Comunicarea organiza ţională

1. Comunicareaorganizaţională Rolul comunicării în organizaţii Comunicare organizaţională vs. Comunicare managerială Stiluri de comunicare organizaţională Stiluri de comunicare managerială

2. I. Rolul comunicării în organizaţii • Din perspectiva teoriei organizaţiilor, comunicarea reprezintă un proces esenţial. • Chaster Barnard, în teoria sa privind organizaţia, definea comunicarea drept o forţă ce menţine funcţionarea organizaţiei şi leagă obiectivele şi interesele organizaţiei de cele ale angajaţilor, într-un proces de cooperare continuă. • Conţinutul comunicării este reprezentat de informaţii .

3. Rolul comunicării în organizaţii • Funcţionarea unei organizaţii depinde de organizarea eficientă a informaţiilor, de calitatea acestora. • Potrivit lui Ovidiu Pânişoară, informaţiile în organizaţii îndeplinesc patru roluri majore: • - sunt bază pentru planificare • - sunt bază pentru cercetarea analitică • - instrument de măsurare a succesului organizaţional • - semnal de alarmă privind eventuale probleme. (OvidiuPânişoară, op. cit., 2008, p. 223)

4. Rolul comunicării în organizaţii • Specificul comunicării organizaţionale se reflectă prin limitarea libertăţii de mişcare a individului • În comunicarea nonorganizaţională sau extraprofesională, libertatea de mişcare a persoanelor care comunică, cu mici excepţii, este aproximativ egală. Înţelegem prin libertate de mişcare posibilitatea ca individul să întrerupă procesul de comunicare atunci când situaţia nu îl mai avanteajează. • Există însă şi mici excepţii. Înainte de a pătrunde în viaţa profesională, excepţiile care limitează libertatea noastră de mişcare sunt reprezentate la nivelul comunicării cu părinţii şi profesorii.

5. II. Comunicare organizaţională vs. comunicare managerială • În mediul organizaţional, cea mai importantă schimbare la nivelul filosofiei de comunicare a individului este marcată de întâlnirea cu şeful, integrarea într-o structură formală în care domină ierarhia şi autoritatea. • Libertatea de mişcare a individului este puternic limitată de structura formală a organizaţiei • Comunicarea organizaţională se consumă cu prioritate sub forma comunicării manageriale, care include relaţia şef-subordonat. Există, cu siguranţă, şi alte relaţii de comunicare în organizaţii, cele pe orizontală – cu colegii, dar acestea depind direct de relaţia cu şeful.

6. Comunicare organizaţională vs. comunicare managerială • Particularităţile comunicării manageriale sunt generate de scopul, obiectivele şi rolurile acestei comunicări, de cadrul şi structura organizaţională precum şi de climatul existent în organizaţie. • Importanţa comunicării în cadrul organizaţiei şi în cadrul conducerii acesteia a dus la apariţia a două subdiscipline în cadrul Comportamentului Organizaţional: Comunicarea organizaţională şi Comunicarea managerială.

7. Comunicare organizaţională vs. comunicare managerială • Comunicarea Organizaţională se ocupă cu teoria comunicării interumane specifice organizaţiilor şi cu dezvoltarea deprinderilor de comunicare verbală şi scrisă. Se referă, desigur, la întregul mecanism de tranzitare a informaţiei care are loc, în organizaţie, prin canalele formale şi informale. Aici includem şi relaţiile de comunicare pe orizontală, între colegi. • Comunicarea managerială este disciplina care urmăreşte înzestrarea managerului cu acele deprinderi de comunicare eficace şi eficiente, care să-i permită îndeplinirea cu succes a rolurilor sale de administrator al resurselor umane, de lider şi de conducător.

8. III. Stiluri de comunicare organizaţională • Când vorbim de stiluri de comunicare în organizaţii, avem în vedere modalităţile în care o organizaţie consideră că trebuie să îşi structureze procesele de comunicare şi să promoveze un anumit stil de comunicare • Evaluarea stilurilor de conducere scoate în evidenţă dezvoltarea unor modalităţi specifice de comunicare. • O conducere democratică, care promovează ideea de echipă, de participare a subordonaţilor la luarea deciziilor, de lider cu atitudine deschisă, prietenoasă, se concretizează, la nivelul comunicării prin: ascultarea opiniilor celorlalţi, chiar solicitarea acestora, aprecierea criticilor şi consideraţie faţă de divergenţele de păreri, încurajarea subordonaţilor să se implice în rezolvarea problemelor prin judecarea şi exprimarea liberă a părerilor.

9. Stiluri de comunicare organizaţională • O conducere autoritară, care se subscrie devizei „întotdeauna am dreptate”, se traduce, la nivelul comunicării, prin rigiditate în exprimare, ignorarea şi uneori chiar criticarea opiniilor subordonaţilor, etalarea unei atitudini de superioritate, atitudine vădită de sancţionare a tututor celor care contrazic opiniile managerului sau care încearcă să-şi promoveze propriile judecăţi cu privire la soluţionarea unor probleme specifice organizaţiei.

10. Stiluri de comunicare organizaţională • O conducere permisivă, caracterizată prin organizare şi conducere spontană şi evitarea oricăror intervenţii în organizarea şi managerierea grupului, generează, la nivelul comunicării, atitudini de acceptare a opiniilor subordonaţilor fără însă a putea vorbi de feedback, lipsă de claritate în formularea cerinţelor, tendinţa de a critica defectele, încercarea de a schimba comportamentul subordonaţilor pentru a răspunde aşteptărilor liderului sau pentru a se apropia de stilul propriu acestuia de gândire şi acţiune

11. IV. Stiluri de comunicare managerială • În organizaţii, o perspectivă comprehensivă asupra comunicării ne dezvăluie trei modele standard de comunicare managerială: • modelul comunicării de intervenţie în care managerul identifică scopurile comunicării şi defineşte problemele ce urmează a fi supuse dezbaterilor, anticipează reacţiile interlocutorilor, se preocupă de reacţia interlocutorilor faţă de mesaj, caută să se asigure că mesajele sale sunt percepute corect şi înţelese, evită judecăţile de valoare nefondate şi acordă în acest fel sprijin interlocutorilor.

12. Stiluri de comunicare managerială • Modelul comunicării de investigare, care se bazează pe schimbul permanent de informaţii, în sensul solicitării dar şi furnizării continue de informaţii, pe analizarea problemelor şi identificarea punctelor tari şi a celor slabe. • Modelul comunicării de control, în care managerul se concentrează pe oferirea de informaţii valide şi necesare pentru rezolvarea sarcinilor, pe identificarea reacţiilor subordonaţilor pentru definirea unor mesaje care să ofere interlocutorilor posibilitatea valorificării propriului potenţial, pe promovarea unui comportament care să nu pună în inferioritate interlocutorul, pe mesaje din care subordonatul să înţeleagă consecinţele faptelor sale

13. Stiluri de comunicare managerială Dintr-o altă perspectivă, Maier, 1989, identifică patru mari stiluri de comunicare folosite în organizaţii: • a. stilul de tip „acuzator” • b. stilul de tip „dirijist” • c. stilul de tip „influenţare” • d. stilul de tip „proactiv” Aceste stiluri sunt radiografiate de Maier după următorii itemi: • - scopul principal al comunicării • - stilul de comportament în comunicare • - gestionarea sentimentelor • - motivaţia acceptării comportamentului (F. Maier, Supervisory and executive development, Ed. John Wiley&Sons, NY, 1989)

14. Stiluri de comunicare managerială Stilul de tip „acuzator” • Ţinta acestui stil de comunicare este de a găsi “ţapul ispăşitor” • Peste lucrurile făcute bine se trece repede, iar cele rele sunt sancţionate cu o ironie fin. • Accentul cade pe acuzare, pe etichetare negativă • Managerul nu îşi consiliază oamenii ci îi denigrează • Comunicarea este un monolog, unul agresiv, tăios şi ridiculizant.

15. Stiluri de comunicare managerială • La nivelul afectivităţii, se generează ostilitate, tensiune sau teamă. • Etichetele sunt extreme, limbajul este unul dur, fără replică, subordonatul nu are nici o şansă să se justifice. • Justificarea nu este admisă, deoarece ar putea ştirbi din autoritatea şefului.

16. Stiluri de comunicare managerială • Stilul de tip „dirijist” • Finalitatea acestui stil de comunicare este informarea excesivă. • Cultura organizaţională are de suferit, dar la nivelul sistemului de management ar exista o preocupare continuă pentru a găsi soluţii la cerinţele subordonaţilor, în situaţia în care aceştia din urmă reclamă un dirijism permanent • Acest gen de comunicare se opreşte la nivel profesional, şefii nu ar da indicaţii în probleme personale, subordonaţii nu ar vrea să primească asemenea indicaţii.

17. Stiluri de comunicare managerială • Afectivitatea este atât de scăzută, încât nu are importanţă în economia jocului. Totul se reduce la sarcinile profesionale şi la rezolvarea lor cât mai eficient. • Lipsa iniţiativelor sărăceşte orice organizaţie, iar când acest lucru este urmărit în mod voit, conduce la o răcire a comunicării şi la o stare de pasivitate care oboseşte prin forţa rutinei şi neimplicarea afectivă. • Stilul dirijist se dovedeşte a fi un mod de comunicare eficient dacă subordonaţii îl promovează, iar cultura organizaţională l-a acceptat deja ca pe un comportament de rutină.

18. Stiluri de comunicare managerială Stilul de tip „influenţare” Sistemul de management doreşte o confirmare a propriilor dispoziţii şi instrucţiuni. • Între sistemul de management şi subordonaţi se urmăreşte crearea unei punţi de legătură necesară obţinerii performanţelor • Influenţarea înseamnă comunicare reciprocă, feedback, ascultare, gestionarea reacţiilor şi argumentare. • Prin acest stil, chiar dacă se urmăreşte dominarea, ascultarea, totul se rezumă la raportarea poziţiilor.

19. Stiluri de comunicare managerială Sistemul de management poate prelua iniţiative din partea subordonaţilor, dacă sunt conforme cu filosofia sa de viaţă. • Un rol important îl au şi recompensele, în special cele materiale, deoarece suplinesc efortul subordonaţilor de a înţelege sistemul de referinţă în care joacă. • Aceste comunicări pot apropia din punct de vedere afectiv şefii şi subordonaţii, în special în cazul rezultatelor pozitive. Alianţa se cimentează prin rezultate şi, indirect, pregăteşte terenul pentru un nou stil de comunicare.

20. Stiluri de comunicare managerială Stilul de tip „proactiv” • Generează un mediu propice pentru dezvoltarea parteneriatelor. În organizaţii, cele mai eficiente situaţii de cooperare sunt cele create între şefi şi subordonaţi. • Se promovează ideea că atunci când angajaţii au iniţiative revoluţionare, atunci ele vor inova mediul organizaţional. • Vorbim acum de elită managerială şi de elită executivă. • Comunicarea nu se mai opreşte la nivelul sarcinilor profesionale, ea poate continua şi la nivelul problemelor personale, în felul acesta afectivitatea este acceptatată şi promovată în mod deschis. • Cu toate că managementul va trebui să îşi autolimiteze o parte din autoritatea sa formală, el va câştiga la nivelul autorităţii informale şi va crea premisele abordării unor parteneriate în afara organizaţiei.