Raportowanie, monitorowanie oraz przepływy finansowe

1. Szwajcarsko-Polski Program Współpracy Raportowanie, monitorowanie oraz przepływy finansowe 14-16.03.2012 Muszyna opracowanie JEMS Architekci

2. KLUCZOWE DOKUMENTY Kwestie związane z raportowaniem, monitorowaniem oraz systemem płatności uregulowane zostały w następujących dokumentach: • rozdziałach 3.5 – 3.6 Systemu zarządzania i wdrażania SPPW zatwierdzonego 30 czerwca 2008 r. z późniejszymi zmianami • Systemie monitorowania SPPW • Systemie przepływów finansowych SPPW • § 12 „System płatności” i § 16 „Sprawozdawczość” Umowy w sprawie Realizacji Projektu (wzór nr 1, 2, 4, 6) lub • § 11 „Rozliczenie wydatków” i § 15 „Sprawozdawczość” Porozumienia w sprawie Realizacji Projektu (wzór nr 3, 5)

3. STRUKTURA INSTYTUCJONALNA Instytucja Realizująca oraz ew. partnerzy projektu Instytucja Pośrednicząca (Władza Wdrażająca Programy Europejskie) Krajowa Instytucja Koordynująca (Ministerstwo Rozwoju Regionalnego) Instytucja Płatnicza (Ministerstwo Finansów) Instytucja Audytu (Ministerstwo Finansów) Komitet Monitorujący oraz Bank Gospodarstwa Krajowego

4. PRZEPŁYWY FINANSOWE • Uwzględniając zapisy Ustawy o finansach publicznych Instytucje Realizujące projekty dzielone są ogólnie na: • - jednostki będące państwowymi jednostkami budżetowymi • - jednostki nie będące państwowymi jednostkami budżetowymi. • Ma to wpływ na system przepływów finansowych projektu!

5. PRZEPŁYWY FINANSOWE A zatem… w przypadku Instytucji Realizujących będących państwowymi jednostkami budżetowymi środki finansowe budżetu państwa na realizację projektu zapewnione w budżecie danej jednostki. Zadaniem Instytucji Pośredniczącej jest poświadczenie kwalifikowalności poniesionych wydatków na podstawie składanych przez Instytucję Realizującą raportów okresowych z realizacji projektu, wniosków o płatność oraz dokumentacji towarzyszącej. Brak fizycznego przepływu środków finansowych do Instytucji Realizującej, gdyż środki na potrzeby realizacji projektu posiada we własnym budżecie!

6. PRZEPŁYWY FINANSOWE Natomiast.... w przypadku Instytucji Realizujących niebędących państwowymi jednostkami budżetowymi środki finansowe na realizację projektu zapewnione w budżecie Instytucji Pośredniczącej (budżet środków europejskich) Zadaniem Instytucji Pośredniczącej jest poświadczenie kwalifikowalności poniesionych wydatków na podstawie składanych przez Instytucję Realizującą raportów okresowych z realizacji projektu, wniosków o płatność oraz dokumentacji towarzyszącej, a także zlecenie dokonania płatności środków SPPW na rzecz IR przez Bank Gospodarstwa Krajowego. Fizyczny przepływ środków finansowych z Banku Gospodarstwa Krajowego do Instytucji Realizującej na zlecenie Instytucji Pośredniczącej!

7. PRZEPŁYWY FINANSOWE • Systemy płatności środków SPPW: • system zaliczkowy – system zaliczek odnawialnych wypłacanych w formie pierwszej płatności, płatności okresowych oraz płatności końcowej • system refundacyjny – system płatności okresowych i płatności końcowej stanowiących refundację faktycznie poniesionych wydatków. • Do realizacji projektów w systemie zaliczkowym uprawnione są wyłącznie podmioty wymienione rodzajowo w opracowanym przez KIK Opisie systemu zaliczkowego Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy.

8. RAPORTOWANIE I MONITOROWANIE NA POZIOMIE PROJEKTU • cykl raportowania okresowego - Raporty okresowe z realizacji projektu (poza tym Raporty roczne z realizacji projektu oraz Raport końcowy z realizacji projektu) oraz Wnioski o płatność • okresy sprawozdawcze ustalane oddzielnie dla każdego projektu (od 3 do 6 miesięcy) a kwoty przyporządkowywane do okresów sprawozdawczych wg daty poniesienia wydatku • Wniosek o płatność oraz Raport okresowy z realizacji projektu sporządzane na wzorach określonych przez KIK • do Wniosku o płatność Instytucja Realizująca załącza dokumentację źródłową wymaganą wytycznymi ws. kwalifikowalności wydatków, potwierdzającą poniesienie raportowanych wydatków • Wniosek o płatność wraz z Raportem okresowym i dokumentacją towarzyszącą przekazywany przez Instytucję Realizującą do Instytucji Pośredniczącej w wersji papierowej i elektronicznej do 20. dnia miesiąca po zakończeniu okresu sprawozdawczego

9. RAPORTOWANIE I MONITOROWANIE NA POZIOMIE PROJEKTU Weryfikacja Wniosku, Raportu i załączonych dokumentów: • sprawdzenie kompletności złożonej dokumentacji • sprawdzenie poprawności złożonej dokumentacji • sprawdzenie zgodności dokumentacji z Umową w sprawie Realizacji projektu (w tym Kompletną Propozycją Projektu), a także pod względem braku wystąpienia podwójnego finansowania • weryfikacja kwalifikowalności wydatków • weryfikacja ewidencji kosztów, wydatków i ew. przychodów w systemie finansowo-księgowym

10. RAPORTOWANIE I MONITOROWANIE NA POZIOMIE PROJEKTU • w przypadku wystąpienia błędów/braków w dokumentacji lub konieczności uzyskania wyjaśnień Instytucja Pośrednicząca przekazuje drogą elektroniczną lub w formie papierowej uwagi do Instytucji Realizującej • w terminie 5 dni roboczych od otrzymania uwag Instytucja Realizująca przekazuje skorygowaną dokumentację, dokonuje uzupełnienia dokumentacji lub udziela stosownych wyjaśnień • Instytucja Pośrednicząca może uzupełniać lub poprawiać wnioski o płatność, po konsultacjach z Instytucją Realizującą, w zakresie oczywistych omyłek o charakterze technicznym lub rachunkowym • Instytucja Pośrednicząca akceptuje Wniosek o płatność oraz Raport okresowy z realizacji Projektu – zatwierdzenie Wniosku o płatność oraz Raportu okresowego przekazywane IR w formie papierowej

11. RAPORTOWANIE I MONITOROWANIE NA POZIOMIE PROJEKTU • w terminie 5 dni roboczych od dnia akceptacji dokumentacji przez Instytucję Pośredniczącą składa ona zlecenie płatności środków SPPW do Banku Gospodarstwa Krajowego • Bank Gospodarstwa Krajowego realizuje przelewy zgodnie z ustalanym na początku roku Terminarzem płatności środków europejskich - sesje transakcyjne co ok. 7 dni kalendarzowych • po zrealizowaniu przelewu przez BGK Instytucja Pośrednicząca informuje drogą elektroniczną lub w formie papierowej Instytucję Realizującą o przelewie środków na jej rachunek bankowy • Instytucja Pośrednicząca ewidencjonuje w swoim systemie finansowo-księgowym dokonanie wydatku na rzecz IR

12. RAPORTOWANIE I MONITOROWANIE NA POZIOMIE PROJEKTU Oprócz raportów okresowych z realizacji projektu IR składa: • Raporty roczne z realizacji projektu – do 15 lutego kolejnego roku sprawozdawczego • Raport z zakończenia realizacji projektu – termin jak dla ostatniego wniosku o płatność • Końcowy raport finansowy – termin jak dla ostatniego wniosku o płatność Raporty sporządzane są na wzorach określonych przez Krajową Instytucję Koordynującą w języku polskim i angielskim. Raporty przesyłane są do Instytucji Pośredniczącej w wersji papierowej i elektronicznej.

13. RAPORTOWANIE I MONITOROWANIE NA POZIOMIE PROJEKTU PIERWSZA PŁATNOŚĆ W SYSTEMIE ZALICZKOWYM Jeśli decyzją strony szwajcarskiej projekt jest realizowany w systemie zaliczkowym, wówczas pierwsza płatność jest wypłacana po podpisaniu przez Instytucję Realizującą Umowy w sprawie Realizacji Projektu oraz wniesieniu zabezpieczenia prawidłowego wykonania umowy (nie dotyczy jednostek samorządu terytorialnego). Kwota pierwszej płatności jest określana w CHF w Umowie w sprawie Realizacji Projektu a jej wypłata następuje jako równowartość kwoty CHF w PLN przeliczonej po kursie kupna NBP z dnia złożenia zlecenia przez Instytucję Pośredniczącą do Banku Gospodarstwa Krajowego. Instytucja Pośrednicząca przekazuje Instytucji Realizującej wzór wniosku o pierwszą płatność w momencie podpisywania Umowy w sprawie Realizacji Projektu.

14. RAPORTOWANIE I MONITOROWANIE NA POZIOMIE PROJEKTU • UWAGA! • PŁATNOŚĆ KOŃCOWA WE WSZYSTKICH PROJEKTACH! • Dłuższe terminy przekazania dokumentacji do Instytucji Pośredniczącej – do końca drugiego miesiąca po zakończeniu projektu. • Kwota płatności końcowej określona w CHF w Umowie w sprawie Realizacji Projektu. • Więcej dokumentów do złożenia – ostatni Wniosek o płatność oraz Raport okresowy z realizacji projektu, Raport z zakończenia projektu, Końcowy raport finansowy oraz wnioski i rekomendacje z końcowego audytu finansowego. • Wypłata płatności końcowej dokonywana po zatwierdzeniu ww. dokumentów przez stronę szwajcarską. Zlecenie składane przez Instytucję Pośredniczącą do BGK w ciągu 5 dni roboczych od zatwierdzenia ww. dokumentów.

15. KONTROLA DOKONYWANA PRZEZ WWPE KONTROLA ADMINISTRACYJNA • dotyczy 100% wydatków dokonywanych przez Instytucje Realizujące w ramach Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy • dokumentacja przygotowana przez Instytucje Realizujące zgodnie z wymaganiami Instytucji Pośredniczącej przesyłana do siedziby WWPE • kontrola jednolita dla całego projektu – identyczna dla środków SPPW i wkładu własnego • jako potwierdzenie IR otrzymuje: - zatwierdzenie Wniosku o płatność - zatwierdzenie Raportu okresowego z realizacji projektu

16. KONTROLA DOKONYWANA PRZEZ WWPE • KONTROLA NA MIEJSCU • ma charakter kontroli uzupełniającej do kontroli administracyjnej • kontrole planowe oraz kontrole ad-hoc • kontrole planowe – zgodnie z planami wizyt monitorujących na dany okres • kontrole ad-hoc – w przypadku problemów w trakcie kontroli administracyjnej lub w innych tego wymagających przypadkach • kontrole na miejscu dokonywane przez pracowników WWPE bądź przez osoby/firmy monitorujące wdrażanie projektów na zlecenie WWPE • jako potwierdzenie IR otrzymuje raport z kontroli na miejscu z wnioskami i rekomendacjami, do których może zgłosić uwagi w określonym terminie

17. DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ!