Implementering av KS i en organisasjon

1. Implementering av KS i en organisasjon Nils Rui, seniorkonsulent, Høgskolen i Gjøvik

2. Rolle i forhold til HiGs KS • Prosjektleder mars 2003 • NOKUT akkreditering i august 2004 • KS-koordinator fra september 2004 Nils Rui om implementering av KS

3. Bestilling fra Ivar • Hvordan utvikle et system som dekker kravene? • Hva er viktig å tenke på for å få med lærerne i arbeidet? • Hvordan sikre at studenter og lærere forholder seg til systemet? • Hvordan kan et godt KS lette arbeidet for lærerne? • Hva er HiGs erfaringer med bruk av støttesystem/plattform? Nils Rui om implementering av KS

4. Min gjennomgang • Prosjektfase • Drift • Akkrediteringsprosess • Svar på bestilling Nils Rui om implementering av KS

5. Prosjektfase – Organisering • Utvikling av KS organiseres som et prosjekt (PLP) • Prosjekteier • Prosjektansvarlig • Prosjektleder • Prosjektplan • Referansegruppe (husk studentorganisasjonen) Nils Rui om implementering av KS

6. Prosjektfase – Premisser (HiG) • Ett felles KS • Fokus på studieprogram • Utvikling framfor kontroll • Dialog framfor skjema-/dataløsninger • Alle ansatte og studenter skal se det samme • Mål for KS relatert til kriteriene • KS et middel for å nå strategiske mål Nils Rui om implementering av KS

7. Prosjektfase - Analyse • Les oppgaveteksten • Definere ”verdikjeden(e)” • Skaffe oversikt over hvilke gjeldende praksis • Etablere et (Årshjul) der de viktige prosessene er ”timet og tilrettelagt” i forhold til hverandre • Kvalitetsaspekter som skal fokuseres (program-, studie-, læringsmiljø-, styringskvalitet Nils Rui om implementering av KS

8. Prosjektfase - Utvikling • Formuler mål for KS • Definer rapporterings”regime” (se mål) • Gjør beste praksis til allmenne rutiner • Definere roller med ansvar og tidsfrister (jf årshjul) • Definer informasjonsflyt • Bruk referansegruppen for løpende utsjekk • Foreta utsjekk i ledergruppen Nils Rui om implementering av KS

9. Beslutning om KS • Styret vedtar Kvalitetssystemets rammebeskrivelse • Definer KS-eierskap (faglig!) • KS-koordinator (viderefør prosjektleder) • Rutiner for revisjon Nils Rui om implementering av KS

10. Driftsfase • Ledere må engasjere seg og følge opp / kontrollere at rutiner gjennomføres, og gi tilbakemelding! • Regelmessige oppfølgingsmøter med rolleinnehavere • Informasjon/dialog med ansatte og studenter • Juster vekk det som er overflødig – gjør KS dynamisk, ikke statisk Nils Rui om implementering av KS

11. Akkrediteringsprosess • Tilrettelegg optimalt for komiteen • Organiser og hold god kontroll på møteflyt • Sørg for at ansatte og studenter som møter til intervju kjenner til tema på forhånd • Ærlighet varer lengst Nils Rui om implementering av KS

12. Hvordan utvikle et system som dekker kravene? • Prioriter å fokusere på kriteriene (les oppgaveteksten) – ikke lag ”komplett system som dekker alt” i første fase • Klargjør ha som skal være din organisasjons viktigste prinsipper for KS (jf dialog, utvikling, felles for alle enheter, studieprogram som ”produktenhet”, kvalitetsaspekter) Nils Rui om implementering av KS

13. Hva er viktig å tenke på for å få med lærerne i arbeidet? • Ledere må engasjere seg, kreve, følge opp og gi tilbakemelding • Bygge på eksisterende, fornuftige rutiner • Definere rollene tydelig - uten overlapp • Gjennomfør jevnlige møter med roller – hold KS varmt Nils Rui om implementering av KS

14. Hvordan sikre at studenter og lærere forholder seg til systemet? • Ledelsen må ta systemet på alvor • Å utvikle en felles KS-kultur tar tid og krever ”påtrykk” • Opplæring/informasjon og innføring – ikke glem de nye ansatte og studenttillitsvalgte • Engasjer studentorganisasjonen • Studentene må oppleve at deres initiativ følges opp Nils Rui om implementering av KS

15. Hvordan kan et godt KS lette arbeidet for lærerne? • Oversikt og timing av prosesser fra bunn til topp i organisasjonen • Klare forventninger fra ledelsen • Felles begrepsapparat og definisjoner • Klare ”kontrakter” mellom studentene og de ansatte • KS bidrar til struktur, forutsigbarhet og konsistens Nils Rui om implementering av KS

16. Hva er HiGs erfaringer med bruk av støttesystem/plattform? • Startet med EQS spesialsystem • Bruk LMS Fronter / Its Learning .. • Studentene og de ansatte er kjent med platformen • Innfører ikke nye datasystem å forholde seg til • Økonomisk gunstig fordi en utnytter eksisterende lisenser • LMS dekker 96 % av behov for funksjonalitet Nils Rui om implementering av KS

17. Lykke til! • Kvalitetssystemet er faglig – ikke administrativt begrunnet • Kvalitetssystemet sitter mellom øra – ikke i mellom permer • Kulturbygging tar tid – det er lov å justere kurs, men ikke å snu eller å grave seg ned • Legg lista passe høyt Nils.rui@hig.no (T: 61135123/ M: 92051767) Nils Rui om implementering av KS

18. Prosjektorganisering Styret beslutter Drift Nils Rui om implementering av KS

19. Årshjul Nils Rui om implementering av KS

20. Dialogpunkter Nils Rui om implementering av KS

21. Verdikjede Nils Rui om implementering av KS

22. ”Oppgaveteksten” Nils Rui om implementering av KS

23. Rapporteringsregime (eksempel) Hovedmål:HiG vil utvikle et helhetlig læringsmiljø av høg kvalitet som er attraktivt for studenter, eksterne brukere, ansatte og samfunnet for øvrig. Her gis en kvalitativ og helhetlig vurdering i forhold til resultat på delmålenes styringsparametere. Delmål: KS skal fremme en kultur med et bredt engasjement for kvalitetsutvikling, preget av dialog og toleranse Nils Rui om implementering av KS