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Optimiser ses coûts de maintenance de bâtiments

Optimiser ses coûts de maintenance de bâtiments. Témoignage sur une mission réalisée chez un industriel du secteur de la Défense. Le contexte. Périmètre :

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Optimiser ses coûts de maintenance de bâtiments

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Presentation Transcript

  1. Optimiser ses coûts de maintenance de bâtiments Témoignage sur une mission réalisée chez un industriel du secteur de la Défense

  2. Le contexte • Périmètre : • Maintenance du bâti (toitures + façades + maçonnerie + routes) et des réseaux électriques (transport électricité & données + équipements) pour 9 sites industriels • Surface concernée : 800 000m2, 1000 bâtiments • Organisation : • Charge interne : 120 ETP d'Exécution et de Suivi de travaux, une productivité largement hétérogène et en dessous des standards du marché • 30 MF d'achats réalisés auprès de 190 fournisseurs : • absence de mise en concurrence sur 60% du volume • hétérogénéité des cahiers des charges • achats à l'acte > 90% en volume • Absence de réelle politique de maintenance : 80% de curatif et 20% de préventifs (estimation) • Enjeux : - 25% sur les coûts • Organisation, -40% sur les coûts • Externaliser les activités d'Exécution de travaux et faire muter les activités de Suivi de travaux vers de la Gestion de contrat : passer de 120 ETP à 30 ETP • Achats, -10% sur les coûts • Globaliser les achats sur 1 à 2 fournisseurs, forfaitiser et mettre sous bordereau les besoins prévisibles et récurrents

  3. La démarche • Un plan de travail sur 26 mois : • Collecter les informations sur le besoin réel • Définir le contrat cible et le cahier des charges • Définir sa stratégie de consultation • Consulter, négocier et sélectionner • Faire évoluer l'organisation interne • Mettre en place les nouveaux contrats, les équipes internes et les outils • 1400 J/h d'investissement : • 1000 J/h Experts techniques et Services généraux • 300 J/h Achats • 100 J/h Divers (Juridique, Contrôle gestion, RH, Comptabilité) 13 mois 26 mois 10 mois 3 mois

  4. La collecte d'informations • Les données sur l'existant : • Surfaces, bâtiments et installations • Localisations • Nature et caractéristiques techniques des installations • Etat des installations • Des données de politique interne de consommation : • Niveau de maintenance souhaité par type d'usage

  5. Niveau 1999 Niveau 2000 Evolution Activités + + 4 Suivi de l'état du patrimoine Faible Réalisation Syst. d'info. Expression des besoins (prestations, + 4 Technique risques potentiels, techniques choisies…) Faible Participation + Gestion-Finance + Pilotage 4 Programmation de l'affectation des dépenses Faible Gestion-Finance Maintenance des activités - 4 Programmation et lancement des travaux Pilotage Faible Technique - - 4 Suivi des travaux Technique Suivi des Pilotage engagements + Gestion = 4 Contrôle des règles d'hygiène et de sécurité Participation Participation - - 4 Réalisation des travaux Réalisation - Opérationnel = 4 Analyse des objectifs Participation Participation + 4 Proposition de solutions Participation Participation Gestion = 4 Gestion de la cohérence des projets Pilotage Pilotage + 4 Rédaction des programmes de travaux Technique Faible Pilotage + Travaux neufs et transferts industriels Gestion - 4 Rédaction des cahiers des charges Réalisation Faible Technique - - 4 Suivi des travaux Technique Suivi des Pilotage engagements + Gestion + 4 Réception des travaux et livraison Faible Pilotage Gestion + + 4 Mise à jour de l'état du patrimoine Faible Réalisation Syst. d'info. L'organisation interne • Faire évoluer l'activité de suivi des travaux vers une activité de gestion de contrat fournisseur :

  6. Le cahier des charges et le contrat cible • Une logique de contrat de partenariat "full services" avec amélioration progressive de la maîtrise des coûts • Exemple sur l'aménagement intérieur : Prestations An 1 An 2 An 3 Préventif + Curatif • Bâtiments • Stratégiques • Courants • Faible usage • Vers abandon 100% sur catalogue BATIPRIX remisé 30% au forfait 70% sur catalogue propre 60% au forfait 40% sur catalogue propre 100% sur catalogue BATIPRIX remisé 100% sur catalogue propre Modifications & aménagements Animation du contrat • Suivi des consommations et de l'état du patrimoine • Amélioration de la part forfaitaire • Construction et mise à jour d'un catalogue propre • Propositions d'opérations de rénovation • Propositions de productivité (sur consommations, sur prix)

  7. expérience capacité envie de faire La tactique de consultation • Adapter la consultation aux savoir-faire et à la maturité du marché Globalisation géographique GTIE (Filaire) Maturité 5 PME locales corps de métier Dalkia, Elyo, Cegelec, Omnitec Dalkia, Elyo, Cegelec, Omnitec,GTIE Sicra 5 PME locales Sicra Globalisation métiers Savoir faire transparence & optimisation gestion des conso. travaux maintenance gestion du patrimoine + + +

  8. An 1 An 2 An 3 "préventif" Forfait 9 8 8 21% "répétitif" Bordereau 21 21 20 Meilleures offres (MF) 53% "ponctuel" Consultation 10 10 9 26% 40 39 37 Organisation cible (MF) 10 10 10 Total 50 49 47 Les résultats • Une proposition de productivité progressive sur les coûts accompagnée d'une amélioration de la maîtrise des consommations :

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