Leiding geven aan projecten

2. Leiding geven aan projecten Commercie en subsidie

3. Wat gaan we doen Les 3 • Plannen van het project • Tijd en geld • Voortgang monitoren • EarnedVallue • Slipchart • Escalaties • Tijd, geld, meerwaarde, resultaat, kwaliteit, risico

4. Les 3 Start

5. Even terugkijken • Het project, wat is het en wat doet het? • Projecten betekenen veelal ook investeringen • Projecten leveren meer risico’s • Projecten dienen kwaliteit op te leveren

6. Plannen maken • Wat is het doel van een plan? • Beheersing van het project • Communicatie • Door vast te leggen: • Wat • Hoe • Door wie • Wanneer (geschat) • Voor hoeveel (geschat) het product wordt geleverd

7. Wat is dus een plan? Plan definitie: Een plan is een beschrijving hoe, wanneer en door wie een specifiek doel of set van doelen wordt behaald. Deze doelen (targets) zijn: • De producten uit het project • Tijdslijnen • Kosten • Kwaliteit • Benefits

8. Stappen in een plan Plan ontwerpen Strategie van het plan Product gericht plannen, met Product Breakdown Structure en Product Flow Diagram Producten definiërenen analyseren Work Breakdown Structure Activiteiten en afhankelijk-heden identificeren Risico’s analyseren Delphi, Monte Carlo, Pert analyse Schatten Tijdschema maken Gantt, Precedence Chart, Theory of constrains Plan documenteren

11. Work Breakdown Structure

12. Pert Analyse Elke taak in een PERT is gebaseerd op drie soorten inschattingen: • O = Optimistische inschatting • W = Waarschijnlijke inschatting • P = Pessimistische inschatting • De inschatting volgt uit de berekening: (O + 4W + P)/6

13. Pert Analyse PERT netwerk voor een project van zeven maanden met vijf mijlpalen (10–50) en zes activiteiten (A–F)

14. Schema maken Bepaal de afhankelijkheden van de uit te voeren activiteiten en plaats deze in een netwerk PFD WBS Als X klaar dan start Y (finish-start) Als X start dan start Y ook (start-start) Als X klaar dan stop Y (finish-finish) Als X start stopt Y (start-finish) Begin A Eind B C VS Duur VE Bepaal het Kritiek Pad in twee stappen Naam Voorwaartse gang VE-B = VS-B+Duur-B VS-C = CE-B VE-C = VS-C+Duur-C Doe dit van begin tot eind Achterwaartse gang LE-C = LS-B van einde LS-C = LE-C – Duur - C LE-B = LS-C Speling = VS - LS Werk terug van eind tot begin LS Speling LE VS Vroegst mogelijke start VE Vroegst mogelijke einde LS Laatst mogelijke start LE Laatst mogelijke einde Kritieke pad = die activiteiten die geen speling hebben

15. Netwerk planning (precedence) • Bereken de totale doorlooptijd van het project. • Welke activiteiten liggen op het kritieke pad? • In welke week kan activiteit C op zijn vroegst starten?

16. Ganttchart

17. Theory of Constrains

18. Voortgang van je plan • Tijdens uitvoeren van het project dient een projectmanager grip te houden op voortgang • Kernvragen: • Waar sta ik nu • Hoeveel tijd en geld is er al ingezet • Hoeveel tijd en geld heb ik nog nodig • Klopt dit met mijn plan

19. EarnedVallue Analyse • Earned Value Analyse • BCWP: Budgetted Cost Work Performend (=EV - Earned Value) • BCWS: BudgettedCostWorkScheduled (PV) • ACWP: ActualCostWorkPerformed (AC) • SV=BCWP-BCWS, variatie op het tijdschema • CV=BCWP-ACWP, variatie op het budget • ECAC= Totaal Budget * ACWP/BCWP, prognose eindbesteding • SLIP Chart • Grafische weergave van de voortgang/prestatie t.o.v. de baseline

20. Slipchart EarnedVallue

21. Rekenen met EarnedVallue • Bereken het percentage afgerond werk van deelproject A bij een earnedvaluevan 72. • Bereken het percentage afgerond werk van het gehele project afgerond op één decimaal

22. EVA uitwerking • Deelproject Budget Gepland periode % Besteed EV • A 120 80 60 (vr 1) 45 72 • B 40 20 50 3020 • C 50 25 0 00 • D 60 30 40 1824 • E 130 65 60 7678 • Totaal 400 220 48,5 (vr 2)169194 • Route: overal eerst de EV uitrekenen, deze is nodig om de rest te beantwoorden • PC = EV / BAC * 100% • 60 = (X / 120)*100% • 0,6 = X/120 • 120 * 0,6 = X (=EV) • oftewel, de EV = budget / 100 * percentage gereed

23. Einde planning en voortgang • Plan stippelt de route uit • Verschillende plantechnieken • Voortgang ten opzichte van plan • Verschillende voortgang technieken

24. Wat als het niet gaat zoals gepland • Identificeren van het probleem (issue) • Analyse van de gevolgen voor het project • Zoeken naar een passende oplossing, of meerdere oplossingen • Naar hoger besluitniveau om de keuze te laten maken (escalatie)

25. 3 uitgangspunten Wat ons overkomt • De afwijkingen die ons overkomen noemen we een off-specification(kosten leverancier) Wat we bewust aan willen passen • Dit zijn wijzigingsverzoeken(kosten klant) Algemene vraag of uiting van zorg

26. Leg vast Onderzoek Beveel aan Beslis Voer uit • Stel Issuetypevast • Stel ernst enprioriteit vast • Leg vast inregister • Onderzoekimpact opprojectdoelen,BusinessCase, Risico-profiel • Check ernsten prioriteit • IdentificeerOpties • EvalueerOpties • Beveel Optiesaan • Escaleer bijoverschrijdenautoriteit • Keur goed,wijs afof volgaanbevolenoptie • Voercorrigerendemaatregel uit • Updateplannen enregisters Issue- en wijzigingsprocedure Stuurgroep of Wijzigingsautoriteit Dagelijks logboek of Issue register / Issue rapport

27. Issue- en wijzigingsprocedure Behaald voordeel Impact van deimplementatie Kosten, tijdsduurvan de optie Minder kosten,tijd, risico Risico(‘s)van de optie Meer benefits Etc.

28. Hoe strakker het plan • Hoe lastiger sturen is • Hoe meer escalaties • Hoe beperkter de mogelijkheden van de PM Hoe ga je hier mee om?

29. Toleranties op stuurassen • Benefits (meerwaarde) • Risico’s • Scope (bereik) • Kwaliteit • Tijd • Geld

30. Einde Issue en wijzigingen • 3 soorten issues • Zo snel als mogelijk actie • Grondige analyse en opties bieden • Besluit laten nemen door bevoegde persoon

31. Sturen van projecten • Werkpakketten (delegeren, beheersen) • Werk uitgeven • Voortgang bewaken • Gereed werkpakket terugontvangen • Voortgang bewaking (analyse, rapporteren) • Toleranties op stuurassen

32. Einde les 3 Voor de volgende les leren: • Boek:

33. Einde les 3