Oppfølging av økonomi og fremdrift i prosjekt

1. Oppfølging av økonomi og fremdrift i prosjekt P5

2. Målet med forelesningen • Gi en kort innføring i oppfølging av økonomi og fremdrift på prosjekt • Få mer fokus på økonomistyring og oppfølging av økonomi på prosjekt • Gi innføring i rutiner og system for planlegging og oppfølging av økonomi på prosjekt

3. Hvorfor oppfølging? • Uten oppfølging - ingen styring! • Planen viser hvordan man tror prosjektet vil forløpe • Rapportene underveis forteller hvordan det faktisk gikk • Oppfølgingen korrigerer kursen ved avvik

4. Oppfølging Innebærer å søke etter årsaker, og gjøre noe med dem. • Oppfølging består i å: • Måle/registrere status, informasjon om fremdrift, kostnader, resultater og prosjektets situasjon generelt • Identifisere avvik fra mål og planer, og forklare årsakene • Definere og iverksette korrigerende tiltak • Lag ikke mer rutiner enn du trenger • Hva er det minste jeg trenger av informasjon for å ha kontroll med situasjonen?

5. Hva følger vi opp? • Fremdrift • Økonomi • Kvalitet og HMS Kvalitet HMS Tid Fremdrift Økonomi

6. Hovedtyper av tiltak • Oppfølging gir tre hovedtyper av tiltak: • Utførelsen endres • Planene endres • Målene endres

7. Formell oppfølging: Prosjektmøter Fast timeplan Tidsregistrering Registrering av materialforbruk Registrering av utført arbeid Inngående og utgående fakturaer Anslag av gjenstående arbeid Svært viktig for å få korrekt fremdrift Statusrapporter Korte og konsise Uformell oppfølging Daglig kontakt med medarbeidere Samtaler ”Ta pulsen” To typer oppfølging

8. Eksempel på praktisk prosjektoppfølging

9. Verktøy for fremdrifts- og økonomioppfølging • Fremdrift i Gantt-diagram m/ fremdriftsfront • Fremdriftskurve (S-kurve) • Startprognose (Budsjett) • Fakturagrunnlag utført arbeid • Prosjektregnskap • Korrigert prosjektregnskap / prosjektprognose (intreimskorreksjoner) • Sluttprognose

10. Prosjektoppfølging består av følgende: • Fremdriftsmåling – registrere fremdriftsstatus • Prognostisering – anslå sluttresultat mht totalkostnader og sluttdato • Endringshåndtering – ha oversikt og fokus på endringer og tillegg • Avvik og korrektive tiltak – identifisere avvik og årsaker med forslag til korrektive tiltak • Statusrapportering • Kostnadsstyring

11. Fremdriftsmåling • Fysisk fremdrift/ferdigstillelse måles ved prosent ferdig arbeid eller verdi av utført arbeid • Fremdrift målt i form av timer, dager, måneder i forhold til plan • Fremdrift kan også måles i penger og derav som kostnader • Kostnadsoppfølging – registrerte kostnader mot budsjett • Avvik måles mellom det som er planlagt og det som er utført

12. Hva skal en fremdriftsplan inneholde? • Hvem skal gjøre hva, hvor, når og i hvilken rekkefølge • Avhengigheter mellom ulike aktiviteter • Koordinering av egne lag, underentreprenører og adm. sideentreprenører • Behovet for arbeidskraft, maskiner og utstyr gjennom hele bygge- og anleggsperioden • Tidspunkt for materialbestillinger

13. Hva skal fremdriftsplanen brukes til? • Fornuftig disponering av ressurser • Oversikt over fremdrift • Hjelp til materialbestillinger og leveringsdatoer • Som dokumentasjon av beslutninger • Som informasjon • Fremdriftsfront • Oppsetting av budsjetter

14. Vi har fått jobben – sett i gang

15. FREMDRIFTSPLAN m/RESSURSPLAN

18. Avvik på fremdrift • Avvik i forhold til utarbeid ukeplan • Hva er avviket? • Hva skylles avviket? • Hva kan vi gjøre for å ta inn avviket? • Hva krever dette av samarbeid og ressurser? • Avvik i forhold til Hovedfremdriftsplan

19. Tiltak etter oppfølging Mål og rammer Avvik Korrigere mål Korrigere plan Korrigere utførelse Statusregistrering Planer Ressurser Resultat

20. Prognostisering • Prognoser for sluttkostnad og sluttdato for prosjekt • Anslag over gjenstående arbeid og kostnader NB! Ofte er det de siste 10-20 % av arbeidet som tar mer tid enn beregnet. Dessuten viser det seg ofte at tidligere problemer i prosjektet som har blitt skjøvet ”under bordet” kommer frem når tid og kostnader begynner å bli kritisk, og da særlig mot slutten.

21. Endringshåndtering og avviksbehandling • I et prosjekt vil det bli gjennomført endringer og tillegg som vil påvirke prosjektet mht tid og kostnader • Kritisk linje vil normalt endre seg. I store prosjekter kan man i gitte tilfeller også ha flere kritiske linjer. • Dette er gjerne aktiviteter som har betydelig kostnad og/eller ressurskrav som gjennom sine behov kan trekke ressurser vekk fra andre viktigere (kritisk linje) aktiviteter

22. Statusrapportering og kostnadsstyring • I statusrapportering inngår - Utført i perioden - Avvik i forhold til planlagt - Tiltak for å rette opp avvik - Kritiske aktiviteter • I kostnadsstyring inngår - Registrere tidsforbruk – egne ansatte - Registrere materialforbruk – innkjøp og utnyttelse - Følge opp UE - avtaler

23. Byggeplassleders ansvar og oppgaver knyttet til oppfølging av økonomi og fremdrift i prosjektet • Timeregistering – oppfølging egne ansatte • Mottakskontroll av materialer – inngående faktura • Oppfølging av UE • Registrere utført arbeid – faktura grunnlag • Anslå gjenstående arbeid • Statusrapport • Driftsrapport – periodisering av prosjektregnskap • Driftsmøter på byggeplass med egne ansatte og UE

24. Driftsrapport