Kompetanseforvaltning i bedrifter i Nedre Glomma- regionen

1. Kompetanseforvaltning i bedrifter i Nedre Glomma- regionen

2. Prosjektet er utført av datastudentene: Kristin Skjelin Drøbak (Leder) John Axel Theodorsen Mai Burner (Økonomiansvarlig) Chao- Ching Wu

3. Bakgrunn for prosjektet • Virket interessant • Muligheten til å få kontakt med forskjellige typer bedrifter her i Østfold • Muligheten til å lære nye ting

4. Oppdragsgiveren Fredrikstad Utvikling (FU) • Privat forening og medlemsorganisasjon • Bidra til å utvikle næringsøkonomi og kompetansenivået i Østfold • Forskjellige arbeidsgrupper • Kompetansegruppa • Kartlegging og analyse av kompetanse

5. Bedriftene vi har intervjuet

6. Prosjektets mål Hovedmål: • Undersøke kompetanseforvaltningen i et utvalg bedrifter i Nedre Glomma-regionen. Delmål: • Se på ledelsens syn rundt nåværende og fremtidige kompetanseforvaltning med vekt på hvordan kompetanse brukes og videreutvikles. • Analysere systemet og se hvordan det brukes i praksis med vekt på metoder for innsamling, oppbevaring og bruk av kompetansedata.

7. Definisjoner "Kompetanseer kunnskaper, ferdigheter og evner som på en eller annen måte kan komme til nytte i næringslivet" (Nordhaug 1990) "Kompetanse kan lagres, men bare innen visse tidsgrenser. Det er derfor en ressurs som må pleies, næres og anvendes om det ikke skal forvitre og gå tapt" (Grønhaug 1987) ”Kompetanse er kunnskaper, ferdigheter og holdninger som er anvendbare og har verdi for organisasjonen” (Borregaard, introduksjonskurs for nyansatte) ”Med kompetanseforvaltning mener vi utvikling, kartlegging og bruk av kompetansen i bedriften.” (FuKomps egen formulering)

8. Konklusjon Gruppen dannes Veileder Oppdragsgiver Midtveis rapport Prosjektet avklares Sluttrapport Intervjuforberedelser Laget web-side Expo 2003 Diskusjoner og analyse Forprosjekt rapport Bedrifts- intervjuer Fremgangsmåte

9. Intervjuperioden • Forberedelse • Avtale med bedriftene (tid, sted, hvem) • Informasjon om bedriftene (Internett) • Spørreskjema (laget første utkast, sendt til FU og veileder, tilbakemelding, redigering, endelig utkast)

10. Utføring av intervjuene • 2 og 2 medlemmer utførte hvert intervju • Intervjuet personer i ledelsen • Åpen intervjuform med utgangspunkt i • spørreskjemaet • Varte i 1-2 timer

11. Etter hvert intervju • Fylte ut spørreskjema på PC og sendte det til bedriftene • Tilbakemelding på spørreskjema fra bedriftene • Beskrivelse av intervjusituasjonen (for intern bruk) • Sammendrag • SWOT (Styrker, svakheter, muligheter og trusler)

12. Analyseperioden • Grunnlag for analysen • Kompendium av innsamlet data • Oversiktskart av intervjuene • SWOT-analyse av hver enkelt bedrift • Intervjusituasjon • Definisjoner av kompetansebegrepet • Råd fra FU og veileder • Egne erfaringer • Sunn fornuft

13. Utfordringer • Mye kvalitativ data, lite målbart • Lite kvantitativ målbar data • Mange forskjellige oppfattninger om kompetanse, kompetanseforvaltning rundt om i bedriftene • Mange formelle definisjoner av de samme begrepene • Varierende kvalitet på intervjuene (innhold, respons) • Lite kunnskapom analysemetoder

14. Slik gikk vi fram • Sammenliknet • Kompetanseforvaltning i bedriftene • Kompetansesystem i bedriftene • Våre vurderinger • Våre anbefalinger til bedriftene

15. Inndeling av systemkategorier • Vi delte systemløsningene i to hovedkategorier: • IT-system • Avansert løsning (kostbare og omfattende løsninger) • Delvis avansert løsning (små databaser, kompetansematrise i Excel) • Enkelt løsning (Word eller annen teksteditor) • Manuelt (papir) system • Avansert (En gjenomarbeidet totalløsning) • Delvis avansert (godt innarbeidete rutiner for eksempel bruk av kompetanseskjema) • Enkelt ( B-skap, dokumentering av vanlige attester og vitnemål, arbeidskontrakter med mer.)

16. Grafisk oversikt

18. De viktigste likhetene og ulikhetene mellom bedriftene Likheter mellom bedriftene • Alle synes kompetanseforvalting er meget viktig • Ser på bedriften sin som en kompetansebedrift • Stort sett fornøyd med det kompetanseforvaltnings- systemet de bruker • De bedriftene som hadde et IT-system hadde også et manuelt system for lagring av attester, vitnemål med underskrift • Kursing av ansatte, oppdatering av kompetanse • Kompetanseforvaltnings- systemet brukes ved behov

19. Ulikheter mellom bedriftene • Store bedrifter har ofte mer avansert kompetansesystem • Små bedrifter bruker ofte manuell (papir) løsninger • De største bedriftene setter av faste beløp til kompetanseforvaltning i årlig budsjett • Mindre bedrifter setter ofte av ressurser etter behov • Ledelsen i små bedrifter har god kjennskap til ansattes oppgaver • Forskjellige behov for et IT-kompetanseforvaltnings- system

20. Forskjellige måter å utvikle kompetanse • Store og mellomstore bedrifter har mye • kursvirksomhet • Intern kursing (egne kurs og seminarer) • Ekstern kursing (kjøp av kurs, f.eks fra leverandører) • Små bedrifter har mindre kursvirksomhet, ansvar for • kompetanseutvikling ligger ofte hos enkelte • medarbeider

21. Forskjellige ansettelsesstrategier • Store bedrifter prøver ofte å ansette intern først, så ekstern • (media) • Små bedrifter bruker ofte (personlige) nettverk og lokal media

22. Våre vurderinger av resultatene av undersøkelsen • Mange forskjellige meninger/oppfatninger rundt kompetanse og kompetanseforvaltning • Alle bedriftene har en høy bevissthet om kompetanseforvaltning • De mener at kompetanseforvaltning blir stadig viktigere i fremtiden • Alle ser fordelene ved å bruke et IT-system til kompetanseforvaltning • Alle ser nødvendigheten av å utvikle kompetanse kontinuerlig • Få bedrifter i undersøkelsen har et avansert IT-kompetansesystem • Få bedrifter bruker systemet i praktisk kompetanseforvaltning • Ledelsen bruker ofte kjennskap til medarbeider til å fordele arbeidsoppgaver • Systemet brukes oftest til registrering av kompetansedata

23. Store kostnader knyttet til kompetanseutvikling • Avanserte IT-kompetansesystem koster ofte mye i investering, • vedlikehold og utvikling • Ikke særlig lønnsomt for små bedrifter • Større bedrifter kan oftest forsvare slike kostnader • Skaleringseffekten (gevinsten ved en slik investering er større i store • bedrifter)

24. Våre anbefalinger til bedriftene • Bedrifter som har et lite utviklet kompetanseforvaltningssystem (IT-eller manuelt) bør etter vår mening invester noe midler i å oppgradere sitt system uansett hvor fornøyde de er med dagens ordning • Vi anbefaler at de små bedriftene dette gjelder vurderer nøye å investere i (utvikle et) en løsning som ligger på skalaen delvis avansert IT-løsning. Større bedrifter bør vurdere avanserte løsninger • Store selskaper bør satse på avanserte systemer som integreres i virksomhetens øvrige systemer

25. Begrunnelse for anbefalinger • Fremtiden vil kreve at data digitaliseres. Bedre å begynne med gode rutiner nå enn i morgen • IT-løsninger gjør data mer tilgjengelig • Digitalisert data er letter å bearbeide • Mulighet for grafiske og oversiktelige visninger av kompetansedata • Behov for enhetlige systemløsninger innad i organisasjonen, mer effektiv kompetanseforvaltning og bruk av ressursene • IT hjelpemidler skaper mange muligheter til å omdanne kunnskap/kompetanse i bedriften til reelle og varige verdier for organisasjonen

26. Hva vi har lært • Kompetanseforvaltning • Intervjuteknikk • Analyseteknikk • Arbeidslivet • Kommunikasjonsteknikk • Samarbeid • Problemløsning

27. Takk til: Veileder Terje Samuelsen Oppdragsgiver Fredrikstad utvikling Bedriftene som var med Sponsorer