Enero, 2009

1. Informe de Avances en la Implementación, Instalación, Modernización y Mantenimiento de los Archivos de Trámite, Concentración e Histórico de la SCT Enero, 2009 1

2. Fases del proyecto Fase I: Instalación y depuración de los expedientes en las 30 Unidades Administrativas Centrales y en los 31 Centros SCT. Fase II: Valoración de los Archivos de Concentración, tanto en áreas centrales como en los 31 Centros SCT. Fase III: Detección e Instalación de los expedientes con Valores Históricos. . 3

3. Actividades realizadas en el 2008 • Se recibió en el mes de agosto el dictamen de procedencia de la validación del Catalogo de Disposición Documental por parte del Archivo General de la Nación. • Se validó, por parte del Archivo General de la Nación y de la Secretaría de Hacienda y Crédito Publico, el formato de inventario de baja documental. • Se asesoró al personal en la instalación y depuración de expedientes en el Archivo de Trámite, en la captura de expedientes en el SICCA por serie documental y en la identificación de los documentos para realizar las transferencias primarias. 4

4. Actividades realizadas en el 2008 • En los archivos de concentración se realizó la asesoría para la elaboración del inventario general, inventario de baja documental, identificación de documentación con posible valor histórico y la elaboración de los calendarios de caducidades por serie documental. • Elaboración de los manuales de procedimientos del archivo de trámite, concentración, transferencias primarias, baja documental y préstamos de expedientes, así como establecer los criterios específicos para las bajas documentales de papeles de trabajo. 5

5. Resultados Generales Archivo de Trámite • Se capacitó alrededor de 1,400 servidores públicos de la SCT en materia de organización e instalación de los expedientes del Archivo de Trámite. • Se llevo a cabo el levantamiento topográfico de 29 Unidades Administrativas Centrales y de los 31 Centros SCT cargando su configuración a la página del IFAI (SICCA). • Se lograron instalar e identificar 518,808 expedientes, por parte de los responsables del Archivo de trámite y personal involucrado. • Se capturaron 4,072 expedientes en el SICCA. • Se prepararon alrededor de 3,600 expedientes para su transferencia primaria al Archivo de Concentración 5

7. Resultados por Unidad Administrativa Nivel central y en los 31 Centros SCT 1

8. Unidades Administrativas Centrales visitadas Acciones 2009 SECRETARIO Coordinador General del Sist. e-México Unidad de Apoyo al Cambio Estructural Subsecretaria de Infraestructura Subsecretaria de Transporte Subsecretaria de Comunicaciones Coordinación General de Planeación y Centros SCT Coordinación General Puertos y Marina Mercante Oficialia Mayor Dirección General de Asuntos Jurídicos Dirección General de Planeación Dirección General de Carreteras Federales Dirección General de Puertos Dirección General de Programación, Organización y Presupuestos Dirección General de Aeronáutica Civil Dirección General de Políticas de Telecomunicaciones Dirección General de Evaluación Dirección General de Marina Mercante Dirección General de Comunicación Social Dirección General de Conservación de Carreteras Dirección General de Autotransporte Federal Red Privada del Gobierno Federal Dirección General de Recursos Humanos Dirección General de Fomento y Administración Portuaria Dirección General de Servicios Técnicos Dirección General de Transporte Ferroviario y Multimodal Dirección General de Recursos Materiales Dirección General de Desarrollo Carretero Unidad de Tecnologías de la Información y Comunicaciones Dirección General de Protección y Medicina Preventiva en el Transporte

9. SUBSECRETARIA DE COMUNICACIONES PERSONAL ASESORADO EN INSTALACIÓN, ASESORIA EN LA CAPTURA DE EXPEDIENTES ASESORIA EN TRANSFERENCIAS PRIMARIAS INTEGRACIÓN Y DEPURACIÓN DE EXPEDEINTES EN EL SICCA # EXPEDIENTES # DE PERSONAS # EXPEDIENTES EN SERIE PREPARADA PARA DE ÄREAS SERIES DOCUMENTALES ASESORADAS SICCA TRANSFERENCIA PRIMARIA TRANSFERENCIA PRIMARIA Subdirección de Administración 8 Adquisiciones Adquisiciones 1 1 Unidad de Trámite de la Cuentas por liquidar 2 Documentación de la Subsecretaría Auditorias Internas 1 de Transporte 1 Incidencias de personal 1 Control Vehicular 2 Prestaciones de personal 3 Cuentas por Liquidar 2 Protección civil 1 Cuenta Pública 1 Seguimiento de gestión 1 Expedientes de Personal 2 Incidencias de Personal 3 Nómina de Pago de Personal 1 Seguimiento de Gestión 1 TOTAL 9 TOTAL 14 TOTAL 9 Es importante señalar que de 27 series documentales registradas en el Cuadro General de Clasificación se presentó un avance de captura de expedientes únicamente en 9 series documentales. 4.- SUBSECRETARIA DE COMUNICACIONES

10. UNIDAD DE LA RED PRIVADA DEL GOBIERNO FEDERAL PERSONAL ASESORADO EN INSTALACIÓN, ASESORIA EN LA CAPTURA DE EXPEDIENTES ASESORIA EN TRANSFERENCIAS PRIMARIAS INTEGRACIÓN Y DEPURACIÓN DE EXPEDEINTES EN EL SICCA # EXPEDIENTES # DE PERSONAS # EXPEDIENTES EN SERIE PREPARADA PARA DE ÁREAS SERIES DOCUMENTALES ASESORADAS SICCA TRANSFERENCIA PRIMARIA TRANSFERENCIA PRIMARIA Acta de Entrega y Actas de entrega y recepción 5 2 Subdirección Administrativa 4 Recepción Acta de Indudable 1 Cuentas por liquidar 17 Control de Gestión 1 Propiedad Encuestas de calidad 1 Adquisiciones 1 Subdirección de Supervisión y Control 1 Auditorias Internas 1 Encuestas de necesidad 3 Capacitación 2 Incidencias de personal 7 Control de Presupuesto 21 Inventarios 11 Control Vehicular 1 Control vehicular 2 Cuenta Pública 1 Adquisiciones 2 Cuentas por Liquidar 5 Mantenimiento 5 Mantenimiento del equipo de 9 Expedientes de Personal 43 cómputo Inventarios 3 Nómina de pago de personal 16 Mantenimiento del 4 Equipo de Cómputo Prestaciones de 9 Personal Seguimiento de Gestión 1 Servicio Profesional de 1 Carrera Nómina de pago de 8 personal TOTAL 6 TOTAL 104 TOTAL 78 Es importante señalar que de 30 series documentales registradas en el Cuadro General de Clasificación se presentó un avance de captura de expedientes únicamente en 16 series documentales. 29.- UNIDAD DE LA RED PRIVADA DEL GOBIERNO FEDERAL

11. Acciones a desarrollar para el 2009 1

12. Acciones a desarrollar para el 2009 • Continuar con la captura en el Sistema Automatizado de Integración de los Instrumentos de Control y Consulta Archivística (SICCA) los expedientes que no han cumplido su tiempo precautorio en tramite. • Aumentar el número de claves de acceso al SICCA para nuevos usuarios. • Realizar las transferencias primarias de los expedientes que han cumplido sus tiempos precautorios en el archivo de trámite hacia el archivo de concentración. • Identificar y separar los papeles de trabajo en paquetes de 40 centímetros para su proceso de donación al CONALITEG. 1

13. Se llevarán a cabo visitas de seguimiento por parte de la Coordinación de Archivos para evaluar el avance en la organización de los archivos. • Solicitud de adecuaciones al Catalogo de Disposición Documental durante la primera semana de febrero. • Durante el mes de marzo se realizará la evaluación de avances en la captura de expedientes en el SICCA, mismos que se presentarán al Comité de Información de la SCT. …Acciones a desarrollar para el 2009 1

14. …Acciones a desarrollar para el 2009 • A partir del mes de febrero se realizarán visitas con los asesores del Instituto de Estudios Históricos para la detección de la documentación histórica de la SCT. • Elaboración de los Instrumentos de Control y Consulta documentales con características históricas. • Capacitación al personal de la SCT en materia de restauración y conservación de archivos. 1