Università di Pisa Area Finanza e Fiscale

1. Università di PisaArea Finanza e Fiscale La fattura elettronica e il processo di informatizzazione delle procedure contabili di incasso e pagamento (Pisa, giovedì 9 luglio 2009) di Aurelia De Simone

2. Gli obiettivi della Pubblica Amministrazione (direttiva Nicolais febbraio 2007) 1) Migliorare l'efficienza della Pubblica AmministrazioneI procedimenti amministrativi dovranno essere resi più semplici con l'attuazione del codice della PA digitale. La formazione continua del personale deve essere sostenuta anche con le tecnologie di e-learning. 2) Realizzare l'interoperabilità e la piena cooperazione fra le amministrazioniIl consolidamento del Sistema Pubblico di Connettività e Cooperazione,della gestione dei flussi documentali, dei sistemi di autentificazione e la firma digitale, deve fondarsi sull'operatività di un modello cooperativo. 3) Migliorare la trasparenza della spesa pubblicaLa trasparenza che i sistemi di e-procurement porteranno al momento dell'acquisto di beni e servizi e la più complessiva informatizzazione dei pagamenti permetterà un effettivo monitoraggio dei conti pubblici. 4) Costruire la cittadinanza digitale, dove ci sono barriere infrastrutturali e tecniche che devono essere abbattute:-

3. Gli obiettivi della Pubblica Amministrazione (direttiva Nicolais febbraio 2007) • 5) Un approccio sistemico per l'efficacia e l'efficienza nella PALe attività intraprese devono essere monitorate in termini sia qualitativi che quantitativi.La valorizzazione dei casi di eccellenza (attraverso una rete di Centri di competenza) potrà contribuire al miglioramento generale della PA. • 6) Favorire la competitività delle imprese la crescita dell'industria ICTLa PA può essere motore del l'innovazione tecnologica mediante la committenza di prodotti e servizi avanzati. In questo senso verranno sostenute iniziative di sviluppo del software Open Source. • 7) Rendere l'Italia protagonista del processo di innovazione amministrativa in Europa • Il sistema italiano deve essere sviluppato in linea con quello europeo attuando le strategie discusse a livello comunitario.

4. In sintesi il MACROBIETTIVO è : • La trasformazione e la modernizzazione della Pubblica Amministrazione tramite le tecnologie dell'informazione e della comunicazione necessarie a migliorare i servizi rendendoli efficienti e trasparenti • Per questo è richiesta : • la riorganizzazione delle strutture • la ridefinizione delle funzioni assegnate • l’utilizzo di strumenti tecnologici evoluti

5. Informatizzazione della P A • L'Informatizzazione è l'introduzione e l'applicazione di sistemi e reti informatiche di computer a un certo settore o attività economica / lavorativa; • L' informatizzazione prevede l' automatizzazione delle procedure d'ufficio mediante l'uso di computer e software

6. La Dematerializzazione E’ stata introdotta dall’articolo 42 decreto legislativo 7 marzo 2005 n. 82 (Codice dell’Amministrazione digitale) Col termine dematerializzazione si intende la progressiva perdita di consistenza fisica da parte degli archivi, tradizionalmente costituiti da documentazione cartacea, all’atto della loro sostituzione con documenti informatici a cui la legge attribuisce pieno valore giuridico

7. VANTAGGI della DEMATERIALIZZAZIONE • Svantaggi della gestione cartacea: • eccessiva onerosità • difficoltà di condivisione e archiviazione • mancanza di trasparenza • tempi di ricerca elevati • facilità di errori, smarrimenti, perdite • I VANTAGGI della dematerializzazione • la semplificazione dei processi decisionali • la riduzione dei tempi di lavoro necessari a condurli a termine • lo scambio e la condivisione in rete delle informazioni e dei documenti . • riduzione della spesa pubblica in termini di risparmi diretti (carta, spazi, ecc.) di risparmi indiretti (tempo, efficienza, ecc.).

8. La dematerializzazione:obiettivo n.20 dell’e-gov 2012 Entro il 2012 saranno ridotti i flussi cartacei a favore di processi documentali totalmente informatizzatiI progetti previsti:■ Casella elettronica per i cittadini, le amministrazioni pubbliche, le imprese e i professionisti:■ Fatturazione elettronica: consentire alle imprese di integrare la fatturazione elettronica verso la PA con le procedure di pagamento al fine di ridurre i costi di esecuzione delle attività amministrative/contabili e Finanziarie■ Pagamenti on-line: ■ DURC on-line■ Operazione trasparenza■ Gestione documentale: ■ Attuazione del CAD

9. Attuazione dell’obiettivo Il legislatore è intervenuto ripetutamente nell’ultimo decennio sostenendo con numerosi e significativi interventi normativi di diverso livello la creazione di strumenti informatici finalizzati a trasformare il sistema documentario e la sua gestione in un SISTEMA INFORMATIZZATO Tuttavia le PA hanno gestito con prudenza, quasi con diffidenza questi processi di trasformazione, tanto più per l’informatizzazione dei sistemi documentari.

10. Attuazione dell’obiettivo • Tra le molteplici CAUSEdei ritardi accumulati si possono considerare: • la mancanza di direttive operative chiare e concrete • la mancanza di risorse • la cautela nell’adottare interventi di riproduzione sostitutiva e di dematerializzazione in assenza di garanzie per la conservazione digitale • una insufficiente comprensione delle potenzialità • la consapevolezza della complessità dei nodi da sciogliere

11. Attuazione dell’obiettivo In questa situazione, non sono tuttavia mancati progetti innovativi e di successo che hanno debitamente valutato e trattato le criticità indicate e sfruttato le potenzialità connesse alla creazione di archivi digitali

12. L’obiettivo dell’UNIVERSITA’ di PISA Informatizzare l’intero processo delle entrate e delle spese

13. Procedura della spesa Ordinazione della spesa Prenotazione di pagamento (nota, fattura, etc.) Liquidazione Ordine di pagamento (Mandato di pagamento) Archiviazione e conservazione Progetti di informatizzazione Ordinativo Informatico Le procedure per i pagamenti ORDINI WEB FATTURA ELETTRONICA LIQUIDAZIONE ELETTRONICA ORDINATIVO INFORMATICO (EWS) CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA

14. Procedura per gli incassi emissione fattura (attività commerciale) Ordine di incasso (Reversale di incasso) Archiviazione e conservazione Progetti di informatizzazione Le procedure per gli incassi FATTURA ELETTRONICA ORDINATIVO INFORMATICO (EWS) CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA

15. Ordini WEB

16. ORDINI WEB E’ un applicativo che consente: Ai titolari del potere di spesa di visualizzare tutti i fondi disponibili (sia di programmi che di cassa) in modo da fornire tutte le informazioni necessarie per il loro utilizzo Di emettere ordini sui fondi assegnati Di avere il supporto telematico da parte della segreteria amministrativa Di firmare digitalmente gli ordini e ad inviarli al destinatario Il collegamento al programma di contabilità per cui le operazioni contabili di annotazione dell’obbligazione da effettuarsi in contemporanea con gli ordini sono direttamente registrate nell’applicativo di contabilità Il collegamento ai moduli aggiuntivi (missioni e notule professionali) I Progetti di UNIPISA: Ordini Web

17. La Liquidazione Elettronica

18. I Progetti di UNIPISA: La liquidazione elettronica La Liquidazione Elettronica È un modulo aggiuntivo della contabilità finanziaria che consentirà l’emissione automatica della liquidazione (riportando i dati già esistenti e consentendo all’operatore di inserire quelli specifici) Alla liquidazione verrà apposta una firma elettronica

19. L’Ordinativo Informatico • con Firma Digitale

20. I Progetti di UNIPISA: Ordinativo Informatico • L’ORDINATIVO INFORMATICO • L’ordinativo informatico è una disposizione di pagamento o di incasso emessa in forma elettronica dotata di validità amministrativa e contabile, che sostituisce a tutti gli effetti l’ordinativo cartaceo. Il conferimento della validità giuridica viene attribuito dalla firma digitale. • La firma digitale permette l’identificazione del sottoscrittore e garantisce l’integrità del mandato di pagamento o della reversale d’incasso

21. I Progetti di UNIPISA: Ordinativo Informatico • Il Programma di gestione dell’Ordinativo Informatico è Ente Web Signe che consente la completa informatizzazione del processo con: • l’apposizione della firma digitale • la trasmissione telematica degli ordinativi di incasso e pagamento • la produzione elettronica della lista di invio • la gestione online delle ricevute dall’Istituto Cassiere • la gestione elettronica delle variazioni agli ordinativi informatici • la gestione del ritorno degli esiti in contabilità

22. La conservazione sostitutiva

23. I Progetti di UNIPISA: La conservazione sostitutiva La conservazione sostitutiva Permette di conservare documenti elettronici preservandone integrità, autenticità e intelligibilità nel tempo. Il processo garantisce il valore legale e fiscale dei documenti e può essere applicato a molteplici tipologie di documenti. La soluzione può essere applicata sia a documenti già disponibili in formato elettronico, sia a documenti in formato cartaceo per i quali si procede alla trasformazione in formato elettronico (smaterializzazione).

24. La fattura elettronica

25. I Progetti di UNIPISA: La Fattura Elettronica La Fattura Elettronica Per “fattura elettronica” si intende una fattura in formato digitale provvista del riferimento temporale e della firma digitale dell’emittente (che ne garantisce autenticità e integrità) inviata in formato elettronico al destinatario che la conserverà nel formato originale in modalità sostitutiva alla carta (conservazione sostitutiva)