Optimalizace procesů na úřadě ev. č. projektu CZ.1.04/4.1.01/53.00120

1. Optimalizace procesů na úřaděev. č. projektu CZ.1.04/4.1.01/53.00120 Ing. Kamil Válek tajemník městského úřadu Město Uherský Brod kamil.valek@ub.cz 9. Národní konference kvality ve veřejné správě Brno, 19.-21. února 2013

2. Hlavní cíle projektu – obecně • Optimalizovat a standardizovat agendy MěÚ UB a jasně formulovat práva a povinnosti pro úředníky, což přispěje k efektivnějšímu výkonu městského úřadu včetně zkvalitnění spolupráce a komunikace uvnitř úřadu • Odhalit neefektivní a duplicitní činností úřadu, identifikovat úzká místa úřadu a následně vytvořit mapy procesů, identifikovat požadavky na nastavení informační podpory, zefektivnit práci pracovníků MěÚ UB, snížit počet nezbytných dokumentů a redukovat administrativní činnosti • Předpokladem pro úspěšnou implementaci inovací vzešlých z projektu je vzdělávání klíčových pracovníků úřadu www.uherskybrod.cz

3. Základní kameny procesního řízení 1. Strategie Trvalé zlepšování Informační technologie Dokumentace Kultura organizace Týmová Motivace spolupráce Měření 3. Organizační výkonnosti struktura procesů 2. Procesy – popisy, mapy www.uherskybrod.cz

4. Změna organizační struktury • Tento stavební kámen pokrývá organizační uspořádání organizace včetně pravidel řízení, které podporují vysokou efektivitu, jednoduchost, rychlost a tím pádem výkonnost procesů v organizaci • Tento stavební kámen a jeho nastavení velmi silně ovlivňuje kvalitu nastavení stavebního kamene „Týmová spolupráce“ v rámci i mezi procesy • Základní principy tohoto stavebního kamene: • vytvoření jednoduché a ploché organizační struktury, kterou lze efektivně řídit klíčové procesy – zavedení „procesních rolí“ • vytvoření Organizačního řádu popisující nejen strukturu, ale hlavně pravomoci, pracovní povinnosti a nutné znalosti pro každou pozici www.uherskybrod.cz

5. Organizační struktura k 31.12.2011 www.uherskybrod.cz

6. Zásady při navrhování organizačních změn • Zjednodušení organizační struktury MěÚ UB při respektování stávajících podmínek (evoluce ne revoluce) • splněno • Rozdělení odborů na státní správu a samosprávu • splněno částečně • Navržené změny předpokládají pouze přesuny pracovníků a kompetencí mezi odbory, nikoliv úpravy personálních stavů • splněno www.uherskybrod.cz

7. Organizační struktura od 01.01.2012 www.uherskybrod.cz

8. Nová organizační struktura: shrnutí • Všechny hlavní činnosti spojené se správou majetku města spadají do dvou odborů. • Spojení souvisejících činností v oblasti investic, dotací a územního plánování do jednoho odboru. • Transformace kanceláře tajemníka – sekretariát, personalista, interní audit, krizové řízení; nově zařazeni právníci, informatici; nová pozice tiskového mluvčího. • Odbor správní – přičleněny mimo stávajících správních agend také činnosti obecního živnostenského úřadu, dopravně-správní činnosti a agendy, přestupky a podatelna a doručovatelky. • Snížení počtu odborů/samostatných oddělení z 15 na 10. Úprava počtu oddělení v rámci odborů. www.uherskybrod.cz

9. Procesy • Ve vztahu ke strategii, toto je první stavební kámen, bez kterého není možné zavedení procesního řízení • Tento stavební kámen znamená jasné určení procesů (služeb) v rámci organizace a u každého procesu stanovení „výstupů“ a to tak, že každý zaměstnanec ví, na kterém procesu se podílí, kdo je zákazníkem a jaké jsou požadované výstupy směrem k zákazníkům • Základní principy tohoto stavebního kamene: • roztřídění procesů do kategorií, • identifikace procesů a jejich výstupů, • struktura procesů (procesní model), • vytvoření popisu (dokumentace) k procesům. www.uherskybrod.cz

10. Procesy: roztřídění a rozpad do detailu • Přehled procesů - všechny procesy v organizaci roztříděné na: • Hlavní procesy (pro občany/firmyči jiné organizace) • Řídící procesy (pro tajemníka, Radu města nebo nadřízené orgány) • Podpůrné procesy (správa budov, personální administrativa,…) • Jednotlivé procesy (služby) • Jdoucí i přes více organizačních jednotek • Začátek a konec má být z pohledu „občana“ , nikoliv pracovníka … • Pod-procesy • Části procesů (například podle organizační jednotky) • Pracovní postupy • Detailní kroky zaměstnance, jak je v čase provádí www.uherskybrod.cz

11. Proces: „časový tok“ události JINÉ SUBJEKTY (STC) OBČAN PRACOVNÍCI MěÚ OBČAN CELKOVÝ TOK „HODNOTY“ Všechny činnosti občana i úředníků potřebné k tomu, aby měl občan v ruce nový ŘP (byl úspěšně dokončený proces) www.uherskybrod.cz

12. Proces: „časový tok“ události www.uherskybrod.cz

13. Procesy: měření výkonnosti 1-? hodin ? minut 11 minut 10-20 dní 1-? dní ? min 11 min www.uherskybrod.cz

14. Konkrétní proces: místní poplatky www.uherskybrod.cz

15. Konkrétní proces: strategické plánování www.uherskybrod.cz

16. První výstup projektu: KATALOG SLUŽEB • Katalog služeb je jedním z hlavních výstupů projektu. Katalog služeb obsahuje kompletní informace o službách/agendách, které jsou na Městském úřadě Uherský Brod vykonávány. • Katalog služeb je zpracován ve formě tabulky, která obsahuje v upravené formě informace uvedené zaměstnanci. • Katalog služeb tedy obsahuje následující informace o službách, které jsou v rámci úřadu prováděny: • ID, Charakter agendy, Druh, Název služby, Vlastník, Zastupitelnost vlastníka, Výkonný pracovník, Zastupitelnost výkonného pracovníka, Výstup služby, Koncový zákazník, Co služba, Relevantní, Podmínky poskytnutí služby, Prostředky/vybavení, Schvalovací úroveň, Objem, Provozní doba, Parametry kvality, Náklady na jednotku, Stav • Katalog služeb by nemůže být „mrtvým“ dokumentem. Kromě vytištěné verze je katalog používán hlavně v elektronické verzi, která je pravidelně aktualizována. www.uherskybrod.cz

17. Druhý výstup projektu: KATALOG ROLÍ • Katalog rolí je další z hlavních výstupů projektu a představuje ho soubor matic RACI. Matice RACI znázorňuje role, práva a povinnosti u klíčových procesů (služeb) na úřadě.Tento soubor také vyjadřuje odpovědnost jednotlivých subjektů za průběh procesů po jednotlivých krocích. • Výstup má podobu tabulky, která má ve svislé ose posloupnost jednotlivých kroků (činností), z nichž se proces skládá; vodorovná osa obsahuje všechny zapojené. Ve vzniklé mřížce jsou potom definovány role jednotlivých subjektů u každého kroku procesu. • R (Responsible) role spočívá v zajištění výkonu jednotlivých kroků v procesech. • A (Accountable) subjekt (zaměstnanec, orgán města apod.), kterému je přiřazena tato role, je zodpovědný za danou činnost, případně za celý proces. • C (Consulted) osoba „poskytující konzultace“. • I (Informed) osoba „informovaná“. Rolí spočívá v tom, že daný člověk nebo další subjekt je informován o průběhu a/nebo rozhodnutích v rámci konkrétního služby. www.uherskybrod.cz

18. Katalog rolí: MATICE RACI • Matice RACI představují relativně jednoduchý nástroj pro definici a kontrolu odpovědnosti za provádění procesů. Jako takový přestavuje tento nástroj jeden z klíčových prvků systému procesního řízení v systému řízení úřadu. Kromě odpovědnosti může být matice RACI využita také k definici oprávnění k výkonu činností v rámci procesu a k určení povinností jednotlivých subjektů při zajišťování procesu (agendy). www.uherskybrod.cz

19. Katalog rolí (matice RACI): rozpočet města www.uherskybrod.cz

20. Dotazy?!?Děkuji za pozornost Ing. Kamil Válek tajemník městského úřadu Město Uherský Brod kamil.valek@ub.cz www.uherskybrod.cz