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Estrategia Conceptos iniciales

Estrategia Conceptos iniciales. Gustavo Hernández. Índice. ¿Qué es necesario conocer antes de desarrollar la estrategia? Resumen y recomendaciones Un Proceso para construir el plan Armar el plan con la información disponible Una Plantilla ejemplo para desarrollar el plan.

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Estrategia Conceptos iniciales

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Presentation Transcript

  1. EstrategiaConceptos iniciales Gustavo Hernández

  2. Índice • ¿Qué es necesario conocer antes de desarrollar la estrategia? • Resumen y recomendaciones • Un Proceso para construir el plan • Armar el plan con la información disponible • Una Plantilla ejemplo para desarrollar el plan

  3. ¿Qué es necesario conocer antes de desarrollar la estrategia? Índice

  4. La estrategia de TI pretende posicionar a la TI dentro del negocio • Para el desarrollo de la estrategia es necesario considerar • ¿Cuál es la misión y visión del ministerio? • ¿Cuál es la misión y visión de la División de Informática? • Imaginar, ¿cómo los recursos del área TI pueden permitir al ministerio lograr sus objetivos?

  5. Los planes poseen una estructura similarHablan de lineamientos y objetivos Resumen para quien no desee profundizar • Introducción • Resumen Ejecutivo • Misión, Visión • Documento de estrategia • La evolución de la tecnología en la organización • El nuevo rol de la tecnología • Desafíos y oportunidades • Plan estratégico de TI • Definir que permitirá cada lineamiento • Plan operativo de TI • Qué se ha hecho • Qué se va a hacer • Riesgos y potenciales problemas Definir el mundo ideal * No anclarse en las situación actual • Define dónde se pretende posicionar al área de TI • *Se basa en: • Anclajes tradicionales en la toma de decisiones • Definición del mundo ideal

  6. Los lineamientos poseen tres partesDemanda, Control, Entrega • Para cada lineamiento se puede definir los siguientes elementos: • Gestionar la demanda • ¿Qué contexto de negocio apoya el lineamiento? • ¿Cómo el negocio puede beneficiarse con el lineamiento? • ¿Qué capacidades son necesarias?¿Cómo el área de TI puede contribuir al éxito? • Controlar el desarrollo • ¿Qué mecanismos utilizaré para mantener viva la estrategia? • ¿Cómo se monitoreará el trabajo? • ¿Cómo utilizaré herramientas conocidas para el control? • Normas y Principios, Governance, Métricas, Gestión financiera • Entregar los productos y servicios • ¿Cómo serán y no serán provistos los servicios? • ¿Cómo voy a manejar las adquisiciones? • ¿Cómo la arquitectura soportará las funcionalidades requeridas? • ¿Cómo desarrollaré a los recursos humanos para satisfacer las necesidades?

  7. ¿Qué debería cumplir un plan estratégico? • Al terminar el plan, deberíamos contestar “Si” a las siguientes preguntas

  8. Resumen y recomendaciones Índice

  9. Visión de Largo Plazo, Foco en el Corto PlazoResumen sobre estrategia • Visión de Largo Plazo • Un ministerio: • Más ágil • Proyectos cortos con funcionalidades definidas • Más efectivo en los costos • Apuntar a tecnologías obsoletas y sistemas de información que afecten la eficiencia • Más enfocado en el ciudadano • Establecer mejores servicios • Foco en Corto Plazo • Reconocimiento de lecciones pasadas • Comprometido con el liderazgo en la Adquisición de elementos TIC y la Gestión financiera

  10. Recomendaciones para desarrollar la estrategia Resumen sobre estrategia • No pensar de modo incremental a lo que se hizo en la estrategia del año anterior • Pensar en el modelo de negocio fundamental • Que se puede aprender del ideal y aplicarlo • No pensar en un proyecto periódico con documentos y resultados • Una conversación en la empresa • Al comunicar la estrategia, es necesario considerar • Usar narraciones • Medios que ayuden al compromiso • Usar metáforas para simplificar conceptos • Usar comunicación visual, como video y animación

  11. Un proceso para construir el plan Índice

  12. 1.- La teoría: Misión y VisiónUn Proceso para construir el plan • ¿Cuál es la misión y visión del ministerio? • Mejorar la calidad de vida de las personas • Favoreciendo la integración social • Reduciendo inequidades • Favoreciendo la participación ciudadana • A través de políticas, programas e iniciativas: • Viviendas de mejor calidad • Barrios equipados • Ciudades integradas social y territorialmente, competitivas y sustentables • ¿Cuál es la misión y visión de la División de Informática? • Proveer recursos y soluciones informáticas a unidades y procesos del Minvu • Herramientas tecnológicas de vanguardia • Procedimientos más fluidos y transparentes • Asegurar un servicio de alta calidad y amplia cobertura • Para apoyar las necesidades de información internas como de la ciudadanía

  13. 2.a.- La Poesía – Evolución de TIUn Proceso para construir el plan • La evolución de la tecnología en la organización En el mundo público, las inversiones en tecnología no han alcanzado la productividad que ha logrado en el sector privado. Sin embargo, es necesario considerar que los índices porcentuales de montos invertidos en tecnología respecto de ingresos (sector privado) o presupuesto (sector público) mayor en el sector privado que en el público. Aún hay procesos manuales y otros que podrían ser optimizados al adquirir servicios que no son claves en el desarrollo de las labores del ministerio, que permitirán mantener un adecuado nivel tecnológico para el trabajo diario, con una mejor renovación de instrumentos que en un proceso de adquisición y depreciación de inversiones. Producto de la contingencia y el valor que se le asigna a TI (como soporte de los procesos de negocio) los proyectos desarrollados, al ser comparados con las planificaciones realizadas, habitualmente cuestan más recursos, están atrasados y no entregan las funcionalidades y resultados prometidos. Estas ineficiencias radican en las continuas modificaciones a las solicitudes; Sistemas que deben automatizar, pero que poseen etapas manuales; y finalmente, Sistemas que no se integran. En el ministerio, se ha trabajado desarrollando funcionalidades para resolver macro procesos de negocio, construyendo grandes sistemas personalizados que tardan tiempo en ser terminados.

  14. 2.b.- La Poesía – Nuevo rol de TIUn Proceso para construir el plan • El nuevo rol de la tecnología En la actualidad, en países desarrollados y en empresas preocupadas por la generación de ventajas competitivas, se considera la TI como un aliado de negocio. Por este motivo, se realiza un trabajo conjunto (entre el área de negocio y de TI) para desarrollar iniciativas que generen el máximo valor a las organizaciones. La tecnología de información es un motor de crecimiento, desarrollo e innovación. La TI puede cambiar la forma de operar. Apunta a estandarizar procesos, permitir que sean medibles y mejorables. Los sistemas desarrollados permiten entregar transparencia a los usuarios e interesados, respecto de: los roles, responsabilidades y propiedad de los sistemas.

  15. 2.c.- La Poesía – Desafíos y oportunidadesUn Proceso para construir el plan • Desafíos y oportunidades Los proyectos se pueden transformar desde iniciativas que resuelven en largo tiempo las necesidades de un macro proceso, al desarrollo de un par de funcionalidades en corto tiempo. Es necesario establecer IT Governance para asegurar el rendimiento y la gestión de riesgos del portafolio de servicios. Con esta adopción de buenas prácticas, es posible mejorar la eficiencia y efectividad en el trabajo.

  16. 3.- Determinar a los participantesUn Proceso para construir el plan • Considerar a priori • Comprometer a interesados en el proceso de planificación • Elementos claves en el plan estratégico: • Software • Hardware • RR.HH. • Productos y Servicios • Internos y externos • Prácticas de Gestión Cuáles son los beneficios que se espera de la planificación estratégica de TI Pensar en la TI como un negocio Sponsor: Subsecretaría Priorización de tareas para los próximos 3 años

  17. 4.- Preguntar por sus problemasUn Proceso para construir el plan • Diagnosticar los problemas que pueda tener cada área

  18. 5.- Reutilizar objetivos estratégicosUn Proceso para construir el plan • La mayoría del los planes estudiados contienen estos objetivos:

  19. 6.- Pensar en las soluciones idealesUn Proceso para construir el plan • ¿Cómo resolver las diferencias entre lo ideal de lo actual? • ¿En qué dimensión realizar la evaluación? • Mejorar la eficiencia en la entrega de servicios • Mejorar el intercambio de información • Innovar en la entrega de servicios • Acelerar e Innovar en los procesos del ministerio, utilizando TI • Establecer IT Governance • Hardware • Software • Servicios • Recursos Humanos

  20. 7.- Analizar los proyectos actualesUn Proceso para construir el plan • Revisar el portafolio actual de proyectos • ¿Cómo apoyan los proyectos en desarrollo a disminuir las brechas? • Tareas secundarias • Evaluar el rol de la arquitectura empresarial • Evaluar los riesgos en el rendimiento de los actuales servicios entregados • Determinar el inventario de activos TI

  21. 8.a.- Herramientas antiguas, pero útiles hasta hoyUn Proceso para construir el plan • Matriz FODA • Otros: • Arquitectura tecnológica • Habilidades del personal • Foco en la gestión con el cliente

  22. 8.b.- Herramientas antiguas, pero útiles hasta hoyUn Proceso para construir el plan • Utilizar herramientas que pueden parecer poco útiles • Modelo Delta – Solución integral para el cliente • ¿Cómo… • … integrarse con el cliente? • … redefinir la experiencia? • … resolver la mayor gama de problemas?

  23. 9.- Mapear objetivos y misiónUn Proceso para construir el plan

  24. 10.a.- Mapear iniciativas, objetivos y misiónUn Proceso para construir el plan

  25. 10.b.- Mapear iniciativas, objetivos y misiónUn Proceso para construir el plan

  26. 10.c.- Mapear iniciativas, objetivos y misiónUn Proceso para construir el plan

  27. 11.a.- Clasificar iniciativasUn Proceso para construir el plan • Qué se ha hecho • Gestión de proyectos • Se utiliza un encargado de la gestión de los proyectos

  28. 11.b.- Clasificar iniciativasUn Proceso para construir el plan • Qué se va a hacer • Proyectos en desarrollo • Evaluación de proyectos • Definir la continuidad o cierre de proyectos atrasados • Definir un plazo para terminar con los proyectos atrasados • Solicitud de iniciativas • Plataforma para la gestión de solicitudes de propuestas • Orientar el desarrollo ágil y Adoptar las mejores prácticas • Proyectos futuros • Trabajar en módulos para liberar funcionalidades en corto plazo • Construir software para procesos de negocio no apoyados por TI • Seleccionar un producto, y determinar XX procesos que no sean apoyados por tecnología • Infraestructura • Permitir la alta disponibilidad a los servicios (Gestión de data center) • Satisfacer necesidades de servicios de hardware (Gestión de Hardware Escritorio)

  29. 11.c.- Clasificar iniciativasUn Proceso para construir el plan • Qué se va a hacer • Proyectos futuros • Definición de presupuestos flexibles • Alinear el trabajo con el desarrollo modular • Asignar presupuesto cada 6 meses • Cómo el Cloud Computing apoyan la eficiencia de operaciones • Investigar sobre la factibilidad de su uso para aplicaciones • Implementar solución y evaluar beneficio • Cómo el Cloud Computing puede disponibilizar los servicios • Adopción segura (Seguridad, Interoperabilidad y Portabilidad) • Evaluar servicios que sufran de colapso en tiempos peak, debido a múltiples accesos • Disminuir los ciclos de adopción, costos y aumentar habilidades • Aumentar la seguridad de TI del ministerio • Cambiar las inversiones TI a plataformas más eficientes

  30. 11.d.- Clasificar iniciativasUn Proceso para construir el plan • Qué se va a hacer • Proyectos futuros • Dashboard con el desarrollo de la estrategia • Asegurar transparencia y asignación de responsabilidades • Desarrollar Benchmark para los servicios compartidos • Benchmark de uso, SLA, Satisfacción usuaria, Costos y efectividad • Apoyar el trabajo de los jefes de proyecto • Definir equipos: Dueños de procesos, equipo TI y Staff financiero • Potenciar una plataforma para difundir las mejores prácticas • Apoyar el trabajo de los programadores • Asignar recursos durante el ciclo de vida del programa de proyectos y reubicar recursos cuando sea posible • Establecer objetivos individuales y globales • Programa de pasantías de trabajadores TI en áreas de negocio • Eliminar las barreras burocráticas

  31. 11.e.- Clasificar iniciativasUn Proceso para construir el plan • Qué se va a hacer • Proyectos futuros • Diseñar marco de adquisición de profesionales • Adquirir experiencia, habilidad y capacidades • Reducir barreras de entrada para compañías innovadoras en TI • Crear material de apoyo y guías para Modelo de Presupuesto TI • Trabajo entre Finanzas y TI, a través de prácticas y modelos flexibles • Definir estrategias para permitir una consolidación de gastos en servicios commodity TI • Definir una herramienta para mejorar el desempeño del ministerio, desde el punto de vista TI • Ajustar la herramienta TechStat a la experiencia del ministerio • Redefinir el rol del CIO del ministerio • Hoy mantiene infraestructura y crea políticas. El siguiente paso es reformar a través de la gestión del portafolio

  32. 11.f.- Clasificar iniciativasUn Proceso para construir el plan • Qué se va a hacer • Proyectos futuros • Plan de gestión de data center • Disminuir el costo de hardware, software y operaciones

  33. Armar el plan con la información disponible Índice

  34. Proceso de Planificación estratégica de TIDefinición del Plan estratégico • Alinear los proyectos TI a los objetivos de negocio • Comparar el portafolio de TI y compararlo con los objetivos de negocio • Aislar proyectos y servicios desalineados • Comparar prácticas de IT Governancey compararlas con objetivos de negocio • Eliminar las prácticas desalineadas • Definir una visión de negocio • Definir soluciones candidatas • Mapear los elementos críticos y los objetivos de negocio • Utilizar técnicas de análisis y definir procesos de evaluación de resultados • Seleccionar las iniciativas estratégicas • Categorizar por: Valor, Costos, Riesgos • Asociar KPI’spara su evaluación • Establecer requerimientos de Governance • Validar el alineamiento con la estrategia empresarial • Definir un framework de roles, responsabilidades, gestión de rendimiento y riesgos

  35. Proceso de Planificación estratégica de TIDefinición del Plan estratégico • Preparar el Plan estratégico • Definir una visión de TI • Establecer la misión, definir principios y analizar las oportunidades tecnológicas • Mapear las iniciativas con los objetivos del ministerio • Establecer casos de negocio y oportunidades tecnológicas • Emplear matrices para la priorización • Presupuesto para la inversión • Estimar los recursos para las iniciativas • Considerar el Costo Total de Propiedad TCO • Seleccionar las iniciativas estratégicas • Producir el plan final Misión Visión

  36. Proceso de Planificación estratégica de TIEjecución del Plan estratégico • Comunicar el plan • Tener soporte de sponsors importantes en el ministerio • Lograr aceptación y compromiso con el plan • Establecer iniciativas claves de implementación • Desarrollar planes tácticos • Actualizar el portafolio de proyectos • Monitorear y mejorar el plan • Solicitar feedback de los interesados • Establecer métricas para asegurar la eficiencia del portafolio • Tomar acciones correctivas sobre el plan

  37. Una Plantilla Ejemplo para desarrollar Plan Índice

  38. Actividades generales de un plan estratégico • Para ser exhaustivo, se debe completar la mayor cantidad de actividades:

  39. Actividades generales de un plan estratégico • Para ser exhaustivo, se debe completar la mayor cantidad de actividades:

  40. Actividades generales de un plan estratégico • Para ser exhaustivo, se debe completar la mayor cantidad de actividades:

  41. EstrategiaConceptos inicialesFin de la presentaciónGustavo Hernández

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