Taller de Auditorias de Procesos por Niveles (APNs) (LPAs – Layered Process Audits) (Parte 1)

1. Taller de Auditorias de Procesos por Niveles (APNs)(LPAs – Layered Process Audits)(Parte 1) Presentado por: {Alejandro Leyva Ramos} {Consultor} {2010} ¡Cuando Dejas de Aprender Dejas de Crecer¡

2. Requerimientos de TS 2002 para LPAs 8 – Medición, Análisis y Mejoramiento 8.2 – Medición y Monitoreo 8.2.2 – Auditorias de Procesos de Manufactura • LA ORGANIZACIÓN debe auditar cada proceso de manufactura para determinar su efectividad.

3. Requerimientos de Chrysler y GM • Requerimientos de DChrysler: • 4.2.1.9.1 Auditorias de Procesos por Niveles • Las Organizaciones que suministren partes para producción ó componentes a DaimlerChrysler deben conducir Auditorias de Control de Procesos en diferentes Niveles en todas las líneas de manufactura y ensamble que produzcan partes para producción ó componentes para DaimlerChrysler. Dichas auditorias deben incluir operaciones a prueba de error. • Nota: Con vigencia de enero 2005, todos los proveedores de producción requerirán cumplir con Auditorias de Procesos por niveles (LPAs), las cuales llegarán a ser un prerrequisito para obtener la aprobación del PSO.

4. Requerimientos de Chrysler y GM • Requerimientos de DChrysler: • Las organizaciones deben ofrecer evidencia de cumplimiento en los siguientes requerimientos: • El proceso de auditoria debe involucrar niveles múltiples de administración, desde el supervisor de línea y hasta la alta administración. • La alta administración en planta debe conducir auditorias de control de procesos al menos una vez por semana. La delegación de esta actividad no será aceptada, con excepción de circunstancias extenuantes. • La organización debe contar con una estructura documentada de auditorias con niveles de auditores y frecuencias de inspección. • Las auditorias de control de procesos deben conducirse al menos una vez por turno para procesos relacionados con técnicas de construcción y artesanales. • Las Auditorias a Prueba de Errores deben conducirse al menos una vez por día.

5. Requerimientos de Chrysler y GM • Requerimientos de DChrysler: • Las gráficas de cumplimiento deben completarse una vez por mes y mantenerse por la vida del programa. Debieran incluirse los siguientes indicadores: • Terminación de las auditorias para todos los niveles de auditoria considerados • Cumplimiento en porcentaje por artículo por área • Los planes de reacción deben implementarse para resolver en forma inmediata todas las no conformidades. • La organización debe mostrar evidencias de acciones correctivas inmediatas, contención (conforme se requiera), y análisis de causas raíz (conforme se requiera). • Se requiere un Procedimiento de Comunicación para abordar no conformidades recurrentes. Áreas especificas de concentración deben incluir lo siguiente: • Resolución de no conformidades • Graduación de aspectos clave para revisiones directivas • Lecciones aprendidas

6. ¿Qué son las Auditorias de Procesos por Niveles ó APNs? *** Las APNs (ó LPAs – Layered Process Audits) requieren que niveles operacionales múltiples dentro de una instalación o planta de manufactura revisen los mismos controles operacionales clave para asegurar la calidad del producto.

7. Pasos Típicos para el Desarrollo e Implementación de APNs 1- Un equipo multifuncional identifica pasos de los procesos clave 2- Los items o puntos de las APNs pueden incluir no conformidades pasadas, devoluciones de clientes pasadas y quejas de clientes pasadas. 3- Las APNs en instalaciones o plantas de manufactura son propiedad de la administración o dirección de manufactura. 4- Las APNs refuerzan los procesos y requerimientos existentes. 5- Las APNs son cortas en duración, regulares, planeadas y en base a una frecuencia. 6- Niveles múltiples del personal de la planta auditan el proceso de manufactura con las mismas preguntas. 7- Los resultados de auditorias se registran en forma consistente incluyendo acciones correctivas. 8- Las áreas auditadas son propias al alcance en la autoridad del nivel de la persona auditando.

8. Pasos Típicos para el Desarrollo e Implementación de APNs 9- Niveles múltiples del personal de la planta que auditan lo hacen con conjunto de preguntas comunes y estándar. 10- Los items o puntos a auditar son típicamente chequeos si o no. 11- La frecuencia de las auditorias depende del nivel del personal de dirección. 12- Las no conformidades cuentan con planes de reacción predeterminados, para implementarse de inmediato, 13- Las preguntas de auditoria se actualizan permanentemente. 14- Las APNs se monitorean para su terminación y aspectos clave detectados, se determinan causas raíz de no conformidades y se actualizan las preguntas. 15- El resultado esperado sería menor variación en el proceso de manufactura en bien de los clientes.

9. Alcance y Beneficios de las APNs • Las APNs se desarrollan para validar el cumplimiento consistente con los pasos del proceso de manufactura y la implementación de cambios o acciones correctivas en dichos pasos.

10. Alcance y Beneficios de las APNs Los 15 pasos anteriores cuentan con las siguientes características: • Requieren que el personal de nivel operativo y hasta la dirección de la planta validen la implementación de los procesos de manufactura. • Refuerza actualizaciones a los procesos de manufactura. • Se enfocan a pasos de los procesos y procesos clave. • No reemplazan las auditorias de sistemas de administración de calidad.

11. Alcance y Beneficios de las APNs Beneficios de las APNs 1.- Mayor tiempo en piso de la dirección de la planta. 2.- Medición y fomento de la estandarización de los procesos de trabajo. 3.- Refuerzo en pasos de los procesos clave, incluyendo requerimientos de seguridad. 4.- Se exhibe abiertamente lo importante. 5.- Se incrementa la interacción entre la dirección de planta y los operadores de línea. 6.- Retroalimentación de primera mano de los operadores a la dirección de la planta. 7.- Evidencia de la importancia de los pasos de los procesos y procesos clave, siendo revisados por la dirección de planta y los operadores. 8.- Entrenamiento y conocimiento de los procesos a todos los niveles. 9.- Reducción de errores, scrap ó desperdicio y costos. 10.- Mayor calidad del producto y satisfacción de los clientes.

12. “Todos Somos Auditores”… * Todos queremos saber si estamos haciendo un buen trabajo (orgullo personal, reconocimiento, etc.) * Se necesitan entonces indicadores de medición del trabajo mismo. * Esto empieza con el operador checando en forma personal la calidad del producto y el cumplimiento del proceso. * Continúa con el supervisor checando los pasos de los procesos y los procesos clave. * El nivel siguiente haría los mismos chequeos y así hasta el nivel más alto, y dependiendo del alcance de la autoridad en cada nivel auditando. * Es así como “todos somos auditores”…

13. Las APNs son/no son…

14. Las APNs son/no son…

15. Planeación de APNs • Items o puntos de Auditoria - ¿Qué vamos a auditar? • Niveles de auditorias - ¿Qué niveles de la organización estarán involucrados? • Frecuencia de las auditorias - ¿Qué tan frecuente conducirá la auditoria cada nivel de la organización? • Reacción a no conformidades de auditorias - ¿Cuál es el plan cuando se detecta una no conformidad? • Dueño ó propiedad de las auditorias - ¿Quién asegura que las auditorias se conducen y que los resultados son revisados y se actúe contra éstos?

16. Conducción de APNs 1.- Disciplina en la Conducción de Auditorias. 2.- Registro de Resultados. 3.- Cuando se Detecta una No Conformidad. 4.- Planes de Acciones Correctivas.

17. Proceso de Entrevista… • En horas normales de trabajo • Introducción • Rompe el hielo • Explica el propósito • Pregunta que la persona describa su trabajo • Analiza lo que está haciendo el entrevistado • Haz una conclusión tentativa • Confirma lo que has observado o encontrado y especifica el siguiente paso

18. Técnicas para Entrevistar… • Mantén contacto visual y muéstrate interesado • Observa el lenguaje corporal • Haz propuestas abiertas • Preguntas silenciosas • Asienta con la cabeza • Haz Hipótesis: ¿Qué pasaría sí...? • Solicita evidencias • ¡Jamás acoses al auditado! • Agradece la cooperación...

19. Errores más Comunes y Barreras Durante una Auditoria Auditores: • Realizar la auditoria como si se tratara de una inspección... • Buscar fallas o incumplimientos, en lugar de cumplimientos... • Cuestionar la forma de hacer las cosas… • Buscar culpables y no hechos... • Pobre definición del propósito y alcance de la auditoria...

20. Errores más Comunes y Barreras Durante una Auditoria • Hacer suposiciones, conjeturas o juicios de valor... • Hacer comparaciones... • Poca o nula explicación de los hallazgos... • No resaltar los aspectos positivos encontrados... • “socializar” (apartarse del tema)... • No cumplir con costumbres de la organización (horarios, reglas, etc.)... • Hacer “auditorias de escritorio”...

21. Errores más Comunes y Barreras Durante una Auditoria Auditados ó Entrevistados: • Tratar de perder el tiempo... • Temor a los auditores (ejecutores o verdugos)... • Probar la fortaleza del auditor: engaños, sobornos, etc. • Ocultar información... • Generar evidencias “instantáneas”...

22. Hallazgos de la Auditoria • Las evidencias de auditoria deben ser documentadas y evaluadas contra los criterios de auditoria • Los hallazgos pueden indicar conformidad o no conformidad, o si aplica, una oportunidad de mejora (ó deficiencia) • Todas las no conformidades y deficiencias deben ser reconocidas y aceptadas por el auditado (aunque hay casos excepcionales)

23. Redacción de una No Conformidad • Debe ser documentada en forma clara y concisa y respaldada con evidencias • Debe ser identificada en términos de un incumplimiento a requisitos específicos de alguna norma o documentos de referencia • Debe mencionar sólo funciones o puestos de la organización y NUNCA nombres de personas • Sólo debe establecer hechos; no hacer conjeturas o suposiciones

24. Revisión de Resultados de APNs

25. Revisión de Resultados de APNs

26. Revisión de Resultados de APNs

27. Mantenimiento de APNs 5.1 Administración de Items en una Auditoria de Procesos por Niveles 5.1.1 Adición ó Cambio de Items en Auditorias de Procesos por Niveles 5.1.2 Eliminación de Items en Auditorias de Procesos por Niveles 5.2 Adición de Acciones Correctivas a Auditorias de Procesos por Niveles 5.3 Auditorias de Cumplimiento a Requerimientos de Auditorias de Procesos por Niveles

28. Conclusiones y Resultados • Derivando de conocimiento (Manual de LPAs de AIAG) y experiencia, es muy importante entender y reconocer las diferencias entre APNs y Auditorias Internas de Calidad tradicionales, y resaltar que unas no sustituyen a las otras…

29. Taller de Auditorias de Procesos por Niveles (APNs)(LPAs – Layered Process Audits)(Parte 1) Final de la Presentación ¿Preguntas? ¡Cuando Dejas de Aprender Dejas de Crecer¡