Atelier de Démarrage ASPECTS FIDUCIAIRES

1. République Démocratique du Congo Programme Intégré de Réhabilitation de l’Agriculture Atelier de DémarrageASPECTS FIDUCIAIRES Kinshasa, 28 février – 3 mars 2011

2. Quelles sont les responsabilités fiduciaires de l’UCP? Quels rapport financiers sont requis? A quel moment? Comment l’UCP procède à la sélection des auditeurs? A quelle fréquence les audits sont-ils préparés, et avant quelle date doivent-ils être soumis au FIDA? Aspects Fiduciaires Objectifs d’Apprentissage

3. L’UCP est responsable de l’utilisation de l’argent conformément à l’Accord du Financement, soit: Utilisation seulement pour les raisons pour lesquelles le don a été octroyé Avec un accent particulier sur l’économie, l’efficience et l’équité sociale Qui doit jouer les rôles fiduciaires au sein de l’UGP? Le directeur/coordonnateur du projet Le responsable administratif et financier (RAF) du projet Le chef comptable du projet Aspects Fiduciaires Responsabilités de l’UCP

4. Article IX des Conditions Générales jointes à l’AF: Année fiscale: du 1er janvier au 31 décembre Etats financiers à soumettre au FIDA dans les trois mois suivant la fin de chaque année fiscale (soit le 31 mars) Copie certifiée du rapport d’audit à soumettre au FIDA dans les 6 mois suivant la fin de chaque année fiscale (soit le 30 juin au plus tard). Audit des comptes: Ne peut pas être effectué sans les états financiers (l’audit serait rejeté) La non-transmission des audits au-delà de 180 jours peut entrainer une suspension du don. Aspects Fiduciaires Rapports Financiers et Audits

5. Pourquoi? Garantir le devoir de rendre compte Vérifier l’éligibilité des dépenses Identifier et remédier aux faiblesses du contrôle interne et du système financier Vérifier la conformité avec les clauses du don (clauses financières de l’AF) Recommander des actions afin d’améliorer la gestion du projet Aspects Fiduciaires Importance d’Audit du Project S’effectue selon les Directives du FIDA relatives aux audits des projets (à l’usage des pays)

6. Préparer les termes de références pour la sélection des auditeurs (directives du FIDA relatives aux audits des projets - Annexe VI) Sélectionner un auditeur indépendant/externe Nommer l’auditeur (non-objection préalable du FIDA) Transmettre les audits au FIDA dans le délai prescrit (le 30 juin au plus tard) Préparer un plan d’action pour mettre en œuvre les recommandations d’audit Aspects Fiduciaires Audit: Responsabilité de l’UCP

7. Il doit contenir les avis des auditeurs sur : Les états financiers certifiés Les états certifiés des dépenses et le Compte Spécial ou compte désigné La lettre de contrôle interne (Annexe VIII des directives sur les audits des projets) Aspects Fiduciaires Rapport d’Audit • Opinion des Auditeurs • Sans réserves • Avec réserves • Défavorable • Refus de certifier

8. Les auditeurs Externes: indiquent les changements à appliquer pour garantir une bonne gestion. ne sont pas des “policiers”! œuvrent pour une amélioration de la performance du projet Aspects Fiduciaires Auditeurs Externes

9. Aspects Fiduciaires Supervision par le FIDA (1) Structure organisationnelle Gestion actifs immobilisés • Manuel de procédures administratives financières et comptables • Manuel de gestion des fonds de développement à la base/manuel des opérations du projet • Inventaire • Contrôle véhicules • Assurance actifs Gestion du PPM Gestion du PTBA • Processus passation de marchés et contractualisation • A posteriori et PPM, fiches de suivi et registre de contrats • Tableaux de contrôle d’exécution physique et financière des contrats • Exécution du PTBA en cours • Exécution des PTBA consolidés • Appréciation taux d’exécution moyen par rapport à indicateur de performance d’exécution du PTBA

10. Aspects Fiduciaires Supervision par le FIDA (2) Gestion financière Gestion comptable • Performance mobilisation des fonds (registre des DRF/DPD) • Performance financière par bailleur et composante • Décaissement des fonds du don (Tableau 3C, DTS) • Reconstitution du CS ou désigné et revue des ECD • Etat fonds contrepartie et contribution des bénéficiaires • Mise en œuvre des fonds de développement à la base • Etats synthétiques mensuels • Fonctionnement du CS et des états de rapprochement bancaires + analyse des comptes • Tenue documents comptables et classement • Calendrier clôture annuelle comptes + élaboration audit • Revue de conformité avec AF Gestion du personnel • Effectif, mouvement, évaluation du personnel • Renforcement des capacités

11. Aspects Fiduciaires Rapprochement du Compte Spécial (1) Dépôt Initial (Avance) Solde restant • Carence: • Dépenses non-éligibles • Dépenses de la contrepartie préfinancées par le FIDA (ex: taxes) Montant non-réconcilié DRF soumise mais pas encore réapprovisionnée • Surplus: • Intérêt généré sur le dépôt au Compte Spécial • Chèques pas-encore décaissées par les fournisseurs DRF courante Montant non-réconcilié

12. Toujours préciser les sources et causes du montant non-réconcilié Jamais mélanger les fonds du FIDA avec les fonds de la Contrepartie Assurer la qualité et totalité des DRF soumises au FIDA pour accélérer les paiement Aspects Fiduciaires Rapprochement du Compte Spécial (2) Dépôt Initial (Avance) Solde restant DRF soumise mais pas encore réapprovisionnée DRF courante Montant non-réconcilié