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marzo de 2013

Documentos Requeridos para Sustentar el P ago de Servicios Sufragados con Fondos Federales Administrados por la OAF. marzo de 2013. Conceptos de Pago. Facturas de suplidores que tienen asignado un presupuesto con varias partidas : Nómina y costos relacionados

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  1. DocumentosRequeridosparaSustentar el Pago de ServiciosSufragados con FondosFederalesAdministradospor la OAF marzode 2013

  2. Conceptos de Pago • Facturas de suplidoresquetienenasignado un presupuesto con variaspartidas: • Nómina y costosrelacionados • Servicios de imprenta y encuadernación • Gastos de viajes locales • Servicios de alimento • Adiestramiento • Compra de bienes • Estipendio

  3. Conceptos de Pago Facturasparacontratos de serviciosprofesionales y consultivos Facturasparacontratos de asistenciatécnica Facturasparacontratos de servicios de evaluación Facturaporpago de matrícula

  4. Facturas de suplidoresquetienenasignado un presupuesto con variaspartidas • Nombre de la compañia • Direccion postal • Número o nombre del proyecto • Número de la factura • Fecha • Periodo del servicio • Número de contrato • Identificación patronal • Brevedescripción de serviciosrendidos • Importe a pagar • Cifra de cuenta • Certificación de nulidad • Certificación de certeza del contenido de la factura

  5. Desglose de Gasto • Nómina y costosrelacionados • Documentosque el proponentedeberámantener en archivo: • Chequescancelados • Nombramiento del personal • Original de la nóminapagada • Documentosnecesariosparaprocesar el pago: • Informe de Nóminaquecontenga lo siguiente: • Nombre • Seguro social • Periodo de servicio • Importebruto • Deducciones • Importeneto • Número de cheque

  6. Desglose de Gasto (cont.) • Servicios de imprenta y Incuadernación • Factura de unacompañiaexternaqueindique el serviciorealizado • Cuando en el presupuestoasignado se apruebe la compra o alquiler de equipo o materiales de imprenta, no se prodrásolicitar el pago de servicios de imprenta a unacompañiaexterna, salvo que el proponentepuedajustificar el pago de servicios de imprentaadicionalesexponiendolasrazonespor la cuales no puedegenerar los documentos con el equipo o materialesyaaprobados.

  7. Desglose de Gasto (cont.) • Servicios de alimento • Suplidores a los que se le ha otorgadocontratoquetieneasignado un presupuestoporvariaspartidas, deberápresentar los siguientes documentos: • Facturaemitidapor la persona querindió el servicio • Hojas de asistencia • En caso de participaciónmenor al 75% solo se pagarápor los participantesqueasistieronbasado en la porcioncorrespondiente de no mediarjustacausa.

  8. Desglose de Gasto (cont.) • Comprasdirectas a proveedores de alimentosmediante el procedimiento de compras del Departamento de Educación, deberápresentar los siguientesdocumentos: • Facturaemitidapor la persona querindió el servicio • Hojas de asistencia • Se pagará la totalidad de los serviciosporcircunstancias no provocadaspor el suplidor, porserbienesperecederos, no obstante si el programa u oficinaadquiriente de esteservicio no logra la participación de un 75% o mas de las personas convocadasdeberásometerunaexplicaciónporescrito, a la Unidadqueotorga los fondosporconducto del supervisor, director o subsecretario (el queaplique) de lasrazonespor la cual no logró la asistenciaplanificada, salvo poreventosfortuitos.

  9. Desglose de Gasto (cont.) • Gastos de viajes locales • Se debepresentarunarelación de viajecertificadoqueincluya • Costo de transportación (millaje) • Costo de alimentos (dietas) • Costo de peajes • Costo de estacionamiento (segúnaplique)

  10. Desglose de Gasto (cont.) • Costoporadiestramiento • Hoja de asistenciaqueincluya lo siguiente: • Compañiaqueofrecio los servicios • Tipo de adiestramiento • Hora y día • Lugar • Costoporadiestramiento • Recursos • Firma de los participantes • Certificación del encargado de la actividad • Nombre y título de materialesentregados • Costoporparticipante • Hoja de asistenciaqueincluya lo siguiente • Compañiaqueofreció los servicios • Tipo de adiestramiento • Hora y día • Lugar • Recursos • Firma de los participantes

  11. Desglose de Gasto (cont.) • Compra de bienes • El proponentedeberádemostrar: • Competencia en el proceso de adquisición • Razonabilidad de costos • El gastovaacorde con la propuesta • Cumplimiento con: • CartasCirculares • OMB (A-87, A-122, A-21 y CFR 31) • Cualquierotra de aplicabilidad

  12. Desglose de Gasto (cont.) • Estipendio • El proponenteserá responsible de guardarlashojas de asistencia de los participantesquerecibieron el estipendio, la nóminaque se preparóparaefectuar el pago, los chequescancelados, lasminutas de los adiestramientos y cualquierdocumentoquetengarelación con el pago de estipendio. • Para procesar la facturaporesteconcepto, el proponentedeberaenviarunanóminaqueincluya lo siguiente: • Nombre • Seguro social • Fecha de adiestramiento • Importe de la bonificación • Numero de cheque • Certificación de la persona autorizada

  13. Documentosnecesariosparaprocesarfacturasparacontratos de ServiciosProfesionales y Consultivos • Nombre de la compañiao individuo • Dirección postal • Número o nombre del proyecto(siaplica) • Número de la factura • Fecha • Periodo de servicio • Número de contrato • Brevedescripción de los serviciosrendidos • Horastrabajadas • Importe a pagar • Cifra de cuentapor la cual se realizará el pago • Certificación de nulidad • Certificación de certeza del contenido de la factura Las facturasdeberanserespecíficas y detalladas. Deberanestaracompañadas de un informequedetalle los serviciosprestados y lashorasinvertidas en la prestación de los servicios. • Para poderprocesar el pago, deberáincluir lo siguiente: • Unafacturaquecontenga la siguienteinformación:

  14. Documentosnecesariosparaprocesarfacturasparacontratos de ServiciosProfesionales y Consultivos Las facturasdeberanserespecíficas y detalladas. Deberanestaracompañadas de un informequedetalle los serviciosprestados y lashorasinvertidas en la prestación de los servicios. • Para poderprocesar el pago, deberáincluir lo siguiente: • Unafacturaquecontenga la siguienteinformación: • Informe de labor Realizadaquecontenga lo siguiente: • Detalleespecifico de la labor realizada o de los serviciosprestados • Fechas en que se realizó la labor (pordía) • Tiempo en querealizó el trabajo (en horas) • Total de horasdiarias • Importe a pagar

  15. Documentosnecesariosparaprocesarfacturasparacontratos de ServiciosProfesionales y Consultivos Las facturasdeberanserespecíficas y detalladas. Deberanestaracompañadas de un informequedetalle los serviciosprestados y lashorasinvertidas en la prestación de los servicios. • Para poderprocesar el pago, deberáincluir lo siguiente: • Unafacturaquecontenga la siguienteinformación: • Reembolsoporgastosincidentales (ReglamentoNúmero 6661 del Departamento de Hacienda) • Gastos de viaje al exterior • Gastos de viaje del exterior a Puerto Rico • Gastos de viaje en Puerto Rico

  16. Documentosnecesariosparaprocesarfacturasparacontratos de AsistenciaTécnica • Nombre de la compañia o individuo • Dirección postal • Número o nombre del proyecto (siaplica) • Número de factura • Fecha • Período de servicio • Número de contrato • Identificación patronal • Brevedescripción de los serviciosrendidos • Horastrabajadas • Tarifaporhora • Importe a pagar • Cifra de cuentapor la cual se realizará el pago • Certificación de nulidad • Certificación de certeza del contenido de la factura Las facturasdeberanserespecíficas y detalladas. Deberanestaracompañadas de un informequedetalle los serviciosprestados y lashorasinvertidas en la prestación de los servicios. • Para poderprocesar el pago, deberáincluir lo siguiente: • Unafacturaquecontenga la siguienteinformación:

  17. Documentosnecesariosparaprocesarfacturasparacontratos de AsistenciaTécnica Las facturasdeberanserespecíficas y detalladas. Deberanestaracompañadas de un informequedetalle los serviciosprestados y lashorasinvertidas en la prestación de los servicios. • Para poderprocesar el pago, deberáincluir lo siguiente: • Unafacturaquecontenga la siguienteinformación: • Informe de labor realizadaquecontenga: • Detalleespecífico de la labor realizada o de los serviciosprestados • Fechas en que se realizó la labor (pordía) • Tiempo en que se realizó el trabajo (porhora) • Total de horasdiarias • Importe a pagar

  18. Documentosnecesariosparaprocesarfacturasparacontratos de AsistenciaTécnica Las facturasdeberanserespecíficas y detalladas. Deberanestaracompañadas de un informequedetalle los serviciosprestados y lashorasinvertidas en la prestación de los servicios. • Para poderprocesar el pago, deberáincluir lo siguiente: • Unafacturaquecontenga la siguienteinformación: • Hoja de Asistenciaquecontenga: • Compañíaqueofreció los servicios • Tipo de adiestramiento • Hora y día • Lugar • Costoporadiestramiento • Recursos • Firma de los participantes • Certificación del encargado de la actividad

  19. Documentosnecesariosparaprocesarfacturasparacontratos de Servicios de Evaluación • Nombre de la compañia o individuo • Dirección postal • Número o nombre del proyecto (siaplica) • Número de factura • Fecha • Período de servicio • Número de contrato • Identificación patronal • Brevedescripción de los serviciosrendidos • Horastrabajadas • Tarifaporhora • Importe a pagar • Cifra de cuentapor la cual se realizará el pago • Certificación de nulidad • Certificación de certeza del contenido de la factura Se someterá el informe de la evaluaciónrequerido en la propuestaaprobada (en documento original, con la factura). Se incluiráunacopia en formato digital. • Para poderprocesar el pago, deberáincluir lo siguiente: • Unafacturaquecontenga la siguienteinformación:

  20. Documentosnecesariosparaprocesarfacturasparacontratos de Servicios de Evaluación Se someterá el informe de la evaluaciónrequerido en la propuestaaprobada (en documento original, con la factura). Se incluiráunacopia en formato digital. • Para poderprocesar el pago, deberáincluir lo siguiente: • Unafacturaquecontenga la siguienteinformación: • Informede labor realizadaquecontenga: • Detalleespecífico de la labor realizada o de los serviciosprestados • Fechas en que se realizó la labor (pordía) • Tiempo en que se realizó el trabajo (porhora) • Total de horasdiarias • Importe a pagar

  21. Documentosnecesariosparaprocesarfacturaspormatrícula • Cantidad de participantes • Nombre de la compañía o individuo • Dirección postal • Número de factura • Fecha • Periodo de servicio • Número de contrato • Identificación patronal • Brevedescripción de los serviciosrendidos • Total de participantes • Importe total • Cifra de cuentapor la cual se realizará el pago • Certificación de nulidad • Certificación de certeza del contenido de la factura • Para poderprocesar el pago, deberáincluir lo siguiente: • Unafacturaquecontenga la siguienteinformación:

  22. Documentosnecesariosparaprocesarfacturaspormatrícula • Para poderprocesar el pago, deberáincluir lo siguiente: • Unafacturaquecontenga la siguienteinformación: • Hoja de Matrícula • Autorización del representanteautorizado del Departamento de Educación • Resumenqueincluyalo siguiente: • Nombre del Estudiante • Número de estudiante • Cursos y créditos • Semestre • Costo

  23. Erroresmáscomunesencontrados en el proceso de Facturaciónqueretrazan el proceso de pago • Entregatardía de facturas • Las facturasgeneralmentecarecen de: • Número de contrato • Periodo del Servicio • Carencia de Firmasautorizadas • Carencia de Certificación del Programa • Listadosincompletos o con participantes no contemplados en la Propuesta • Errores en computos • Hojas de asistenciaincompletas • Falta de registrocomosuplidor en Hacienda (SC730) • Informes no detallados • Errores en computosmatemáticos

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