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Universidade de Brasília Faculdade de Economia, Administração, Contabilidade e Ciência da Informação e Documentação Departamento de Ciência da Informação e Documentação Disciplina: Planejamento e Gestão de Instituições Arquivísticas Prof.: Lillian Alvares. Planejamento 2.
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Universidade de Brasília Faculdade de Economia, Administração, Contabilidade e Ciência da Informação e Documentação Departamento de Ciência da Informação e Documentação Disciplina: Planejamento e Gestão de Instituições Arquivísticas Prof.: Lillian Alvares Planejamento 2
Níveis de Planejamento • Existem três níveis distintos de planejamento: • Planejamento Estratégico • Planejamento Tático • Planejamento Operacional
Planejamento Estratégico • É o planejamento mais amplo e abrange toda a organização. • Suas características são: • É projetado no longo prazo e seus efeitos e conseqüências são estendidos para vários anos (em geral, cinco) pela frente.
Planejamento Estratégico O planejamento estratégico é, normalmente, de responsabilidade dos níveis mais altos da empresa e diz respeito tanto à formulação de objetivos quanto à seleção dos cursos de ação a serem seguidos para sua consecução, levando em conta as condições externas e internas à empresa e sua evolução esperada.
Planejamento Estratégico • Envolve a empresa como uma totalidade, abrange todos os recursos e áreas de atividade, e preocupa-se em atingir os objetivos em nível organizacional.
Planejamento Estratégico • É definido pela cúpula da organização (no nível institucional) e corresponde ao plano maior ao qual todos os demais estão subordinados.
Planejamento Estratégico • É um processo gerencial que possibilita ao executivo estabelecer o rumo a ser seguido pela empresa com vistas a obter um nível de otimização na relação da empresa com seu ambiente.
Planejamento Estratégico • O nível estratégico de influência considera a estrutura organizacional de toda a empresa e a melhor interação desta com o ambiente.
Obstáculos • A etapa de implementação dos processos de mudança estratégica ou estrutural nas organizações é a mais difícil de todo o processo. • Geralmente, não existem problemas nas etapas de definição da missão e estabelecimento de estratégias. • Os problemas aparecem quando estas devem ser executadas na prática
Obstáculos • Ausência de liderança e acompanhamento do executivo principal da instituição; • Falta de cultura de planejamento por parte dos funcionários e falta de cultura estratégica por parte dos dirigentes; • Inexistência de sistemas de informação que possibilitem a coleta e sistematização das informações; • Falta de capacitação da equipe de implementação;
Obstáculos • Incompreensão da importância da influência da cultura e do clima organizacional; • Competição pelo poder, que acaba afetando o desempenho das equipes de trabalho; • Falta de acompanhamento e controle da execução das ações planejadas.
Elementos Básicos • Estrutura – refere-se ao modo de organização das tarefas e das pessoas, o que inclui o organograma da empresa e suas principais políticas internas; • Sistemas – dizem respeito ao workflow da organização, ao fluxo de processos e informações e aos sistemas de tomada de decisão gerencial; • Estilo – refere-se aos aspectos do clima organizacional relacionados ao comportamento e à mentalidade dos membros da instituição;
Elementos Básicos • Equipe – são as pessoas certas na equipe de planejamento e implementação; • Habilidades – trata-se do conjunto de habilidades das pessoas que compõem a organização, o qual se traduz na habilidade da própria organização; • Estratégia – refere-se à maneira pela qual a instituição implementa sua visão de futuro; • Valores Compartilhados – trata-se do conjunto de valores, princípios e diretrizes que motiva o comprometimento e o empenho de todos na empresa.
4 Princípios Gerais 1. O princípio da contribuição aos objetivos, e neste aspecto o planejamento deve sempre visar aos objetivos máximos da empresa. No processo de planejamento deve-se hierarquizar os objetivos estabelecidos e procurar alcançá-los em sua totalidade, tendo em vista a interligação entre eles.
4 Princípios Gerais 2. O princípio da precedência do planejamento, corresponde que essa função administrativa que vem antes das outras. De maneira geral, o planejamento “do que é e como vai ser feito” aparece na ponta do processo.
4 Princípios Gerais 3. O princípio da maior penetração e abrangência, pois o planejamento pode provocar uma série de modificações nas características e atividades da empresa. As modificações provocadas nas pessoas podem corresponder à necessidade de treinamento, substituição, transferências, funções, avaliação, etc.; na tecnologia pode ser apresentada pela evolução dos conhecimentos, pelas novas maneiras de fazer os trabalhos, etc.; e nos sistemas podem ocorrer alterações nas responsabilidades estabelecidas nos níveis de autoridade, descentralização, comunicações, procedimentos, instituições, etc.
4 Princípios Gerais 4. Princípio da maior eficiência, eficácia e efetividade. O planejamento deve procurar maximizar os resultados e minimizar as deficiências. Através desses aspectos, o planejamento procura proporcionar a empresa uma situação de eficiência, eficácia e efetividade
Eficiência • Eficiência é: • Resolver problemas; • Salvaguardar os recursos aplicados; • Cumprir o seu dever; • Reduzir os custos. (Como fazer)
Eficácia • Eficácia é: • Fazer as coisas certas; • Produzir alternativas criativas; • Maximizar a utilização de recursos; • Obter resultados; • Aumentar o lucro. (Resultados)
Efetividade • Efetividade é: • Manter-se no ambiente. • Apresentar resultados globais positivos ao longo do tempo. (Permanência)
Vantagens • Identifica áreas que exigem decisões e garante que a devida atenção lhe será dispensada, tendo em vista os resultados esperados; • Estabelece um fluxo mais rígido de informações importantes para os tomadores de decisão e que sejam as mais adequadas para o processo; • Facilita a mudança organizacional durante a execução dos planos estabelecidos, através de uma comunicação adequada e apropriada; • Procura o envolvimento dos vários elementos da empresa para os objetivos, desafios e metas através do direcionamento dos esforços; • Facilita e agiliza o processo de tomada de decisão;
Vantagens • Facilita a alocação dos recursos da empresa; • Possibilita maior consenso, compromisso e consistência; • Cria alternativas gerenciais; • Possibilita o comportamento sinérgico das várias unidades organizacionais; • Possibilita a empresa manter maior interação com o ambiente; • Incentiva e facilita a função de direção da empresa; • Transforma a empresa reativa em empresa proativa
Vantagens • Facilita e desenvolve um processo descentralizado de decisão na empresa; • Cria situações em que os administradores da empresa se sentem obrigados a se afastarem das atividades rotineiras da empresa; • Incentiva a utilização de modelos organizacionais adequados aos diversos contextos ambientais atuais e futuros; • Orienta o desenvolvimento de outros planejamentos a nível tático ou operacional.
Importância • Uma das causas mais comuns do fracasso do planejamento é a falta de um conjunto de objetivos claramente definidos. • Sem planejamento, uma empresa não terá certeza do seu caminho. Sem objetivos, uma empresa não terá condições de medir seu desempenho.
Características • É um processo permanente e contínuo. • É sempre voltado para o futuro. • Visa a racionalidade da tomada de decisões. • Visa selecionar uma entre várias alternativas. • É uma técnica de alocação de recursos. • É uma técnica de mudanças e inovações.
Processo Seqüencial • Planejamento Estratégico: é realizado nas funções mais elevadas da empresa, tem maior alcance de tempo e as decisões envolvidas englobam a organização como um todo. • Planejamento Tático: é realizado pelos executivos, traduz e interpreta as decisões da direção e as transforma em planos concretos dentro dos departamentos da empresa. Geralmente tem um médio alcance de tempo. • Planejamento Operacional: é aquele que coloca em prática os planos táticos dentro de cada setor da empresa. Geralmente tem curto alcance de tempo.
Principais aspectos de diferenciação • Nível das decisões: o Plano Estratégico é sempre realizado nos escalões mais elevados da empresa. • Dimensão temporal: o Plano Estratégico tem sempre um alcance maior no tempo do que o Plano Operacional. • Amplitude de efeitos: as decisões envolvidas no Plano Estratégico englobam a organização como um todo e não simplesmente um parte dela.
Planejamento Tático • É o planejamento que abrange cada departamento ou unidade da organização.
Planejamento Tático • Suas características são: • É projetado para o médio prazo, geralmente para o exercício anual. • Envolve cada departamento, abrange seus recursos específicos e preocupa-se em atingir os objetivos departamentais. • É definido no nível intermediário, em cada departamento da empresa.
Planejamento Tático Tem por objetivo otimizar determinada área de resultado e não a empresa como um todo. Portanto, trabalha com decomposições dos objetivos, estratégias e políticas estabelecidos no planejamento estratégico.
Planejamento Tático O planejamento tático é desenvolvido a níveis organizacionais inferiores, tendo como principal finalidade à utilização eficiente dos recursos disponíveis para a consecução dos objetivos previamente fixados, segundo uma estratégia pré-determinada bem como as políticas orientativas para o processo decisório da empresa.
Planejamento Operacional • É o planejamento que abrange cada tarefa ou atividade específica.
Planejamento Operacional • Suas características são: • É projetado para o curto prazo. • Envolve cada tarefa ou atividade isoladamente e preocupa-se com o alcance de metas específicas. • É definido no nível operacional, para cada tarefa ou atividade.
Planejamento Operacional Pode ser considerado como a formalização, principalmente através de documentos escritos, das metodologias de desenvolvimento e implantação estabelecidas. Portanto, nessa situação tem-se, basicamente, os planos de ação ou planos operacionais.
Planejamento Operacional • Cada um dos planejamentos operacionais devem conter com detalhes: • Os recursos necessários para o seu desenvolvimento e implantação; • Os procedimentos básicos a serem adotados; • Os produtos ou resultados finais esperados; • Os prazos estabelecidos; • Os responsáveis pela sua execução e implantação.
Planejamento Operacional • O planejamento operacional cria condições para a adequada realização dos trabalhos diários da empresa.
Exemplo: Orçamento • Os orçamentos são planos estratégicos quando envolvem a empresa como uma totalidade e abrangem um período longo, como é o caso do planejamento financeiro estratégico.
Exemplo: Orçamento • São planos táticos quando cobrem determinada unidade ou departamento da empresa por médio prazo, como são os orçamentos departamentais de despesas e que envolvem o exercício anual.
