Dashboard y Scorecard de Metas Conceptos iniciales

1. Dashboard y Scorecard de MetasConceptos iniciales Equipo de Gestión e Innovación

2. ¿Qué se entiende por Dashboard metas anuales y Scorecard para metas largo plazo? Son dos actividades a desarrollar con distintos alcances y tamaños: • El dashboard considera metas anuales levantará solamente los desafíos 2011 para nuestra división centrando su medición en un dashboard que permita mantener visibilidad y seguimiento de las actividades a desarrollar para cumplir con los objetivos definidos por autoridades. • Para el scorecard es una análisis de más largo plazo dado que se proyectará hasta 2012 y necesitará como insumo el Plan Estratégico de la DINFO y del Ministerio con este material se manejarán los KPI’s y relaciones causales, soportando los procesos y ciclos de medición y gestión de la ejecución de las metas estratégicas en la organización.

3. Actividades a realizarActividades que permitirán construir Dashboard Con el dashboard se debe poder realizar las siguientes tres tareas: • Primero, debe responder a preguntas fundamentales acerca de la División y las metas 2011. • Segundo, debe alertar cuando surge algún inconveniente, especialmente en las áreas de servicio al ciudadano. • Por último, el dashboard debe ayudar a tomar medidas oportunas al Gerente T.I de manera de revertir o profundizar una coyuntura negativa. De acuerdo a lo anterior las actividades a realizar son: • Definir participantes ¿Quiénes participarán en el desarrollo del Dashboard? En principio los Jefes de Departamentos, PMO y Jefe división. Debiéramos finalmente presentar Dashboard y alinear contenido con Departamento de Control de Gestión DIFIN. • Levantar Metas 2011 de la DINFO • Validar con control de gestión (insumos material presentación reuniones bilaterales, documentos minutas, etc.) • Definir los Tipos de Metas según áreas (proyectos, servicios, satisfacción al ciudadano,…) • Construir los Indicadores definiendo las métricas y fórmulas. Tomando en cuenta además las unidades de tiempo sobre las cuales se aplicarán las mediciones. • Definir las dimensiones o características necesarias para generar las mediciones. • Levantar orígenes de los datos y modelar información de gestión. • Definir Diseño de Gráficos, grillas de datos y alertas. • Definir Diseño de Reportes de Gestión (no más de 3) • Automatización Dashboard: considerar una automatización rápida sin procesos de validación técnica que podrían aumentar los plazos de entrega. (Evaluar Excel)

4. Plan de Trabajo Dashboard • Un plan de 1 mes de trabajo aproximado • Participan Jefe DINFO, Jefes de Departamentos, Jefe Dpto. Control de Gestión. • Se necesitan 2 profesionales Unidad de G&I un 35% diario dada la prioridad.

5. Actividades a realizarActividades que permitirán construir Scorecard Para Validar • Definir participantes ¿Quiénes participarán en el desarrollo del Cuadro de Mando Integral o Balanced Scorecard? - Jefe DINFO - Jefes Dpto. - PMO - QA - Jefe Dpto. Control de Gestión – DIFIN - Jefe de Planificación – DIFIN - Jefes de Divisiones DPH-DDU-DITEC y Programas • Validar Definiciones Estratégicas MINVU con autoridades , destacar de esto: • MISIÓN,VISIÓN Y VALORES. • OBJETIVOS ESTRATEGICOS. • PRODUCTOS ESTRATEGICOS. • Del Plan Estratégico DINFO tomar los siguientes elementos: • OBJETIVOS ESTRATEGICOS y los KPI asociados. • CARTERA DE PROYECTOS A CORTO, MEDIANO, LARGO PLAZO. • Perspectivas: para el sector público: considerar experiencias en otras entidades del sector público. MISIÓN CLIENTE INTERNO ESTRATEGIA CLIENTE EXTERNO • La misión se mueve a la parte superior del BSC • La Estrategia permanece en el centro del BSC • La Perspectiva del Cliente es elevada • Los empleados son la BASE para la construcción de un buen BSC PROCESOS INTERNOS Aprendizaje y crecimiento

6. Actividades a realizarActividades que permitirán construir Scorecard Para Validar Para desarrollar las actividades del scorecard es necesario contar con el plan estratégico de la DINFO. 5. Mapa Estratégicos: está representación grafica expone los objetivos estratégicos (en los óvalos), para cada una de las cuatro perspectivas y las relaciones causa-efecto. Para un área T.I considerar: Orientación al Usuario Excelencia Operacional Orientación Futura Desarrollo de Sistemas de Mejor Calidad Mayor y Mejor Capacitación del Personal en TI Satisfacción en el Usuario Aumento de Ingresos Producto de las T.I. Contribución Corporativa 6. Indicadores y Metas: es aquel que resulta clave para medir el desempeño de un objetivo estratégico. Por ello se habla de Key Performance Indicators o KPI. Se debe tener como indicadores aquellos que realmente sirven para saber si se avanza en la Estrategia. Las metas representan aquellos valores que deben alcanzar los indicadores en un periodo determinado de tiempo. 7. Cartera de Iniciativas Corto, mediano y largo plazo: corresponde a los planes a desarrollar para cumplir con lo definido en el punto anterior; distinguiendo tiempos, costos, responsables e indicadores de seguimiento.

7. Actividades a realizarActividades que permitirán construir Scorecard 8. Definir Diseño del BSC y definiciones técnicas de recopilación de información.: conformar equipo técnico, definir recursos y tiempos. 9. Implementar BSC en herramienta tecnológica: considerar que la organización es dinámica y debe ir adaptándose a las nuevas circunstancias que la rodean. 10. Definir Ciclos de Medición y metodología de reporte de estado a las autoridades: reportes, reunión, capitación a usuarios consumidores de esta información.

8. Plan de Trabajo BalancedScorecard • Un plan de 2 meses de trabajo aproximado. • Participan Jefe DINFO, Jefes de Departamento, Jefes de División, autoridades. • Observar que este tema debiera partir después de las definiciones estratégicas del plan de la DINFO estén cerradas y validadas.

9. EstrategiaConceptos inicialesFin de la presentaciónMarcela Pozo