Normas y Procedimientos de obligatorio cumplimiento para los Puntos de Venta

1. Normas y Procedimientos de obligatorio cumplimiento para los Puntos de Venta

2. Temas • Políticas de uso de caja menor • Manejo de Inventarios • Traslados de Productos • Cambios de Productos • Mantenimiento de Productos • Contacto con las demás unidades de la compañía Gestión Humana. • Contacto con las demás unidades de la compañía Facturación.

3. POLÍTICAS USO DE CAJA MENOR • Los reembolsos de la caja deben hacerse obligatoriamente cuando se haya gastado el 50% del valor total y otro al final del mes ( este reembolso debe ser enviado antes de finalizar el mes en curso), en caso de tener gastos la última semana deberán enviar dicho reembolso el primer día hábil del mes siguiente. Existe una planilla “Reembolso de caja menor”, en la cual se relacionara la cantidad de efectivo, las facturas o cuentas de cobro indicando fecha, beneficiario, concepto y valor total por rubro de estos gastos. PROCEDIMIENTO • Se hará una consignación a la persona que manejara la caja el valor será determinado por el director de los puntos de venta este valor cada fin de mes deberá estar completo ya sea en (efectivo, o en reembolso pendientes + efectivo) • Se debe verificar que todos los gastos que se relacionen en el reembolso cumplan con los requisitos de ley, es decir que tengan RUT, RIT si el gasto es por prestación de servicios a una persona del Régimen Simplificado deberá venir con RUT, RIT, afiliación a EPS y Pensión y contrato de prestación de servicios si es el caso. Todos los gastos deben ser autorizados por la directora de los puntos de venta.

4. POLÍTICAS USO DE CAJA MENOR • Los gastos de caja menor diferentes a los servicos publicos deben ser autorizados por el jefe inmediato. • Luego de relacionar todos los gastos se debe totalizar la planilla, ya que este es el valor que deberá ser reembolsado para que su caja menor quede completa, la planilla debe ser enviada al departamento de contabilidad en la ciudad de Bogotá debe venir firmada se debe colocar en la parte superior el valor de la caja menor y el punto de venta a que corresponde. Esta planilla debe ser enviada con sus respectivos soportes cuando se haya utiizado el 50% de la caja menor. • Se debe tener en cuenta que si hay pagos de servicios superiores públicos a$95.000 y compras superiores a $642.000 año 2009 se deberá realizar las respectivas retenciones de ley para lo cual se deben comunicar con el departamento de contabilidad quien les dará orientación. • Para la legalización de los gastos por concepto de transporte, se dejará como constancia un recibo de caja indicando la ruta, valor si es por transporte de productos, No factura. • No se admiten tachones, borrones o enmendaduras en ningún tipo de documentos

5. POLÍTICAS USO DE CAJA MENOR • Los gastos incluidos en el reembolso deberán ser los del correspondiente período ( del mismo mes) No se reciben gastos de meses anteriores. • El último día del mes, se debe efectuar un arqueo de Caja Menor y el resultado del mismo deberá ser enviado por correo electrónico al área de Contabilidad a (ana.castaneda@televentas.com.co) • Los vales provisionales o anticipos deben ser legalizados a más tardar al tercer día siguiente a su realización. • El beneficiario del pago debe diligenciar el recibo de caja menor indicando el monto solicitado y deberá firmar el vale como evidencia de recibir el efectivo. Al momento de la legalización, entregará los respectivos soportes (factura o cuenta de cobro) y deberá destruirse el vale provisional realizado. • Elmonto del dinero autorizado para cada punto de venta esta destinado única y exclusivamente para cubrir necesidades propias de la empresa.

6. POLÍTICAS USO DE CAJA MENOR • Cambiar cheques con dinero de la caja. • Utilizar el dinero de la caja menor en gastos personales, no institucionales y/o no autorizados. • Realizar anticipos de nómina. • Realizar prestamos personales. • No tener soporte de los gastos de la caja ( facturas y/o vales provisionales). No olviden que todo pago que se realice por caja menor debe evidenciar su respectivo pago. • De acuerdo con las visitas realizadas por control interno a los puntos de venta a su cargo, ustedes cuentan con tres (3) días para realizar los ajustes que se puedan presentar una vez terminada la auditoria.  •  En caso de incumplimiento y no reporte de las respectivas soluciones dentro del tiempo establecido, se procederá a remitir a todos los involucrados un memorando con copia a sus hojas de vida.  Les recuerdo que no se aceptan excusas y tareas sin concluir.

7. INGRESO DE MERCANCIA A LOS PUNTOS DE VENTA • Cuando llega una importación el área de Bodega realiza el traslado a los puntos de venta. • Al recibir la mercancía se debe relacionar ingreso en el sistema con el documentos “traslado a almacén:63” realizando la respectiva verificación de lo relacionado con las unidades físicas. • Cuando los almacenes tengan 5 cajas y/o paquetes de un producto, deben solicitar la mercancía al área de Bodega a través de un correo electrónico (alexander.padilla@televentas.com.co), con copia a la directora de los puntos de venta indicando los productos a despachar. La cantidad depende de las existencias en bodega central. • El Jefe de Bodega envía la mercancía a través del “Traslado a almacén: 63”, la persona que despacha y/o empaca los productos debe colocar su firma como constancia de despacho y quien lo reciba debe firmar como recibido, quedarse con una copia del mismo y se debe verificar el estado de la mercancía según la matriz de verificación. • Si la mercancía no está en buen estado o está incompleta, debe informar por correo electrónico al área de Bodega, quien se encargará de efectuar los ajustes respectivos • Al momento de recibir documentos o productos por parte de los transportadores se debe verificar lo que llega antes de firmar la guía.

8. MANEJO DE INVENTARIOS • Todos los sábados al cierre del almacén, los Administradores deben realizar un inventario de los productos y enviarlo por correo electrónico al Supervisor del Call Center: olga.toro@televentas.com.co • El último día hábil de cada mes, el Administrador del punto de venta debe hacer un inventario detallado de todos los productos que reposan en el almacén, a través del “Listado de existencias” generado por el sistema, especificando la mercancía en buen estado, dañada, usada y por tallas. Este Formato deben entregarlo al área de Facturación (john.gordillo@televentas.comco) el primer día hábil del mes siguiente y de presentarse alguna diferencia, se debe informar los motivos de la misma. • El listado de existencias debe ser impreso por código y debe ser envido por correo físico al área de facturación en la ciudad de Bogotá el primer día hábil del mes siguiente.

9. TRASLADOS • Si un almacén fuera de Bogotá necesita mercancía y en la bodega central no hay suficiente, deberá remitir un correo electrónico solicitándola al punto de venta que en su momento la tenga disponible. • El funcionario debe ingresar al Aplicativo Fox Pro, al menú y submenú, “Movimiento”, digitar el mes y el año. En el campo concepto digitar 63 traslado y diligenciar los campos habilitados por el sistema. • Imprimir el “Traslado a almacén: 63”, enviarle al almacén dos copias y una debe ser devuelta firmada como constancia de haber recibido la mercancía. • Estos formatos deben ser archivados en la carpeta de TRASLADOS. • Para los traslados entre almacenes de Bogotá se debe informar al área de Bodega, quien se encargara de realizar el trámite con los transportadores para que recojan la mercancía y posteriormente la entreguen en el respectivo punto de venta. • Para la mercancía en mal estado, el Administrador del punto de venta debe realizar un traslado a la bodega en mal estado, a través del “Traslado almacén: 63”. • El administrador de punto de venta debe revisar los productos que son devueltos por los clientes y hacer la recuperación del caso con el fin de enviar únicamente lo que está en mal estado. • Una vez recibida la mercancía por parte de los almacenes, estos tienen un día para informar por correo electrónico al área de Bodega que la mercancía la recibieron completa y en buen estado. De lo contrario, hacer las respectivas aclaraciones.

10. Listado de Fraudes • El listado de fraudes se actualiza cada vez que alguna de las unidades comerciales reporta al área de bodega central el intento confirmado (incocrédito) de un pedido fraudulento. Los puntos de venta están en la obligación de tener en cuenta este listado para las ventas no presenciales y presenciales. Las transacciones que superen los $600.000 deben ser verificadas por el facilitador administrativo junto con Incocrédito.

11. CAMBIOS DE PRODUCTO – DEVOLUCIONES - GARANTÍA GARANTÍAS: Se otorgan a partir de la fecha de entrega del mismo por defectos de fabricación: • Treinta días: productos de consumo dietético o de belleza. • Seis meses: productos de gimnasia y demás que funcionen con baterías o pilas. • Un año: productos eléctricos.Los productos que no se encuentran dentro de estas categorías, tendrán treinta (30) días de garantía. • La garantía no será válida por daños o perjuicios que lleguen a derivarse del uso indebido de los productos vendidos

12. CAMBIOS DE PRODUCTO – DEVOLUCIONES - GARANTÍA DEVOLUCIÓN DE DINERO: Si el producto no es de entera satisfacción del cliente, cuenta con 7días para devolver el producto a con la factura. • Los puntos de venta no están autorizados para devolución de dinero se centraliza en el área de servicio al cliente. • El cliente debe entregar el producto no deseado en buen estado ya que si tuviese hendiduras, maltratos o alteración alguna, la garantía no será válida. • La devolución se realiza de la misma forma que el cliente canceló los productos (efectivo, tarjeta de crédito). Cuando el pago fue en efectivo se realiza la devolución en cheque 10 días hábiles después de recibir el producto, el cliente suministra una cuenta bancaria para consignarle. Cuando el producto fue comprado con tarjeta de crédito el tiempo es de 30 días calendario para que el cliente vea reflejado el abono a esta.

13. CAMBIOS DE PRODUCTO – DEVOLUCIONES - GARANTÍA Cambios de producto por garantía: Si el producto llega defectuoso o roto el cliente debe notificarlo inmediatamente, de no ser así después de tres (3) días no será válida esta garantía. • Si el cliente está ubicado en una ciudad con punto de demostración se direcciona a este para que realicen el cambio del producto, con su respectiva factura para realizar el cambio. Proceso para cambios por garantía - Cambio por el mismo producto en garantía • Valido para compras no superiores a un mes • El administrador revisa si el producto esta o no defectuoso. • Si no está defectuoso se entrega al cliente asesorando sobre el funcionamiento. • Si está defectuoso se recibe el producto - El punto de venta genera la nota crédito de la factura del producto - Si no hay producto se deja pendiente para cambio, si lo hay el punto de venta genera la nueva factura del producto colocando una observación "CRUZA FACT. XXXX CAMBIO POR GARANTIA" y con forma de pago CRUCE. - Se entrega al cliente el nuevo producto, nueva factura y póliza de garantía • El producto en mal estado es revisado por el administrador verificando si lo pueden recuperar • Si no es posible recuperarlo realizan el traslado a bodega mal estado (PRODUCTO COMPLETO) • En el traslado relacionar los productos y las nota crédito que corresponda a cado uno de estos Nota: Estas notas crédito no se deben relacionar en el archivo mensual enviando a SAC 

14. MANTENIMIENTO DE PRODUCTOS PRODUCTOS QUE SE RECIBEN PARA MANTENIMIENTO: • El administrador revisa si realmente el producto está defectuoso • Si no está defectuoso se entrega al cliente asesorando sobre el funcionamiento • Si está defectuoso se recibe y se diligencia el formato "Servicio al Cliente" entregando copia al cliente • El producto es enviado al área de servicio al cliente • Si el técnico realiza mantenimiento se envía al punto de venta para que sea entregado – devuelto al cliente • Si el técnico determina que el producto está para cambio se informa al punto de venta para realizarle el cambio al cliente. • Si no hay producto se deja pendiente y si lo hay el punto de venta realiza la nota crédito y la nueva factura colocando una observación "CRUZA FACT. XXXX CAMBIO POR GARANTIA" y con forma de pago CRUCE • El punto entrega al cliente el nuevo producto con la factura • El punto envía el traslado a bodega mal estado (documento) colocando la observación que el producto se encuentra en SAC, si hacen falta partes del producto deben enviarlas • Bodega mal estado solicita el producto a SAC cuando reciban el documento del traslado Nota: Estas notas crédito no se deben relacionar en el archivo mensual enviado a SAC 

15. MANTENIMIENTOS DE PRODUCTOS • Si el cliente se encuentra en alguna ciudad que existe punto de demostración, el puede dirigirse a este llevando el producto y la copia de la factura para que lo reciban y el punto lo envíe a Bogotá diligenciando el formato de SAC y colocando el sello del punto si está en garantía. Si no está en garantía el envío tiene un costo de $10.000 para productos pequeños y $20.000 productos grandes o si el cliente decide traerlo o enviarlo directamente a SAC. • El tiempo estimado de respuesta del mantenimiento es de 10 días hábiles desde el momento en que se recibe el producto. • Si el producto está fuera de garantía este mantenimiento tiene un costo que se informa al cliente. • Si el producto fue remitido por un punto de venta asimismo se envía cuando esté reparado para que así se informe al cliente. Importante en el momento que reciben el producto revisarlos muy bien y colocar cualquier tipo de observación si va defectuoso y lo que reciben de él para no tener inconvenientes en el momento de la entrega. Ser lo más específico que se pueda. • Mensualmente los puntos deben enviar al correo luis.osorio@televentas.com.co el archivo de notas crédito generadas en cada punto, estas notas crédito deben corresponder a: 1. facturas de otros puntos, 2. Web y 3. Telemercadeo; adicionalmente se debe enviar el archivo de quejas y reclamos. no es claro!!

16. REPUESTOS Y ACCESORIOS • La venta de repuestos o accesorios que no venda telemercadeo ni los puntos se centraliza en servicio al cliente ya que se debe verificar la existencia y el precio para esto pueden llamar o escribir un correo a servicio al cliente. Estos repuestos, partes o accesorios se venden siempre y cuando el cliente haya comprado el producto con Televentas S.A. y lo soporte con la factura de compra. • NOTA: Es importante tener presente que los productos que reciban para mantenimiento sean remitidos al día siguiente para poder cumplir con los tiempos de igual forma cuando reciban producto para devolución de dinero los documentos sean enviados rápidamente.

17. CONTACTO CON LAS DEMAS UNIDADES RECURSOS HUMANOS Requisición de Papelería: • Los artículos deben ser solicitados al siguiente correo electrónico: leidy.pineda@televentas.com.co con copia el jefe inmediato. • Esta requisición debe ser mensual, por lo cual los artículos de papelería que soliciten deben alcanzarles para todo el mes. • La requisición debe especificar los artículos, cantidades y uso. Requisición de Facturas • Para hacer la solicitud de facturación se debe hacer con dos meses de anticipación, para lo cual se debe verificar cuantas facturas quedan libres y hacer un calculo de cuanto tiempo dura la facturación que se tiene libre, con el fin de tener tiempo de mandar a realizar dichas facturas y evitar que el punto quede sin facturación. • El administrador del punto debe estar pendiente de la fecha de vencimiento de la resolución de sus facturas y notificarlo con mínimo dos meses de anticipación al departamento de Gestión Humana.    

18. CONTACTO CON LAS DEMAS UNIDADES RECURSOS HUMANOS • HORARIOS: Los horarios de todos los integrantes del área de punto de venta deben ser enviados por mail durante los 5 primeros días hábiles del mes al departamento de Gestión Humana (judith.montana@televentas com.co), en el formato asignado para tal fin, con copia al jefe inmediato para la respectiva aprobación. • El formato debe ser diligenciado completamente, debe especificar si se toma hora de almuerzo, días y fechas del mes deben corresponder al mes que se esta liquidando, especificar los días en que se toma compensatorio etc. • Comisiones: los porcentajes asignados son

19. CONTACTO CON LAS DEMAS UNIDADES RECURSOS HUMANOS SEGURIDAD SOCIAL: • Las novedades a afiliaciones y demás se deben gestionar únicamente por el departamento de Gestión Humana, ninguna persona esta autorizada para realizar dicho procedimiento. Entre dichas novedades están incluidas: • Afiliaciones o Traslados de Fondo de Salud y/o pensiones. • Afiliaciones o novedades a afiliación de Caja de compensación: En las ciudades las afiliaciones y retiros deben ser realizados por la administradora del punto de venta previa autorización del área de Gestión Humana (Bogota) y se debe enviar la copia de dichas afiliaciones para que quede como soporte en las carpetas de cada empleado. • Afiliaciones , traslados o retiros parciales de Cesantías • Transcripción y liquidación de incapacidades. • Es importante que el departamento de Gestión Humana (Nomina) tenga conocimiento de estas novedades para evitar inconsistencias en los pagos a los fondos.

20. CONTACTO CON LAS DEMAS UNIDADES RECURSOS HUMANOS VACACIONES: • Al cumplir un año en la empresa,  se tiene derecho a 15 días hábiles de vacaciones. Una vez sea acordada la fecha en que se tomarán las vacaciones, el trabajador las solicitará por escrito al Jefe Directo quien dará un v°b°. Esta carta se debe entregar a Gestión Humana. • La carta debe ser enviada mínimo con un mes de antelación. Debe describir el periodo a tomar (validar con Nómina el periodo a disfrutar y los días pendientes), fecha de inicio y numero de días a disfrutar. • Esta carta debe ser dirigida al jefe inmediato para su aprobación y posteriormente enviada a Gestión Humana. • Las personas que se contraten para realizar reemplazos de vacaciones deben ser contratadas bajo alguna de las siguientes modalidades: ( Por Vinculación Directa, Por Cooperativa, Por Prestación de Servicios, esta decisión únicamente debe ser tomada por el jefe de los puntos de venta y el área de Gestión Humana).

21. CONTACTO CON LAS DEMAS UNIDADES RECURSOS HUMANOS RETIROS: En caso de retiro el trabajador deberá: • Enviar carta de renuncia dirigida al jefe inmediato y posteriormente a Gestión Humana. Enviar el horario hasta el último día trabajado con el fin de poder liquidar las horas extras pendientes de pago, la administradora del punto debe reportar las ventas del punto a la fecha de retiro de dicho trabajador con el fin de calcular la comisión. • La persona que se retira de la compañía debe hacer entrega del punto a la persona destinada por la empresa. Esta entrega debe ser escrita con un acta de entrega firmada por quien recibe y entrega. Se debe tener en cuenta: 1. Entrega al día de caja menor y mayor ( no debe haber faltantes). 2. Inventario de mercancía del punto (debe coincidir con el kardex). En caso de presentarse faltantes en el momento de la entrega la persona que recibe el punto debe comunicarse a la directora de los puntos de venta. • Entregar a Gestión Humana y a la directora de los puntos de venta copia del acta de entrega del Punto debidamente firmada.

22. CONTACTO CON LAS DEMAS UNIDADES RECURSOS HUMANOS • Incapacidades: • Pasos a seguir en caso de incapacidad • Informar al jefe inmediato y/o Gestión Humana que no podrá asistir por encontrarse en incapacidad (informar fecha de regreso al trabajo) • Enviar la incapacidad a Gestión Humana. • La incapacidad debe ser emitida por la EPS a la que está inscrito el trabajador. • Sí la incapacidad no es emitida por la EPS y es mayor a 3 dias el trabajador debe anexar copia de la historia clínica

23. CONTACTO CON LAS DEMAS UNIDADES RECURSOS HUMANOS • Nuestra ARP ES SURA • Línea Salvavidas Teléfono 4055911 (número único nacional) • PROCEDIMIENTO A TENER PRESENTE: • El trabajador accidentado debe informar inmediatamente lo sucedido al jefe y a Gestión Humana • Informar en la línea salvavidas qué tipo de accidente fue, e inmediatamente recibirá información acerca de en qué clínica lo atenderán.

24. CONTACTO CON LAS DEMAS UNIDADES RECURSOS HUMANOS • En el sitio de atención, debe presentarse el carné de la A.R.P, documento de identidad. • Gestión Humana, tendrá un tiempo de 48 horas (contadas a partir de la fecha del accidente) para reportar el accidente ante la A.R.P, de lo contrarío podremos ser multados. • Siempre debes portar tu carné de A.R.P. y exigir esto mismo a la gente que está a tu cargo.

25. CONTACTO CON LAS DEMÁS ÁREASFACTURACIÓN Los puntos de ventan manejan en sus respectivos sistemas los siguientes conceptos: los cuales deben ser diligenciados en su totalidad: • Concepto (01) Entrada = En notas deben colocar el numero del traslado con el que les llega la Mercancía,  sea de Bodega Central (Bogotá), Bodega Mal_Estado (Bogotá) o cualquier otro punto. • Concepto (02) Nota Crédito = Deben diligenciar todos los datos de la Factura que están anulando. • Concepto (54) Factura = Deben diligenciar todos los datos del Cliente (C.C., DIRECCION Y TELEFONO), importantísimo diligenciar muy bien el pantallazo de PAGOS. • Concepto (58) Nota Debito = Este documento se utiliza para anular Notas Crédito, o por indicación del Dpto. Contabilidad • Concepto (63) Traslado = En Notas, deben indicar para que Bodega o Almacén va la mercancía que están despachando. • Luego de esta revisión por parte de cada uno de los Administradores, al final del mes deben enviar cinco archivos por e-mail a John Fredy Gordillo [john.fredy.gordillo@televentas.com.co]y el Inventario mensual por correo físico a Bogotá ( Avenida 39 No. 14-92).

26. CONTACTO CON LAS DEMAS AREAS FACTURACIÓN Archivos de cierre que deben ser enviados por mail: • CLIMIN.DBF • PAGOS.DBF • TBLCPT.DBF • EM082009.DBF  (EM mes y año. DBF, para el ejemplo Agosto de 2009) • ME082009.DBF  (ME mes y año. DBF, para el ejemplo Agosto de 2009) • Ya teniendo la Información se empieza el Proceso de Cierre (Facturación y Costos), para entregar Informes al Dpto. de Contabilidad