YÖNETİM ÖRGÜT VE SİSTEM KAVRAMLARI

1. YÖNETİM ÖRGÜT VE SİSTEM KAVRAMLARI Yönetim Nedir? Örgüt Nedir? Sistem Nedir?

2. YÖNETİM KAVRAMI Yönetim insanlık tarihi kadar eski bir kavramdır. İnsanlığın bilinen tarihinden M.Ö. 3000’lere kadar Mısır ve Sümer yazılı tarihsel ve dini metinlerinde, toplumsal düzenin sağlanması, uygarlıkların eserlerinin oluşması, kollektif bir çabanın ürünü olduğunu göstermektedir. Mısır Piramitleri ve Çin Seddi’nin inşaasının mükemmel bir örgütleme ve eşgüdüm olmadan gerçekleşmesi düşünülemez

3. YÖNETİM KAVRAMI Yönetim bir grup çabası gerektiren; işbirliği ve eşgüdüm içinde yürütülen her etkinlik, yönetsel yapıyı ve örgütlenmeyi beraberinde getirir. Yönetim kavramı, en geniş anlamda ortak bir amacı gerçekleştirmek için işbirliği içinde çaba gösteren birey ya da grupların etkinlikleri olarak tanımlanabilir.

4. YÖNETİM KAVRAMI Ayrıca yönetim, “bir işi başkalarına yaptırma sanatı” ya da “bir işin nasıl yapılacağını bilmek ve o işin yapılmasını sağlamak sanatı” olarak da tanımlanır. Faklı tanımların ortak özelliği; yönetimin, insan kaynaklarını ve materyalleri verimli bir biçimde kullanarak hedeflenen sonuçlara ulaşma süreci olarak görülmesidir.

5. Yönetim Bir Bilim midir, Sanat mıdır? Bir yönetim kuramı, yönetim sürecinin en iyi biçimde nasıl gerçekleştirileceğine ilişkin sistematik bir önerme olarak düşünülebilir. Ayrıca yönetimde sayısal verilerin kullanımı, gözleme dayalı olarak geliştirilmiş ilkelerin uygulanması bilgi yönetim sistemlerinin ve bilişim teknolojilerine dayalı karar destek sistemlerinin kullanılması ve istatistiksel kontrol tekniklerinin kullanılması gibi pek çok yönüyle değerlendirildiğinde, yönetimi bir bilim olarak düşünebiliriz.

6. Yönetim Bir Bilim midir, Sanat mıdır? Ancak, yöneticinin insanları anlaması, sezgilerini, olay ve olguları doğru okuyabilmek için kullanabilmesi, işin yapılabilmesi, örgüte bağlılığın sağlanması için yetkiden çok etkiyi kullanabilmesi, yönetime bir bilim olarak bakmaktan çok bir sanat olarak bakmayı gerektirir. Yani yönetim hem bilimdir, hem de sanattır.

7. Yönetim Faaliyetinin Özellikleri • Yönetim amaca yönelik bir faaliyettir. • Yönetim bir grup faaliyetidir. • Yönetim insanlara yönelik bir faaliyettir. • Yönetim iş bölümü ve uzmanlaşma faaliyetidir. • Yönetim bir koordinasyon faaliyetidir • Yönetim yetki ve sorumluluk faaliyetidir

8. LİDERLİK • Liderlik belli şartlar altında kişisel veya örgütsel amaçları gerçekleştirmek üzere bir kimsinin başkalarının faaliyetlerini etkilemesi yönlendirmesi olarak tanımlanabilir. • Liderlik, liderin yaptığı işlerle ilgili bir süreçtir. • Lider ise başkalarını belli amaçlar doğrultusunda davranışa sevk eden kişidir. Liderliğin temelinde başkalarını etkileme vardır

9. LİDER YÖNETİCİLİK Lider yönetici ise; bir örgütün faaliyetlerini başkaları adına yürütse bile, bir liderde bulunması gereken yetenek ve öngörüye sahip, önceden belirlenen veya kendi belirlediği amaçlar doğrultusunda örgüt üyelerini etkileyen ve davranışa sevk eden kişidir.

10. Yeni Liderlik Yaklaşımları Liderlik konusunda yapılan çalışmalar liderlik konusunda yeni yaklaşımları ortaya çıkarmıştır. Bunlar: • Kozmopolit Liderlik • İzlemeyi Bilen Lider • Öğrenen lider • Öğretimsel Liderlik • Vizyoner Liderlik • Dönüşümcü Liderlik

11. YÖNETİM TEORİLERİ • KLASİK YÖNETİM TEORİSİ • NEO-KLASİK YÖNETİM TEORİSİ • MODERN YÖNETİM TEORİSİ

12. KLASİK YÖNETİM TEORİSİ • Yönetim bilimi içerisinde Frederick Taylor, Henri Fayol ve Max Weber tarafından geliştirilen yönetim teorileri genel olarak “klasik yönetim teorileri” olarak bilinmektedir. Her üç teorinin belirgin özelliği, örgüt ve yönetimde insan boyutunun yeterince dikkate alınmamış olmasıdır.

13. Frederick Taylor(Bilimsel Yönetim) Taylor, bir organizasyonda mühendis ve uzmanların teknik standartları ve iş standartlarını formüle etmesini önerir. İşçilerin yapması gereken sadece kendilerine verilen görevleri yapmak ve konulan teknik ve iş standartlarını izlemektir. İnsana makine gibi davranıldığı iddiasıyla eleştirilmiştir

14. Taylor’un Bilimsel Yönetim İlkeleri • Örgütte işbölümü ve uzmanlaşma şarttır. • İşe uygun eleman seçimine önem verilmelidir. • Eğitime gereken önem verilmelidir. • Görev ve sorumluluk alanı önceden belirlenmeli ve çalışanlar bu çerçevede hareket etmelidirler. • Örgütte disiplin için hiyerarşik bir örgütlenme gerekmektedir.

15. Henry Fayol( Yönetim Süreçleri) • Fayol daha büyük ve kompleks örgüt yapılarında yönetimin nasıl olması gerektiği ile ilgilenmiştir. Fayol yönetimde; planlama, organize etme, koordinasyon ve kontrol fonksiyonlarının önemi üzerinde durmuştur

16. Henri Fayol’un Yönetimle İlgili Başlıca İlkeleri • İşbölümü ve uzmanlaşmaya dayalı örgüt ve yönetim yapısı. • Otorite ve sorumluluk: Yönetimin otorite ve sorumluluğa sahip olması. • Disiplin • Emir Birliği: Çalışanların bir kişiden emir almaları ve o çerçevede çalışmalarını sürdürmeleri. • Yön Birliği: Yönetimde birimlerin tek bir amaç ve planının mevcut olması. • Yönetimin çıkarlarının her şeyin üstünde tutulması. • Çalışanlara adil bir ücret ödemesi yapılması. • Merkeziyetçilik: Organizasyonda kararların merkezden alınması (Merkezi yönetim). • Düzen: Yönetimde her şeyin yerli yerinde ve düzen içinde yapılması. • Çalışanlara adalet ve eşitlik ilkeleri çerçevesinde davranılması • Personelin istihdamında ve yönetiminde istikrarlı olunması; sık sık işten çıkarmaların söz konusu olmaması. • Çalışanların teşebbüs gücü ve yaratıcılığının ön plana çıkarılması.

17. Max Weber Weber’in yönetim modelinde de “insan” boyutunun günümüzdeki anlayıştan çok farklı olarak ele alındığını söylenebilir. Weber’ in yönetim ilkelerine göre özellikle örgütte yazılı kuralların oluşturulması, yönetici ve çalışanların bu kurallar çerçevesinde hareket etmesi öngörülmüştür. Yine bugün genel kabul gören insan kaynakları yönetimi felsefesinden farklı olarak Weberyen yönetim felsefesinde alt-üst ilişkilerinin hakim olduğu bir hiyerarşik-bürokratik model öngörülmüştür.

18. Neoklasik Teoriler • Sadece yapı üzerinde duran klasik teorinin insan unsurunu pasif saymasına karşılık,  neo- klasik teori bir örgüt yapısının etkinliğini belirleyen unsurun insan olduğunu göstermiştir. • Bu dönemde dikkati çeken; örgütün bir sosyal sistem olduğu ve insanın bu sistemin en önemli unsuru olduğunun ortaya konulmasıdır

19. Neo-klasik Yönetim Teorisi • X , Y ve Z teorisi olarak üç grupta incelenir

20. X Teorisi Çalışan Profili Yaklaşımı • İnsan doğası gereği çalışmayı sevmez ve mümkün mertebe işten kaçar • Bu nedenle onun çalışmasını motive etmek, ödüllendirmek, kontrol etmek ve gerektiğinde de cezalandırmak gerekir • İnsanlar sorumluluktan kaçma eğilimindedirler ve yönetmek yerine yönetilmeyi tercih ederler • Birey, işinde özellikle ve öncelikle iş güvencesi arar

21. Y Teorisi Çalışan Profili Yaklaşımı • İnsan için çalışma isteği; dinlenmek ve eğlenmek kadar doğal bir istektir ve çalışmak başlı başına birey için tatmin kaynağı olabilir • Sadece kontrol etmek ve cezalandırmak kişiyi, organizasyonun amaçlarını gerçekleştirmeye yöneltmeyebilir. • İnsan sadece sorumluluk yüklenmeyi değil, uygun şartlar oluştuğunda sorumluluk aramayı öğrenebilir. Sorumluluktan kaçmak insanın doğasında olan bir özellik değildir • İnsan, kendi kendini yöneterek ve denetleyerek de bu amaçlara ulaşabilir

22. X ve Y Teorisinin Karşılaştırılması • X ve Y Teorilerinin özünde, bir örgütteki insan ilişkilerinin önemi bulunmaktadır. • X Teorisi; Klasik Yönetim anlayışını temsil eder. Otoriter yapıdadır ve çalışanlara güvenmek yerine onları denetlemeyi öngörür. • Y Teorisi; Neo-Klasik Yönetim anlayışını temsil eder. Daha katılımcı ve çalışanlara önem veren bir yapıdadır. • İletişime, motivasyon ve ödüllendirmeye, yetki ve sorumluluk devrine önem veren Y Teorisi Yaklaşımının benimsenmesi örgüt performansının arttırılmasında etkinliği sağlamaktadır.

23. Z KURAMI William Ouchi’ye göre, Z Kuramı bir bütün olarak örgütün kültürü, uzun süreli istihdamı, uzlaşmaya dayalı karar vermeyi, bireysel sorumluluğa yaşam boyu terfiyi, informal bir kontrol sistemini, orta derecede uzmanlaşmış bir kariyer anlayışını, iş görenin anlayışını ve ailesini, bütün yaşamını içeren destek anlayışını öngörür. Problem çözme ve karar sürecinde takım çalışması vardır

24. MODERN YÖNETİM YAKLAŞIMI • Yönetim ve örgüt konusundaki modernleştirme yaklaşımları, 1950 - 1960 yılları arasında Modern Yönetim Düşüncesinde neoklasik yaklaşıma paralel olarak başlatılmıştır. Bu yaklaşımın temelini oluşturan akımlar Sistem Yaklaşımı ve Durumsallık Yaklaşımı’dır.

25. Modern yönetim yaklaşımı • Klasik ve neo – klasik yönetim kuramlarının örgütü birer kapalı sistem olarak ele almalarına karşılık, modern yönetim kuramı, örgütü çevresiyle etkileşim içinde olan bir açık sistem olarak ele almıştır. • Modern yönetim kuramını diğer kuramlardan kesin çizgilerle ayırmak mümkün değildir. Çünkü bu kuram önceki kuramların temel ilke ve esaslarını yeni ve değişik bir açıdan ele alıp yorumlamış ve bir senteze ulaşmaya çalışmıştır.

26. Modern Kuram Modern kuramı, davranışsal, sayısal ve sistem yaklaşımına dayanır. Modern örgüt kuramı kapsamında durumsallık ve sistem yaklaşımı incelemeye çalışacaktır. Sistem yaklaşımında, örgüt bir birine karşılıklı olarak bağlı bir takım alt sistemlerden oluşan ve çevresiyle girdi-çıktı ilişkisi bulunan açık bir sistem olarak tasarlanır. Diğer yandan sistem yaklaşımı örgütü bir “bütün” olarak ele alır. Sitem yaklaşımında yönetim. Örgütün çevresine uyumunu sağlayan ve alt sistemler arasındaki ilişkilerini düzenleyen alt sistemlerden birini teşkil eder. Sistem yaklaşımının diğer yaklaşımlardan en büyük farklarından biri, örgütü açık sistem olarak tasarlamasıdır. Sistem, “bir birini düzenli bir biçimde etkileyen, bir birine dayanan öğelerden oluşan bir bütündür”.

27. Örgüt Nedir? Barnard’a göre, örgüt: iki yada daha fazla bireyin bilinçli olarak eşgüdümlenmiş etkinlikleri sistemidir. Etzioni’ye göre, belirli amaçları gerçekleştirmek amacıyla kasıtlı olarak oluşturulmuş planlı birimlerdir. Örgütlerin üç öğesi vardır: *Birbiriyle etkileşimde bulunacak bireyler *Ortak bir amaç *Amacı gerçekleştirmeye istekli olma

28. Barnard’a göre bir örgütün yaşamını sürdürebilmesi iki koşula bağlıdır: Etkililik, bir örgütün amaçlarını gerçekleştirmesiyle yada amaçların gerçekleştirilme derecesiyle ilgilidir. Yeterlilik ise örgütün amaçları doğrultusunda çalışmaya gönüllü yeter sayıda birey bulma ve bu bireylerin gereksinmelerini karşılamayla ilgilidir.

29. ÖRGÜT TÜRLERİ • Biçimsel (Resmi – Formel) Örgütler • Biçimsel Olmayan (Gayri resmi – İnformel, doğal) Örgütler

30. Örgütlerin Özellikleri • Amaç örgütlerin ortak özelliğidir • Örgütsel amaçlar doğrultusunda eş güdümleme vardır. • Örgütler sosyal ve teknik sistemlerdir. Her sistemin işleyişinde uyum ve düzen vardır.(örgütsel işleyiş düzeni) • Belli niteliklere sahip insanlardan oluşur • Örgütsel kaynakları kullanırlar

31. Örgüt Kuramları Klasik kuram dört amaç üzerine yoğunlaşmıştır: • İş bölümü: bir insan örgütü büyüdükçe işler imkan ölçüsünde doğal çizgilerden bölünmelidir. • Dikey ve görevsel süreçler: dikey süreç komuta zincirinin, yetki ve sorumluluk devrinin, komuta birliği ve rapor verme zorunluluğunun büyümesiyle ilgilidir. Yatay süreç ise örgütün uzmanlaşmış kesimlere bölünmesi ve bu kesimlerin uygun birimler olarak yeniden gruplandırılmasıdır.

32. Örgüt Kuramları 3. Yapı: bir örgütte görülen çeşitli eylemler arasında var olan ilişkilere uygulanan bir kavramdır. Amacı, görevler arasında düzenli bir sıralama sağlamaktır. 4. Denetim alanı: bir yöneticinin etkin olarak denetleyebileceği memur sayısını ve bu sayının örgüt yapısı üzerindeki etkisini gösterir.

33. Sistem Yaklaşımı Sistem açık, yarı açık ve kapalı olmak üzere sınıflandırılabilir. Burada açık sistemin öğeleri üzerinde durulacaktır. Bir açık sistemin 5 öğesi vardır. 1- Sistemin yaşamasını sağlayan girdiler (imput), 2- Girdileri sistem içinde işleyen alt sistemler , 3- İşlenen girdilerden elde edilen çıktılar (output), 4-Sistemin işlemesini ve çıktılarını değerlendirmeye yarayan dönüt(feedback), 5- Sistemin içinde yaşadığı çevre. Sistem, bir birini etkileyen öğelerin bir topluluğu olarak tanımlanabilir. Çeşitli öğeler, fikren sistemden, çıkarılıp tek başına incelenebilir ve bu öğelerden meydana gelebilecek her hangi bir yeni sistem yapmakta kullanılabilir. İşte bu özelliği, sistem kuramını bilimin genel bir aracı durumuna getirmiştir.

34. SİSTEM NEDİR? Sistem; Belirli parçalardan (alt birimlerden, alt sistemlerden) oluşan, bu parçalar arasında belirli ilişkiler olan ve bu parçaların aynı zamanda dış çevre ile ilişkisi olan, bir bütün olarak tanımlamak mümkündür. Bir başka tanıma göre sistem, karşılıklı etkileşim içerisinde bulunan unsurların tasarlanan amaçları gerçekleştirmek amacıyla bir bütün meydana getirecek şekilde organize edilmesidir.

35. Durumsallık Yaklaşımı Yönetim uygulamaları, önderlik biçimleri ve örgüt dizaynının belli durum ve koşullarda geçerli olduğunu savunur. Bu yaklaşımda, örgütler arasında benzerliklerden çok, farklılıklar önem taşır. Bu farklılıkların yönetsel karar ve süreçleri etkileyeceği varsayılır. Durumsallık yaklaşımı, değişik durum ve koşullarda başarılı olmanın anahtarını değişik kavram, teknik ve davranışlarda arar. Bu yaklaşımda da örgütü bir sistem olarak ele alır. Sonuçta bir örgütün yapısı çeşitli dış çevre faktörleriyle işin niteliği kullanılan teknoloji, personelin özellikleri ve izlenen amaçlar gibi iç faktörlerden etkilenmektedir. Durumsallık yaklaşımının sistem yaklaşımına getirdiği katkı büyük ölçüde araştırma sonuçlarına dayanmasında yatmaktadır.

36. Sistem Şeması Dönüşüm Süreci veya Alt Sistemler GİRDİ ÇIKTI Dönüt ÇEVRE

37. Açık Sistem Sistem; açık, yarı açık ve kapalı sistem olarak sınıflandırılabilir. Bir açık sistemin beş öğesi vardır:

38. Girdiler Bir sistemin girdileri işlenmemiş ya da işlenmiş maddeler,para enerji, insan, bilgi vs. olabilir. Yani para bir bankanın, insan bir eğitim kurumunun girdileridir. Evrendeki en küçük sisteminden en büyük sistemine kadar, her sistem bir başka sistem ile ilişki içerisindedir. Her sistemin girdisi, o sistemin amacına uygun nitelik ve nicelikte olmalıdır.

39. Alt Sistemler Sistemin girdilerinin hedefler doğrultusunda işlendiği veya istenilen duruma getirildiği bölümlere alt sistem denir. Çeşitli süreçler, emek, araç-gereç ve donanım, fiziksel, kimyasal ve biyolojik yapılar vs. sistemin amacını gerçekleştirmek için tek tek veya birlikte işleme konulabilir. Bu bölümün en önemli özelliklerinden biri de “denetleyici ve koruyucu” mekanizmalar yani iç dönütlerdir. Bunlar sistemin denge unsurlarıdır. Denetleyici ve koruyucu sistem görevini tam olarak yapamadığı zaman sistem, açık sistem olma özelliğini kaybeder. Bundan dolayı sistem enerji kaybeder veya olumsuz entropy geliştirir.

40. Çıktılar Sistemin işlenecek girdiyi işleyerek elde ettiği ürüne çıktı denir. Bunlar yeni bir madde, bilgi, beceri, alışkanlık vb. olabilir. Eğer girdilerle çıktılar birbirinin özdeşi ise sistem yoktur.

41. Dönütler Bir sistem, gerek işleme sırasında ortaya çıkan sonuçları, gerekse ürettiği ürünlerin kusurlarını bilmek zorundadır. Dönüt bir işleyişin, bir bürünün kusurlarını bildiren mesajlardır. Sistemin yaşayabilmesi, dönütler yoluyla kendine çeki-düzen vermesine bağlıdır. İki çeşit dönüt vardır: • Sistemin kurduğu denetim mekanizmaları • Üretilen ürünün kullanılması sırasında çıkan kusurlar

42. Çevre Çevre, sistemin yaşadığı ortamdır. Bu ortam elverişli olduğunda sistem yaşayabilir. Sistemin genel ve özel çevresi vardır. Genel çevrede toplumun kültürel öğeleri, siyasal düzeni, ekonomik yapısı, yasalar, bilimsel ve teknolojik gelişmeler gibi değişkenler bulunur. Sistemin özel çevresinde ise endüstriyel yapı, diğer örgütler gibi değişkenler bulunur.

43. Yarı Açık Sistem Girdiler, işlemler, çıktılar ve çevreden oluşur. Sistemin yeterli dönütü yoktur. Bundan dolayı sistem sağlıklı çalışmayabilir. Çünkü yeterli ve düzenli dönüt olmadığından sistemin denetleyici ve koruyucu mekanizmaları belli bir süre çalışmayacaktır.

44. Kapalı sistem Bu sistemlerin ya yeterli girdisi, ya da yeterli çıktısı yoktur. Girdi ve çıktıların olmaması ve yeterli olmaması sonucu dönütler de olmayacaktır. Bu nedenle kapalı sistemlerde farklılaşma, sağlıklı büyüme, gelişme ve iş bölümü yoktur. Tersine benzeşme, dengesizlik ve entropy vardır.

45. Eğitim Nasıl Bir Sistemdir? Açık bir sistem olan eğitimin girdileri, öğrencinin hazır bulunuşluk düzeyi, onun genel ve özel yeteneği, bilgi ve becerileri, kişiliği gibi değişkenlerden oluşur. Diğer girdiler ise, eğitim ve öğretim için yapılan harcamalar ve emektir. Süreç ise, içeriğin yapısı, öğrenci katılımı, öğrenme ve öğretme yöntemleri, araç-gereç, öğretmenin niteliği ve ortamın fiziksel özelliği yer almaktadır. Çıktılar ise, bilişsel, duyuşsal ve devinişsel alandaki hedeflerle tutarlı davranış değişiklikleri, beklenmedik yan ürünler ve deneyimlerdir.

46. Sistem’in Özellikleri • Bir sistem açık, yarı açık veya kapalı olabilir. • Açık sistem yaşamak için dış çevreyle ilişki kurmalıdır: Bu, sistemin dinamik bir denge sağlaması için gereklidir. • Her sistemde bir amaç ve amaçlar vardır: Her sosyal sistem belirli bir amaca ulaşmak için kurulmuştur ve sisteme hüviyetini kazandıran da budur. • Sistemler çevre ile ilişki kurarlar. • Sistemde geribildirim ilişkisi vardır: Sistem bu sayede eksikliklerini ve aksaklıklarını öğrenebilir. • Sistemin kesin sınırları yoktur. Ancak, bir sistemin varlığından bahsedebilmek için onu dış çevreden ayıran sınırlarının olması gerekir. Organizasyon dış çevreden ayırt edilmelidir. • Sistemin alt sistemleri vardır. • Sistemde olumlu ve olumsuz “entropi” görülür: Bir sistemde faaliyetlerin bozulması, dengenin kaybolması ve sonunda sistemin durması yönünde bir eğilim vardır. Entropi, bu eğilimi ifade eder. Kapalı sistemler, entropinin etkisinde kalır. Enerji kaybındaki artış sonuçta sistemin ölümüne neden olur. Açık sistemler, bunun üstesinden gelebilme yeteneğine sahiptir.

47. Kaynaklar • Eğitim Yönetiminde Teori ve Uygulama • Okul Yönetiminde Yeni Yapı ve Davranış Ziya Bursalıoğlu) • Türk Eğitim Sistemi ve Okul Yönetimi Musa Gürsel • Yönetimde Çağdaş Yaklaşımlar Cevat Elma- Kamile Demir • Yönetim Biliminin Alanı ve Kapsamı Emin Karip