Ogólnie o kartotekach systemu – Klienci, Lekarze, Dostawcy…

1. Ogólnie o kartotekach systemu – Klienci, Lekarze, Dostawcy… czyli tworzenie kartotek i ich edycja.

2. Na początku pracy z programem należy uzupełnić kartoteki Klientów, Lekarzy, Dostawców, Odbiorców NIP, Działów. Kartoteki te mogą być tworzone w późniejszym czasie, lecz ze względu na szybkość obsługi klienta, wygodę w dalszej obsłudze, sugerujemy wypełnienie tych kartotek.

3. Klienci: • Aby dostać się do bazy Klientów, klikamy ikonkę na niebieskim pasku po lewej stronie lub w górnym pasku menu – Kartoteki – Klienci. • Otwiera się okno, w którym znajduje się lista klientów. Na początku jest ona pusta. Przystępujemy do dodania pierwszego klienta, klikamy na przycisk - Dodaj.

4. Dodawanie Klienta. • W otwierającym się oknie wypełniamy pola z danymi (oznaczone na niebiesko obowiązkowe) i klikamy przycisk – OK (klient zostaje dodany do bazy).

5. Przyciski: Popraw, Usuń, Wybierz.Wyszukiwanie klienta w bazie. • Jeśli „podświetlimy” dane klienta możemy za pomocą przycisku – Popraw, wejść w edycję jego danych a następnie klikając - OK. zapisać zmiany. • Klienta można za pomocą przycisku – Usuń, trwale usunąć z bazy. Uwaga! Jeśli na koncie klienta są zapisane informacje o zakupach itp. to usunięcie będzie niemożliwe do momentu wykonania inwentaryzacji, która usunie historię zakupów itp. • Aby znaleźć klienta w żółtym pasku – Nazwisko, wpisujemy trzy pierwsze litery nazwiska, program automatycznie wyświetli znalezionych klientów.

6. Przyciski – Historia Zam., Historia PA • Klikając na przycisk – Historia Zam., mamy wgląd do wszystkich zamówień wystawionych dla danego klienta, natomiast przycisk – Historia PA, pozwala nam obejrzeć listę i zawartość wszystkich paragonów wystawionych dla danego klienta. • Uwaga! Jeśli klient zakupił produkt – okulary korekcyjne do dali, bliży, progresywne (7% vat) to w oknie – Historia Zam. będą widoczne składniki tego wyrobu a w oknie – Historia PA, będzie tylko informacja, np. – Wyrób med. – okulary kor. do dali.

7. Lekarze: • Aby otworzyć kartotekę lekarzy, klikamy w górnym pasku menu – Kartoteki – Lekarze. • Aby dodać lekarza wypełniamy pola (oznaczone na niebiesko obowiązkowe) i klikamy przycisk – Dodaj. • Uwaga! Jeśli dodajemy lekarza lub optometrystę, który będzie pracował w module – Gabinet okulistyczny, odznaczamy pole – Lekarz jest pracownikiem w gabinecie… • Po „podświetleniu” i dwukrotnym kliknięciu wybranego lekarza możliwe jest poprawianie danych za pomocą przycisku – Popraw. Usuwanie lekarza jest możliwe, jeśli nie istnieją przypisane do niego zamówienia.

8. Dostawcy: • W celu otwarcia okna – Dostawcy, klikamy w górnym pasku menu – Kartoteki – Dostawcy/Odbiorcy – Dostawcy • W oknie tym gromadzi się dostawców, u których zaopatrujemy się w towar. Mogą to być producenci lub lokalne hurtownie. • Wyszukiwanie dostawcy odbywa się po – Nazwie, NIP-ie, Mieście. Wystarczy wpisać trzy pierwsze znaki nazwy. • Dane dostawcy można poprawić – przycisk Popraw. Dostawcę można usunąć – Usuń, jeśli nie są przypisane do niego przyjęcia.

9. Dodawanie Dostawcy: • Aby dodać dostawcę klikamy przycisk – Dodaj. W pojawiającym się oknie wypełniamy dane dostawcy (niebieskie pola obowiązkowe) i klikamy – OK.

10. Odbiorcy NIP: • W systemie DAPP Optic istnieje odrębna baza klientów NIP. Są to firmy, które są płatnikami faktur vat. Możliwe jest wystawienie faktury – odbiorca (Kowalski), płatnik (firma). • Klikamy w górnym pasku menu – Kartoteki – Dostawcy/Odbiorcy – Odbiorcy (NIP). • Sposób dodawania, poprawiania i usuwania odbiorców NIP jest taki sam jak w przypadku Dostawców.

11. Działy: • Magazyn towarów w systemie DAPP Optic jest podzielony na trzy główne grupy: • 1.Artykuły optyczne. • 2.Soczewki kontaktowe. • 3.Pozostałe. • W obrębie tych trzech grup należy stworzyć tzw. Działy i w nich tworzyć kartoteki konkretnych towarów.

12. Tworzenie działów: • Klikamy w górnym pasku menu – Kartoteki – Działy. • W pojawiającym się oknie w polu – Nazwa, wpisujemy nazwę działu, np. : OPRAWY OKULAROWE i w polu – Dotyczy sprzedaży wybieramy – OPTYKI (ważne by nie przypisać działu do niewłaściwej grupy!)