Appui au calcul des gains PAA 18 avril 2014

1. Appui au calcul des gainsPAA18 avril 2014

2. Pourquoi une telle approche ? Au niveau national • Des objectifs fixés pour chacune des régions. • Objectifs 2014 pour la Basse-Normandie: 3,6M€ pour les ES hors mutualisation (4,1M€ pour la mutualisation). • Une très forte sollicitation de la DGOS à la remontée de ces données pour valoriser la fonction Achat. Au niveau régional • Des remontées chiffrées des PAA non fiabilisées. • Un questionnement des établissements sur le mode de calcul. ARS Basse-Normandie

3. Un chantier prioritaire pour les organisations… • La mesure de la performance régionale ne peut se dispenser des gains générés par les établissements. • Montant estimés des dépenses d’exploitation régionales: 470M€ pour 30 ESP • 34% dépensés par le CHU • 30% dépensés par les 5 plus gros ESP (hors CHU) • Le calcul des gains permets: • La valorisation du travail des équipes Achats. • La reconnaissance de la fonction Achat dans les établissements, par l’ARS et à un niveau national. ARS Basse-Normandie

4. Les objectifs de cette démarche: • Déployer collégialement une méthodologie: • Harmonisée pour l’ensemble des PAA. • Consensuelle • Solide • Lever les points de blocage: • Charge de travail supplémentaire. • Gains sur Achat versus économies budgétaires. • Mobiliser autour des enjeux de cette démarche: • Participation de l’ensemble des acteurs hospitaliers à cette dynamique. • Identification des pistes de progression. ARS Basse-Normandie

5. Proposition de conduite de ce chantier • Proposition d’une méthodologie de départ simple. • Diffusion de ce guide aux établissements. • Guide pouvant être complété au fil de l’eau par des exemples concrets que vous pouvez rencontrer et qui ne rentrent pas dans ce cadre général. • Méthodologie similaire en cours d’élaboration pour le calcul des gains liés à l’adhésion aux groupements régionaux. ARS Basse-Normandie

6. Qu’est-ce qu’un gain achat ? • Les gains achats mesurent la performance de l’acheteur. • Les gains achats mesurent ce qui a été fait différemment et mieux que la fois précédente. • Sur l’ensemble des dépenses d’investissements et d’exploitation d’un établissement. A quel moment calculer les gains sur achats ? Identifier les opportunités Conduire le projet achat Suivre la bonne exécution Gains réalisés Objectifs de gains Gains budgétaires Objectifs: Prioriser Mobiliser Reporting Contrôle Contrôle à postériori ARS Basse-Normandie

7. Pourquoi mesurer les gains générés par les actions Achats ? • Valoriser la fonction Achat et dégager des marges de manœuvre financières. • Mobiliser les acteurs hospitaliers autour de cet enjeux en donnant de la visibilité sur les gains générés. • Donner du crédit à vos actions de changement. • Susciter de nouvelle marge de progression en communicant largement sur vos résultats. • Manager la performance Achats de vos établissements en identifiant des pistes de progression. Partageons-nous cette ambition ? ARS Basse-Normandie

8. Objectifs opérationnels proposés: • Présenter un PAA 2014 chiffré avec remontées bi annuelles. • Juin 2014: Point d’étape. • Janvier 2015: Atterrissage 2014 et perspectives 2015. • Communiquer sur la démarche et sur les résultats: • En interne • Régionalement (ARS) • Nationalement (Dans le cadre de la remontée des gains demandée par la DGOS) • Allons vers un schéma simple et tentons d’éviter: • Une « usine à gaz » • Une saturation de votre dynamisme dans la conduite de ce chantier Achat • Une démultiplication des méthodes Partageons-nous cette ambition ? ARS Basse-Normandie

9. Définition d’une méthodologie commune. Action de progrès Cas identifiables: • Référentiel temps: Base 12 mois • (Pouvant être ventilée au prorata temporis sur deux années d’exercice en fonction de la mise en œuvre opérationnelle des projets. • Ex: Projet lancé en juin 2013: Au prorata de la dépense indiquer 7 mois en 2013 et 5 mois en 2014). Achats récurrents Achats ponctuels 1 2 3 La méthodologie du montant des gains Achat liés à la mutualisation sont détaillés dans un autre support nommé « Appui au calcul des gains – Groupement d’Achats ». ARS Basse-Normandie

10. Définition d’une méthodologie commune. 1 Achats récurrents Gain = (Prix historique – Prix nouveau) * Volume n-1 • Gains sur achat liés à: • La baisse de prix due à la concurrence (travail en amont sur l’allotissement). • La négociation après réception des offres. • Ex1: Offre 1 = 50€; Offre 2 = 55€ et Offre 3 = 60€ Après négo: Offre 1 = 40€. • Gains = 10€ • Ex2: Après un an de marché, demande du fournisseur de révision des prix: + 3%. • Après négo avec le fournisseur: Augmentation des prix de : + 2% • Gains = 1% à rapporter à la dépense concernée. • La négociation sur la gratuité. • Ex: Après négociation gratuité d’un service. Maintenance par ex. • Gain = Estimer le coût du prix de la maintenance (demande fournisseur, ancien marché…) ARS Basse-Normandie

11. Définition d’une méthodologie commune. 2 Achats ponctuels Gain = (Prix de référence – Nouveau prix) * Volume n-1 Prix de référence: Px moyen de 3 Etbs OU Px UGAP OU Px d’un Etbs ciblé Ou Moyenne/médiane offres reçues (écarter les offres trop dispersées) NB: Ne pas prendre comme prix de référence les prix catalogues que les fournisseurs n’appliquent jamais. ARS Basse-Normandie

12. Définition d’une méthodologie commune. 3 Action de progrès Gain = Situation de référence – Situation améliorée* • *Important: La situation améliorée prend en compte les investissements nécessaires. (Travail en coût complet). • Dans ce cas: • Quantifier les gains totaux sur la durée de vie des produits/ durée de l’amortissement. • Soustraire des gains les investissements nécessaires. • Rapporter le gain total à 12 mois et l’intégrer dans le PAA au cours duquel le projet est mis en place. Intérêt de mettre en place des fiches projets avec le détail des calculs. Ex: Changement franges coton pour microfibres. Gains en poids de linge traité. (-4 T linge à partir de 2013 à 4000€ T) Investissement de microfibres. (Achat pour 12K€ en janvier 2013 - Durée de vie 3 ans). Gains = (4*4000)-(12000/3)=12 000 € gains sur Achat. Soit gains sur Achat lié à cette action de progrès à inscrire sur le PAA 2013 = 12 000€. 11 ARS Basse-Normandie

13. Définition d’une méthodologie commune. Ex: Standardisation: Transfert de plusieurs lots/produits en n-1 en un lot/produit unique en n. 2013: 1000 x Pdt A à 100€ 500 x Pdt B à 120€ 2014: 1500 x Pdt A à 98€ GAIN = ((1000*100)+(500*120))-(1500*98)= 13 000€ Ex: Substitution: Pour un même besoin, choix différent entre n et n-1 pouvant influer sur les qtés. Ex1: 2013: 1000 x Pdt A à 100€ 2014: 800 x Pdt B à 110€ GAIN = (1000x100)-(800x110) = 12 000€ Ex2: Mise en place de LED pour éclairer les parties communes. (Baisse des conso d’électricité de 5%) GAIN = (PU Elect ( Vol n-1 – Vol n)) – (coût Led – coût ampoules)) ARS Basse-Normandie

14. Définition d’une méthodologie commune. Ex: Baisse des volumes: Pour un même besoin, baisse des volumes entre n-1 et n liée à l’action de l’acheteur. Ex: Réajustement des besoins, Mise en place d’action de formation influant sur la baisse des consommations. 2013: 1000 x Pdt A à 100€ 2014: 800 x Pdt A à 100€ GAIN = (1000-800)*100 = 20 000€ Ex: Passage au forfait à la séance de dialyse: 2013: Achat de consommables + amortissement/location de machine + maintenance = Dépense A 2014: Forfait à la séance: 30€ la séance. 100 séances en 2014. GAIN = (30*100) – dépense A ARS Basse-Normandie