6ème PCRDT 2003-2006

1. 6ème PCRDT 2003-2006 Bureau des Ressources Extérieures Novembre 2004

2. 1 Cadre général 2 Le démarrage du contrat 3 La vie du contrat 4 Le reporting de fin de période 5 La fin du contrat Le 6ème PCRDT

3. 1.1 Structure du 6ème PCRDT 1.2 Instruments 1.3 Types d ’activités 1.4 Modèles de déclaration des coûts et contribution de la CE 1.5 Différentes formes de participation 1.6 Bilan des projets du 6ème PCRDT à la DR14 1.Cadre général

4. Axe 1 : Concentrer et intégrer la recherche communautaire Sept priorités thématiques: 1 - Génomique et biologie pour la santé 2 - Technologies pour la société de l’information 3 - Nanotechnologies, matériaux intelligents, nouveaux procédés de production 4 - Aéronautique et espace 5 - Sûreté alimentaire et risques pour la santé 6 - Développement durable et changement planétaire 7 - Citoyens et gouvernance dans la société européenne de la connaissance Axe 2 : Structurer l’espace européen de la recherche (dont Ressources Humaines et Mobilité - Réseau Marie Curie) Axe 3 : Renforcer les bases de l’espace européen de la recherche Structure du 6ème PCRDT

5. Instruments existants déjà dans le 5ème PCRDT : STREP Actions Marie Curie Actions de coordination Actions spécifiques de soutien Initiatives intégrées relatives aux infrastructures (I3) Article 169 + 2 nouveaux instruments : Réseaux d’excellence (NoE) Projets intégrés (IP) Instruments

6. Research and technological development activities or innovation activities (dont activité de dépôt de brevets…) Demonstration activities (réalisation de prototypes) Training activities (formation) Management of the consortium activities Other specific activities (dont Joint Program of Activities dans l’instrument NoE) Types d’activités

7. Récapitulatif des types d’activités par intruments

8. Additionnal Cost (AC) Full Cost (FC) Full Cost Flat Rate (FCF): cas du CNRS Modèles de déclaration des coûts

9. Insérer tableau Participation de la CEpar type d ’activité et modèle de coûts

10. Contractant - coordonnateur - non coordonnateur Non contractant Différentes formes de participation(1/4)

11. Contractant coordonnateur signe le contrat avec la CE et fait signer les formulaires d’accession aux membres du consortium encaisse la contribution européenne et la répartit entre les membres du consortium collecte les rapports scientifiques, financiers, les certificats d’audit et les transmet à la CE est l’interlocuteur de la Commission pour les questions administratives et financières liées au projet s’acquitte de ses tâches en tant que partenaire au même titre que les autres membres du consortium Différentes formes de participation(2/4)

12. Contractant non coordonnateur adhère au contrat via l’accession form reçoit du coordonnateur sa part de la contribution CE adresse à la CE, via le coordonnateur, les rapports scientifiques et financiers ainsi que le certificat d’audit Différentes formes de participation(3/4)

13. Non contractant (= tiers) Met des ressources à disposition d’une entité contractante (cas d’une UMR) Différentes formes de participation(4/4)

14. Nombre de projets présentés : 264 Nombre de projets retenus : 79 Dont NoE : 23, IP : 24 Dont laboratoires CNRS DR14 coordinateur :7 Priorités thématiques concernées à la DR14: 2. Technologies pour la société de l ’information > 3. Nanotechnologies > 6. Développement durable et changement planétaire Bilan à mi-parcours de l’appel à projets du 6ème PCRDT à la DR14

15. Nombre de contrats ouverts : 26 Dont DR14 coordinateur : 3 (1 IP, 1 NoE, 1 STREP) Dont transferts autres DR: 8 sur 26 contrats Dont IP : 10, NoE : 9, autres : 7 Bilan des contrats ouverts au Bureau des Ressources Extérieures (à fin oct 2004)

16. Les informations données ci-après s’appliquent plus particulièrement aux Réseaux d’Excellence et Projets Intégrés dans le cas où le CNRS est partenaire contractant non coordonnateur

17. 2.1 Documents constitutifs du contrat 2.2 Analyse d ’un contrat 2.3 Qui fait quoi au démarrage du contrat ? 2.Le démarrage du contrat

18. Le contrat (= core contract) signé entre la CE et le partenaire coordonnateur au nom du consortium Annexe 1 : description des travaux Annexe 2 : conditions générales des contrats européens Annexe 3 : conditions spécifiques au type d’instrument Annexe 4 : form A ou accession form signée entre chaque partenaire et le coordonnateur (Annexe 5 : form B par laquelle de nouvelles entités adhèrent ultérieurement au contrat) Annexe 6 : form C ou financial statement propre à chaque type d’instrument Consortium agreement obligatoire pour IP et NoE Les documents constitutifs du contrat

19. En anglais (langue officielle) Conclu entre la CE et le partenaire coordonnateur Le contrat fixe notamment : L’objet du contrat et la liste de tous les participants au contrat (art 1) la date d’entrée en vigueur du contrat, la date de début et la durée du projet (art 4) le montant maximum de la contribution financière de la communauté (art 5) les périodes de rapport et les rapports à remettre (art 6 et 7) les modalités de paiement par la CE (art 8) – Avance Addendum clause 23 Le contrat

20. Derrière le partenaire CNRS signataire du contrat, on peut trouver : Un « nœud » CNRS Plusieurs laboratoires de plusieurs DR Une UMR Plusieurs entités juridiques : CNRS et une ou plusieurs cotutelles S’il y a une clause 23: - les coûts de la cotutelle sont éligibles - il faut les déclarer et les certifier Gros plan sur le participant CNRS

21. Le laboratoire et le SPV  fournissent les documents nécessaires au Bureau des Ressources Extérieures copie du contrat signé par les deux parties Annexe 1 Original de notre accession form signé par les deux parties Copie du consortium agreement signé (pour IP et NoE) Eventuellement PV du Kick Off Meeting indiquant la répartition financière entre partenaires Qui fait quoi au début du contrat ? (1/2)

22. Le Bureau des Ressources Extérieures ouvre un CDP 511xxx à justifier met en place les crédits Le gestionnaire de laboratoire créé dans Xlab des sous-parties au CDP 511xxx correspondant aux types d’activités et aux WP Qui fait quoi au début du contrat ? (2/2)

23. 3.1 Le modèle du Full Cost Flat Rate 3.2 Les coûts non éligibles 3.3 Les coûts éligibles 3.3.1 Coûts directs 3.3.2 Coûts indirects 3.4 Les recettes 3.5 Qui fait quoi pendant le contrat ? 3.La vie du contrat

24. coût déclaré = coût direct + coût indirect (20% des coûts directs hors charges de sous-traitance) Déclaration des coûts:Au CNRS, utilisation du modèle FCF

25. Ne peuvent être imputés au projet : les impôts indirects identifiables notamment la TVA les intérêts débiteurs les provisions pour pertes ou charges futures éventuelles (mais la PPE est éligible) les pertes de change les coûts déclarés, encourus ou remboursés pour un autre projet communautaire les dépenses démesurées ou inconsidérées tout autre coût ne remplissant pas les conditions d’éligibilité Les coûts non éligibles

26. Les coûts éligibles, doivent remplir toutes les conditions suivantes : ils doivent être réels, économiques et nécessaires à la réalisation du projet, ils doivent être déterminés conformément aux principes comptables usuels du contractant ils doivent être encourus pendant la durée du projet ils doivent être régulièrement inscrits dans les comptes du contractant, Idem pour les contributions fournies par des tiers dans le cadre d’UMR par exemple Les coûts éligibles (1/2)

27. Les coûts éligibles (2/2) Coût direct 20% Hors sous- traitance Coût indirect Coût total éligible

28. Salaires du personnel permanent Valorisé au coût réel Le nombre d’heures travaillées sur le projet est justifié par les feuilles de temps (time-sheet) Chaque personnel indique les heures consacrées au projet européen en détaillant par workpackage et par type d’activité Le salaire du personnel des cotutelles fait partie des dépenses éligibles si une clause 23 est insérée au contrat Salaires du personnel temporaire Ventiler les heures entre WP et activités (time-sheet). La PPE est éligible. Embauche de préférence sur 18 mois (durée du préfinancement) puis avenants Les coûts directs (1/3)

29. Les consommables Appliquer les règles usuelles sur la frontière fonct./équipement Les missions Appliquer les règles usuelles Les amortissements Appliquer les règles usuelles (le coût d ’installation peut être pris en compte) Amortissement à compter de la date de la facture et au prorata temporis sur la période Appliquer si nécessaire un pourcentage d’affectation du matériel Une quote-part d’amortissement peut être déclarée sur des matériels dédiés au projet et acquis avant le démarrage Les coûts directs (2/3)

30. Contrat valable du 01/01/04 au 31/12/07 Matériel de 3000 € amortissable sur 5 ans Facture datée du 10/03/04 Matériel affecté à 40% au projet Amortissement éligible en année 1: 3000 x 20% x 10/12è x 40% = 200 € Amortissement éligible en année 2: 3000 x 20% x 40% = 240 € Exemple de calcul d’amortissement

31. La sous-traitance interdite sur les tâches clé autorisée sur des tâches très limitées accord CE préalable requis consultation obligatoire (avoir au moins trois devis) exclue de l’assiette de calcul des coûts indirects Les coûts directs (3/3)

32. Représentent 20% des coûts directs hors sous-traitance Couvrent : les frais généraux d’administration la dépréciation des infrastructures, coûts de maintenance, d’assurance, de sécurité les fluides, le téléphone les équipements communs (informatique …) Les coûts indirects

33. Personnel 60 Consommables 10 Missions 20 Amortissement 10 Sous-traitance 20 Coût direct 120 Coût indirect (100 x 20%) 20 Coût total 140 Exemple

34. Transferts financiers et contributions en nature opérées par des tiers spécifiquement pour le projet Nécessité d’ajouter une clause 23 Revenus engendrés par le projet (frais d’inscription à une conférence organisée par le consortium, vente des proceedings …) Elles peuvent limiter la participation de la CE (si contribution CE + recettes > coûts éligibles) Les recettes

35. Les scientifiques tiennent leurs feuilles de temps et ventilent leurs heures dans les différents WP et les différents types d’activité le responsable scientifique recense et suit les agents de son unité participant au projet Les gestionnaires de laboratoire ventilent les dépenses entre les différents WP et les différents types d’activité sur indication du responsable scientifique gardent un double des factures et des ordres de mission relatifs au projet Qui fait quoi pendant le contrat ? (1/2)

36. Les gestionnaires de la DR  gardent un double de la liquidation des frais de mission enregistrés sur le CDP Le Service des Ressources Humaines  embauche sur la durée du préfinancement puis avenants de prolongation Qui fait quoi pendant le contrat ? (2/2)

37. 4.1 Documents à produire lors du reporting de fin de période 4.2 Le periodic management report 4.2.1 Section 1: la justification des principaux coûts et ressources 4.2.2 Section 2: les Forms C et les certificats d’audit 4.2.3 Section 3: le tableau synthétique 4.3 Qui fait quoi au moment des reportings ? 4.4 Les délais 4.5 Le paiement de la contribution de la CE 4.Le reporting de fin de période

38. Le consortium doit produire les documents suivants: un rapport d’activité périodique (scientifique) : periodic activity report un rapport de gestion périodique : periodic management report un rapport sur la répartition de la contribution financière entre les différents partenaires et la date des virements une nouvelle annexe technique (annexe 1) pour la période suivante avec budget prévisionnel tout rapport supplémentaire demandé dans les annexes Documents à produire pour le reporting (1/2)

39. A quel moment doit-on produire ces documents ? A la fin de chaque période, soit tous les 12 mois pour les NoE et les IP Documents à produire pour le reporting(2/2)

40. Le « periodic management report » fourni par le consortium comprend : section 1 : une justification des principaux coûts et ressources section 2 : un bilan financier par activité = form C et certificat(s) d’audit de chaque partenaire section 3: un tableau synthétique des coûts et recettes déclarés par les différents partenaires Le periodic management report (1/2)

41. Pour les sections 1 et 3 du periodic management report, chaque contractant complète les documents demandés pour la part qui le concerne Pour la section 2 du periodic management report, chaque contractant fournit une form C et un certificat d ’audit (ou plusieurs si UMR) Le periodic management report (2/2)

42. Donne la justification des principaux coûts et ressources du consortium en les reliant aux activités et en justifiant leur nécessité Ceci comprend : un tableau retraçant les coûts budgétés et les coûts réellement encourus par les différents partenaires Comparaison coûts réels/coûts budgétés un tableau retraçant les mois/hommes budgétés et réalisés par les différents partenaires Comparaison hommes/mois réels -hommes/mois budgétés Section 1: la justification des principaux coûts et ressources (1/2)

43. une explication des « déviations » par rapport aux coûts et aux hommes/mois budgétés et leur impact sur l’avancement du projet une brève description du travail réalisé pendant la période et justifiant des moyens déployés une note explicative sur tout coût important Section 1: la justification des principaux coûts et ressources (2/2)

44. Chaque partenaire produit une form C Un type de form C par instrument FormC IP-FormC Noe Au CNRS, les form C sont cosignées par le responsable du projet et par le Délégué Régional Dans le cas d’une UMR, chaque cotutelle active produit une pseudo-form C signée par son responsable du service financier Section 2: La form C

45. Le certificat d’audit est joint à la form C Il atteste de la réalité des dépenses et du fait qu’elles sont régulièrement comptabilisées Le temps consacré à l’établissement du certificat d’audit fait partie des dépenses éligibles (en activité Management) Au CNRS, l’Agent Comptable établit le certificat d’audit pour les dépenses CNRS Dans le cas d ’une UMR, un certificat d’audit est établi par l ’Agent Comptable de chaque cotutelle active Section 2: Le certificat d’audit

46. Ce tableau consolide les coûts déclarés par les différents partenaires et mentionne les apports des tierces parties Tableau récapitulatif des coûts déclarés par le consortium Section 3:Tableau synthétique des coûts déclarés par les différents partenaires

47. Le responsable scientifique signe les feuilles de temps et les transmet au gestionnaire du laboratoire donne au gestionnaire les indications nécessaires à la préparation des pseudo-form C des cotutelles (UMR) aide le gestionnaire dans l ’établissement de la form C signe la form C complète, avec le gestionnaire, les différents documents demandés dans les sections 1 et 3 du management report Qui fait quoi au moment des reportings? (1/5)

48. Le gestionnaire de laboratoire rassemble pour chaque période les pièces justificatives des dépenses affectables au projet (cf note DFI du 21/06/04): « copie des factures mandatées et payées copie des frais de déplacement feuilles de temps établies chaque mois par les agents et signées du responsable historiques du CDP » prépare et transmet aux cotutelles les éléments nécessaires à l ’établissement des pseudo-form C (UMR) récupère auprès des cotutelles la pseudo-form C signée par le responsable financier et le certificat d ’audit établi par l ’Agent Comptable des cotutelles (UMR) Qui fait quoi au moment des reportings? (2/5)

49. Le gestionnaire de laboratoire (suite) établit la form C avec l ’aide du responsable scientifique fait signer la form C au responsable scientifique complète, avec le responsable scientifique, les différents documents demandés dans les sections 1 et 3 du management report transmet l’ensemble de ces documents au Bureau des Ressources Extérieures Qui fait quoi au moment des reportings? (3/5)

50. Le Bureau des Ressources Extérieures récupère auprès des gestionnaires de la DR la liquidation des frais de mission vérifie l’ensemble des documents transmis par le laboratoire fait signer la form C par le Délégué Régional transmet, pour audit, la form C et les pièces justificatives à l’Agent Comptable du CNRS récupère auprès de l ’Agent Comptable le certificat d’audit établi pour les dépenses CNRS transmet les documents (sections 1 et 3, form C et certificat(s) d’audit) au coordonnateur conserve l’ensemble des pièces justificatives du contrat Qui fait quoi au moment des reportings ? (4/5)