ORGANIZAÇÕES, SISTEMAS E MÉTODOS

1. ORGANIZAÇÕES, SISTEMAS E MÉTODOS MANUAIS ADMINISTRATIVOS Julio Morais - CESF Manaus – AM / 2003

2. Conceito “É todo e qualquer conjunto de normas, procedimentos, funções, políticas, objetivos, instruções e orientações que devem ser obedecidos e cumpridos pelos executivos e funcionários da empresa, bem como a forma como estes devem ser executados, quer seja individualmente, quer seja em conjunto.” Djalma de Oliveira

3. Conceito “São documentos elaborados dentro de um empresa com a finalidade de uniformizar procedimentos que devem ser observados nas diversas áreas de atividade.” Antônio Cury

4. Requisitos Básicos • Necessidade real da empresa; • Redação simples, clara e eficiente; • Ter índice e sumário; • Ter instruções suficientes; • Ser distribuído a todos que dele necessitam; • Flexibilidade; • Processo contínuo de revisão, atualização e distribuição

5. Vantagens do Uso de Manuais • Importante fonte de informação; • Facilita a efetivação das normas e procedimentos institucionais; • Fixa critérios e padrões, uniformiza terminologia; • Evita discussões e equívocos formais; • Possibilita o treinamento aos novos e antigos funcionários; • Instrumento efetivo de consulta; • Restringe a improvisação; • Revisão e avaliação objetivas das práticas e dos processos existentes.

6. Desvantagens dos Manuais • Não é solução para todos os problemas organizacionais; • Quando mal elaborado traz inconvenientes para o funcionamento normal da empresa; • O custo pode ser elevado (custo x benefício); • Pouco flexível; • Só incluem aspectos formais da empresa; • Um freio para a iniciativa e criatividade; • Uma linguagem prolixa pode tornar seu uso prejudicado e difícil.

7. TIPOS DE MANUAIS ADMINISTRATIVOS • De organização; • Normas e Procedimentos; • Políticas e Diretrizes; • Instruções especializadas; • Do empregado; • Finalidade Múltipla

8. Manual de Organização • Estabelecer as unidades administrativas; • Identificar como a empresa está organizada; • Estabelecer os níveis de autoridade e responsabilidade; • Base para avaliação do plano organizacional

9. Conteúdo do MDO • Objetivos Gerais e setoriais; • Organograma Geral; • Relação das principais funções; • Relação de linha e assessoria; • Grau de autoridade.

10. MANUAL DE NORMAS E PROCEDIMENTOS • Veicular instruções corretas aos executores; • Proporcionar a execução uniforme dos serviços; • Facilitar a coordenação das atividades das diversas unidades • Facilitar o treinamento

11. CONTEÚDO DO MNP • Normas • Procedimentos • Formulários • Fluxogramas • Anexos (tabelas, figuras e reproduções)

12. MANUAL DE POLITICAS • Criar condições para um adequado nível de delegação; • Facilitar a concentração de esforços, visando os objetivos gerais; • Melhor avaliação do plano organizacional;

13. CONTEÚDO DO MP • Políticas de Tecnologia; • Políticas de Marketing • Políticas de Logística; • Políticas de Recursos Humanos • Políticas de Produção • Políticas de Finanças

14. M. INSTRUÇÃO ESPECIALIZADA • Facilitar treinamento a um determinado grupo de profissional; • Guia de consulta para um grupo de profissional.

15. CONTEÚDO DO MIE • Objetivos básicos; • Informações sobre o cargo; • Relação das tarefas básicas; • Instruções básicas para execução das tarefas; • Instruções básicas para avaliação das tarefas; • Instruções de conduta de comportamento para o cargo.

16. MANUAL DO EMPREGADO • Propiciar rápido entendimento referente a empresa; • Propiciar bom clima; • Explicitar direitos e deveres; • Facilitar o treinamento do novo empregado

17. CONTEÚDO DO ME • Atividades da empresa; • Histórico da empresa; • Objetivos gerais da empresa; • Regime de incentivo; • Direitos e obrigações do empregado; • Normas de comportamento básicos; • Serviços que a empresa presta aos empregados

18. MANUAL DE FINALIDADE MULTIPLA • Informar os empregados sobre variados assuntos da empresa; • Servir para o treinamento e de avaliação do plano organizacional.

19. CONTEÚDO DO MFM • Título; • Índice; • Prefácio; • Histórico da empresa; • Políticas gerais; • Aspectos básicos da organização; • Unidades organizacionais da empresa; • Regulamento Interno; • Observações Gerais sobre direitos e deveres

20. ESTRUTURA DO MANUAL • Índice Numérico; • Apresentação; • Instrução para uso; • Conteúdo básico • Apêndice; • Glossário; • Índice temático; • Bibliografia.

21. FASES DE ELABORAÇÃO • Definição do objetivo; • Escolha dos responsáveis; • Análise preliminar; • Planejamento; • Levantamento da empresa; • Elaboração propriamente dita; • Distribuição;instrução aos usuários; • Acompanhamento do uso.

22. PROCESSO DE ATUALIZAÇÃO • REVISÃO – é uma nova impressão das folhas corrigidas. As folhas revistas substituem as de números correspondentes. • REEMISSÃO – é uma nova edição completa do corpo, que substitui a publicação original e inclui todas as revisões. Ocorre sempre que as revisões afetarem 2/3 da publicação anterior. • CANCELAMENTO – Ocorre com a publicação da folha de cancelamento.

23. AVALIAÇÃO DOS MANUAIS Lista de controle, contendo as seguintes questões: • Qual a opinião dos usuários? • O título do Manual é adequado? • É de fácil leitura? • Encadernação adequada? • Em que casos é consultado? • Contém índice temático? Está bem ordenado? Facilita a localização? • O sistema de codificação é adequado?

24. AVALIAÇÃO DOS MANUAIS • Está sempre atualizado? • A diagramação é adequada? • Existe glossário, ele é suficiente? • Existe numero suficiente de exemplares? • Suas dimensões permitem fácil manuseio? • O que é feito com as normas substituídas? • Foram previstos espaços em branco para inclusão de novos parágrafos?

25. TÉCNICAS DE REDAÇÃO • Ao citar unidades, cargos instrumentos de comunicação, iniciar com letra maiúscula; • Após a denominação das unidades e formulários utilizar sigla ou abreviatura; • Codificar os anexos em algarismo romanos, na seqüência que aparecer no texto; • Apresentar as informações na seqüência lógica; • Facilitar as revisões e atualizações; • Linguagem acessível a quem realmente necessita; • Atender aos questionamentos: • - O QUE / QUANDO / ONDE / QUEM / COMO / POR QUE ?

26. MANUAL DA QUALIDADE MANUAL DE PROCEDIMENTOS INSTRUÇÕES OPERACIONAIS REGISTROS DA QUALIDADE ISO 9000