LAS VIII JORNADAS ARCHIVISTICAS DE LA RENAIES

1. LAS VIII JORNADAS ARCHIVISTICAS DE LA RENAIES LIC. ERIC CONDE LOPEZ JEFE DEL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS Universidad Autónoma de Sinaloa 04 –ABRIL- 2008 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL MANEJO DE LA CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO DE LAS UR’S DEL IPN

2. PRESENTACIÓN • En virtud de la necesidad de atender lo dispuesto por laLey Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, se hace necesario diseñar o reajustar los Manuales de Procedimientos que contemplen esta normatividad. • De ahí la importancia de tomar en cuenta factores, Operativos, de Recursos Financieros, Materiales y Servicios, así como el Capital Humano con el que cuenta la institución; y de no ser así contemplar un programa que posibilite cumplir en forma oportuna el acceso a los mismos.

3. INTRODUCCIÓN • La poca intervención de los archivistas en la elaboración de Manuales de Procedimientos, da como resultado que aquellos con los que se cuenta sean de poca funcionalidad para el personal. • Las decisiones de tipo político, o en ocasiones el desconocimiento de los temas de archivos, disminuyen las posibilidades de éxito en la aplicación correcta de los Manuales de Procedimiento de una unidad de archivo. • La poca importancia por tener lugares dignos para preservar la documentación es una constante, ya que se pueden encontrar lugares carentes de las mínimas condiciones para desempeñar correctamente las labores de archivo, así como personal poco capacitado para el desempeño de sus funciones y que trabajan bajo las mínimas normas de seguridad.

4. La solución a los problemas anteriores es la participación eficiente del personal de los archivos al interior de comités de planeación en la elaboración de los programas de necesidades y los “Manuales de Procedimiento”. • Partiendo de una buena Administración Estratégica. • La administración es aplicable a cualquier grupo social (educativo, militar, comercial, entre otros). Su campo de acción más representativo es la empresa. • La empresa nace para atender las necesidades de la sociedad y crea satisfactores a cambio de una retribución que compense el riesgo de los inversionistas. • En la empresa el factor humano es decisivo y la administración establece los fundamentos para lograr armonizar los numerosos intereses de los accionistas, directivos, empleados, trabajadores y consumidores.

5. PLANEACIÓN. • Si planeamos correctamente, podremos dirigir las actividades de tal forma que permitan obtener una eficiencia en el uso de los recursos, eliminando tareas inútiles e eliminando el mayor numero de riesgos. • Dentro de la planeación, se pueden definir dos aspectos, anteproyecto y proyecto. • En el primero se efectúa el compendio de información necesaria para determinar si en principio es viable la realización del proyectó, siendo un instrumento que facilita la toma de decisiones. • En el proyecto se plasman las modificaciones, observaciones y recomendaciones que se hallan realizado al anteproyecto “Manual de Procedimientos”.

6. PROCESO PARA LA ACTUALIZACION DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS • Áreas que participan: 1.- Departamento de Administración de Documentos y Archivos.- Propuesta de anteproyecto. 2.- Dirección de Planeación - Departamento de Desarrollo funcional y de Procedimientos.- Realiza la revisión del anteproyecto y en comunión con el área que lo propone realiza un intercambio de información en la materia, posteriormente solicita asesoria al Abogado General – Dirección de Normatividad, Consulta y Dictaminación en materia Jurídica para resolver aquellas situaciones en la materia que permitan establecer legalmente y de manera institucional el Manual. 3.-Se realiza una evaluación en la aplicación de las disposiciones de las áreas que harán uso de este instrumento; se genera el proyecto y se solicita el Aval de la Dirección General por parte de su titular, hasta obtener el producto final “Manual de Procedimientos Institucional.”.

7. ¿COMO Y DONDE OBTENER INFORMACIÓN? • LAS FUENTES SON DIVERSAS, POR LO QUE ES NECESARIO RECURRIR A: • Antecedentes Históricos (manuales anteriores de la Institución, en caso de no contar con ellos, de “empresas similares”. • 2. Aplicaciones de tipo técnico, • 3. Información especifica sobre conceptos que se investigan, de aquellos que se pretenden introducir al nuevo manual. • 4. Entrevistas con especialistas del tema, confiables. • 5. Asesoria Jurídica.

8. ESTRUCTURA Y CONTENIDO DE UN M.P. • ACTA DE AUTORIZACION.- Firmada por el titular de la Institución. • INDICE.- Contenido Temático del Manual de procedimientos: • Introducción. Respuesta a los planteamientos que generan el Manual • Objetivo del manual.- Por ejemplo a detalle: • “Proporcionar un Instrumento Técnico Administrativo que contenga los principales procedimientos para la Recepción, Seguimiento, Organización, Conservación, transferencia, Préstamo, Selección y Control de la documentación recibida y generada por las UR’s” • Políticas Generales.-Especificando el ¿Cómo?¿Quien?¿Cuando? y ¿Por qué?. • 3. PROCEDIMIENTOS.- Contiene: • Objetivos Específicos. • Fundamento legal. • Normas de Operación • 4. Descripción de los “Procedimientos”.- Cada uno de ellos en la etapa del proceso correspondiente.

9. DIAGRAMAS DE FLUJO.-Visualizar el procedimiento en este instrumento descriptivo. • FICHAS DE CONTROL.- Para cada proceso que la requiera, especificación de los formatos que se emplearan. • GLOSARIO DE TERMINOS.- El lenguaje que se emplea debe ser Universal, aclarando los conceptos técnicos lo de la materia.

10. Así mismo existen. OTROS FACTORES QUE SE DEBEN CONSIDERAR PARA EL ADECUADO FUNCIONAMIENTO DE UN ARCHIVO Y SON:

11. LAS NORMATIVAS: • Manual de Organización. • 2. Manual de Seguridad, • 3. Leyes y Reglamentos institucionales. • 4.- Las referentes a calidad y medio ambiente • LAS TECNICAS: • 1.- Equipo de seguridad para las instalaciones y el personal que labora en el archivo. • 2.- Métodos de seguimiento, evaluación y diagnóstico operables. • LAS EXTERNAS • Revisión constante de nuevas Tecnologías, leyes, normas, reglamentos, etc. Que apliquen en materia de archivos.

12. LIMITES MAXIMOS DE TOLERANCIA DE CONTAMINANTES DEL AIRE EN UN ARCHIVO. REFERENCIA BIBLIOGRAFICA NORMA ISO 11799

13. RECOMENDACIONES DE LAS CONDICIONES DE CLIMA PARA INSTALACIONES DE UN ARCHIVO.

14. Las normas, leyes, códigos, estatutos Manuales de Procedimiento no son eternos, solo es eterno el eterno cambio de las cosas.

15. “GRACIAS POR SU ATENCION.”