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Informationssysteme in Hochschulreformen Aktuelle Entwicklungen – Organisationstheoretische Ansätze – Thesen Dipl.-Kffr. Heide Klug 20. DFN-Arbeitstagung über Kommunikationsnetze 8. Juni 2006.

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Presentation Transcript

  1. Informationssysteme in HochschulreformenAktuelle Entwicklungen – Organisationstheoretische Ansätze – ThesenDipl.-Kffr. Heide Klug20. DFN-Arbeitstagung über Kommunikationsnetze8. Juni 2006 Deutsches Forschungsinstitut für öffentliche Verwaltung SpeyerFreiherr-vom-Stein-Straße 2 • Postfach 1409 • D-67324 Speyer am RheinTel.: + 49 - (0) 62 32 / 654 - 386 • Fax: + 49 - (0) 62 32 / 654 - 290E-Mail: foev@foev-speyer.de• Internet: http://www.foev-speyer.de

  2. Gliederung • Aktuelle Entwicklung • Untersuchungsgegenstand • Fallbeispiele • Theoretische Erklärungsansätze • Empirische Ergebnisse • Thesen

  3. Aktuelle Entwicklung • Wettbewerbsdruck • Angespannte Lage der öffentlichen Haushalte • Reformen im Hochschulsektor, z. B. • Zielvereinbarungen • Leistungsorientierte Mittelverteilung • W-Besoldung und Juniorprofessuren • Bologna-Prozess • Einführung von Informationssystemen im Zuge der Reformen

  4. Gegenstand • New Public Management (NPM) • Häufig eingeführte Instrumente • Kaufmännische Buchführung • Dezentrale Ressourcenverantwortung • Unterstützt durch Informationssysteme • „… ein aufeinander abgestimmtes Arrangement, von personellen, organisatorischen und technischen Elementen, das dazu dient, Handlungsträger mit zweckorientiertem Wissen für die Aufgabenerfüllung zu versorgen.“ (Picot et al. 2001)

  5. NPM Instrumente und Informationssysteme Reformmaßnahmen Informationssysteme Dezentrale Ressourcen-verantwortung KaufmännischesRechnungswesen Führungsinformationssysteme Finanzbuchhaltungssysteme Relevante Erfolgsfaktoren • Organisation • Personal • Information und • Kommunikation

  6. Geschäftsprozesspyramide einer Hochschule dezentrale Ressourcenverantwortung strategisch FIS Kennzahlen Kosten-rechnung BilanzG&V Berichte HÜL kaufm. Buchführung operativ Finanz- buchhaltung Haushalts- management Controlling Datenverdichtung Datenbeschaffung Personal- wirtschaft Veranstaltungs- management Facility Management Material-wirtschaft Haneke, 2001

  7. Fallbeispiele • Johannes Gutenberg Universität Mainz • Neues Steuerungsmodell (NSM) 1999-2005 • Technische Universität München • Leitungs-, Entscheidungs-, und Organisationsstrukturen (LEOTUM) ca. 1995-2003 • Ruprecht-Karls-Universität Heidelberg • Projekt IMPULSE 1998-2005 • Carl von Ossietzky Universität Oldenburg • Modellversuch Globalhaushalt 1994-2000

  8. Berichtswesen Intergrierte Verwaltungssoftware Flächenmanagement Partnerschaftliches Verhalten am Arbeitsplatz NSM Evaluation der Modelle Internationalisierung Fachbereichsservice-büros Personalentwicklung Studienbüro Johannes Gutenberg Universität Mainz

  9. Johannes Gutenberg Universität Mainz - IVS Integrierte Verwaltungssoftware • Eingeführte Anwendungssysteme • MACH M1 • MACH Web Marktplatz • PLANON Facility Office • COGNOS PowerPlay und Impromputu • Anzahl Mitarbeiter • ca. 100(mit Aufgaben zusätzlich zum Kerngeschäft) • externe Berater

  10. Fundraising Kampagne Reorganisation Verwaltungsstelle Garching TUMTECH GmbH Reorganisation Zentralabteilung Finanzen Evaluierung der Lehre LEOTUM Ehemaligen-Netzwerk Technischer Betrieb Reorganisation Bibliothek Verwaltungs-DV Fakultäts-servicebüros Akademisches Controlling Kosten- und Leistungsrechnung Leistungs- und belastungsbezogene Mittelverteilung Technische Universität München

  11. Technische Universität München - LEOTUM SAP@TUM • Anwendungssystem • SAP R/3 (FM, FI, CO, HR…) CEUSHB • Anwendungssystem • SAP BW • Anzahl Mitarbeiter • ca. 40 – 50 (intern) • externe Berater

  12. Einführung von SAP R/3* Kaufmännische Buchführung und Landesbetrieb* Einführung des Globalhaushalts* Evaluation des Gesamtprojekts Erfolgs- und leistungsorientierte Mittelvergabe* IMPULSE Schulung, Dokumentation und Öffentlichkeitsarbeit Erprobung universitärer Märkte* Aufbau eines Führungs- und Informationssystems Neuorganisation von Fakultäten und Institutionen* Umsetzung und Weiterentwicklung der Budgetierung Optimierung der universitären Binnenstruktur Ruprecht-Karls-Universität Heidelberg *Teilprojekte Phase I (1998-2002)

  13. Ruprecht-Karls-Universität Heidelberg Projekt IMPULSE • Eingeführte Anwendungssysteme • SAP R/3 • Oracle DW • Discoverer Plus (Präsentationstool) • Anzahl Mitarbeiter • 8 (IMPULSE) • ca. 10 (Linie) • externe Berater

  14. Leistungsorientierte Mittelverteilung* Globalhaushalt Zielvereinbarungen* Einführung SAP R/3 Modell-versuch Global-haushalt Leitbild- und Strategieprozess* (auf Basis BSC-Konzept) Landesbetrieb / kaufmännische Buchführung Organisationsreform Zusammenlegung der Fachbereiche Carl von Ossietzky Universität Oldenburg *aktuelle Projekte

  15. Carl von Ossietzky Universität Oldenburg Modellversuch Globalhaushalt • Eingeführte Anwendungssysteme • SAP R/3 • Anzahl Mitarbeiter • einige zusätzliche Mitarbeiter • (Anzahl nicht genannt)

  16. Technostructure Theoretische Erklärungsansätze • Expertenorganisation nach Mintzberg • Beobachtete Veränderungen

  17. Theoretische Erklärungsansätze • Positive Agenturtheorie • Informationssysteme als Lösung für Agenturprobleme (Informationsasymmetrien) • Komplexität der Prinzipal-Agenten-Beziehungen Ministerium scientific community Rektor Prinzipale und Agenten einer Hochschule CIO Dekan Kanzler Drittmittelgeber Geschäftsführer Dezernent Institutsleiter Abteilungsleiter Lehrstuhlinhaber Wissenschaftliche Mitarbeiter Nicht-wissenschaftl. Mitarbeiter Mitarbeiter der Verwaltung

  18. Empirische Ergebnisse (1/3) • Rolle der Informationssysteme • Umdenken, kaufmännisches Denken • Gestiegene Transparenz, insbesondere Finanzen • zunächst: „politischer Preis“ • später: „unerlässliche Stütze für strategische Entscheidungen“

  19. Empirische Ergebnisse (2/3) • Relevante Erfolgsfaktoren • Commitment der Hochschulleitung • Hochschulleitung als Fach- und/oder Machtpromotor • Motivation der Mitarbeiter • Einbindung Externer (Berater oder neue Mitarbeiter) • Planung und straffer Zeitplan (weniger häufig genannt)

  20. Empirische Ergebnisse (3/3) • Zielerreichung • Realisierung im operativen Bereich größer als im strategischen Bereich • Möglichkeiten der Systeme „bei Weitem nicht ausgeschöpft“ • verfügbare Informationen bleiben ungenutzt • Rahmenbedingungen entscheidend • höher bei bestehenden strukturierten Prozessen • Zunahme der Flexibilität bei Mittelverwendung • bessere Informationsgrundlage für Entscheidungen

  21. Thesen • Zielbildung und Zielformulierung • Berücksichtigung der Gesamtprozesse • Einsatz des Managements • Motivation der Mitarbeiter/Anwender Fazit „Ein erfolgreicher Ansatz berücksichtigt Strategie, Prozesse, Organisations- und Führungsstrukturen sowie IT gleichermaßen. Die Implementierung von technischen Lösungen allein […] reicht nicht aus.“ (Höfer u. Senden 2005)

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