Anja Bajcar, Urad RS za nadzor proračuna

1. Delavnica Notranje kontrole in upravljanje s tveganjiizobraževalni programPrvi delNotranje kontrole Anja Bajcar, Urad RS za nadzor proračuna

2. Notranje kontrole – vsebina predstavitve • Namen predstavitve (spoznati notranje kontrole kot orodje za obvladovanje tveganj ter spoznati možen pristop k vrednotenju notranjih kontrol skladno s smernicami INTOSAI za standarde notranjega kontroliranja za javni sektor; splošna podlaga za 2. del predstavitve – izdelava registra tveganj za proces JN); • Podrobneje o notranjih kontrolah na primeru procesa javnega naročanja (praktične vaje);

3. Definicija notranje kontrole Notranja kontrola je celosten PROCES, sestavljen iz 5-ih medsebojno povezanih sestavin, ki ga izvaja vodstvo in drugi zaposleni v organizaciji z namenom, da NASLOVI TVEGANJA in da daje razumno (sprejemljivo) zagotovilo, da bodo doseženi naslednji splošni CILJI organizacije: • Uspešnost in učinkovitost poslovanja(vključno z varovanjem sredstev pred izgubo, napačno uporabo in poškodbo); • Zanesljivost finančnega poročanja; • Skladnost s z veljavnimi zakoni, predpisi in navodili; Notranjo kontrolo izvajajo ljudje in ne zajema samo priročnikov, int. aktov in obrazcev, temveč predvsem zaposlence na različnih hierarhičnih ravneh. Notranja kontrola predstavlja orodje za doseganje cilja in ni sama sebi namen. Notranja kontrola naj bi bila vgrajena v postopke in ne dodana postopkom!

4. NK in hierarhične ravni v organizaciji NK so sredstvo, s pomočjo katerega lahko spodbudimo komunikacijo med različnimi nivoji v organizaciji Skrbi za nadzor Poslovodstvo Postavlja namene organizacije Prevzema splošno odgovornost za ureditev NK → mora zagotavljati, da pooblaščene osebe in zaposleni opravljajo naloge, potrebne za učinkovito delovanje NK. L i n i j s k o v o d s t v o Navadno najlažje razumejo vlogo NK O s e b e, k i i z v a j a j o a k t i v n o s t i

5. Lastnosti kontrol • Kontrolno aktivnost lahko razumemo kot popolno šele takrat, ko so jasno navedene naslednje lastnosti : • Cilji:cilje NK je potrebno navesti predvsem zato, da: • NK niso namenjene kar “same sebi” ter • da preverimo ali je cilj te NK še vedno realen; • Nosilec: oseba, ki je odgovorna za izvedbo kontrole vsakič, ko je to potrebno; poleg “lastnika” NK je potrebno določiti tudi “namestnika”; • Proces, nakaterega se kontrola nanaša; • Opis: način izvajanja kontrole je treba podrobno opisati; določiti je potrebno tudi pogostost izvajanja te kontrole; • Ročna/računalniška kontrola; • Vrsta kontrole; • Zrelost kontrole;

6. Vrste kontrol • Preprečevalne kontrole • Kontrole, s pomočjo katerih omejujemo verjetnost nastanka nezaželenega dogodka. Večina kontrol, ki se jih izvaja znotraj organizacije, je te vrste. Primeri: Razmejitev nalog,omejitev pravic pooblaščenim osebam,.. • Popravljalne kontrole • Kontrole, namenjene odpravljanju posledic nezaželenih dogodkov. Primeri: pogodbene sankcije;zavarovanje;rezervni načrti (zagotavljanje nepretrganega poslovanja/načrt obnovitev IT sistema,...) • Usmerjevalne kontrole • Kontrole, s pomočjo katerih se zagotavlja doseganje želenega rezultata. Slednje kontrole so posebej pomembne v primerih, ko se je nujno izogniti nastanku neželenega dogodka– ponavadi se uporabljajo na področju zdravstva in varnosti ali zaščite. Primeri:zahtevana uporaba osebne varovalne opreme pri opravljanju nevarnih nalog, usposabljanje delavcev pred samostojnim izvajanjem naloge,... • Odkrivalne kontrole • Kontrole, namenjene odkrivanju neželenih dogodkov. Kontrole so ustrezne takrat, ko so morebitne poslediceneželenih dogodkov še sprejemljive. Primeri: inventura (neodobreni primanjkljaji),primerjanjepodatkov različnih virov (nedovoljene transakcije),...

7. Zrelost kontrol 1. raven: Nezanesljiva ali nezadovoljiva NK Kontrola ni pravilno zasnovana ali izvedena. 2. raven: Neformalna NK Kontrola je pravilno opredeljena in se izvaja, vendar ni formalno opisana. Kontrola je pravilno opredeljena, izvajana in zapisana v postopku, a ni redno preizkušana. 3. raven: Standardizirana NK Kontrola je pravilno opredeljena, izvajana in zapisana v postopku, pravilnost izvajanja kontrole se redno preizkuša, o ugotovitvah se poroča vodstvu. 4. raven: Nadzorovana NK 5. raven: Optimalna NK Kontrola je popolnoma vključena v proces stalnega izboljševanja.

8. Pet medsebojno povezanih elementov notranjega kontroliranja Je temelj celotne ureditve notranjega kontroliranja, določa red, ustroj in razpoloženje, ki vpliva na celotno kakovost notranjega kontroliranja. 1. Kontrolno okolje Ocenjevanje tveganja, kot sestavina notranjega kontroliranja, ima ključno vlogo pri izbiri ustreznih kontrolnih aktivnosti, ki naj bi jih sprejeli. Gre za proces prepoznavanja in analiziranja tveganj, ki se nanašajo na doseganje namenov organizacije in odločanje o ustreznem odzivanju. 2. Analiza tveganj Glavna strategija za zmanjšanje tveganj temelji na NK aktivnostih. To so aktivnosti, ki jih razumemo kot “notranje kontrole” v običajnem pomenu besede in zajemajo ukrepe, kot so npr. razmejitev nalog, usklajevanje računov in kontrole obdelave podatkov, ipd. 3. Kontrolne aktivnosti Uspešno informiranje in komuniciranje je bistvenega pomena za organizacijo, za vodenje in nadziranje njenega delovanja. Poslovodstvo potrebuje dostop do ustreznih, popolnih, zanesljivih, točnih in pravočasnih sporočil, ki se nanašajo na notranje in zunanje dogodke. 4. Informiranje in komuniciranje Organizacije se nenehno soočajo s spremembami. Zato je potrebno ureditev NK tekoče spremljati, da NK ostanejo usklajene s spremenjenimi nameni, dejavniki in tveganjem. 5. Nadziranje

9. Pet medsebojno povezanih elementov notranjega kontroliranja (nadaljevanje) Elemente lahko predstavimo na naslednji način: Uspešnost in učinkovitost operacij Skladnost z zakoni in predpisi Zanesljivost informacij Aktivnost B Nadziranje Informiranje in komuniciranje Aktivnost A Kontrolne aktivnosti Enota B Analiza tveganj Unité A Enota A Kontrolno okolje Opomba: Obstaja neposredna povezanost med splošnimi nameni organizacije in sestavinami notranjega kontroliranja. Zgornji okvir notranjega kontroliranja je primeren in uporaben za vse organizacije, kako ga bo poslovodstvo uporabilo, pa bo v veliki meri odvisno od števila posebnih dejavnikov organizacije: ustroja, sloga tveganja, okolja poslovanja, velikosti, zapletenosti dejavnosti, ipd.

10. Nadziranje Kontrolne aktivnosti Informiranje in komuniciranje Informiranje in komuniciranje Analiza tveganj Kontrolno okolje Pet medsebojno povezanih elementov notranjega kontroliranja (nadaljevanje) Elemente NK lahko predstavimo tudi na naslednji način:

11. Notranje kontrole v procesu JAVNEGA NAROČANJA

12. 1. Kontrolno okolje

13. Kontrolno okolje – ključni dejavniki • Ključni dejavniki kontrolnega okolja • Neoporečnost in etične vrednote; • Zavezanost k usposobljenosti in upravljanju s kadri; • Filozofija vodenja in način delovanja; • Organizacijska struktura (vključno z delegiranjem pristojnosti in odgovornosti); • Odgovornost (gre predvsem za odgovornost, da je organizacija vzpostavila obveznost rednega poročanja o stanju na področju upravljanja s tveganji, notranjega kontroliranja in notranjega revidiranja);

14. Opredelitev ključnih ciljev notranjih kontrol v prvem elementu notranje kontrole – “KONTROLNEM OKOLJU”Proces: javno naročanje Ključni cilji notranjih kontrol Dejavniki kontrolnega okolja Spoštovanje kodeksa etičnega ravnanja, predpisov in usmeritev s strani oseb, ki se z odgovornostmi vključujejo v proces javnega naročanja; obstoj evidence daril; preverjanje nekaznovanosti zaposlenih, ki se vključujejo v sistem JN. Neoporečnost in etične vrednote • Ustrezenakt o sistemizaciji v delu, ki se nanaša na osebe, odgovorne • za JN; primerna izobrazba, delovne izkušnje; • Redno strokovno izpopolnjevanje in izobraževanje zaposlenih, ki se • vključujejo v proces javnega naročanja; ustrezno ocenjevanje in • nagrajevanje zaposlenih, ki se vključujejo v proces JN; Zavezanost k usposobljenosti in upravljanju s kadri; • Ustrezen odnos vodilnih do postopkov notranjega kontroliranja in • upravljanja s tveganji na področju javnih naročil; • Sklic rednih kolegijev, kjer se obravnava realizacija zastavljenih ciljev • in planov s področja JN ter se tekoče razčiščujejo morebitne težave pri • javnem naročanju; Filozofija vodenja in način delovanja; Organizacijska struktura (vključno z delegiranjem pristojnosti in odgovornosti); • Ustrezno določena organizacijska struktura z jasno opredeljenimi • izvedbenimi nalogami, odgovornostmi in pristojnostmi posameznih • zaposlenih, ki se vključujejo v proces JN; • - Ustrezno št. usposobljenih zaposlenih in razmejitev nalog; • S strani predstojnika PU je podana usmeritev vodji oddelka JN, da • redno poroča o stanju na področju upravljanja in obvladovanja • tveganj na področju javnih naročil; Odgovornost;

15. 2. Analiza tveganj

16. Analiza tveganj • Povezava NOTRANJE KONTROLE – TVEGANJA: Za vsako od tveganj morda biti vzpostavljena ustrezna kontrola s kontrolnim ciljem. Identificirana in razvrščena tveganja z definiranimi kontrolnimi postopki in kontrolnimi cilji so podlaga za ustrezen in delujoč sistem NK. • Gre za proces prepoznavanja in vrednotenja tveganj, ki se nanašajo na doseganje namenov organizacije in odločanje o ustreznem odzivanju. • Določitev ciljev/namenov mora biti opredeljena preden začnemo s procesom prepoznavanja tveganj. • Proces prepoznavanja in vrednotenja tveganj mora delovati neprestano, gospodarno, izvajati ga morajo osebe z ustreznimi izkušnjami, ki lahko merodajno prepoznajo in ocenijo možna tveganja. • Ključni namen analize tveganj je informirati poslovodstvo o področnih tveganjih, kjer je potrebno sprejeti ukrepe in o njihovi relativni prednosti.

17. Opredelitev ključnih ciljev notranjih kontrol v 2. elementu notranje kontrole – “ANALIZI TVEGANJ”Proces: javno naročanje Ključni cilji notranjih kontrol Dejavniki analize tveganj • Ustrezno opredeljeni prednostni cilji nabav, ki podpirajo cilje • PU in jih zaposleni dobro poznajo; • Opredeljena so tveganja posameznih faz procesa javnih • naročil; Prepoznavanje tveganj • Za vsako tveganje opredeljena verjetnost, vpliv in odziv na tveganje (izdelan je register tveganj za področje JN); Vrednotenje tveganj • Izdelana ocena še sprejemljive ravni tveganja nepravilnosti in nesmotrnosti sistema javnega naročanjas strani predstojnika/poslovodstva; Ocenjevanje za organizacijo še sprejemljive ravni tveganj • Postopki notranjega kontroliranja v procesu JN so oblikovani • glede na pomembna tveganja, redni mehanizem preverjanja • njihove ustreznosti; • - Redno posodabljanje registra tveganj s strani odgovornih oseb; Razvijanje odzivov

18. 3. Kontrolne aktivnosti

19. Kontrolne aktivnosti Bistveno: Kontrolne aktivnosti morajo biti ažurno definirane in pravočasno delegirane zaposlenim. Takšna sled je EDINI DOKAZ na podlagi katerega se lahko preverja izvajanje vzpostavljenega sistema NK. Na ključnih področjih kontrolnega sistema je nujno, da se zagotovi obstoj SLEDI o opravljenih kontrolah.

20. Opredelitev ključnih ciljev notranjih kontrol v 3. elementu notranje kontrole – “KONTROLNIH AKTIVNOSTIH”Proces: javno naročanje

21. Opredelitev ključnih ciljev notranjih kontrol v 3. elementu notranje kontrole – “KONTROLNIH AKTIVNOSTIH” (nadaljevanje)Proces: javno naročanje

22. Opredelitev ključnih ciljev notranjih kontrol v 3. elementu notranje kontrole – “KONTROLNIH AKTIVNOSTIH” (nadaljevanje)Proces: javno naročanje

23. 4. Informiranje in komuniciranje

24. Predpogoj za zanesljive in ustrezne informacije je TAKOJŠNJE EVIDENTIRANJE dogodkov. Informiranje in komuniciranje V celoti dokumentirati ureditev NK ter vse posle in pomembne dogodke. ZATO • Primerno informiranje in učinkovito komuniciranje sta bistvena za uresničevanje namenov notranjega kontroliranja. • Za INFORMIRANJE je bistvenega pomena: • ZANESLJIVOST, ZADOSTNOST, USTREZNOST in KORISTNOST informacij; • USTREZEN PRENOS informacij o delovanju NK do vseh zaposlenih v organizaciji, ki je odvisen od uspešne komunikacije; • KOMUNICIRANJE: poteka v vseh smereh organizacije: navzgor, počez, navzdol, skozi vse sestavine in v celotnem ustroju. Pomembno je da: • komuniciranje poteka obojesmerno, med poslovodstvom in zaposlenimi, • obstaja uspešna komunikacija poslovodstva z zunanjimi strankami.

25. Poročanje • Kaj in komu se poroča? • Poročati je treba o vseh ugotovljenihpomanjkljivostih sistema upravljanja s tveganji, ki lahko ogrozijo sposobnost organizacije za razvoj in izvajanje strategije ter določanje in doseganje njenih ciljev: • osebam, ki so odgovorne za sprejemanje potrebnih ukrepov, • njim nadrejenim osebam. • Poleg pomanjkljivosti se poroča tudi o ugotovljenih priložnostih, s katerimi lahko organizacija poveča verjetnost doseganja zastavljenih ciljev ter seveda o dobrih rešitvahsistema upravljanja s tveganji in notranjih kontrol. • Vzpostavljen mora biti sistem PERIODIČNEGA poročanja o opravljenih kontrolah in drugih pomembnih ugotovitvah.

26. Opredelitev ključnih ciljev notranjih kontrol v 4. elementu notranje kontrole – “INFORMIRANJE in KOMUNICIRANJE” Proces: javno naročanje Dejavniki informiranja in komuniciranja Ključni cilji notranjih kontrol - Dostop poslovodstva do ustreznih informacij, povezanih z izvajanjem JN (evidenca o izvedenih JN, urejena dokumentacija, poraba sredstev po posameznih pogodbah, realizacija finančnega načrta); - Ustrezen IS za podporo javnemu naročanju (ki omogoča spremljanje Ciljev in učinkovit nadzor nad poslovanjem) in ki se sprotno prilagaja spremembam PU v skladu s cilji in strategijo; Notranje informiranje - Pravočasno posredovanje celovitega načrta nabav in statistike o oddanih JN MF; Zunanje informiranje - Vzpostavljene ustrezne in učinkovite poti komuniciranja med vodjo oddelka za JN in poslovodstvom PU, odprtost poslovodstva za priporočila v smeri izboljšanja postopkov notranjega kontroliranja; - Med zaposlenimi, ki se s svojimi odgovornostmi vključujejo v proces JN, obstaja ustrezna in učinkovita pisna ter ustna komunikacija; - Zaposlenim, ki se s svojimi odgovornostmi vključujejo v proces JN, je omogočeno poročanje o morebitnih nepravilnostih in problemih; - Zaposleni, ki se s svojimi odgovornostmi vključujejo v proces JN, konstruktivno in ažurno odgovarjajo na pritožbe drugih organizacijskih enot in zunanjih strank, z obsegom in vsebino teh pritožb pa je seznanjeno tudi vodstvo PU; Notranje in zunanje komuniciranje

27. 5. Nadziranje

28. Nadziranje • Nadziranje zagotavlja neprekinjeno izvajanja notranjih kontrol na vseh ravneh organizacije. • Kdo je odgovorenza izvajanje nadziranja? • Vodje na vseh ravneh,ki analizirajo rezultate kontrolnih aktivnosti in preverjajo njegovo učinkovitost. • Dokumenti o nadzoru delovanja notranjekontrolnega sistema morajo biti na voljo v obliki zapisov osebe, ki izvaja nadzor.

29. Opredelitev ključnih ciljev notranjih kontrol v 5. elementu notranje kontrole – “NADZIRANJE”Proces: javno naročanje

30. Hvala za pozornost.