Análise administrativa

1. Análise administrativa Ariel Uff 2010 OSMII - Itaperuna

2. Análise administrativa • Conceito • Processo de trabalho • Efetuar diagnósticos situacionais das causas e estudar soluções integradas para problemas administrativos. • Momentos • Diagnóstico • Intervenção

3. Condições ótimas • Apoio da administração estratégica • Diretrizes gerais, escopo e limitações • Perspectiva global da empresa • Integração dos objetivos organizacionais e das necessidades individuais • Considerar a organização um sistema aberto

4. Aplicações da análise • Aprovar uma estrutura organizacional • Permitir uma reorganização da estrutura – funcional. • Desenvolver equipes; identificação das políticas organizacionais etc. • Identificar conflitos organizacionais e planejar soluções. • Avaliar pesquisas organizacionais- retroalimentação

5. Aplicações da análise • Implantar novas técnicas gerenciais e operacionais. • Levantar necessidades de treinamento. • Contribuir na implantação de práticas administrativas aperfeiçoadas, para criação de: planos de organização; instruções de trabalho; manuais etc. • Simplificação e racionalização do trabalho. • Alocação de recursos; layout; formulários. • Realizar análise profissiográfica

6. Responsbilidades do analista • Promover uma metodologia contínua que possa ser seguida na realização do estudo. • Tipificar os estudos e suas dificuldades.

7. Superando as dificuldades • Contatos iniciais • Informar o público alvo • Estruturar o processo de diagnóstico e posterior iintervenção de forma a obter cooperação e comprometimento. • Emitir relatórios periódicos sobre a evolução. • Tornar o processo rápido. • Atingir a cultura organizacional.

8. Programa de trabalho • Fase I – Diagnóstico situacional das causas • Levantamento • Crítica do levantamento • Fase II – Estudo da solução dos problemas • Plnejamento da solução • Crítica do planejamento. • Fase III – implementação das mudanças • Implemntação • Controle dos resultados

9. Levantamento • Revisão bibliográfica • Instrumentos escritos internos e externos. • Questionário • Tempo escasso; tratamento estatístico das informações; grande distância geográfica para entrevistas. • Entrevistas • Memória organizacional; conhecer as competências. • Observação Pessoal • Comparação das informações obtidas com a realidade dos fatos sob análise. • Permite a proposição de novos estudos a partir de necessidades auditadas e ou percebidas.

10. Estratégia de levantamento • Iniciar pelas rotinas mais importantes. • A revisão das rotinas importantes afetará as secundárias • Sempre definir o objetivo ou finalidade da rotina. • Iniciar a análise por gráficos – fluxogramas. • Trabalhar somente com casos reais. • Trabalhar com realtórios e todos os formulários que integram as rotinas. • Passar por todos os postos de trabalho e ouvir cada operador separadamente.

11. Estratégia de levantamento • Verifique cada execução de trabalho minusciosamente incllusive quanto aos arquivos e documentação pertinente. • Concentre-se na rotina obsevada sem deixar de examinar as providências relativas a casos especiais. • Procure estabelecer umambiente amistoso, profissional,simpático e impessoal. • Durante a conversa de cada operador, pergunte: • De quem ele recebe o trabalho? • Como ele recebe o trabalho? • O que faz exatamente? • Como ele passa o trabalho? • Para quem ele passa o trabalho? • Anote caso surjam idéias durante as entrevistas • Elabore um fluxograma da rotina existente

12. Crítica do levantamento • Fornece base para exame e discussão • Faz uso das boas idéias e práticas existentes • Reduz a possibilidade de ignorar atividades essenciais. • Auxiliará na redação de mauais e procedimentos. • Se não permitir a solução dos problemas devido a falhas ou omissões – refazer.

13. Planejamento da soluçãoprojeto lógico • Planejamento das modificações necessárias • Compatibilização da solução • Avaliar os reflexos da mudança • Concientização da necessidade das alterações. • Institucionalização dos mecanismos de auto- sustentação da mudança. • Relatório

14. Só um gênio consegue este milagre

15. funcionamento