Appui au calcul des gains Groupement d’Achats 18 avril 2014

1. Appui au calcul des gainsGroupement d’Achats18 avril 2014

2. Pourquoi une telle approche ? Au niveau national • Une trop faible remontée nationale des gains des groupements en 2013. • Une très forte sollicitation de la DGOS à la remontée de ces données pour mise en valeur du travail des groupements. Au niveau régional • Des remontées des groupements non fiabilisées. • Pas de méthode de calcul clairement définie. • Un questionnement des adhérents sur le mode de calcul. ARS Basse-Normandie

3. Un chantier prioritaire pour les groupements… • La mesure de la performance régionale ne peut se dispenser des gains générés par les groupements. • 11 groupements actifs • 3 groupements en cours de création • 97,6M€ confiés à des marchés mutualisés • Le calcul des gains permets: • La valorisation du travail des coordonnateurs. • La reconnaissance de l’intérêt des Achats groupés pour les adhérents des groupements et pour la région. ARS Basse-Normandie

4. Les objectifs de cette démarche: • Déployer collégialement une méthodologie: • Harmonisée pour l’ensemble des groupements. • Consensuelle • Solide • Lever les points de blocage: • Charge de travail supplémentaire. • Rôle du coordonnateur. • Participation des adhérents à ces remontées. • Mobiliser autour des enjeux de cette démarche: • Valorisation des groupements en place. • Identification des pistes de progression. ARS Basse-Normandie

5. Pourquoi mesurer les gains générés par les groupements d’Achats ? • Valoriser votre implication forte et la charge de travail liée au portage des groupements. • Mobiliser les adhérents en donnant de la visibilité sur les gains générés. • Donner du crédit à vos groupements au-delà de la mutualisation des procédures. • Susciter de nouvelles adhésions: Fédérer autour d’une performance factuelle. • Manager la performance de vos groupements en identifiant des pistes de progression. Partageons-nous cette ambition ? ARS Basse-Normandie

6. Objectifs opérationnels proposés: • Mesurer le gain annuel 2014 pour chaque groupement relancé. • Objectifs de gains • Gains réalisés (J+12mois) • Communiquer sur la démarche et sur les résultats: • A vos adhérents • Régionalement (Ensemble des établissements non adhérents + ARS) • Nationalement (Dans le cadre de la remontée des gains demandée par PHARE) • Allons vers un schéma simple et tentons d’éviter: • Une « usine à gaz » • Une saturation de votre dynamisme dans la conduite de ce chantier Achat • Une démultiplication des méthodes Partageons-nous cette ambition ? ARS Basse-Normandie

7. Définition d’une méthodologie commune. Nouveaux marché/ Nouveau lot (Nouveau besoin non couvert par le marché n-1) Cas identifiables: • Référentiel temps: Base 12 mois • Quantités de référence: Qn = Quantités 2014 et Qn-1 = Quantités annoncées au recensement (Qtés réelles) • Prix de référence: Pn = Nouveaux prix du groupement, Pn-1 = Ancien prix du groupement Pha = Prix historiques adhérents Même lot à périmètre adhérents constant. Même lot avec de nouveaux adhérents Actions de progrès sur un marché existant: Standardisation Transfert de pls lots en n-1 en un lot unique en n. Substitution Pour un même besoin, choix différent entre n et n-1 pouvant influer sur les qtés. 1 2 3 Mixte: Gains prévisionnel calculé à la référence et Gain réalisé calculé les pôles. Groupement ponctuel 4 5 6 ARS Basse-Normandie

8. Définition d’une méthodologie commune. 1 Gains calculés par le coordonnateur. Même lot à périmètre adhérents constant. -Delta Prix Gain prévisionnel = (Pn-1-Pn)*Qn-1 Gain réalisé = (Pn-1-Pn)*Qn Gains calculés par chaque nouvel adhérents Gains calculés par le coordonnateur. 2 Même lot avec de nouveaux adhérents Gains nouveaux adhérents Gains à périmètre constant. Delta Prix historiques adhérents (Pha) vs nouveaux prix (Pn) - Delta prix Gain prévisionnel = (Pn-1-Pn)*Qn-1 Gain réalisé = (Pn-1-Pn)*Qn Gain prévisionnel = (Pha n-1-Pn)*Qn-1 Gain réalisé = (Pha n-1-Pn)*Qn ARS Basse-Normandie

9. Définition d’une méthodologie commune. Gains calculés par chaque nouvel adhérents 3 - Prix historique adhérent OU - Fabriquer prix réf Nouveau marché/ Nouveau lot Prix de référence: Px moyen de 3 Etbs OU Px UGAP OU Px d’un Etbs ciblé Ou Moyenne/Médiane offres reçues Gain prévisionnel = (Pha n-1-Pn)*Qn-1 Gain réalisé = (Pha n-1-Pn)*Qn Ex: Standardisation: 2013: 1000 x Pdt A à 100€ 500 x Pdt B à 120€ 2014: 1500 x Pdt A à 98€ GAIN = ((1000*100)+(500*120))-(1500*98)= 13K€ 4 Gains calculés par le coordonnateur. Actions de progrès sur un marché existant: Standardisation Substitution Connaissances du coordonnateur requises: - Identification des produits substitués. - Comparaison des prix avec pondération des quantités requises. Ex: Substitution: 2013: 1000 x Pdt A à 100€ 2014: 800 x Pdt B à 110€ GAIN = (1000x100)-(800x110) ARS Basse-Normandie

10. Définition d’une méthodologie commune. Gains calculés par chaque nouvel adhérents Gain prévisionnel: Gain réalisé: Mixte: Gain prévisionnel calculé à la référence et Gain réalisé calculé les pôles. Budget/ compte Gestion à la référence pour prévision du % de gains 5 Delta Pn-1 vs Pn Anciens adhérents: • Delta prix • Quantité n-1 • Delta budget/compte n vs n-1 Nouveaux adhérents: Delta Pha n-1 vs Pn • Pareto (20/80) Ex: Fournitures de bureau Fournitures d’atelier ARS Basse-Normandie

11. Définition d’une méthodologie commune. Gains calculés par le coordonnateur. 6 Groupement ponctuel Fabriquer un prix de référence. Gain prévisionnel = (Préf – Pn) * Qn-1 Gain réalisé = (Préf – Pn) * Qn ARS Basse-Normandie

12. Définition d’une méthodologie commune. • Gains calculés par le coordonnateur: • Montant en valeur à remonter au coordonnateur Achats régional pour communication. • % de gain à diffuser aux adhérents qui reporteront ce % sur leur dépense. • Intégration de ce gain lié à la mutualisation dans les PAA. • Gains calculés par chaque nouvel adhérent: • Montant en valeur à transmettre au coordonnateur du groupement pour consolidation. • Intégration de ce gain lié à la mutualisation dans les PAA. NB: Définir avec les adhérents une date limite de remontée des gains estimés et des gains réalisés (J+12 mois). ARS Basse-Normandie