Regionale anskaffelsesprosesser Helse Sør Øst Regionens og Sykehuspartners rolle

1. Regionale anskaffelsesprosesser Helse Sør ØstRegionens og Sykehuspartners rolle Innkjøpsdirektør Reidar Løkken, Sykehuspartner Avdelingssjef MTA Øystein Jensen, Rikshospitalet HF Medisinsk Teknisk Forenings Landsmøte Trondheim 6. mai 2008

2. Disposisjon • Medisinsk-teknisk nettverk i tidligere Helse Sør etablert 1.1.2002, 7 sykehus nå 5 HF. Uformelt nettverk, faglig samarbeid, samme type utstyrsdatabaser, benchmarking, felles nettportal, Forvaltning 2005: 40.000 enheter, akk. kostnad 3,4 mrd kr. MTAs rolle som et kompetent innkjøpsorgan videreutviklet. • 2005 ØJ og RH MTA formalisert leder for MTU-nettverket fra Helse Sør • 2004 Sykehuspartner etablert, forretningsidé og hovedaktivitet • 2005 felles anbudsprosess for store MTU-anskaffelser i nettverket, koordinert av RH MTA • 2006, 2007 felles anbudsprosess for store anskaffelser i nettverket, kravspec og evaluering fra nettverket og sykehusene, koordinert av Sykehuspartner • 2007 kartlegging og benchmarking av MTU vedlikeholdsavtaler startet i nettverket • 2008 felles anbudsprosess store MTU-anskaffelser Helse Sør Øst. ØJ og MTA RH valgt som faglig koordinator for MTU-anbudet 2008 på vegne av de medisinsk-tekniske miljøene i Helse Sør Øst, et fusjonert formalisert MTU-nettverk er under utvikling • Osloprosessen og veien videre

3. Viktige hovedpunkter: • Å ha et videre perspektiv enn innkjøp.Flere og flere kliniske prosedyrer avhenger av avansert MTU og integrasjon av systemer. Dette øker kompleksiteten i anskaffelsen. • Forvaltning av MTU (yte MTT) er en serie inngripende prosesser, helt inn i den medisinske kjernevirksomheten. Fra det amerikanske ACCE, American College of Clinical engineering finnes følgende definisjon på fagfeltet clinical engineering = medisinsk teknikk: “As clinical medicine has become increasingly dependent on more sophisticated technologies and the complex equipment associated with it, the clinical engineer, as the name implies, has become the bridge between modern medicine and equally modern engineering.” • Anskaffelse av MTU er en del av utstyrsforvaltningen, og skiller seg radikalt fra ”normale” innkjøp. Det må være tette samarbeidsrelasjoner mellom tekniske og merkantile .fag

4. MTAs rolle Kapittel III. Bruk og vedlikehold § 11. Anskaffelse Det elektromedisinske utstyret som anskaffes til bruk, skal være i samsvar med de bestemmelser som gjelder for det aktuelle utstyret og være egnet til formålet. Veiledning til § 11 Bestemmelsen innebærer bl.a. å påse at det elektromedisinske utstyret som anskaffes oppfyller gjeldende sikkerhetskrav. Dette innebærer kontroll av at CE-merket er påført og av samsvarserklæringen eller annen dokumentasjon som viser at de gjeldende sikkerhetskravene er oppfylt.Vurderingen av hvorvidt utstyret er egnet til formålet er en vurdering som også må foretas av teknisk kyndig personell for bl.a. å fastslå om de løsninger fabrikanten har valgt teknisk og sikkerhetsmessig svarer til de medisinske forutsetninger for bruken.Denne bestemmelsen samt §§ 13-18 gjelder også for elektromedisinsk utstyr som virksomheten leier, låner osv, jf § 2

5. Noen utredninger: • RHs analyse av interne tjenester og organisering før ISE-dannelse (høst 2001), Hartmark. • RH ISEs tjenestekatalog og produksjonskostnader (vår 2002), Hartmark. • MTT nettverksgruppe H Sør tjenester 24.9.2002 • R2006 strategiarbeid Helse Sør CG/EY, delrapporter P3 Teknologi og P7 Ikke-medisinske fellestjenester 25.10. 2002 avsnitt 6.4, rapport P3 og P7. • Helse Sør ”IBM-rapporten” april 2003 • McKinsey ”Kjøp smart” RH høst 2003 • McKinsey ”Fusjonsutredning RR” vår 2004

6. Brukergrensesnitt standard V IT Card Card D Lager A/I 5 Bibl Pers. Barn Card Lab 9 PP * * A/I 4 A Lab 8 Gr. UL 3 Gr. A/I 2 Fysioterapi L Lab 7 M Granskn Gr UL 2 Haugen Kløfta A/I1 L Hage Dammen D Datarom L M Ko UL 1 MR 3 Lab 6 Datarom Lab 5 Gr MR 1 Lab 4 Gr MR 2 Lab 3 L Forskn.lab Datarom L CT 1 L Forskn.lab Lab 2 CT2 Skrivestue Gr. Lab 11 Lab 13 Gr. Lab 12 A B-b. D ØNH Øye Lab 1 B-b. Nærarkiv * Kir Uro Gastro/TXDiv/Pol Nevro- kir Nevro UiOstud M A TKA HMA REVORT PI MED Lunge PACS Korridor D3 HOVED- INNGANG D2 Ekspedisjonen ”Clustering” av tunge, ”like” utstyrsenheter er rasjonelt Glassgate 06.sept 2002

7. Brukergrensesnitt eksempel GE advantix Siemens Nevrostar 2

8. Totalkostnad Vekting Helse sør felles 2006 - 2007:

9. Tidsklemma, eks. RH Beslutning om anskaffelse Til – fra Gj.snitt Utarbeidelse av anbudsdokumenter 1 – 12 uker 5 uker Utlysning og tilbudsfrist 3 – 8 uker 6 uker Befaring, utprøving 0 – 8 uker 2 uker Evaluering og innstilling 1 – 8 uker 4 uker Klagefrist 2 uker 2 uker Kontraktsforhandling og -inngåelse 0 – 4 uker 2 uker Byggtilpasninger 0 – 36 uker 2 uker Leveringstid 1 – 12 uker 8 uker Installasjon /opplæring av superbr 0 – 2 uker 1 uke Mottakskontroll 0 – 2 uker 1 uke Prøvedrift 4 – 16 uker 10 uker Fakturering 6 – 8 uker 7 uker Sum 18 – 118 uker 50 uker

10. Historikk - Resept 2006 Omfattende strategiprogram i Helse Sør 2002 P1 Struktur- og oppgavefordeling P2 Kapasitet og behovsdekning P3 Teknologi og informasjonsflyt P4 Forskning og utvikling P5 Verdigrunnlag og visjon P6 Pasientrelasjonen P7 Ikke-medisinske fellestjenester P8 Utdanning og kompetanseutvikling P9 Kommunikasjon, kultur og endringsledelse www.helse-sor.no (For Medarbeidere>Strategi Resept 2006) Vedtatt i styret i Helse Sør høsten 2002 Mer helse for hver krone Mindre til administrasjon og mer til pasientbehandling IKT, Innkjøp, Lønn, økonomi, personal

11. Hvorfor etablere Sykehuspartner? Tilby mer effektiv drift av støttefunksjoner i helseforetakene og med riktig kvalitet, samt bidra til at helseforetakene kan holde fokus på sin primære virksomhet – pasientbehandling

12. Sykehuspartner - Tjenesteområder 2004 2005 2006 2007 Innkjøp Lønn/personal IKT Økonomi/regnskap

13. Storregionen Helse Sør - Øst Utgjør ca 60% av markedet i Norge Omstillingsprosessen – Osloprosessen Oppgavefordeling – Synergier Spesialisering - spesialistfunksjoner Konsekvenser for hvilket utstyr det enkelte HF skal ha? Felles forsyningssenter for hele regionen for forbruksvarer Driftes av DHL Leverer bulkleveranser og avdelingspakket All bestilling via e-handel og markedsplassen NORKAT Felles database for Katalogoppdatering og avtaleregister

14. NORKAT – Helse Sør-Østs løsning for felles varekatalogadministrering Januar Februar Mars April Mai Juni Juli August September Oktober November Desember 01.01 01.02 01.03 01.05 01.06 01.09 01.10 01.12 Første opplasting Andre opplasting Tredje opplasting Fjerdeopplasting Leverandørs frist for innsending av prisfil til IBX Leverandørs frist for innsending av oppdatert prisskjema til HSØ Dato for innlesing av varekatalog i innkjøpssystemer pr HF Virkningsdato for ny varekatalog • Leverandør må utarbeide ny HSØ varekatalog • Pga manglende støtte i eHandel.no’s format må i tillegg ytterligere artikkelinformasjon med pakningsstørrelsesinformasjon utarbeides • NORKAT vil sammenstille og bearbeide disse to datakildene og produsere • HSØ varekatalog for FS/DHL med typisk T-PAK eller L-PAK • HSØ varekatalog for HF for kjøp fra lager, med typisk L-PAK eller F-PAK • HSØ varekatalog for HF med avdelingspakkede varer (i dag kun AHUS) med typisk F-PAK eller minste enhet (ME) FS/DHL Ytterligere artikkel-info (T-PAK m.m.) HSØ varekatalog (T/L-PAK) NORKAT(MASTER) Leverandør HSØ varekatalog (xml) HSØ varekatalog (F/L-PAK) HSØ vare-katalog (xml) IBX HF HF (direkte)katalog HF (direkte)katalog • Kontinuerlig endring av sortiment og katalog krever for mye ressurser for HSØ og HF • HSØ vil derfor i framtiden tillate katalogoppdatering kun 4 ganger pr år (standard vedlegg til alle konkurransegrunnlag) - 13 -

15. SP og Anskaffelsesprosessen MTU Gamle Helse Sør startet samordningen av MTA anskaffelser i 2005 • RRHF stilte seg til disposisjon og gjennomførte den første samordnete anskaffelsen i Helse Sør. De to siste og årets anskaffelse kjøres av SP for alle foretakene i regionen i samarbeid med det medisintekniske nettverket i regionen. • Samarbeidet mellom SP og det medisintekniske nettverket har funger meget bra sett fra SP side. Resultat mhp gjennomføring - Gjennomarbeidede dokumenter • Kvalitetssikring av kontrakter • Standardisering av spesifikasjoner, kontrakter m.m - Profesjonalisering av innkjøpsprosessen - Dokumenthåndtering Resultat mhp besparelser • Reduserte innkjøpspriser • Volumrabatter • Prosess synergier

16. Anskaffelse av MTU

17. Utfordringer Tidsklemma • Ulike prosesser for beslutning, godkjennelse og styrebehandling av hva som skal anskaffes • Det regionale Helseforetaket har gitt klare føringer med hensyn til investeringsanskaffelsene, og det arbeides med å etablere en prosessen slik at alle HF har planen klar ved årsskifte • Evalueringsprosessen er en utfordring grunnet bl.a. utprøving av utstyr. Gjør at vi ikke kommer i mål samtidig med evalueringen • Påvirker det økonomiske resultatet av samordningen • Standardisering, preferanser, opplæring – møter oss selv i døra • Teknologisk konsekvens Serviceavtaler • Kartlegging av alle serviceavtaler i gang • Hvordan organiser servicen i framtiden og på hvilket nivå skal avtalene være m.m

18. MTU • Takk for oppmerksomheten