Kwaliteitsvol leiding geven BUE als instrument voor reflectie en actie

1. Kwaliteitsvol leiding gevenBUE als instrument voor reflectie en actie Workshop voor leidinggevenden Vlaamse Overheid Key-Consult in opdracht van AGO

2. Workshop voor leidinggevenden Doel: jou als leidinggevende ondersteunen: • bij de interpretatie van de resultaten • bij de vertaling ervan naar actie zodat je het BUE rapport kan benutten in het kader van jouw kwalitatief leidinggeven Key-Consult in opdracht van AGO

3. Programma • BUE: doel • Feedback • Lezen en interpretatie van het BUE rapport • Aanzet tot ontwikkelingsplan en actie • Meer info nodig? • Communicatie met jouw leidinggevende • Communicatie met jouw team Key-Consult in opdracht van AGO

4. Doel van de BUE Key-Consult in opdracht van AGO

5. BUE: visie • BUE is niet enkel een instrument in het kader van evaluatie • Het instrument biedt een weg tot ontwikkeling en actie Key-Consult in opdracht van AGO

6. BUE = feedback ontvangen Key-Consult in opdracht van AGO

7. Watzie je? Key-Consult in opdracht van AGO

8. Hoe ga je om met feedback? Zo? Zo Of Key-Consult in opdracht van AGO

9. Objectiviteit? Vooringenomenheid? Medewerkers • Onwennig • Frustratie spuien • Constructieve feedback • Karwei • Gênant • Loyaliteiten • … Is een perceptie Leidinggevende • Wie-filter • Feiten-filter • Afleidende gedachten en gevoelens • …. Is een kans én een hele uitdaging Key-Consult in opdracht van AGO

10. Een korte oefening Key-Consult in opdracht van AGO

11. Gevoelsbarometer + December 2013 Januari 2013 - Key-Consult in opdracht van AGO

12. Opdracht bij de gevoelsbarometer • Noteer de belangrijke gebeurtenissen voor jou en jouw team gedurende het voorbije jaar • Duid met een (golvende) lijn aan hoe je je hierbij hebt gevoeld: • boven de horizontale lijn = positief, OK • onder de lijn = niet fijn, niet OK Key-Consult in opdracht van AGO

13. BUE mindmap • Noteer kernachtig op een post it • wat het BUE rapport voor jou betekent • wat je hierbij voelt • wat jouw eerste reactie was toen je het rapport las • Noteer telkens 1 element op een post it; kleef ze op de flip Key-Consult in opdracht van AGO

14. Elementen van een BUE rapport Key-Consult in opdracht van AGO

15. Wat vind je in een BUE rapport ? • Competenties • Globale tevredenheid • Top-3 competenties volgens jouw medewerkers • Ontwikkeltips bij deze 3 competenties Key-Consult in opdracht van AGO

16. Vergelijkingspunten • de feedbackscores van de medewerkers (FB 13) • de scores van de zelfevaluatie (ZELF) • de overeenkomstige gemiddelde scores voor alle respondenten van alle betrokken leidinggevenden van de entiteit (ENT) • en van de Vlaamse overheid (VO) • de feedbackscores van vorig jaar (FB 12) • visualisatie in een radargrafiek : de voornaamste resultaten. Key-Consult in opdracht van AGO

17. Kleurcodering • Relatief belang van cijfers • Belang van trends die eruit af te lezen zijn Score t.o.v. FB13 >= +0,2 Score t.o.v. FB13 -0,1 t/m +0,1 Score t.o.v. FB13 <= -0,2 Key-Consult in opdracht van AGO

18. Interpreteren van de resultaten en aanzet tot ontwikkelingsplan en actieplan Key-Consult in opdracht van AGO

19. Eerste globale lezing van de scores boven 4 = top = sterkte tussen 3,5 - 4 : OK = behoorlijk goede vaardigheid onder 3,5 : al kritischer kijken onder 3 = actieplan. Key-Consult in opdracht van AGO

20. Doorheen de scores… boven 4 = top = sterkte tussen 3,5 - 4 : OK = behoorlijk goede vaardigheid onder 3,5 : al kritischer kijken onder 3 = actieplan.  • Ga doorheen de scores • Duid in de kolom FB 13 aan wat boven 4 scoort • Duid aan wat onder 3,5 scoort • Gebruik kleurcodes • Wat valt je op? Zijn er bepaalde competenties waar je verbanden ziet? Key-Consult in opdracht van AGO

21. Spreiding van de scores en WN (weet niet) Key-Consult in opdracht van AGO

22. Spreiding van de scores en WN (weet niet) • Een sterke spreiding van scores, is een punt van zorg. Dit kan wijzen op: • Verdeelde meningen in het team • Andere behandeling van bepaalde medewerkers • Kliekjesvorming • Conflicten • Subteams die met totaal verschillende dingen bezig zijn • … • Veel WN (weet niet) antwoorden is het onderzoeken waard: • Medewerkers weten het niet • Medewerkers durven hierop niet antwoorden • Medewerkers vinden dit niet belangrijk • Medewerkers bedoelen eigenlijk “niets van gemerkt” • … Key-Consult in opdracht van AGO

23. Spreiding van de scores en WN • Ga doorheen de scores aan de linkerzijde van het rapport • Duid aan waar veel spreiding is in de antwoorden: • Alle antwoordcategorieën komen aan bod • Rood én groen scoort (1 en 5) • Duid aan waar WN sterk scoort • Zie je verbanden met de voorgaande analyse? • Welke verklaringen kan je formuleren? Key-Consult in opdracht van AGO

24. Tweede globale interpretatie 1. Neem de grafiek, de algemene resultaten en de 3 competenties die jouw medewerkers de belangrijkste vonden 2. Analyseer voor deze 3 competenties: • Is jouw zelfevaluatie hoger/gelijk/lager dan FB 13? • Is de FB 13 hoger/gelijk/lager dan FB 12? • Is de FB 13 hoger/gelijk/lager dan deze voor de entiteit? 3. Kan je bij evt verschillen hiervoor verklaringen aangeven? • Bij jezelf • Door de context Key-Consult in opdracht van AGO

25. Voorbeeld van vorig jaar Key-Consult in opdracht van AGO

26. Meer in detail Sterke punten Key-Consult in opdracht van AGO

27. Meer in detail • Neem de resultaten per competentie • Bekijk de sterke punten: • Op welke elementen scoor je sterk? (= voor punten waar je gelijk of meer scoort dan gemiddelde VO, ENT) • Waarin ben je gegroeid? (= waar scoor je hoger dan FB 12? = score FB 12 staat in groen aangeduid) • Waar is een duidelijk verschil tussen jouw zelfbeeld en perceptie van medewerkers (= score ZELF staat in groen aangeduid) • Waaraan heb je dit te danken? (factoren die met jezelf te maken hebben? contextfactoren?) • Welke effect heeft dit op jouw team, op individuele medewerkers, op resultaten? Key-Consult in opdracht van AGO

28. Meer in detail Key-Consult in opdracht van AGO

29. Meer in detail • Neem de resultaten per competentie • Bekijk de punten waarop je volgens jouw medewerkers meer kan inzetten: • Op welke elementen scoor je minder sterk? (= voor punten waar je lager scoort dan gemiddelde VO, ENT) • Waarin zijn de scores verminderd (= waar scoor je lager dan FB 12? Of Score FB 13 staat in rood aangeduid) • Waar is een duidelijk verschil tussen jouw zelfbeeld en perceptie van medewerkers (= score ZELF staat in rood aangeduid) • Waaraan schrijf je dit resultaat toe?(factoren die met jezelf te maken hebben? contextfactoren?) • Welke effect heeft dit op jouw team, op individuele medewerkers, op resultaten? Key-Consult in opdracht van AGO

30. Vragen, tegenstrijdigheden, verruiming • Welke resultaten roepen vragen bij je op? Wat kan je niet plaatsen? Wat verwondert je? • Welke andere feedback ontvang je vanuit medewerkers, collega’s, leidinggevende, klanten die aanvullend is bij de BUE resultaten? Key-Consult in opdracht van AGO

31. Na de interpretatie van de resultaten: aanzet tot ontwikkelingsplan en actieplan Key-Consult in opdracht van AGO

32. Vooruitblik • Wat kan je nu reeds aangeven wat je zal doen het volgende jaar op vlak van leidinggeven? • Bepaal jouw prioriteiten hierin • Wat ga je zeker: de 3 B’s Behouden? Bannen? Bereiken? Key-Consult in opdracht van AGO

33. Behouden • Wat loopt goed en wil je in de focus plaatsen zodat het minstens even goed blijft verlopen? • Wat heb je nodig om dit te kunnen aanpakken (bij jezelf, kwaliteiten? Naar ondersteuning?) • Welke ontwikkeltips (uit het rapport) zijn bruikbaar voor jou? Key-Consult in opdracht van AGO

34. Bannen • Welke elementen wil je niet meer/minder doen volgend jaar? • Wat heb je nodig om dit te kunnen aanpakken (bij jezelf, kwaliteiten? Naar ondersteuning?) • Welke ontwikkeltips (uit het rapport) zijn bruikbaar voor jou? Key-Consult in opdracht van AGO

35. Bereiken • Welke elementen wil je meer/anders/nieuw doen volgend jaar? • Wat heb je nodig om dit te kunnen aanpakken (bij jezelf, kwaliteiten? Naar ondersteuning?) • Welke ontwikkeltips (uit het rapport) zijn bruikbaar voor jou? Key-Consult in opdracht van AGO

36. Op zoek naar meer informatie over de resultaten? Key-Consult in opdracht van AGO

37. Mogelijke pistes… • P&O medewerker coacht je tot een helder inzicht • P&O medewerker bespreekt de resultaten met je medewerkers en koppelt dit aan jou terug • Je bevraagt zelf een aantal medewerkers van jouw team individueel • Je gaat in dialoog met jouw team, en vraagt hierbij eventueel ondersteuning aan de P&O medewerker Key-Consult in opdracht van AGO

38. Communicatie met jouw leidinggevende over de BUE resultaten en verdere aanpak Key-Consult in opdracht van AGO

39. Bereid volgende elementen voor: • Situering van de BUE cijfers en de eigen analyse • Voorstelling van het eigen ontwikkelings - en actieplan • De vragen waarop je zeker een antwoord wil • De gewenste ondersteuning(wat, door wie) Key-Consult in opdracht van AGO

40. Tijdens het gesprek met je leidinggevende • Beluister de inbreng van jouw leidinggevende • Integreer de feedback en suggesties in jouw actieplannen • Maak afspraken rond ondersteuning Key-Consult in opdracht van AGO

41. Communicatie met jouw team over de BUE resultaten en verdere aanpak Key-Consult in opdracht van AGO

42. Mogelijke bespreekpunten: • Bedank je medewerkers voor het invullen van de BUE • Geef aan wat je geleerd hebt uit de BUE resultaten • Zeg waaraan je wil werken (Behouden, Bannen, Bereiken) • Vraag ondersteuning • Nodig medewerkers uit om altijd feedback te geven (niet enkel bij BUE) Key-Consult in opdracht van AGO

43. Mate van participatie: M= Manager; leidinggevende Key-Consult in opdracht van AGO

44. Mogelijke bespreekpunten voor een feedbackgesprek: • Inleiding: • Dank voor jullie feedback en commentaren! Deel 1: Wat heb ik geleerd uit de BUE resultaten? • Deel 2: Waaraan wil ik werken? • Deel 3: Op welke manier kan het team mij ondersteunen? Wat verwacht ik? Key-Consult in opdracht van AGO

45. Evaluatie van de workshop voor leidinggevenden Key-Consult in opdracht van AGO

46. Key-Consult in opdracht van AGO

47. Mogelijke ondersteuning door P&O Key-Consult in opdracht van AGO