Administrativ organisering

2. Administrativ organisering • Et foreløpig utkast som er sendt ut for innspill – identifikasjon av administrative behov • Noen områder gjenstår – men vil bli klare • Viktig å involvere administrasjonene • Deling mellom universitets(sentral) - og instituttadministrasjon • Sammenhengen mellom disse

3. Rammer for sak om administrativ organisering • Ansatt rektor er øverste leder for administrasjonen • Den samlede administrasjonen er en stabsfunksjon til rektor • Det skal ikke opprettes egne fakultetsadministrasjoner, men fakultetene skal ha administrative tjenester • Den relative andelen av administrative årsverk bør ikke øke • Instituttadministrasjonene videreføres, men de må utvikles i retning av samarbeid og arbeidsdeling

4. Avklaring av organisasjonsmodell pr administrativt område • Fellesstyret har bedt om en avklaring for hvert administrativt område • Organisasjonsmodell : • Enhetlig organisering: Administrativ medarbeider ansatt i en fellesadministrativ avdeling, men kan ha sin daglige arbeidsplass på et institutt/senter • Todelt organisering: Sentral stab oppgaver for sentralt og fakultetsnivå, mens instituttene organiserer egne administrative staber • NB Mobilitet og attraktive arbeidsplasser skal vektlegges.

5. 1 2 3 ADM ADM US ADM Fak ADM Inst ADM

7. Administrasjon av sentrale utvalg og sentrale tilsettinger • Administrasjonen skal være saksforberedende organ for de utvalg som er nevnt i styringsreglementet • Administrasjonen skal ivareta saksgangen av saker til de ulike utvalg/styrer • Det er forventet effektivitetsgevinster • Dekanens behov for administrativ støtte • Liten stab • Saksbehandlingsstøtte hentes fra universitetsnivå eller instituttnivå

8. Koordineringsstab • Stab organisert under administrasjonsdirektør som kan bistå rektorat, dekanene og direktørene • Støtte ledelsen i koordinering av saker til universitetsstyret og utvalgsarbeid • Støtter ledelsen i koordinering av saker til fakultetsstyrene • Administrativ støtte til ledelsen i saker til og fra instituttstyrene • Klagenemnd • Tilrettelegging

9. Enhetlig organisering • IT avdelingen (IT) • Teknisk avdeling (TA) • Felles ressurssenter (FR) • Studentrekruttering og markedsføring (STUDREK) • Bibliotek • SEVU

10. Todelt organisering • Forskningsområdet (FA) • Studieområdet (SA) • Økonomiområdet (ØK) • Personal og organisasjonsområdet inkl HMS (POA) • Kommunikasjonsområdet (KA)

11. Saker til FS april om administrasjon: • Forslag til endelig plassering av områdene Lønn, innkjøp, studentrekruttering, arkiv • Forslag om ansvarsplassering av internkontroll, sikkerhet og beredskap • Forslag til stillingsbeskrivelse for direktørene og de administrative lederstillingene (beskrivelse av ansvar og rolle, hovedoppgaver og kompetansekrav) • Pågående arbeid, kommer jevnlig inn innspill til vurderingen, innspill fra gruppearbeidet i dag er viktig • Korte frister, men saken skal ha førsteutkast klart neste uke..

13. Gruppearbeid • Dekanene og fakultetsstyrene skal ha administrative tjenester. Hvordan kan dette best ivaretas? • Hvordan kan instituttene samarbeide for å få robuste administrasjoner for instituttene i fellesskap? • Hvordan samarbeide for å ivareta mobilitetsbehov og redusere sårbarhet? • Hvordan samarbeide om utvikling av administrasjonene, utarbeide en samlet bemanningsplan og kompetanseutvikling. • Hva bør gjøres for å utvikle en organisasjon som jobber på tvers av faglige og administrative grenser?