Mufita Avianti Wulandari 09.41010.0141 S1/Sistem Informasi

1. ANALISIS DAN PERANCANGAN PROSES BISNIS PT. MEDIX SOFTMENGGUNAKAN SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001:2008 Mufita Avianti Wulandari 09.41010.0141 S1/Sistem Informasi

2. Abstract (1) Recognition of the quality of products and services become a necessity for all stakeholder, including customer. To meet customer need, customer can implement the Quality Management System ISO 9001:2008. PT. Medix Soft is a software house that brought the concept of agile programming which avoid to writing document that does not contribute to the finished system. While ISO 9001:2008 requires to documented the entire process. ISO 9001:2008 can be included as one of the requirement in the development agile process without destroying the very concept of agility.

3. Abstract (2) Almost all business process in PT. Medix Soft is IT based, making IT Strategic Planning is needed so that IT investment can be aligned with business need. Analysis of business process compliance with ISO 9001:2008 requirement is 53%. From the result of exsiting gap, ISO documentation is designed and consist a quality manual, 22 SOP documents, 23 work instruction documents, and 76 forms. In addition, analysis of IT strategic plan obtained 20 investments of information system. Keywords:Business Process, Quality Management System, ISO 9001:2008, IT Strategic Plan

4. Latar Belakang (1) • Pengakuan atas kualitas produk dan pelayanan menjadi suatu kebutuhan utama bagi semua pelaku bisnis. Penilaian suatu kualitas yang bersifat kualitatif menyebabkan perbedaan pandangan bagi setiap pemegang kepentingan, termasuk konsumen. Dalam pemenuhan kebutuhan konsumen, perusahaan dapat menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008. • ISO 9001:2008 merupakan salah satu keluarga ISO 9000. Beberapa perusahaan menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 karena beberapa hal, diantaranya adalah untuk meningkatkan proses bisnis internal perusahaan dan mutu produk atau layanan, memperluas jaringan pemasaran dan pemenuhan akan persyaratan konsumen atas mutu produk (White dkk, 2009).

5. Latar Belakang (2) • PT. Medix Soft merupakan salah satu perusahaan software yang bergerak di bidang industri medical imaging software (radiologi). PT.Medix Soft memerlukan ISO 9001 sebagai pemenuhan persyaratan dalam mengurus ijin edar produk. Selain itu, penerapan ISO 9001 juga diperlukan untuk mengatasi beberapa kelemahan yang ada di perusahaan terkait dengan proses bisnis internal perusahaan. PT. Medix Soft belum dapat melakukan pengendalian dan pemantauan hasil pelaksanaan prosedur kerja yang dilakukan oleh semua departemennya. Semua prosedur kerja yang ada di PT. Medix Soft masih belum didokumentasikan namun beberapa dokumen hasil pelaksanaan prosedur kerja telah didokumentasikan. Salah satu proses bisnis inti yang ada di PT. Medix Soft adalah proses pengembangan software.

6. Latar Belakang (3) • Hampir keseluruhan proses bisnis pada PT. Medix Soft yang dijalankan berbasis teknologi informasi. Terdapat dua aplikasi utama yang digunakan untuk operasional bisnis perusahaan, yaitu aplikasi Sistem Informasi Manajemen (SIM) yang berbasis desktop dan aplikasi Medixsoft Issue Tracker yang berbasis web. Aplikasi SIM ini digunakan untuk komunikasi dalam pengelolaan bisnis perusahaan. Aplikasi Medixsoft Issue Tracker digunakan dalam komunikasi internal antar pengembang perangkat lunak.

7. Latar Belakang (4) • Berdasarkan permasalahan di atas, tugas akhir ini akan menganalisis dan merancang proses bisnis PT. Medix Soft menggunakan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 versi 2008 (ISO 9001:2008). Dengan diterapkannya Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008, diharapkan PT. Medix Soft dapat meningkatkan mutu produk yang dihasilkan serta dapat memperbaiki proses internal perusahaan. Selain itu juga dibutuhkan perencanaan strategis TI agar investasi TI dapat sejalan dengan kebutuhan bisnis di PT. Medix Soft dan sesuai dengan persyaratan ISO 9001:2008.

8. Tujuan Tujuan yang hendak dicapai dalam penelitian ini adalah: • Menganalisis kesesuaian kebutuhan proses bisnis untuk mendapatkan hasil kesenjangan antara kebutuhan proses bisnis yang ada pada PT. Medix Soft dengan persyaratan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008. • Merancang dokumentasi proses bisnis yang ada pada PT. Medix Soft sesuai dengan persyaratan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 dan hasil kesenjangan. • Membuat rencana strategis TI pada PT. Medix Soft.

9. Landasan Teori (1) • Proses Bisnis Proses bisnis adalah serangkaian instrumen untuk mengorganisir suatu kegiatan dan untuk meningkatkan pemahaman atas keterkaitan suatu kegiatan (Weske, 2007).

10. Landasan Teori (2) • Business Process Modelling Notation BPMN merupakan singkatan dari Business Process Modelling Notation, yaitu suatu metodologi yang dikembangkan Business Process Modelling Initiative (BPMI) dalam memodelkan proses bisnis (Object Management Group, 2008). Tujuan dari BPMN adalah menyediakan notasi yang mudah dipahami oleh semua pengguna bisnis dan yang tidak kalah pentingnya adalah untuk memastikan bahwa bahasa XML yang dirancang untuk pelaksanaan proses bisnis dapat dinyatakan secara visual dengan notasi yang umum (Owen dan Raj, 2003). Adapun notasi dasar yang ada pada BPMN dapat dilihat pada gambar dibawah.

11. Landasan Teori (3) 3. Portofolio Aplikasi Model portofolio dapat menggambarkan keseluruhan struktur dan logika proses dari aplikasi SI/TI untuk bisnis (Ward dan Peppard, 2002). Model portofolio yang dikembangkan oleh McFarlan mempertim-bangkan kontribusi SI/TI untuk kebutuhan bisnis saat ini dan masa yang akan datang berdasarkan dampak bagi industri (Ward dan Peppard, 2002).

12. Landasan Teori (4) 4. Tata Kelola Tata kelola TI merupakan bagian terintegrasi dari pengelolaan perusahaan yang mencakup kepemimpinan, struktur serta proses organisasi yang memastikan bahwa teknologi informasi perusahaan dapat dipergunakan untuk mempertahankan dan memperluas strategi dan tujuan organisasi (Surendro, 2009).

13. Landasan Teori (5) • Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 ISO merupakan suatu badan federasi dunia yang menetapkan suatu standarisasi. ISOdapat menjembatani dalam pemenuhan kebutuhan bisnis dan kebutuhan konsumen. ISO 9001 pertama kali dikeluarkan pada tahun 1987, kemudian diperbarui pada tahun 1994, tahun 2000, dan terakhir pada tahun 2008 (Poza, A.S. dkk, 2009). Terdapat 8 klausul dalam ISO 9001:2008. Klausul 4 membahas tentang sistem manajemen mutu. Klausul 5 membahas tentang tanggung jawab manajemeen. Klausul 6 membahas tentang manajemen sumber daya. Klausul 7 membahas tentang realisasi produk. Klausul 8 membahas tentang pengukuran, analisis dan peningkatan.

14. Landasan Teori (6) • CMMI Tujuan dari CMMI adalah sebagai paduan dalam peningkatan proses- proses yang ada di dalam organisasi (LLC, 2010). CMMI mempunyai lima tingkat model kematangan, dimana setiap tingkatan mempunyai tahapan dasar untuk proses perbaikan yang sedang berlangsung (Jan van Bon dkk, 2007). Kelima tahapan tersebut adalah tahap initial, managed, defined, quantitatively managed, dan tahap optimizing.

15. Landasan Teori (7) 7. Audit Internal Audit internal merupakan suatu kegiatan konsultasi dan assurance yang independen yang dirancang untuk menambah nilai dan meningkatkan kegiatan operasi perusahaan (Chartered Institute of Internal Auditors, 2012). Adanya internal audit dapat membantu organisasi dalam pencapaian tujuan organisasinya dengan melakukan pendekatan yang sistematis dan berdisiplin dalam melakukan evaluasi dan peningkatan efektivitas dari manajemen resiko, pengen-dalian, dan proses tata kelola (governance processes).

16. Landasan Teori (8) • Software Engineering Software Engineering merupakan ilmu dasar pengembangan semua jenis perangkat lunak, termasuk sistem multimedia, software networking, software database, web application dan mobile application (Kurniawan, 2012). 8.1 Metode Scrum Scrum adalah suatu pendekatan iteratif pada pengembangan perangkat lunak yang mengusung prinsip agile (ketangkasan). Metode Scrum membuat beberapa blok waktu yang dinamakan sprint. Panjang sprint biasanya antara dua hingga empat minggu dan ditentukan dari tujuan akhir yang membantu untuk mengklarifikasikan objek dalam sprint (Blankenship dkk, 2011).

17. Model Penelitian

18. Skema Prosedur Penelitian

19. Hasil dan Pembahasan (1) • Paparan dan Analisis Data Dari kegiatanwawancaradan observasi yang dilakukanolehpeneliti, makaakandidapatkaninformasimengenaistruktur organisasi, proses bisnis, dan uraian jabatan masing-masing fungsi yang ada di PT. Medix Soft. Struktur organisasi yang ada di PT. Medix Soft seperti gambar dibawah ini.

20. Hasil dan Pembahasan (2) Penggambaran proses bisnis saat ini digambarkan dengan menggunakan notasi BPMN. Penggambaran proses bisnis yang ada di departemen Research and Development dapat dilihat pada gambar dibawah ini.

21. Hasil dan Pembahasan (3) Peta Strategi Bisnis PT. Medix Soft

22. Hasil dan Pembahasan (4) 1. Hasil Gap Analysis Dari penilaian kesenjangan yang telah dilakukan dengan menggunakan CMMI, diperoleh hasil kesenjangan antara persyaratan yang diharuskan ISO 9001:2008 dengan proses bisnis yang sedang berjalan di PT. Medix Soft. Adapun nilai pemenuhan terhadap proses bisnis di PT. Medix Soft ditunjukkan pada tabel berikut.

23. Hasil dan Pembahasan (5) • Rancangan Pedoman Mutu, Prosedur Kerja, Instruksi Kerja, dan Format Formulir Dari hasilkesenjangan yang ada, penelitimerancangdokumentasidarisemua proses dansistemmanajemenmutu yang ada di PT. Medix Soft. Adapun rangkumandarihasilrancangandokumentasisistemmanajemenmutu di PT. Medix Soft yang dikelompokkanberdasarkandepartemendapatdilihatpadatabel berikut.

24. Hasil dan Pembahasan (6) Aplikasi yang sedang berjalan saat ini masih terdapat beberapa kekurangan jika disesuaikan dengan persyaratan ISO 9001:2008. Ada beberapa rancangan peneliti yang berupa user interface aplikasi yang dapat digunakan untuk memperbaiki aplikasi yang sedang berjalan saat ini. Salah satu rancangannya adalah form yang digunakan untuk permintaan pelatihan. Form Permintaan Pelatihan digunakan karyawan dalam meminta ke departemen HRD untuk diadakan atau diikutsertakan pelatihan.

25. Hasil dan Pembahasan (7) • Hasil Portofolio Aplikasi

26. Kesimpulan (1) • Hasil analisis kesenjangan antara kebutuhan proses bisnis yang ada di PT. Medix Soft dengan persyaratan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 adalah 53%. Hasil kesenjangan ini didapatkan dari rata-rata nilai pemenuhan pada masing-masing klausul. Pemenuhan terhadap klausul 4 adalah 40%, pemenuhan terhadap klausul 5 adalah 54%, pemenuhan terhadap klausul 6 adalah 50%, pemenuhan klausul 7 adalah 67% dan pemenuhan klausul 8 adalah 55%.

27. Kesimpulan (2) • Perancangan proses bisnis pada PT. Medix Soft yang disesuaikan dengan persyaratan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 menghasilkan dokumen pedoman mutu, dua puluh dua (22) dokumen prosedur kerja, dua puluh dua (23) dokumen instruksi kerja, dan tujuh puluh enam (76) format formulir baik secara manual maupun komputasi.

28. Kesimpulan (3) • Pembuatan rencana strategis TI pada PT. Medix Soft menghasilkan dua puluh (20) investasi sistem informasi yang terbagi menjadi empat kuadran, yaitu enam (6) sistem informasi yang termasuk dalam kuadran Strategic, tiga (3) sistem informasi yang termasuk dalam kuadran High Potential, enam (6) sistem informasi yang termasuk dalam kuadran Key Operational, dan lima (5) sistem informasi yang termasuk kuadran Support.

29. Saran • Penelitian dapat dikembangkan dengan mengikutsertakan bagian keuangan dalam penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008. • Penelitian dapat dikembangkan sampai pada tahap implementasi hasil perancangan yang telah dibuat peneliti. • Penelitian dapat dikembangkan sampai pendefinisian detil tindakan dan kebutuhan yang diperlukan dalam mencapai rencana strategis TI.

30. Daftar Pustaka • Blankenship, Jerrel dkk. 2011. Pro Agile .NET Development with Scrum. New York: Springer. • Chartered Institute of Internal Auditors. 2012. Chartered Institute of Internal Auditors. 5 Desember 2012. < http://www.iia.org.uk/en/Knowledge_Centre/global_professional_guidance/Definition.cfm> • ISO. ISO 9001:2008Quality Management System – Requirements. ISO. • Jan van Bon dkk. 2007. Foundations of IT Service Management Based on ITIL V3. Van Haren Publishing. Zaltbommel. • Kurniawan, Aditya. 2012. The Power of Software Engineering. 4 Oktober 2012. < http://socs.binus.ac.id/2012/03/01/the-power-of-software-engineering/> • LLC. 2010. Requirements Management Database - Quality Certification Guide Revision 2.5.017. LLC. • Object Management Group. 2008. Welcome to BPMI.org. 27 Desember 2012. < http://bpmi.org/> • Owen, M. dan Raj, J. 2003. BPMN and Business Process Management-Introduction to the New Business Process Modelling Standard. New Jersey: Popkin Software & System Inc. • Poza, A. S. dkk. 2009. Implementing a Functional ISO 9001 Quality Management System in Small and Medium-Sized Enterprises. International Journal of Engineering (IJE), Vol. 3 (3). • Surendro, Kridanto. 2009. Implementasi Tata Kelola Teknologi Informasi. Informatika. Bandung • Ward, J. dan Peppard, J. 2002. Strategic Planning for Information Systems – Third Edition. England: John Wiley & Sons. Ltd • ­Weske, Mathias. 2007. Business Process Management: Concept, Languages, Architectures. New York: Springer. • White, G. R. T, Samson, P. dan Rowland-Jones, R. 2009. The Implementation of a Quality Management System in the Not-For-Profit Sector. TQM Journal.