen vom Programm ...

26. Berichtswesen • Zeitpunkte für Auszahlungsanträge bzw. Berichtslegung realistisch ansetzen – Zeitplan im EFRE-Fördervertrag • Am besten wenn ein überprüfbares Resultat vorliegt Auszahlungsantrag besteht aus: • Partnerebene: Aktivitätsbericht, Finanzbericht und Belegaufstellung, Bestätigung der FLC, Bestätigung über nationale Ko-finanzierung - in der Sprache des Partners! • Projektebene: Aktivitätsbericht, Finanzbericht, gesammelte Bestätigungen der FLC (von allen Partnern) – zweisprachig (SK, DE) • Verwendung der Berichtsmuster!

27. Antrag in der Sprache des Partners Auszahlungsanträge - Partnerebene Jeder Partner stellt seinen Zahlungsantrag bestehend aus Aktivitätsbericht, Finanzbericht, Belegaufstellung selbst zusammen und legt diese Dokumente folgenden Stellen vor: • AT: Projektpartner an die zuständigeRegionale Stelle bzw. direkt an die FLC • SK: Projektpartner andie FLC-Stelle im MPaRV SR Es sind die Berichtsmuster der jeweiligen FLC-Stellen zu verwenden bzw. deren Vorgaben zu beachten!

28. Aktivitätsbericht in SK und DE Auszahlungsanträge auf Projektebene Besteht aus dem Aktivitäts- und Finanzbericht auf Projektebene und den Bestätigungen der für jeden Partner zuständigen FLC-Stelle. • Der Lead Partner koordiniert und kompiliert den gesamten Zahlungsantrag für die Partnerschaft • Falls Aktivitätsbericht auf Projektebene vorab verfügbar: Lead Partner an zuständige Regionale Stelle • Sonst Lead Partner an das GTS; in cc die zuständige Regionale Stelle

29. Termine für Zahlungsanträge Die Auszahlung von EFRE - und nationalen Fördergeldern erfolgt nur im Wege derRückerstattung – APRIL 2012 sind die ersten dran (optimistisch) • Partnerebene: Bestätigung der Ausgabenkontrolle (FLC)max. 3 Monate und mehr weil... endgültige Bestätigung erst, wenn der EFRE Vertrag unterschrieben ist • Mindestzeitraum für die Bearbeitung von FLC und GTSca. 4,5 Monate • Vorlage der Auszahlungsanträgemax. 2 mal pro Jahr

30. Berichtswesen - Projektänderungen Änderungen sind vorab schriftlich an das GTS zu berichten – dafür gibt es ein eigenes Änderungsformular Alle Änderungen sind außerdem in den Aktivitätsberichten zu dokumentieren • Geringfügige Änderungen – keine Genehmigung, nur Info • Wesentliche Änderungen – Genehmigung durch Verwaltungsbehörde bzw. Begleitausschuss • Flexibilitätsregelung - 15 Prozent zwischen Kostenkategorien 1 bis 3 innerhalb des Partnerbudgets: Information aber keine Genehmigung erforderlich; anderenfalls Genehmigung siehe auch Kapitel 7.3 im Handbuch für Projektträger