CONTRATACION EN LA UNIVERSIDAD

1. CONTRATACION EN LA UNIVERSIDAD Lcdo. José A. Frontera Agenjo

2. Temas Principales • Introducción • Aspectos generales sobre Contratos • Contratación en la Universidad • Certificación y Registro en la Oficina del Contralor • Reconocimiento de deudas • Autoridad para contratar • Algunas recomendaciones

3. Introducción • Establecer las diferencias entre la contratación privada y la pública • Entender el propósito y los mecanismos de la contratación en la Universidad • Orientar sobre los procesos que exige la Ley y la Reglamentación vigentes • Discutir los problemas más comunes y los nuevos retos que acarrean según la jurisprudencia más reciente • Proponer ciertas recomendaciones

4. Aspectos generales sobre contratos • El principio de la liberalidad • Derecho privado: • Formalidades mínimas • Basta que exista acuerdo entre las partes: • Consentimiento • Objeto • Causa • Cualquier cláusula, pacto, prestación o condición es válida siempre que no sean contrarias a la ley, la moral y el orden público.

5. Aspectos generales sobre contratos • Contratación pública • Se rige por consideraciones especiales que atienden el interés público sobre el uso de fondos y la operación adecuada del gobierno … al interpretar el sentido de la disposición del Código Civil que requiere que los contratos no sean contrarios al orden público, no podemos ignorar que en la contratación por el Estado, la sana y recta administración de los fondos del pueblo está revestida del más alto interés público… El concepto de orden público del Artículo 1207 del Código Civil, pues, incluye en su contenido… la política de origen constitucional que preconiza el uso inescrupuloso de los fondos públicos. De Jesús González v. Autoridad de Carreteras, 99 TSPR 66

6. Aspectos generales sobre contratos “La rigurosidad de estos preceptos responde al gran interés del Estado en promover una sana y recta administración pública previniendo el despilfarro, la corrupción y el amiguismo en la contratación gubernamental. A esos efectos hemos expresado que la buena administración de un gobierno es una virtud de democracia, y parte de su buena administración implica llevar a cabo sus funciones como comprador con eficiencia, honestidad y corrección para proteger los intereses y dineros del pueblo al cual dicho gobierno representa.” Las Marías Reference Lab v. Municipio de San Juan, 2003 TSPR 121

7. Contratación en la Universidad • El principio rector de la contratación en la Universidad: • El aspecto de la contratación de servicios profesionales y consultivos, así como los servicios no personales, debe ser objeto de un riguroso examen a los fines de limitar los mismos a la luz de los mejores intereses del servicio público que brinda la Universidad de Puerto Rico y debe responder a una planificación y atención razonable y adecuada de las necesidades y recursos fiscales de cada unidad. Carta circular del Presidente Núm. 95-07

8. Contratación en la Universidad • Principios de la Carta Circular: • Verificar la disponibilidad de fondos antes de hacer ofertas o tramitar la contratación (I, G) • Formalizar contrato escrito antes de la prestación de los servicios (V, A) • Se prohíbe la firma de contratos retroactivos. (V, B) • Cumplir con las reglas de contenido (IV, A y B)

9. Certificación • Ley 18 de 30 de octubre de 1975, 2 L.P.R.A. §2 • Cada entidad gubernamental mantendrá un Registro de los contratos que otorgue • Remitir copia a la Oficina del Contralor dentro de los 15 días siguientes (30 si el otorgamiento es fuera de PR) • Ocasio v. Municipio de Maunabo, 121 D.P.R. 37 (1988), Fernández & Gutierrez, Inc. v. Municipio de SJ 99 TSPR 26 • Que se reduzca el contrato a escrito • Que se mantenga un Registro fiel y exacto del cual se establezca su existencia • Que se remita a la Oficina del Contralor • Que se acredite la certeza del tiempo, esto es haber sido realizado y otorgado 15 días antes

10. Certificación • Reglamento Núm. 33 OCPR • Carta Circular OC-2000-08 • Al cierre del año fiscal, no más tarde del 31 de agosto, el Ejecutivo Principal debe acreditar bajo juramento el cumplimiento con las disposiciones de esta Ley • El incumplimiento puede afectar la validez del negocio

11. Certificación • Problema legal • ¿Es la certificación un requisito de forma para la validez del contrato o es una expresión del Contralor para fomentar el cumplimiento de la Ley? • ¿Subsana el problema la radicación tardía si no se han prestado los servicios o hay que formalizar un nuevo contrato?

12. Certificación • Las Marías Reference Lab v. Municipio de San Juan, 2003 TSPR 121: • Controversia: Si la no remisión de un contrato a la OCPR hace de éste uno ineficaz e inexigible. • Conclusión: No se “podrá satisfacer deuda alguna que emane de un acuerdo que no se haya registrado y remitido a la Oficina del Contralor.” “… responde al hecho de que los mismos no se consideran legalmente perfeccionados.” • Consecuencias: No se debe “exigir la ejecución de servicos sin haber certificado a la parte privada que el acuerdo se redujo a un contrato escrito, que se registró y que se remitió copia del mismo a la Oficina del Contralor según lo dispone la ley.”

13. Certificación: • Ley 127 del 31 de mayo de 2004: • El incumplimiento con el proceso de Certificación no hace nulo el contrato. • Pero, las obligaciones que surgen del contrato no se pueden exigir hasta tanto se cumpla. • Resultado: el contrato es válido pero no surte efecto hasta tanto se registre y certifique.

14. Reconocimiento de deudas • Estas resoluciones son un mecanismo para legitimizar contratos retroactivamente • Presuponen la existencia de un contrato previo de forma oral • Carta Circular OC-98-01: • Aunque son válidas en derecho, no cumplen con las normas de sana administración pública. • Existía la obligación de registrarlas como si fueran un contrato regular

15. Reconocimiento de deudas • Ríos v. Municipio de Isabela, 2003 TSPR 122 • Hubo una situación de emergencia y el Alcalde autorizó verbalmente unos servicios que se prestaron. • Luego se escribió el contrato y la Asamblea lo ratificó por escrito mediante Resolución de Reconocimiento de Deuda • Conclusión del Tribunal: El incumplimiento con las normas sobre contratación hacen del contrato un acto nulo, inexistente en Derecho y, por lo tanto, no puede ser objeto de ratificación o confirmación.

16. Reconocimiento de deudas • Consecuencias: • Las resoluciones de este tipo no pueden dar validez al negocio contractual. Aunque son válidas en Derecho son inefectivas en cuanto se refiere a contratación pública. • Autorizar el pago de servicios sin que hubiera contrato escrito, registrado y certificado antes de que se prestaran es un acto ilegal. • El estado de emergencia solo permite obviar los requisitos de subasta no los de otorgamiento

17. Reconocimiento de deudas • La reglamentación de la Universidad autoriza este tipo de Resolución solo en casos de Emergencia. Sin embargo, a la luz de este caso, no podemos precisar si dicha autorización es válida. Quien tiene autoridad para declarar la emergencia es el Presidente, si se trata de un evento sistémico, o el Rector si es en el Recinto.

18. Autoridad para contratar • El Rector es la única persona autorizada en el Recinto para comprometer legalmente a la Universidad. • Esta autoridad puede ser delegada en circunstancias meritorias y dicha delegación tiene que ser expresa. • La potestad administrativa que confieren ciertos cargos no incluye, en ningún caso, capacidad de contratación, a menos que el Reglamento que crea dicha posición lo indique. • No se pueden ofrecer garantías a posibles contratistas de que el contrato se va a formalizar hasta tanto se tenga el visto bueno del Rector o del asesor legal. • Será necesario que sean de año fiscal en año fiscal y que se establezca la procedencia de los fondos al solicitar el otorgamiento.

19. Consecuencias del Incumplimiento “… el funcionario que incurre en esta irregularidad podrá responder personalmente de dicha obligación, además de estar sujeto a acción disciplinaria.” Carta Circular 95-07 del Presidente de la UPR