Excel –taulukkolaskenta tutuksi

1. Excel –taulukkolaskenta tutuksi JY Tietohallintokeskus hannele.rajaniemi@jyu.fi

2. SISÄLTÖ: • laskeminen • kaavan kirjoittaminen • peruslaskutoimitukset • suhteellinen ja suora viittaus • laskeminen useasta taulukosta • taulukon muokkaaminen ja muotoileminen • kaaviolla havainnollistaminen • tietojen lajittelu ja suodatus THK - HR

3. Taulukkolaskentaohjelma • järjestä, laske ja analysoi tietoja • laita Excel laskemaan puolestasi! • esitä yhteenvetoja • havainnollista tietoja kaaviolla • esimerkkejä: • kokonaismyynti: taulukko ja kaavio • osallistujaluettelot (=> Word: tarrat) THK - HR

4. Työkirjan osat • työkirja sisältää useita laskentataulukoita • taulukonvalitsimet! • laskentataulukossa on • rivejä numeroin (max 65 536) • sarakkeita kirjaimin (max 256) • solu • rivin ja sarakkeenleikkauskohta • esim. A1, B5 (solunimi eli soluosoite) • solualue • esim. A1:C4 THK - HR

5. Tiedon syöttäminen • Kirjoita soluun tieto numero- tai tekstimuodossa • Hyväksy: Enter / nuolinäppäin / sarkainnäppäin / hiiren napsautus toisessa solussa / Kaavarivin Enter –painike • Korjaa solun sisältöä: • Kaavarivillä • solussa (F2 –näppäin) Peruuta –painike Lisää funktio -painike THK - HR

6. Tiedon syöttäminen • Automaattinen täydennys kirjoitettaessa: • Excel ehdottaa aiemmin kirjoittamaasi • hyväksy Enterillä • Desimaalierottimena: pilkku (10,25) • 10.25 => Excel tulkitsee päivämääräksi • Älä kirjoita desimaalinollia, vaan muotoile jälkikäteen THK - HR

7. Automaattinen täyttö 1(2) • Kirjoita tammikuu ja vedä solun täyttökahvasta • viikonpäivät: ma, kuukaudet: tammi(kuu), päivämäärät: 1.5, vuodet: v.2005 tai ´2005 • myös: Tuote 1, kellonaika: 12:00 • Täyttösarjat: • syötä kaksi ensimmäistä arvoa • esim. 1 ja 2 • kellonajat: 12:00 ja 12:15 • valitse molemmat solut ja vedä täyttökahvasta THK - HR

8. Automaattinen täyttö 2(2) • Kirjoita ensimmäinen arvo ja vedä täyttökahvasta hiiren kakkospainikkeella. Valitse pikavalikosta: Täytä sarjat tai Kopio solut. • Valitse solualue, johon tulee samat tiedot. Syötä tieto aktiiviseen soluun ja paina CTRL + ENTER. THK - HR

9. Liikkuminen taulukossa THK - HR

10. Kaavan kirjoittaminen • Kaava alkaa = -merkillä. • viittaa soluun • suhteellinen viittaus eli kaavaa muuttuu kopioitaessa uusien solujen mukaan • esim. =B5-B8 tai =SUMMA(B4:D4) • laskutoimitukset: • yhteenlasku: + • vähennyslasku: - • jakolasku: / • kertolasku: * THK - HR

11. TÄRKEÄÄ: • käytä kaavoissa soluviittauksia (EI numeroita!) • esim. D2, E5 • solun tyhjentäminen • DEL => vain sisältö (!!) • Muokkaa > Tyhjennä > Kaikki (sisältö ja muotoilut) THK - HR

12. Kaavan muokkaaminen • napsauta solua ja kaava tulee näkyville kaavariville muokattavaksi • (tai F2: voit muokata solussa) • kun muutat jonkin solun arvoa, muutos päivittyy automaattisesti koko taulukkoon THK - HR

13. Aluevalinnat THK - HR

14. Solujen siirto ja kopiointi 1(3) • Leikepöydän avulla: • painikkeet • Ctrl+C (Kopioi), Ctrl+X (Leikkaa), Ctrl+V (Liitä) • Liittämisasetukset –painike: voit vaihtaa muotoilua • Muokkaa > Liitä määräten! • Kaavat • Pelkät arvot • Liitä linkki THK - HR

15. Solujen siirto ja kopiointi 2(3) • Vedä ja pudota -tekniikalla • Leikkaa: valitse solu(t) ja vedä hiirellä • nelipäinen nuoli • Kopioi: CTRL pohjassa! • hiiren kakkospainikkeella vetäminen • valitse pikavalikosta toiminto THK - HR

16. Solujen siirto ja kopiointi 3(3) • HUOM: Excel korvaa kohdealueen tiedot tietoja liitettäessä! • Vetämällä: jos siirrät: Excel tarkistaa • jos kopioit: tiedot korvautuvat suoraan! • Solun lisääminen solujen väliin: • Liitettäessä: valitse Lisää-valikosta Leikatut / Kopioidut Solut. THK - HR

17. * Uutta 2002/3 -versiossa • Muokkaa > Officen leikepöytä (yhteinen eri ohjelmille!) • huom. vain arvot, EI kopioi kaavoja! • Liitä kaikki / Liitä yksitellen THK - HR

18. Taulukon muokkaaminen • napsauta hiiren kakkospainikeella sarake- tai riviotsikkoa ja valitse pikavalikosta • Lisää tai Poista rivi / sarake • Piilota / Näytä • Sarakkeen tai rivin leventäminen • vedä hiirellä (kaksipäinen nuoli) tai kaksoisklikkaa sarake- tai riviotsikon päällä THK - HR

19. Taulukon muotoileminen 1(4) • Muotoile > Solut: Luokka! • esim. Päivämäärä, Teksti, Erikoismuotoilu: Postinumero, Henkilötunnus • Yhdistä ja keskitä –painike • valitse ensin yhdistettävät solut! • Valuutta (€-merkki) • Prosentti (kirjoita: 0,05 => 5 %) • Erotinmuoto (= luvut pyöristetään kahden desimaalin tarkkuudella) • Lisää / Vähennä desimaaleja THK - HR

20. Taulukon muotoileminen 2(4) • Muotoilusivellin –työkalu: kopioi muotoilut • vie kursori muotoiltuun tekstiin • kaksoisklikkaa työkalua • maalaa soluja • lopetus: napsauta uudelleen painiketta • *Solun sisällön rivitys:ALT + ENTER • useampi rivi samassa solussa • Tekstin kirjoitussuunta solussa: • Muotoile > Solut ja Tasaus –välilehti TAI: • hiiren kakkospainikkeella: Muotoile solut. Tasaus: valitse suunta. THK - HR

21. Taulukon muotoileminen 3(4) • Taulukon reunaviivat ja solun täyttövärit • valitse ensin aktiiviseksi alue • Muotoile > Automaattinen muotoilu • valitse ensinalue ja sitten valmis malli THK - HR

22. Taulukonvalitsimet • siirry työkirjassa eri taulukoihin • käsittele taulukoita ryhmänä (usean valinta: Vaihto-näppäin) • esim. luot samansisältöisiä taulukoita • napsauta hiiren kakkospainikkeella • Lisää uusia • Nimeä • Siirrä tai kopioi THK - HR

23. Laskeminen: SUORA VIITTAUS! • soluviittaus pysyy samana, kun kaavaa kopioidaan toiseen soluun • esim. alennus%, kokonaispistemäärä • $ -merkki rivin kirjaimen ja sarakkeen eteen, esim. =D5/$H$7 • kätevimmin: F4-näppäimellä! THK - HR

24. Laskeminen funktioilla • funktio on valmis kaava • napsauta työkaluriviltä Summa-painikkeen nuolta • Summa • Keskiarvo • Laske (lukuja sisältävien solujen määrä) • Maks (suurin luku) • Min (pienin luku) THK - HR

25. Laskeminen funktioilla • yli 300 funktiota • funktio vaatii erilaiset lähtötiedot eli argumentit • napsauta kaavariviltä Lisää funktio –painiketta • Etsi funktio ja napsauta Siirry • TAI: valitse funktioluokka (9): • Tilasto: Keskiarvo • Matemaattiset: SUMMA.JOS • Rahoitus: Korko jne. THK - HR

26. Virheilmoitukset 1(2) THK - HR

27. Virheilmoitukset 2(2) • vihreä kolmio solussa: yleensä kaavassa virhe • Jäljitä virhe -painike THK - HR

28. * Kaavat: virheiden jäljitys • Näytä > Työkalurivit > Kaavan tarkistaminen • Jäljitä edeltäjät, josta aktiivisen solun kaava hakee arvot • sininen jäljitysnuoli edeltäjistä aktiiviseen soluun • Jäljitä seuraajat • siniset nuolet aktiivisesta solusta niihin soluihin, joissa käytetään sen arvoa • Poista nuolet -painike THK - HR

29. Laskeminen useasta taulukosta • =Jyväskylä!B6+Tampere!B6+Helsinki!B6 • Aloita Yhteenveto-sivulla kaavan kirjoittaminen = -merkillä. • Napsauta solua ensimmäisessä taulukossa. Lisää + • Siirry seuraavaan taulukkoon napsauttamalla ensin Taulukkovalitsinta ja sitten solua. Lisää +. Toista. • Lopuksi hyväksy kaava enterillä. (tai: Summafunktiolla: valitse 1. taulukon solu ja SHIFT pohjassa muut taulukonvalitsimet) THK - HR

30. Taulukon viimeistely • Tiedosto > Sivun asetukset ja Ylä- tai alatunniste • OMA tunniste • esim. tekijän nimi, päiväys, sivunumero • Esikatsele! • Sivunvaihtojen esikatselu -painike • voit vetää vaihdon hiirellä uuteen kohtaan • TAI: Lisää > Sivunvaihto THK - HR

31. Tulostaminen 1(2) • Tiedosto > Sivun asetukset ja Sivu -välilehti: • Pysty tai vaaka • Suurenna tai Pienennä / Sovita sivulle • Taulukko –välilehti: • Tulostusotsikot: Ylhäällä toistettavat rivit • Tulosta ruudukko (solujen reunat) THK - HR

32. Tulostaminen 2(2) • Vain aktiivinen taulukko tulostetaan oletuksena • valinta / valitut taulukot / koko työkirja • Jos tulostat vain osan taulukosta: • Valitse alue (osa / kaavio) • Tiedosto > Tulosta > Tulostetaan valinta THK - HR

33. Kaavion teko • napsauta Lisää kaavio –painiketta • 4-vaiheinen ohjattu kaavion luominen: • Valitse kaaviolaji. • Valitse lähdetiedot. • Kirjoita kaaviolle otsikko sekä y- ja x-akseleille selitteet. • Sijoita kaavio: Uuteen taulukkoon tai objektina. THK - HR

34. Kaavion muokkaaminen 1(2) • valitse ensin kaavio aktiiviseksi napsauttamalla • muokkaa Kaavio –työkalurivin avulla • TAI: napsauta kaaviota hiiren kakkospainikkeella THK - HR

35. Kaavion muokkaaminen 2(2) • Vaihda kaaviolajia • Sarjat riveittäin/ sarakkeittain • Näytä / Piilota Selite tai Arvotaulukko • Valitse alue • Muotoile aluetta • fontti, väri, ominaisuudet… • Arvo- tai luokkaotsikoiden tekstit THK - HR

36. Kaavion muokkaaminen 3(3) • hiiren kakkospainikkeella • Muotoile kaavio, esim. fontti • Kaavion asetukset • arvo tai % esille • Muotoile arvosarja • vaihda väri kuvioihin: Kuviot > Täytön tehosteet ja Kuvio THK - HR

37. Tietojen lajittelu • valitse yksi luettelon solu, jonka mukaan lajittelet • napsauta Lajittele nousevasti / laskevasti –painiketta • voit lajitella usean tekijän mukaan: Tiedot > Lajittele • valitse 1. ja 2. lajitteluperuste THK - HR

38. Tietojen suodatus • hae luettelosta vain ne tiedot, jotka täyttävät tietyt ehdot • Tiedot > Suodata > Pikasuodata • napsauta nuolipainiketta ja valitse arvo tai ehto • lopetus: Tiedot > Suodata > Pikasuodata THK - HR

39. Vinkkejä: • Lisää > Kommentti • merkiksi soluun punainen kolmio • lue kommentti: vie osoitin kolmion päälle • Taulukon kopiointi toiseen työkirjaan • napsauta taulukkovalitsimen kohdalla kakkospainiketta ja valitse Kopioi • valitse alasvetovalikosta joko uusi työkirja (tai valitse aiemmin avaamasi työkirja) THK - HR

40. Ohjelmien yhteiskäyttö 1(2) • Kopioi Wordissä: • kopioi leikepöydälle valmis taulukko (tai erottele sarkaimella tiedot) • Excelissä: Liitä • * Vinkki: Wordissa: Taulukko > Muunna> Teksti taulukoksi THK - HR

41. Ohjelmien yhteiskäyttö 2(2) • Excelissä:kopioi taulukko tai kaavio • Wordissa: • Liitä (=> kuten Wordin taulukko) • Tai: Muokkaa > Liitä määräten: • Excel –objektina (=> voit jälkikäteen muokata Excelin työkaluilla) • Kuvana • Liitä linkki (=> muutokset päivittyvät) THK - HR

42. HARJOITUKSIA • O-asema >Visible2Everyone > Hannelen koulutus > Excel • TAI: www.cc.jyu.fi/~hara/kou/excel THK - HR