IT-Controlling im technisch-wissenschaftlichen Bereich

1. IT-Controllingim technisch-wissenschaftlichen Bereich ZKI-Tagung 7.-9. März 2005 Bayer Business Services GmbH (BBS)Science and TechnologyDr. Helmut Brandt

2. Bayer Business Services (BBS) im Konzernverbund der Bayer-AG • Umsatz in 2003* 1,1 Mrd. € • Mitarbeiter*rund 3.500 * Bayer Business Services inkl. Beteiligungen, Juni 2004

3. "Service aus einer Hand" ... so lautet der Slogan für das Erfolg versprechende Konzept der Bayer Business Services, von dem sowohl die Bayer-Teilkonzerne als auch Unternehmen in den Chemieparks rund um die Bayerwerke und externe Kunden profitieren können. Ziel der Bayer Business Services ist es, einen nachhaltigen Beitrag zur Wertschöpfung der Kunden zu leisten.

4. Leistungsschwerpunkte - die Geschäftsfelder • Business Enabling & Consulting • Business Consulting • Finance & Accounting Services • Human Resources Services • IT Operations • Law & Patents • Logistics Solutions • Pensions • Procurement & Transport • Science & Technology

5. Das Geschäftsfeld BBS-S&T unterstützt Geschäftsprozesse in den Bereichen Wissenschaft, Technik und Umweltschutz. Das Leistungsangebot umfasst wissenschaftliche Profi-Recherchen, Bibliothek-Services, Informationssysteme für Endbenutzer, Entwicklung und Betrieb von Applikationen einschließlich des Betriebs der dafür eingesetzten Server. Zur Sicherung eines stabilen Applikationsbetriebes betreut und betreibt die Abteilung „Systems Management for S&T“ • ca. 550 Datenbanken (Oracle) • ca. 450 Application-Server (Unix, Windows, VMS ) • ca. 50 Terminal-Server (Citrix) an den Standorten: Leverkusen, Dormagen, Uerdingen, Wuppertal-Aprath, Lyon (ex. Aventis), Gaillard (ex HLR) Ca. 10.000 Anwender (weltweit) nutzen unsere Dienstleistungen.

6. Rechnerbetrieb für wissenschaftlich/technische Systeme im BayerKonzern • Betreuung spezifischer Applikations-Systeme in den Bereichen Forschung, Entwicklung und Technik • Dazu gehören z.B. • LIMS Laborinfomationssysteme • Systeme zur Literaturverwaltung, Patent–Recherche • Lagerhaltung von Laborchemicalien • Verwaltung von Versuchsdaten • Planungs- und Dokumentationsysteme • Dazu gehören nicht • „Commodities“, z.B. Mail-Server, File-Print-Server, ERP-Systeme (SAP), PCs oder Netzwerke

7. Support-Modell Hardware und Lizenzen etc. gehören dem Kunden (Labor, Forschungs-/Planungs-abteilung) HW steht in Rechnerräumen des Kunden oder im RZ Betreuung (remote) wird von SST geleistet (über das gemeinsame Netz des Bayerkonzens) „Wir betreuen Ihre Server“ Service-Modell Hardware und Lizenzen (ohne Applikationslizenz) gehört BBS HW steht in BBS-Rechner-räumen (RZ) Betreuung (remote) wird von SST geleistet „Wir stellen Ihnen unsere Server für Ihre Applikationen zur Verfügung!“ Rechnerbetrieb für wissenschaftlich/technische Systeme im BayerKonzern

8. Server-Betrieb gemäß ITIL-Prozessmodell S&T Anwender (Kunde A) Applikations-Support Hersteller ServiceDesk Anwender (Kunde B) Server-Support Hersteller

9. Ziele des IT-Controlling bei S&T • Steuerung des Resourcen-Einsatzes • Zuordnung der Kosten zu den Verursachern • Überblick über Kosten und Einnahmen • Erkennen von Optimierungspotential • Schaffung einer Basis für den Leistungsvergleich mit anderen Anbietern • Sicherstellen der Kostendeckung (inkl. Umlagen) Ziele sind nicht: • Behinderung der Informationsverarbeitung • Reglementierung der Anwender • Selbstzweck

10. IT-Leistungsverrechnung/Controlling Transparenz Aufwand Produkt-“Verkauf“ Kostenverrechnung Kostenverteilung

11. Kostenverteilung (bis ca. 1992) • Kennzeichen: • Zentrale Abstimmung über Aufgaben und Budget • Jährliche Budgetfestsetzung • Verteilschlüssel (pauschal bzw. grob nutzungsabhängig) • Vorteile • Feste Planungsgröße, einfache Planung • Einfache Abrechung • Minimaler Abstimmungsaufwand • Nachteile • Wenig Flexiblität • Anpassungen an veränderte Kundenforderungen und Umsetzung technischer Innovationen nur schwer möglich

12. Kostenverrechnung (1992 - 2002) • Kennzeichen: • Kostenverrechnung (nach Nutzung) • Pauschalen für Serverbetreuung • CPU-Zeit, Plattenplatz etc. • „Preis“-Liste: Zusammenhang zw. Leistungen und zugeordneten Kosten • Vorteile • Mitteleinsatz (Investitionen, Resourcen) orientiert sich am Bedarf der Endverbraucher • Nachteile • hoher Abrechnungsaufwand (Erfassung, Nachweis, Reklama-tionen)

13. Produkt-Verkauf (seit 2002) • Kennzeichen: • Produktkatalog • Detaillierte Leistungsbeschreibungen • Service Level Agreements (SLA) • Vorteile • Fokussierung auf Kundenanforderungen • Mindest-Voraussetzung, um Leistungen auch Konzern-extern anbieten zu können • Vergleichbarkeit mit externen Anbietern (Benchmarking) • Nachteile • hoher Abstimmungsaufwand (Angebotserstellung, Bestellung, Erfassung und Nachweis der Leistungserbringung (SL-Reporting), Reklamationsbearbeitung) • Leistungserbringung wird auf den vereinbarten SL reduziert

14. Server-Produkte im Bereich S&T (Überblick) • Support • Server Infrastructure Support (SAN, Backup, …) • Server Support (UNIX, Linux, Windows, Citrix, VMWARE) • Oracle Database Support • Middleware Support (Web-Server, ...) • Services • Server Infrastructure Services (Housing, Storage, …) • Terminal Server Services • Oracle Database Services • Application Services (div. Anwendungen: ASP-Modell) • Supportline(Application Support)

15. Die Serviceklassen BASic, ADVanced und CRItical Preis ~ ~ Verfügbarkeit max. für höchste Anforderungen Business Critical Business Advanced Business Basic min. für minimale Anforderungen Service Level (Support Umfang) hoch niedrig Die Service- und Support-Leistungen werden in 3 unterschiedlichen Klassen angeboten (BAS, ADV, CRI)

16. Dokumente zur Produktstruktur Techn. org. Rahmen (TOR):Grundlegende Regeln und Randbedingungen der Leistungserbringung Produktkatalog (SL) Preisliste

17. Asset-Management = CMDB (ITIL) Assset-Management &Configuration Management Database Benutzerschnittstelle auf Web-Technologie

18. Vertragsverwaltung und -dokumentation

19. ServiceLevel-Reporting

20. Produkt-Controlling: Deckungsbeitrags-Rechnung

21. Produkt-Controlling • Basis für die Geschäftssteuerung • Angaben über Umsatz je Produkt • Deckungsbeitrag dient zur Sicherstellung, dass allg. Umlagen von den Produkten erwirtschaftet werden • Für konzerninterne Umsätze ist EBIT des konzerninternen Dienstleisters von untergeordneter Bedeutung (solange es nicht negativ ist) • Kalkulation der Herstellkosten teilweise mit Unsicherheiten behaftet, regelmäßige Überprüfung sinnvoll

22. Kosten-Controlling Projekt Kunden- auftrag Faktura Extern Extern Kunden- auftrag Faktura Extern

23. Kosten-Controlling: Kostenstellenrechnung Organisationskostenstellen (je Org-Einheit) • Erfassung aller Personal-bezogenen Kosten • Gutschriften durch Verrechnung der MA-Leistungen auf Produktkostenstellen Produktkostenstellen (je Produkt-Gruppe) • Erfassung aller produktbezogenen Kosten (AfA, Mieten, Lizenzen, Wartung, …) • Gutschriften durch Weiterbelastung der kalk. Herstellkosten auf Kundenaufträge Steuerung über Minimierung der Abweichungen je Kostenstelle (= Differenz zw. Kosten und Gutschriften)

24. Wechsel des Kostenverrechnungsmodells • führt zu erheblichen Änderungen der Prozesse • bedarf sorgfältiger Vorarbeit • ist ohne ausreichende Tool-Unterstützung nicht möglich • und erfordert bei allen Betroffenen (Kunden, Mitarbeitern, Controllern, …) ein NEUES DENKEN !

25. Bayer Business Services Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit … ich bin neugierig auf Ihre Fragen … ! Ihr Ansprechpartner Dr. Helmut Brandt Bayer Business Services - Science and Technology Telefon: +49 (0) 214 / 30 72230 Email: helmut.brandt@BayerBBS.com