Servizio del Personale LNF-INFN

1. Servizio del PersonaleLNF-INFN Patrizia Fioretti Responsabile Il Servizio è dotato dei seguenti Uffici: Ufficio Gestione del Personale Stefania Corona (Responsabile) Massimiliano Menale Ufficio Concorsi, Borse di Studio, Utenti Esterni Gianluca Dalla Vecchia (Responsabile) Marco Tagliaferri (art. 15) Ufficio Controllo Orario e Procedure Informatico-Amministrative. Maurizio Palmerio (Responsabile) Daniele Mazzone (art. 15)

2. Compiti e attività del Servizio (Disciplinare organizzativo LNF del 25/10/2011) • - applicazione delle norme contrattuali e legislative in materia di lavoro; • - gestione della dotazione organica dei Laboratori Nazionali, organigramma, struttura fine; • - gestione delle procedure relative ai concorsi o selezioni per l'assunzione di personale a tempo indeterminato e determinato e per l'attribuzione degli assegni di ricerca e delle borse di studio; • - assunzione, gestione amministrativa del personale dipendente e del personale con contratto di collaborazione coordinata e continuativa; • - rilevazione delle presenze, controllo dell'orario di lavoro e adempimenti per la liquidazione delle competenze accessorie, partecipazione in qualità di struttura pilota ai test per il sistema informativo per la rilevazione delle presenze; • - assistenza sanitaria all'estero; • - tenuta del libro matricola, del libro infortuni ed adempimenti in caso di infortunio sul lavoro; • - gestione dei borsisti e degli assegnisti di ricerca, convenzioni per assegni di ricerca e dottorati; • - gestione delle richieste per l’attribuzione degli incarichi di ricerca scientifica o tecnologica, di collaborazione tecnica e di associazione scientifica, tecnologica o tecnica; • - gestione degli utenti esterni e dell'utilizzo delle foresterie; • - realizzazione e gestione del database dei dati anagrafici e professionali del personale dei Laboratori Nazionali, realizzazione delle procedure informatiche per la gestione amministrativa del personale dei LNF; • - rilascio dei badges utili per la rilevazione dalle presenze e per l’accesso ai LNF; • - consulenza nelle materie di competenza; • - compiti dei quali il Servizio sia direttamente incaricato dal Direttore. N.B.: In rosso sono riportate le attività non indicate nel Disciplinare Organizzativo e sono state cancellate le attività non più di competenza del Servizio. Consiglio di Laboratorio del 5 giugno 2013

3. Descrizione estremamente sintetica delle attività di competenza di ciascun Ufficio • UFFICIO GESTIONE DEL PERSONALE • Assunzione e gestione amministrativa del personale dipendente a tempo determinato, indeterminato e gestione personale con contratto di collaborazione coordinata e continuativa • Gestione malattie e visite di controllo • Tenuta e aggiornamento del fascicolo personale • Tenuta del libro infortuni e adempimenti in caso di infortunio sul lavoro • Adempimenti amministrativi relativi alle richieste di benefici assistenziali, ass. familiari, ricognizioni periodiche dei dati anagrafici, IBAN ecc. • Rilascio badges per il personale dipendente, abilitazione tornello • UFFICIO CONCORSI, BORSE DI STUDIO, UTENTI ESTERNI • Gestione delle procedure relative ai concorsi o selezioni per l’assunzione di personale a TI eTD; per il conferimento degli assegni di ricerca e delle borse di studio • Gestione dei borsisti e degli assegnisti di ricerca, comprese pratiche al SUI per gli stranieri • Gestione degli utenti esterni e dell’utilizzo delle foresterie • Rilascio badges per il personale personaleassociato e ospitedei LNF, borsisti e assegnisti LNF, abilitazionetornello • gestione richieste di incarichi di ricerca scientifica o tecnologica, di collab. tecnica e di associazione scientifica, tecnologica o tecnica • Elaborazione statistiche e report • UFFICIO CONTROLLO ORARIO E PROCEDURE INFORMATICO-AMMINISTRATIVE • Rilevazione delle presenze e • controllo dell’orario di lavoro nel rispetto della normativa di riferimento • Adempimenti per la liquidazione • delle competenze accessorie (straordinari, turni, indennità) • Assistenza sanitaria all’estero • Partecipazione al gruppo di lavoro del sistema informativo per la rilevazione delle presenze (struttura pilota) ed assistenza al personale dei LNF • Realizzazione procedure informatiche per la gestione amministrativa del personale • Realizzazione e gestione del database dei dati anagrafici e professionali del personale LNF • Elaborazione statistiche e report Consiglio di Laboratorio del 5 giugno 2013

4. Consiglio di Laboratorio del 5 giugno 2013

5. L’attuale struttura organizzativa ed organizzazione che il Servizio si è data, risponde alle esigenze dei Laboratori. In alcuni periodi particolari o per cause anche esterne ai LNF si possono presentare CRITICITA’ • Informazione e formazione non tempestiva ed esaustiva • Sistema per la rilevazione delle presenze (inizio lavori 2010) • Incompleto, presenta ancora lacune e genera ancora errori • Inadeguato a rispondere alle richieste che ci arrivano da AC • Manca la possibilità di produrre in autonomia i report necessari • Gli utenti hanno ancora bisogno di assistenza • Problema serio del flag “assistenza sanitaria all’estero” nel modulo missioni • Scelte ed indirizzi non coerenti e costanti nel tempo; tali atteggiamenti generano incertezza e diffidenza; • Flusso documentale ancora cartaceo, vengono presentate ancora in formato cartaceo le richieste di assegni familiari, borse studio figli, sussidio, prestito INA, riscatto INA; i CUD devono essere consegnati personalmente a ciascun dipendente, così come molte altre comunicazioni che arrivano dall’AC • Pratiche al SUI per l’accesso degli stranieri (inizialmente solo per i dipendenti e assegnisti, ora servono anche per borsisti ed eventuali familiari al seguito) Consiglio di Laboratorio del 5 giugno 2013

6. segue CRITICITA’ • Necessità di effettuare sempre numerosi solleciti per la presentazione e/o per la regolarizzazione di pratiche/procedure entro le scadenze • La chiusura dei cartellini e l’autorizzazione dei responsabili non arriva mai entro i primi 10 giorni del mese • Il rispetto della pianificazione delle ferie e delle ore in esubero non è verificato dal Responsabile o da un suo delegato ma deve essere verificato dal Serv. Personale • In generale le richieste (ospitalità, foresteria, selezioni, contratti TD) arrivano spesso incomplete e/o errate • Le richieste di rinnovi e proroghe dei contratti a tempo determinato arrivano spesso a ridosso delle scadenze (25 di ogni mese) • Prassi di chiedere informazioni agli Uffici dell’AC e bypassare gli uffici LNF non informandoli delle decisioni prese o delle conclusioni cui si giunge • Criticità oggettive collegate all’attribuzione di nuove attività al Servizio • Organizzazione della foresteria a pagamento • Rilascio dei badges • Bandi borse di studio Consiglio di Laboratorio del 5 giugno 2013

7. PROPOSTE OPERATIVE strettamente correlate alle attività del Servizio del Personale per superare le criticità (e per prevenirle) • Sanare le carenze di organico, appena possibile (il 30% dell’organico è a TD) • Il sistema informativo per la rilevazione delle presenze deve essere completato ed implementato, è necessario in tal senso l’autorevole intervento del Direttore dei LNF in quanto sul Laboratorio più grande inevitabilmente si ripercuotono i maggiori disagi; occorre inoltre • sciogliere i nodi normativi dove c’è ancora ambiguità di interpretazione • consentire all’ Ufficio del Personale la possibilità di accedere ai dati ed elaborare in proprio i report necessari • L’informazione e la formazione del personale deve diventare una priorità, in particolare in un settore come quello del Personale dove le materie sono in continua evoluzione e si susseguono nuove leggi e regolamenti • Accelerare l’informatizzazione dei flussi documentali ed attivare la firma digitale (prestiti, sussidi, borse di studio, prestito INA, riscatto INA, CUD, contributi ai figli in età prescolare, assegni familiari, dichiarazioni IRPEF) • Poter contare sulla collaborazione delle Segreterie e del personale tutto ed evitare così le dispendiose perdite di tempo che si rendono necessarie per sollecitare il rispetto delle scadenze e la regolarizzazione delle pratiche amministrative. Consiglio di Laboratorio del 5 giugno 2013

8. Considerazioni finali(… a proposito di informazione )In quale scenario di riorganizzazione/razionalizzazione nazionale dell’INFN ci stiamo muovendo?Quale riorganizzazione si prevede per i LNF?Il Servizio del Personale dei LNF sarà oggetto di una riorganizzazione? Consiglio di Laboratorio del 5 giugno 2013