MANUAL BÁSICO DE MICROSOFT WORD

1. MANUAL BÁSICO DE MICROSOFT WORD

2. 1. PRIMER CONTACTO CON MICROSOFT WORD Para realizar un documento en Microsoft Word, como es lógico, lo primero que hay que hacer es entrar en el programa. Para ello hay varias formas y una de ellas es a través del botón Inicio  Todos los programas  Microsoft Word. Una vez hecho esto, aparecerá la ventana de Word.

3. 1.1. LA BARRA DE MENÚS - Archivo: Contiene aquellos comandos relacionados con la gestión de archivos, así como para preparar la página antes de imprimir y las opciones de impresión. Está formada por los siguientes menús: - Edición: Contiene los comandos relativos a la edición de texto; aquellos que permiten copiar o mover información, así como comandos de búsqueda y sustitución de palabras. - Ver: Contiene los comandos de visualización del documento, los modos de trabajo, las barras de herramientas y los encabezados y pies de página.

4. 1.1. LA BARRA DE MENÚS - Insertar: Contiene los comandos que permiten insertar todo tipo de elementos en un documento, una imagen o cualquier otro objeto. Está formada por los siguientes menús: - Formato: Con él se accede a todos aquellos comandos que facilitan la mejora de la presentación de la información; los cambios de formato de carácter, párrafo o la creación de columnas o estilos. - Herramientas: Facilita el corrector ortográfico y los sinónimos, así como los comandos de combinar correspondencia para envíos masivos de información.

5. 1.1. LA BARRA DE MENÚS - Tabla: Contiene todos los comandos para la creación y manejo de tablas. Está formada por los siguientes menús: - Ventana: Muestra los comandos para gestionar el manejo de varias ventanas de documentos simultáneamente. - ?: Da acceso al menú de ayuda que permite consultar de modos distintos cualquier duda que pueda surgir.

6. 1.2. LAS BARRAS DE HERRAMIENTAS Las “Barras de herramientas” es un sistema cómodo y rápido para ejecutar directamente cualquier comando de la “Barra de menús”. En el menú “Ver  Barra de herramientas”, aparece una lista de todas las barras de herramientas disponibles.

7. 1.3. LA REGLA En el modo de Presentación de Word aparece una regla horizontal. Si no está visible se puede activar con el menú Ver  Regla. La regla muestra una escala que refleja el ancho del papel configurado. Mediante la regla es posible cambiar las sangrías y tabulaciones desde el propio documento sin necesidad de entrar en los menús. Las sangrías se pueden modificar con los triángulos de la regla. Hay tres: dos a la izquierda y uno a la derecha. Los dos triángulos de la izquierda marcan la sangría de la primera línea y la sangría francesa, y el de la derecha marca la sangría de la derecha. Para modificar la sangría izquierda, se debe pulsar el botón cuadrado que hay en la zona izquierda de la regla, al pinchar sobre el cuadrado se moverán los dos triángulos también.

8. 1.4. LA BARRA DE ESTADO La “Barra de estado” está situada en la parte inferior de la parte inferior de la pantalla, y muestra constantemente una serie de información muy útil: la página donde está situado el cursor, la sección, el número de páginas del documento activo, la posición del cursor con respecto a la altura, la línea, la columna de la página, etc.

9. 1.5. VISTAS Y PRESENTACIÓN EN LA PANTALLA - Normal: Para seleccionar esta vista se utiliza el botón de la esquina inferior izquierda de la ventana. La “Vista normal” muestra el documento como si fuera una cinta de papel continuo. No aparecen las notas al pie, pies de página o encabezados que se muestran en ventanas independientes. Word presenta seis vistas de trabajo y de presentación de los documentos: - Diseño Web. - Diseño de impresión: Para seleccionar esta vista se utiliza el botón de la esquina inferior izquierda de la ventana. Esta vista presenta el documento tal y como se imprimirá, con las notas, los encabezados y los pies de página. Resulta más claro trabajar con él que con el modo “Normal”.

10. 1.5. VISTAS Y PRESENTACIÓN EN LA PANTALLA - Esquema: Para seleccionar esta vista se utiliza el botón de la esquina izquierda de la ventana. La “Vista esquema” permite organizar el documento mediante títulos, subtítulos, secciones, etc., de un modo muy sencillo. Word presenta seis vistas de trabajo y de presentación de los documentos: - Documento maestro. - Presentación preliminar: Para ver el documento desde esta vista se utiliza el botón o en menú Archivo  Vista preliminar. Este tipo de vista permite ver el documento tal y como se va a imprimir. A diferencia de “Diseño de impresión” es que muestra varias páginas del documento con lo que es posible tener una visión general de la apariencia del trabajo.

11. 2.2. GUARDAR Para guardar un documento recién creado se puede elegir el menú Archivo  Guardar o pulsar el botón de la “Barra de herramientas” Estándar. Aparecerá la ventana “Guardar como”.

12. 2.2. GUARDAR COMO La opción “Guardar como…” del menú “Archivo” se utiliza cuando se quiere guardar el documento: • Con otro nombre, para hacer una copia. • En otra unidad o en otra carpeta. • Como otro tipo de archivo.

13. 2.3. ABRIR UN DOCUMENTO Para abrir un documento se utiliza el botón de la “Barra de herramientas” Estándar, o en la barra de menús Archivo  Abrir...

14. 3. ESCRIBIR Y EDITAR Cuando se empieza a escribir, Word muestra una línea vertical parpadeante en la parte superior del área de trabajo. A esta línea se le llama “punto de inserción”, que va indicando el lugar en donde se inserta lo que se escribe.

15. 3.1. SELECCIONAR TEXTO Para aplicar cualquier modificación sobre un texto hay que indicar a Word sobre qué elemento se quiere que lo haga, esto se consigue seleccionando la palabra o palabras deseadas. Cuando cualquier palabra o frase está seleccionada aparece resaltada con un cambio de fondo y color de texto (se pone en negativo).

16. 3.1. SELECCIONAR TEXTO • Si se quiere seleccionar una palabra, se hace doble clic sobre ella. • Para seleccionar un párrafo, se hacen tres clic sobre él. Hay varios métodos para seleccionar pero los más habituales son: • Si se quiere seleccionar una línea hay que poner el puntero del ratón en la parte izquierda del margen (en la llamada zona de selección) hasta que se convierta en una flecha que apunta a la derecha y entonces se hace clic. • Para seleccionar un párrafo hay que hacer doble clic en la zona de selección, como anteriormente se explicó. • Si lo que se quiere es seleccionar todo el texto del documento se hace clic tres veces en la zona de selección o en la barra de menús Edición  Seleccionar todo.

17. 3.2. FUNCIONES DE EDICIÓN Las funciones de edición aparecen en prácticamente todos los programas. Su utilidad es muy simple, permiten copiar, cortar y pegar trozos de texto o cualquier objeto, ahorrando así trabajo cuando se quiere repetir palabras o frases, o incluso desplazar trozos de texto de un lugar a otro.

18. 3.2.1. COPIAR La función Copiar es, como su propio nombre indica, realizar una copia de lo seleccionado a otra parte del documento o incluso a otro documento. Para realizarlo hay que, una vez seleccionado, ir a la barra de menús y en Edición  Copiar o pulsar el botón de la barra de herramientas Estándar. Ahora sólo queda indicar a dónde se quiere depositar, esto se hace con la función “Pegar”. Para “Pegar” lo que se encuentra en el portapapeles hay que ir al menú Edición  Pegar o pulsar el botón de la barra de herramientas Estándar.

19. 3.2.2. CORTAR La función Cortar es mover lo seleccionado a otro lugar, es decir borrarlo de donde está y copiarlo a otra parte del documento u otro documento. Para realizar esta función hay que ir al menú Edición  Cortar o pulsar el botón de la barra de herramientas Estándar. Como con la función Copiar luego hay depositarlo al nuevo lugar, realizando la función pegar como ya se explicó en el punto anterior. Word permite realizar esta misma función mediante arrastres con el ratón. Una vez seleccionado el texto u objeto, basta con hacer clic sobre la selección con el botón izquierdo del ratón y sin soltar dicho botón se arrastra hasta el lugar en que se quiere depositar la selección.

20. 3.3. DESHACER También es posible repetir la última acción realizada, y acciones que se han deshecho. Para rehacer una operación hay que ir al menú Edición  Repetir o presionar el botón de la barra de herramientas Estándar. Esta opción permite, como su nombre indica, deshacer todos los pasos dados desde la última vez que se guardó el archivo. Para ello hay que ir al menú Edición  Deshacer o presionar el botón de la barra de herramientas Estándar. Estos dos botones tienen a su derecha una flecha, al presionarla se despliega un menú con una lista de las acciones hechas o deshechas para facilitar el proceso.

21. 3.4. BÚSQUEDA Y SUSTITUCIÓN DE TEXTO En Word existe una forma de buscar automáticamente una palabra dentro de un documento, de esa forma se puede buscar información relacionada con ese tema, o una palabra mal escrita para sustituirla, etc. Para Buscar una palabra se selecciona del menú Edición  Buscar, se abre la ventana “Buscar y reemplazar”.

22. 3.4. BÚSQUEDA Y SUSTITUCIÓN DE TEXTO Dentro del recuadro “Buscar:” se escribe la palabra que se quiera encontrar, y a continuación se pulsa el botón “Buscar siguiente”. El programa buscará esa palabra desde la posición actual hasta el final del documento, la primera coincidencia que encuentre la seleccionará y el programa esperará órdenes sobre la ventana “Buscar y reemplazar”.

23. 3.4. BÚSQUEDA Y SUSTITUCIÓN DE TEXTO La búsqueda se puede afinar más pulsando el botón “Más:”. Aparecerán varias opciones aplicables tanto para el texto buscado como para el que debe sustituirlo, es posible especificar algunas cuestiones de formato con el menú desplegable “Formato”.

24. 3.4. BÚSQUEDA Y SUSTITUCIÓN DE TEXTO Se pueden hacer, además, búsquedas especiales con el menú desplegable Especial, que permite buscar retornos de carro, tabulaciones, de hacer coincidir mayúsculas, la palabra completa o usar un carácter comodín. Las opciones “Coincidir mayús/minús.” y “Palabras completas” sirven para limitar la búsqueda a la localización de esa secuencia de caracteres.

25. 3.4. BÚSQUEDA Y SUSTITUCIÓN DE TEXTO La palabra encontrada se puede sustituir automáticamente por otra. Para sustituir hay que ir a la pestaña “Reemplazar” de la ventana. Es como la pestaña “Buscar” pero se le añade el recuadro “Reemplazar con:”, que es donde hay que poner el texto por el cual se quiera sustituir el texto encontrado. Para reemplazar la palabra encontrada se pulsa el botón “Reemplazar”, y si se quiere reemplazar todas las palabras que coincidan con los criterios de búsqueda de una sola vez se pulsa el botón “Reemplazar todas”. Si no se quiere reemplazar la palabra encontrada se pulsa el botón “Buscar siguiente”.

26. Word revisa automáticamente la ortografía y la gramática mientras se escribe el documento, utilizando un subrayado ondulado de color rojo para indicar los posibles errores ortográficos, y un subrayado ondulado de color verde para indicar los posibles errores gramaticales. 3.5. ORTOGRAFÍA Y GRAMÁTICA Para revisar la gramática y ortografía automática hay que ir al menú Herramientas  Opciones, y en la pestaña “Ortografía y gramática” hay que activar las casillas “Revisar ortografía mientras se escribe”, “Sugerir siempre”, “Activar gramática mientras se escribe” y “Revisar gramática con ortografía”.

27. 3.5. ORTOGRAFÍA Y GRAMÁTICA Si por el contrario, se quiere que la revisión de ortografía y gramática se haga manualmente, hay que ir al menú Herramientas  Ortografía y gramática o pulsar “F7” del teclado. Comenzará a revisar todo el documento, y cuando encuentre una palabra que no reconoce aparece una ventana como la siguiente:

28. 3.5. ORTOGRAFÍA Y GRAMÁTICA Y muestra la palabra que posiblemente sea errónea y una lista de términos que tienen una ortografía similar, resaltando el que más coincida. Si el error fuera gramatical, la ventana informaría de la regla sintáctica incumplida. En esta misma ventana da las siguientes opciones: - Omitir una vez: No se quiere sustituir en ese momento. - Omitir todos: No se quiere sustituir en todo el documento. - Agregar al diccionario: Agregar esa palabra tal como está escrita al diccionario - Cambiar: Sustituir esa palabra por la palabra que haya elegido en el recuadro sugerencias. - Cambiar todas: Es igual que el caso anterior pero se sustituirá esa palabra en todo el documento. - Autocorrección: Se deja al programa que haga las correcciones automáticamente.

29. 4. FORMATOS Word permite que el resultado final del trabajo sea idéntico al que saldría de una imprenta profesional. Para ello tiene todas las posibilidades de formato que se aplican en cualquier libro. Estas opciones se van aplicando conforme se va escribiendo, pero para una mayor claridad de la exposición se verán agrupadas en tres categorías: página, carácter y párrafo.

30. 4.1. FORMATOS DE PÁGINA Dentro de esta categoría se agrupan instrucciones como el tamaño y orientación del papel, los márgenes, encabezados y pies de página, etc. La mayor parte de ellas se concentran en la ventana “Configurar página” a la que se accede desde el menú “Archivo”.

31. Esta ventana está formada por tres pestañas: 4.1. FORMATOS DE PÁGINA - Márgenes: Los márgenes es el espacio que el programa debe dejar entre el borde del papel y donde se empieza a escribir. Basta con introducir las medidas en el cuadro correspondiente: superior, inferior, izquierdo y derecho. El margen de encuadernación es, como su nombre indica, el espacio de la hoja que será ocupado por la encuadernación.

32. Esta ventana está formada por tres pestañas: 4.1. FORMATOS DE PÁGINA - Papel: Aquí se configura el tamaño y la orientación del papel. En el desplegable “Tamaño del papel” aparecen los tamaños soportados por la impresora que se tenga seleccionada. En el caso que se quiera utilizar un tamaño de papel no estándar u otro que no aparezca listado, es posible configurar las medidas en los cuadros “Ancho” y “Alto”. En el apartado “Vista previa” se verán las modificaciones que se vayan haciendo.

33. Esta ventana está formada por tres pestañas: 4.1. FORMATOS DE PÁGINA - Diseño: La mayor parte de las opciones de esta pestaña son aplicables a los encabezados y pies de página y a las secciones, por lo que se explicarán detenidamente más adelante.

34. Sirve para aplicar formato al texto, modificar el tipo de letra, el tamaño, etc. Hay que entrar en el menú Formato  Fuente, y se abrirá la ventana “Fuente”. 4.2. FORMATO FUENTE Esta ventana está formada por tres pestañas, en este manual sólo se va a explicar la pestaña “Fuente” ya que las otras dos pestañas apenas se utilizan.

35. O Fuente: Es el tipo o familia de letra que se aplica. También se puede elegir desde el selector fuente de la barra de herramientas “Formato” O Estilo de fuente: Se refiere a los modos de resaltar la letra, puede ser negrita, cursiva, subrayado o combinándose entre ellos. También se pueden elegir desde la barra de herramientas “Formato” 4.2. FORMATO FUENTE

36. O Tamaño: Se mide en puntos (pto.) que es una medida tipográfica que equivale a 0,35 mm. Como en las opciones anteriores, también se puede elegir desde la barra de herramientas “Formato” O Color de la fuente: Como su nombre indica es para elegir el color que se desea para la fuente. O Estilo de subrayado: En caso que se elija subrayado como “Estilo de la fuente”, aquí se puede elegir el estilo de subrayado. 4.2. FORMATO FUENTE

37. O Color de subrayado: Queda claro que es para indicar el color del subrayado elegido. O Efectos: Aquí se puede elegir distintos tipos de efectos para la fuente. 4.2. FORMATO FUENTE

38. Un párrafo es, en principio, cada una de las divisiones del texto que comienza por una letra en mayúscula y termina con un punto y aparte. Para configurar las distintas opciones de párrafo hay que ir al menú Formato  Párrafo, se abre la ventana “Párrafo”. 4.3. FORMATOS DE PÁRRAFO

39. Para aplicar la configuración de párrafo, basta con que esté el cursor dentro del párrafo a modificar, sin necesidad de seleccionarlo todo. En el caso que se quiera aplicar el mismo formato a varios párrafos se tendrá que seleccionar al menos una parte de cada uno de los párrafos a modificar. Las modificaciones más usuales se pueden elegir desde la barra de herramientas “Formato” y desde la “Regla”. 4.3. FORMATOS DE PÁRRAFO

40. Una sangría es la separación que se puede dejar entre un párrafo y el margen. Hay varios tipos de sangrías: 4.3.1. SANGRÍAS • Sangría de primera línea: Si es sólo la primera línea la que se separa. • Sangría izquierda: Se separan todas las líneas con respecto al margen izquierdo. • Sangría derecha: Se separan todas las líneas con respecto al margen derecho. • - Sangría francesa: Se separan todas las líneas del párrafo menos la primera, se suele emplear en párrafos numerados.

41. Los párrafos numerados o con una viñeta con sangría francesa se pueden hacer directamente con los botones de la barra de herramientas “Formato”. • Los párrafos se sangran mediante los controles que aparecen en la regla: • Dos en la parte izquierda • Uno en la derecha 4.3.1. SANGRÍAS

42. Basta con arrastrarlos sobre la regla y colocarlos como se ve en la siguiente ilustración: 4.3.1. SANGRÍAS

43. Esto mismo se puede hacer desde la ventana que se abre con el menú Formato  Párrafo. Los valores se introducen numéricamente en el cuadro de opción correspondiente. 4.3.1. SANGRÍAS Para seleccionar el tipo de sangría se pulsa en el menú Especial:

44. Word admite varios tipos de alineación: • Izquierda. • Derecha. • Centrada. • Justificada. • Para poner cualquiera de las alineaciones basta con pulsar el botón correspondiente en la barra de herramientas “Formato” o ir al menú Formato  Párrafo. 4.3.2. ALINEACIONES

45. En la ilustración siguiente se puede apreciar los distintos tipos de alineaciones. 4.3.2. ALINEACIONES

46. Los interlineados (la separación entre líneas) más normales son los mismos que los de una máquina de escribir: sencillo, 1,5 líneas y doble. 4.3.3. INTERLINEADO Y LA SEPARCIÓN ENTRE PÁRRAFOS

47. Para aplicar los interlineados hay que ir al menú Formato  Párrafo. Se abrirá la ventana “Párrafo” y dentro de esta ventana en el apartado “Espaciado”. 4.3.3. INTERLINEADO Y LA SEPARCIÓN ENTRE PÁRRAFOS Dentro de este apartado, en el desplegable “Interlineado” se selecciona el tipo de interlineado, también se puede especificar la distancia numérica en el desplegable “En:”

48. El espacio entre párrafos es la separación que se deja entre párrafo con respecto al que le sigue y al que le precede. Aunque un efecto parecido se puede conseguir dándole varias veces a la tecla “Enter”, así no se puede dar medidas concretas e inferiores al espacio dejado por un retorno. Esta instrucción es fundamental dentro de los estilos. 4.3.3. INTERLINEADO Y LA SEPARCIÓN ENTRE PÁRRAFOS Para modificar el espacio entre párrafos se utilizan los menús desplegables “Anterior” y “Posterior” que se encuentran en el apartado “Espaciado” dentro de la ventana “Párrafo”.

49. Cuando se necesita dar al texto dos alineaciones distintas en la misma línea se tiene que usar obligatoriamente los llamados altos de tabulación. 4.3.4. TABULADORES Para modificar el espacio entre párrafos se utilizan los menús desplegables “Anterior” y “Posterior” que se encuentran en el apartado “Espaciado” dentro de la ventana “Párrafo”.

50. La tecla de tabulación desplaza el cursor 1,5 cm. por defecto, si se quiere que se detenga en un punto concreto hay que poner en él una marca de tabulación. Para ello hay que seleccionar primero el tipo de marca de tabulación haciendo clic en el selector que aparece a la izquierda de la regla , y después volviendo hacer clic en el lugar de la regla en que se quiere situar. 4.3.4. TABULADORES Si se quiere mover uno de los altos de tabulación una vez hecha la tabla, hay que tener en cuenta que son independientes para cada párrafo, por lo que si se quiere que se mantengan las alineaciones hay que seleccionar todos los párrafos que compongan la tabla antes de hacerlo.