Spis treści

1. Dofinansowanie rozwoju e-usług w ramach Działania 8.1. Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka

2. Spis treści • Działanie 8.1. PO IG • Czy moja usługa jest e-usługą? • Zasady udzielania dotacji w ramach Działania 8.1. PO IG • Czy mam szansę na wsparcie – kryteria wyboru projektów? • Które koszty związane z rozwojem firmy będą podlegać dofinansowaniu? • Rozliczanie projektu i przepływy pieniężne w trakcie jego realizacji – czyli jak realizować projekt i nie utracić płynności finansowej? • Czy mój projekt jest gotowy do realizacji? • Opracowanie projektu – praktyczne wskazówki dotyczące sposobu przygotowania wniosku o dofinansowanie • Portal Badań Internetowych – prezentacja studium przypadku projektu dofinansowanego ze środków działania 8.1. PO IG.

3. Wstęp • Działanie 8.1. PO IG wdrażane jest w ramach VIII Priorytetu Społeczeństwo informacyjne - zwiększenie innowacyjności gospodarki. Priorytet VIII wspiera działania w zakresie tworzenia usług elektronicznych, tworzenia komunikacji elektronicznej między firmami oraz przeciwdziałania wykluczeniu cyfrowemu. • W ramach Priorytetu VIII wyróżniamy cztery Działania: • Działanie 8.1. Wspieranie działalności gospodarczej w dziedzinie gospodarki elektronicznej (mikro i małe przedsiębiorstwa) • Działanie 8.2. Wspieranie wdrażania elektronicznego biznesu typu B2B na tworzenie wspólnych przedsięwzięć biznesowych prowadzonych w formie elektronicznej (MSP), • Działanie 8.3. Przeciwdziałanie wykluczeniu cyfrowemu – eInclusion (JST), • Działanie 8.4. Zapewnienie dostępu do Internetu na etapie „ostatniej mili” (MSP i NGO).

4. Celem Działania 8.1. jest stymulowanie rozwoju rynku usług świadczonych w formie elektronicznej (e-usług) poprzez wsparcie mikro- i małych przedsiębiorców, którzy prowadzą działalność gospodarczą nie dłużej niż 1 rok licząc od dnia wpisu przedsiębiorcy do Krajowego Rejestru Sądowego albo Ewidencji Działalności Gospodarczej (możliwość aplikowania dotyczy również spółek kapitałowych w organizacji). Wsparcie w ramach Działania 8.1. przeznaczone jest na działalność gospodarczą w dziedzinie gospodarki elektronicznej z przeznaczeniem na realizację projektów polegających na świadczeniu e-usługi lub wytworzeniu produktów cyfrowych niezbędnych do świadczenia tej usługi. Produkt cyfrowy jest plikiem zawierającym informację zapisaną w postaci cyfrowej, będącą przedmiotem działalności gospodarczej lub publicznej. Cztery główne typy produktów cyfrowych to: dokumenty, pieniądze (instrumenty finansowe), oprogramowanie i utwory autorskie (tekstowe, głosowe i wizyjne). Produkty cyfrowe mogą być przedmiotem bezpośredniego handlu, czyli mogą być bezpośrednio kupowane i sprzedawane, mogą być sprzedawane licencje na korzystanie z nich, lub mogą być składnikiem innych produktów lub usług. W tym trzecim przypadku ich koszty są wliczone w cenę tych innych produktów lub usług.

5. Beneficjentami wsparcia z Działania 8.1. PO IG może być mikro- i mały przedsiębiorca, spełniający łącznie następujące warunki: • prowadzi działalność gospodarczą i ma siedzibę na terytorium Polski, a w przypadku osoby fizycznej – miejscem zamieszkania jest terytorium Polski; • złożył wniosek o dofinansowanie przed upływem pierwszego roku prowadzenie działalności gospodarczej (licząc od dnia wpisu do KRS albo EDG); • złożył wniosek o dofinansowanie przed rozpoczęciem realizacji projektu; • zobowiązał się do utrzymania trwałości projektu w województwie, w którym został zrealizowany, przez okres co najmniej 3 lat od dnia zakończenia realizacji projektu. • Wsparcie w ramach Działania 8.1. może być udzielone danemu przedsiębiorcy jednokrotnie. • Wsparcie w ramach Działania 8.1. może być udzielone mikroprzedsiębiorcy lub małemu przedsiębiorcy pod warunkiem, że łącznie z inną pomocą de minimis otrzymaną przez przedsiębiorcę w bieżącym roku kalendarzowym oraz w ciągu dwóch poprzednich lat kalendarzowych z różnych źródeł i w różnych formach, nie przekroczy: kwoty 200 tys. euro, a w przypadku przedsiębiorcy prowadzącego działalność gospodarczą w sektorze transportu drogowego – 100 tys. euro

6. Budżet Działania 8.1. na lata 2007-2013 wynosi 385 635 294,00 EUR. Intensywność wsparcia zgodnego z zasadami pomocy de minimis może wynosić do 85% wydatków kwalifikujących się do objęcia wsparciem. Beneficjent jest zobowiązany zapewnić pokrycie minimum 15% wydatków kwalifikowanych projektów ze środków własnych. Wartość wydatków kwalifikujących się do objęcia wsparciem w ramach projektu zgłaszanego do dofinansowania w Działaniu 8.1. nie może być niższa niż 20 tys. PLN i nie może jednocześnie przekroczyć 1 mln PLN. Przewidziano jeszcze jedną rundę aplikacyjną na 2009 rok. Ogłoszenie konkursu nastąpi 17.08.2009, natomiast nabór wniosków rozpocznie się 31.08.2009 r.

7. Czy moja usługa jest e-usługą? Zgodnie z definicją e-usługi, określoną w Rozporządzeniu Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 13 sierpnia 2008 r. w sprawie udzielania przez PARP pomocy finansowej na wspieranie tworzenia i rozwoju gospodarki elektronicznej w ramach PO IG 2007 – 2013, który opiera się na treści art. 11 i 12 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1777/2005 z 17 października 2005 r. E-usługi określa się jako:

9. W przypadku ogólnego określenia e-usług, są to: ogólnie produkty w formie cyfrowej łącznie z oprogramowaniem, jego modyfikacjami i nowszymi wersjami oprogramowania; usługi umożliwiające lub wspomagające obecność przedsiębiorstw lub osób w sieci elektronicznej, takie jak witryna lub strona internetowa; usługi generowane automatycznie przez komputer i przesyłane Internetem lub siecią elektroniczną w odpowiedzi na określone dane wprowadzone przez usługobiorcę; odpłatne przekazywanie prawa do wystawiania na aukcji towaru lub usługi za pośrednictwem witryny internetowej działającej jako rynek on-line, na którym potencjalni kupcy przedstawiają swoje oferty przy wykorzystaniu automatycznych procedur oraz na którym strony są informowane o dokonaniu sprzedaży za pomocą poczty elektronicznej generowanej automatycznie przez komputer; pakiety usług internetowych oferujących dostęp do informacji, w których aspekty telekomunikacyjne są natury pomocniczej lub drugorzędnej (czyli pakiety wykraczające poza oferowanie samego dostępu do Internetu i obejmujące inne elementy, takie jak strony, które umożliwiają dostęp do aktualnych wiadomości, informacji meteorologicznych lub turystycznych; gier; umożliwiają hosting witryn internetowych; dostęp do grup dyskusyjnych; etc.).

10. Szczegółowy wykaz e-usług (1) • tworzenie i hosting witryn internetowych (wykluczone z Działania 8.1.), • automatyczna konserwacja oprogramowania, zdalnie i on-line, • zdalne zarządzanie systemami, • hurtownie danych on-line, umożliwiające elektroniczne przechowywanie i wyszukiwanie konkretnych danych, • dostarczanie on-line przestrzeni na dysku na żądanie, • uzyskiwanie dostępu on-line i pobieranie oprogramowania (w szczególności programy w zakresie zamówień publicznych/księgowości, programy antywirusowe) oraz jego uaktualnień, • oprogramowanie blokujące pojawianie się banerów reklamowych, • sterowniki do pobierania, takie jak programy ustawiające interfejsy komputera i urządzeń peryferyjnych (np. drukarek), • automatyczna instalacja on-line filtrów na witrynach internetowych, • automatyczna instalacja on-line zabezpieczeń typu firewalls, • uzyskiwanie dostępu i pobieranie motywów pulpitów, • uzyskiwanie dostępu i pobieranie obrazów, fotografii i wygaszaczy ekranu, • zawartość książek w formie cyfrowej i innych publikacji elektronicznych, • prenumerata gazet i czasopism on-line, • dzienniki logowania i statystyki odwiedzania stron internetowych, • wiadomości, informacje o sytuacji na drogach oraz prognozy pogody on-line,

11. Szczegółowy wykaz e-usług (2) • informacje generowane automatycznie on-line przez oprogramowanie po wprowadzeniu przez klienta określonych danych, takich jak dane prawne lub finansowe (w szczególności stale uaktualniane kursy giełdowe), • dostarczanie przestrzeni reklamowej, szczególnie banerów reklamowych na stronach lub witrynach internetowych, • korzystanie z wyszukiwarek i katalogów internetowych, • uzyskiwanie dostępu i pobieranie muzyki na komputery i telefony komórkowe, • uzyskiwanie dostępu i pobieranie sygnałów dźwiękowych, urywków nagrań, dzwonków i innych dźwięków, • uzyskiwanie dostępu i pobieranie filmów, • pobieranie gier na komputery i telefony komórkowe, • uzyskiwanie dostępu do automatycznych gier on-line, które wymagają użycia Internetu lub innych podobnych sieci elektronicznych, gdy gracze są od siebie oddaleni, • automatyczne nauczanie na odległość, którego funkcjonowanie wymaga użycia Internetu lub podobnej sieci elektronicznej, wymagające niewielkiego bądź niewymagające żadnego udziału człowieka, łącznie z klasami wirtualnymi, z wyjątkiem sytuacji, gdzie Internet lub podobna sieć elektroniczna wykorzystywana jest jako proste narzędzie służące komunikowaniu się nauczyciela z uczniem, • ćwiczenia wypełniane przez ucznia on-line i sprawdzane automatycznie, bez udziału człowieka.

12. PAMIĘTAJ W ramach Działania 8.1. przewidziano dofinansowanie realizacji projektów mających na celu świadczenie e-usług lub wytworzenie produktów cyfrowych niezbędnych do świadczenia tych usług. Wymaganym rezultatem kwalifikowanego do wsparcia projektu jest stworzenie i świadczenie przynajmniej jednej e-usługi. O merytorycznym kwalifikowaniu się danego projektu do wsparcia decyduje to, czy usługa, która ma być w trakcie jego realizacji świadczona przez Wnioskodawcę, stanowi e-usługę. Dofinansowanie może także obejmować wydatki związane z wytworzeniem produktów cyfrowych niezbędnych do świadczenia zaplanowanej e-usługi. W ramach działania 8.1. PO IG nie będą dofinansowywane projekty mające na celu świadczenie usług poczty elektronicznej, usług związanych z hostingiem oraz usług związanych z rejestracją i utrzymaniem domen internetowych, jak również projekty mające na celu obrót handlowy produktami.

13. Zasady udzielania dotacji w ramach działania 8.1. PO IG

14. Ocena wniosku o dofinansowanie Ocena wniosku przebiega dwuetapowo. Wniosek jest oceniany formalnie i merytorycznie w RIF w oparciu o kryteria oceny projektu. Ocena formalna przeprowadzana jest metodą zero-jedynkową („spełnia”-„nie spełnia”) przez 2 pracowników RIF. Wszystkie kryteria formalne muszą być spełnione, żeby wniosek mógł przejść do kolejnego etapu weryfikacji. Uchybienia nie mające zasadniczego charakteru podlegają poprawie lub uzupełnieniom. Wnioskodawca, którego projekt przeszedł pomyślnie ocenę formalną, powiadamiany jest o tym pisemnie. Wnioski, które pozytywnie przeszły ocenę formalną, poddawane są weryfikacji pod względem merytorycznym. Oceny merytorycznej dokonuje 2 członków Komisji Konkursowej (KK) powołanych spośród pracowników RIF lub eksperci zewnętrzni. Ocena merytoryczna dokonywana jest również metodą zero-jedynkową („spełnia”-„nie spełnia”). W trakcie oceny merytorycznej przewodniczący KK może zwrócić się do Wnioskodawcy o wyjaśnienie treści wniosku (faksem lub pocztą elektroniczną).

15. KK może uznać dany wydatek za nie kwalifikujący się do objęcia wsparciem i dokonać redukcji wydatków do wysokości 10% łącznych wydatków kwalifikowanych. Wniosek rekomendowany do wsparcia musi spełniać wszystkie wymagane kryteria oceny merytorycznej. Komisja Konkursowa sporządza Listę rankingową projektów, na którą składają się: Lista projektów rekomendowanych do dofinansowania oraz Lista projektów nierekomendowanych do dofinansowania. Lista zostaje przekazana przez RIF do PARP wraz z Protokołem z prac KK. Po zatwierdzeniu przez IZ Listy rankingowej PARP i RIF ogłaszają na swoich stronach internetowych listę projektów wyłonionych do wsparcia. Każdy z Wnioskodawców znajdujących się na tej liście jest też informowany pisemnie o przyznaniu dofinansowania. Następnie Wnioskodawca ma określoną liczbę dni na dostarczenie wszystkich wymaganych dokumentów do podpisania umowy. Czas oceny wniosków wynosi ok. 120 dni od daty zamknięcia naboru.

16. Dokumenty, z którymi należy się zapoznać : • Szczegółowy opis priorytetów Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka • Rozporządzenie Ministra Rozwoju Regionalnego w sprawie udzielania przez PARP pomocy finansowej w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka. • Rozporządzenie Ministra Rozwoju Regionalnego w sprawie udzielania przez PARP pomocy finansowej na wspieranie tworzenia i rozwoju gospodarki elektronicznej w ramach PO IG, 2007-2013. • Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, 2007-2013. • Kryteria wyboru projektów w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka. • Regulamin konkursu. • Wzór wniosku o dofinansowanie i Instrukcja jego wypełniania. • Wzór umowy o dofinansowanie. • Vademecum dla beneficjentów pomocy publicznej w zakresie działalności gospodarczej przedsiębiorcy udzielanej w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, 2007-2013.

17. Praktyczne porady • Przygotowując projekt należy zapoznać się i dokładnie przestrzegać wytycznych zawartych w dokumentacji konkursowej; • Przystępując do wypełniania wniosku powinieneś dokładnie wiedzieć, co i jak chcesz zrobić. Udowodnić, że projekt ma sens, jest przemyślany i przyniesie korzyści; • Nigdy nie należy rozpoczynać przygotowania projektu od wypełnienia wniosku aplikacyjnego; • Aby stworzyć dobry projekt musisz dokładnie przeanalizować wszystkie jego aspekty; • Nie należy przygotowywać projektu tylko po to, aby pozyskać dotację. To dotacja jest środkiem do osiągnięcia celu; • Realizacja projektu w partnerstwie może zadziałać na jego korzyść, ale nie dobieraj partnerów „na chybił trafił”. Dobrze jest współpracować z firmą doświadczoną i godną zaufania;

18. Praktyczne porady • Pamiętaj, że nabór ma formę konkursu, co oznacza, że dotację dostaną tylko najlepsi.; • Jeśli przygotowując projekt czegoś nie wiesz lub nie jesteś pewny - zapytaj kompetentnych osób we właściwych instytucjach; • Po przygotowaniu dokumentacji konkursowej sprawdź ją z kartą oceny projektów, aby niczego nie przeoczyć; • Nie zrażaj się, jeśli Twój projekt zostanie odrzucony. Należy dostosować projekt do uwag instytucji oceniającej oraz wymogów konkursowych i ponownie próbować pozyskać dotacje na jego realizację; • Warto skorzystać z cross-financingu w projekcie. Pamiętaj, że zakupiony w ramach projektu sprzęt będzie Tobie służył nawet po jego zakończeniu, stanowiąc jednocześnie wartość dodaną projektu.

19. Czy mam szansę na wsparcie? - kryteria wyboru projektów

20. Kryteria formalne Dotyczące wniosku: Złożenie wniosku we właściwej instytucji (wskazanej w ogłoszeniu). Złożenie wniosku w ramach właściwego działania/poddziałania. Złożenie wniosku w terminie wskazanym przez instytucję odpowiedzialną za nabór projektów. Kompletność dokumentacji wymaganej na etapie aplikowania (w wymaganej liczbie egzemplarzy, zawiera wszystkie strony i załączniki). Wniosek wraz z załącznikami został przygotowany zgodnie z właściwą instrukcją (dotyczy jedynie wymogów formalnych zawartych w instrukcji). Dotyczące wnioskodawcy: Kwalifikowalność wnioskodawcy w ramach działania. Wnioskodawca prowadzi działalność (jeśli dotyczy) i ma siedzibę, a w przypadku osoby fizycznej – miejsce zamieszkania na terenie Rzeczypospolitej Polskiej. Wnioskodawca nie podlega wykluczeniu z ubiegania się o dofinansowanie na podstawie art. 211 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych.

21. Dotyczące projektu: Projekt jest realizowany na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (jeśli dotyczy). Realizacja przedsięwzięcia mieści się w ramach czasowych działania PO IG (termin zakończenia nie wykracza poza 31 grudnia 2015 r.). Wnioskowana kwota wsparcia jest zgodna z zasadami finansowania projektów obowiązujących dla działania (linia demarkacyjna/pomoc publiczna/pułapy dla działania). Projekt jest zgodny z politykami horyzontalnymi. Przedmiot projektu nie dotyczy rodzajów działalności wykluczonych z możliwości uzyskania wsparcia w ramach danego działania PO IG (jeśli dotyczy). Kryteria formalne specyficzne: Wnioskodawca nie podlega wykluczeniu z ubiegania się o dofinansowanie na podstawie ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości . Okres realizacji projektu nie jest dłuższy niż 24 miesiące. Wnioskowany udział wsparcia nie przekracza maksymalnej intensywności określonej dla działania 8.1. (czyli 85% sumy wydatków kwalifikowanych). Projekt nie został rozpoczęty przed dniem złożenia wniosku o dofinansowanie (sprawdzenie, czy Wnioskodawca nie podjął czynności zmierzających bezpośrednio do realizacji inwestycji; czy data rozpoczęcia realizacji projektu jest nie wcześniejsza niż dzień następny po dniu złożenia wniosku o dofinansowanie w Regionalnej Instytucji Finansującej; czy we wniosku nie wskazano nazwy żadnego wykonawcy/dostawcy w ramach projektu).

22. Kryteria merytoryczne • Przedmiot projektu jest zgodny z celami POIG oraz działania 8.1 PO IG. • Projekt jest zgodny ze zdefiniowanymi potrzebami zidentyfikowanej grupy odbiorców. • Projekt polega na przygotowaniu, wdrożeniu i świadczeniu e-usług. • Przedstawiono koncepcję promocji e- usługi wśród potencjalnych odbiorców. • Wnioskodawca zapewnia trwałość rezultatów projektu przez okres minimum 3 lat od zakończenia projektu. • Planowane wydatki są kwalifikowalne w ramach działania, uzasadnione, racjonalne i adekwatne do zakresu i celów projektu. • Środki będą wykorzystane w sposób efektywny (relacja nakład/rezultat). • Projekt jest wykonalny technicznie i finansowo, a jego przebieg rzeczowo-finansowy jest czytelny, szczegółowy i realny do wykonania. • Wskaźniki produktu i rezultatu są: • obiektywnie weryfikowalne, • odzwierciedlają założone cele projektu, • adekwatne dla danego rodzaju projektu, • realne do osiągnięcia. • Projekt ma co najmniej neutralny wpływ na polityki horyzontalne UE wymienione w art. 16 i 17 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006.

23. Które koszty związane z rozwojem firmy będą podlegać dofinansowaniu? Pamiętaj • Wydatkami kwalifikującymi się do objęcia wsparciem są wydatki: • wskazane w Rozporządzeniu Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 13 sierpnia 2008 r. w sprawie udzielania przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości pomocy finansowej na wspieranie tworzenia i rozwój gospodarki elektronicznej w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, 2007-2013 zmienionego Rozporządzeniem z dn. 29 stycznia 2009 r., • faktycznie poniesione i udokumentowane, • bezpośrednio związane z projektem i niezbędne do jego realizacji. • Należy pamiętać, że wydatki kwalifikowane mogą być ponoszone od dnia złożenia wniosku o dofinansowanie do dnia określonego w umowie o dofinansowanie, lecz nie dłużej niż przez 24 miesiące.

24. Wydatki kwalifikowane • Zakup usług informatycznych, technicznych, doradczych prowadzących do wytworzenia produktów cyfrowych oraz związanych z przygotowaniem, świadczeniem i aktualizacją e-usługi; • Wynagrodzenie wraz z obowiązkowymi pozapłacowymi kosztami pracy osób zaangażowanych bezpośrednio w realizacje projektu objętego wsparciem oraz na obowiązkowe pozapłacowe koszty pracy przedsiębiorców będących osobami fizycznymi prowadzącymi działalność gospodarczą; • Zakup analiz przygotowawczych, usług księgowych, prawnych, translacyjnych i innych usług eksperckich; • Pokrycie kosztów ogólnych (do wysokości 20% całkowitych wydatków kwalifikowanych, o których mowa w pkt. 1-3, 5-8 i 8a), w tym: • zakup usług pomocniczych, w szczególności transportowych, telekomunikacyjnych, komunalnych lub pocztowych, pod warunkiem, że ich stawki odpowiadają powszechnie stosowanym na rynku; • zakup materiałów biurowych i eksploatacyjnych; • najem i eksploatację pomieszczeń; • Promocja wdrożonych rozwiązań, dokonywana drogą elektroniczną i tradycyjną, w tym działania informacyjne i promocyjne o udziale finansowym budżetu UE w projekcie objętym wsparciem;

25. Nabycie wartości niematerialnych i prawnych w formie patentów, licencji, know-how, nieopatentowanej wiedzy technicznej, jeżeli wartości te spełniają łącznie następujące warunki: • będą wykorzystywane wyłącznie do celów projektu objętego wsparciem, • będą podlegać amortyzacji zgodnie z odrębnymi przepisami, • będą nabyte od osób trzecich na warunkach rynkowych; • Zakup nowych środków trwałych, z wyjątkiem nieruchomości w rozumieniu ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości; • Raty spłat wartości początkowej wartości niematerialnych i prawnych, o których mowa w pkt. 6, oraz środków trwałych, o których mowa w pkt. 7, przez korzystającego, należne finansującemu z tytułu umowy leasingu prowadzącej do przeniesienia własności tych wartości lub środków na korzystającego, z wyłączeniem leasingu zwrotnego; • 8a) Obsługa instrumentów zabezpieczających realizację umowy o udzielenie wsparcia, określonych w umowie o udzielenie wsparcia; • 9) Zakup szkoleń bezpośrednio związanych z uruchomieniem i obsługą e-usługi dla osób zaangażowanych w realizację projektu objętego wsparciem, do wysokości nieprzekraczającej 10% całkowitych wydatków kwalifikujących się do objęcia wsparciem, których mowa w punktach 1-8a.

26. Rozliczanie projektu i przepływy pieniężne w trakcie jego realizacji – czyli jak realizować projekt i nie utracić płynności finansowej? Rozliczanie projektu wiąże się z obowiązkiem przedkładania w RIF wniosków o płatność. Wnioski o płatność wypełniane są przy wykorzystaniu aplikacji internetowej Generator wniosków o płatność, dostępnej na portalu internetowym Programu Innowacyjna Gospodarka (www.poig.gov.pl). Beneficjent jest zobowiązany dostarczyć zarówno elektroniczną jak i papierową wersję wniosku o płatność. Beneficjent składa wniosek o płatność pośrednią w terminie 30 dni od dnia zakończenia etapu projektu, określonego w Harmonogramie rzeczowo-finansowym projektu. Do obowiązków beneficjenta należy prowadzenie dla projektu odrębnej informatycznej ewidencji księgowej kosztów, wydatków i przychodów lub stosowania w ramach istniejącego informatycznego systemu ewidencji księgowej odrębnego kodu księgowego umożliwiającego identyfikację wszystkich transakcji oraz poszczególnych operacji bankowych związanych z projektem oraz zapewnienia, że operacje gospodarcze są ewidencjonowane zgodnie z obowiązującymi przepisami. Ponadto, beneficjent zobowiązany jest dla potrzeb rozliczania podatku od towarów i usług (VAT) do prowadzenia odrębnej ewidencji, która zawiera wykaz wydatków w stosunku doktórych podatek od towarów i usług (VAT) uznany jest za wydatek kwalifikowany.

27. Do wniosku o płatność należy załączyć: (1) • kopie dokumentów księgowych (faktur lub dokumentów o równoważnej wartości dowodowej) potwierdzające poniesione wydatki; • kopie wyciągów bankowych potwierdzające dokonanie przez beneficjenta wszystkich płatności związanych z realizacją projektu (w przypadku braku wyciągów inne dokumenty potwierdzające dokonanie płatności); • kopie protokołów odbioru dokumentujące wykonanie usług, kopie dokumentów potwierdzających przyjęcie środków trwałych do użytkowania lub inne dokumenty potwierdzające zgodność realizacji projektu z warunkami umowy; • oryginał pomocniczego zestawienia finansowego potwierdzającego poniesione wydatki objęte wnioskiem (wersja papierowa i elektroniczna); • w przypadku wydatków związanych z wynagrodzeniami brutto oraz pozapłacowymi kosztami pracy: • oświadczenie o wypłaconych wynagrodzeniach dla pracowników w ramach Projektu, • kopie wyciągu z listy płac lub kopie rachunku za wykonanie zlecenia / dzieła, • kopie deklaracji ZUS RCX lub RCA (jeśli dotyczy), • kopię umowy określającą warunki zatrudnienia, • kopie dokumentów potwierdzające wypłatę wynagrodzeń i zapłatę za poniesione w ramach projektu wydatki kwalifikowalne, w wysokości wynikającej z przedstawionych dokumentów w ramach wynagrodzeń;

28. Do wniosku o płatność należy załączyć: (2) • w przypadku zakupu szkoleń dla osób zaangażowanych w realizację Projektu związanych bezpośrednio z uruchomieniem i obsługą e-usługi dodatkowo: kopie list obecności podpisane przez osoby uczestniczące w szkoleniach, kopie certyfikatów dla poszczególnych osób uczestniczących w szkoleniach o ile stanowią one integralną część szkolenia, tj. szkolenie kończy się uzyskaniem certyfikatu bądź egzaminem; • kopię umowy leasingu zawierającą harmonogram spłat rat leasingowych zawartą na finansowanie Projektu, jeśli finansowanie w drodze leasingu zostało wskazane we wniosku o dofinansowanie. Do kopii umowy leasingu należy dołączyć oświadczenie o kwalifikowalności rat kapitałowych z tytułu leasingu oraz kopię faktury VAT dokumentującą zakup przez leasingodawcę (finansującego) wartości niematerialnych i prawnych oraz środków trwałych objętych projektem. Warunkiem uznania rat leasingowych za kwalifikujące się do objęcia wsparciem jest zawarcie umowy leasingu w okresie kwalifikowalności wydatków. Dostarczenie kopii umowy leasingu dotyczy pierwszego wniosku Beneficjenta o płatność; • kopie umowy najmu w przypadku kosztów najmu pomieszczeń; • elektroniczną wersję analiz sporządzonych w ramach projektu; • oświadczenie beneficjenta, że wszystkie koszty wyszczególnione we wniosku Beneficjenta o płatność są bezpośrednio związane z realizacją projektu; • oświadczenie beneficjenta o braku występowania na rynku co najmniej 3 potencjalnych dostawców towarów lub usług; • kopię otrzymanego raportu z kontroli w przypadku, gdy beneficjent podlegał kontroli; • inne dokumenty niezbędne do weryfikacji prawidłowości realizacji projektu na żądanie RIF lub Instytucji Wdrażającej/Instytucji Pośredniczącej II stopnia.

29. Wniosek o płatność jest weryfikowany przez RIF w terminie 20 dni od chwili otrzymania wniosku. W przypadku, gdy wniosek zawiera błędy lub braki, Beneficjent jest zobowiązany do przedłożenia brakujących lub poprawionych dokumentów w ciągu 7 dni od dnia doręczenia wezwania z RIF. RIF przekazuje wniosek do IW/IPII, która również ma 20 dni na jego weryfikację i również może wzywać Beneficjenta do poprawek lub uzupełnień. RIF, IW/IPII ma możliwość poprawiania oczywistych błędów pisarskich bądź rachunkowych we wniosku. IW/IPII może zlecić ocenę realizacji projektu i dokumentacji rozliczeniowej podmiotowi zewnętrznemu, który dokona oceny eksperckiej. W takim przypadku ostateczny termin akceptacji wniosku ulega wydłużeniu. Płatność pośrednia i końcowa jest wypłacana pod warunkiem zatwierdzenia przez IW/IPII stopnia poniesionych przez Beneficjenta wydatków kwalifikowanych oraz pozytywne zweryfikowanie części sprawozdawczej wniosku. Płatność jest przekazywana na rachunek bankowy Beneficjenta w terminie 30 dni od dnia ostatecznej akceptacji przez IW/IPII wniosku o płatność. Dla Beneficjentów konkursów ogłoszonych w 2009 r. został wprowadzony system zaliczkowy. Zaliczka w postaci jednej transzy wynosi do 30% wartości dofinansowania. Przekazanie zaliczki na rachunek bankowy Beneficjenta następuje po wniesieniu prawidłowego zabezpieczenia umowy o dofinansowanie oraz poprawnie wypełnionego wniosku o płatność zaliczkową, wykazaną w harmonogramie płatności. Beneficjent może wystąpić o zaliczkę bezpośrednio po zawarciu umowy przed rozpoczęciem realizacji projektu lub występując z pierwszym wnioskiem o płatność pośrednią po zrealizowaniu I etapu, zgodnie z harmonogramem rzeczowo-finansowym projektu.

30. Czy mój projekt jest gotowy do realizacji? Projekt będzie dobrze przygotowany, jeśli będziesz umiał/a odpowiedzieć na następujące pytania:

31. Krok 1 – Cel projektu • We wniosku o dofinansowanie należy określić cel główny projektu oraz jego związek z celem Działania, odnosząc się do następujących kwestii: • w jakim zakresie projekt doprowadzi do zwiększenia podaży e-usług i produktów cyfrowych (w tym do zwiększenia polskich zasobów informacji cyfrowych), • w jakim zakresie projekt będzie stymulował popyt na e-usługi, rozpowszechnianie produktów cyfrowych oraz prowadził do rozwoju społeczeństwa informacyjnego, • w jakim zakresie projekt doprowadzi do wykształcenia nowych specjalistów łączących wiedzę merytoryczną z doświadczeniem w gospodarce elektronicznej, • uzasadnienie, że w ramach projektu zostanie udostępniona minimum jedna usługa elektroniczna spełniająca łącznie wszystkie warunki zawarte w definicji e-usługi przyjętej dla działania 8.1 PO IG. • Twoim zadaniem jest wykazanie poprzez szczegółową charakterystykę sposobu, w jaki e-usługa będzie świadczona, że wszystkie cztery warunki wynikające z definicji e-usługi zostaną spełnione przez planowaną przez Ciebie e-usługę.

32. Ponadto, należy scharakteryzować ilościowe i jakościowe cele projektu na poziomie produktu i rezultatu (cele projektu na poziomie produktu i cele projektu na poziomie rezultatu). Produkty to dobra materialne i niematerialne (w tym usługi) nabyte lub uzyskane w wyniku prowadzonych w ramach projektu prac/działań. Wymaganym produktem projektu w ramach działania 8.1 PO IG jest co najmniej jedna nowa e-usługa (usługa elektroniczna), przygotowana w ramach realizacji projektu, gotowa do udostępnienia lub sprzedaży. Rezultaty projektu to efekty wykorzystania/wdrożenia/uruchomienia produktów projektu. Krok 2 – Opis projektu Koncepcja i model biznesowy - założenia dla planowanej działalności usługowej w oparciu o drogę elektroniczną Planowane działania - opis wszystkich niezbędnych działań planowanych do realizacji w ramach projektu oraz planowanych do wdrożenia technologii, a także opis montażu finansowego. Koncepcja i strategia promocji projektu – w tym strategia promocji e-usług świadczonych w ramach projektu i stymulowanie popytu na e-usługi celem osiągnięcia planowanych rezultatów projektu.

33. Krok 3 – Uzasadnienie projektu Należy uzasadnić konieczność realizacji projektu. Uzasadnienie powinno zawierać następujące informacje: dokładne zdefiniowanie kluczowych grup odbiorców (potencjalnych klientów) planowanej e-usługi (e-usług); zidentyfikowane potrzeby wyżej określonych grup odbiorców / potencjalnych klientów (uzasadnienie wielkości spodziewanego popytu na planowane do świadczenia e-usługi); zidentyfikowane potrzeby Wnioskodawcy uzasadniające realizację projektu; efektywność kosztowa projektu - uzasadnienie dla zaplanowanych w ramach projektu nakładów (w szczególności wydatków kwalifikowalnych), uzasadnienie, że planowane wydatki kwalifikowalne są racjonalne i adekwatne do zakresu i oczekiwanych rezultatów projektu; jakie jest znaczenie planowanej e-usługi dla danej grupy odbiorców, w jakim zakresie zostaną zaspokojone potrzeby danej grupy potencjalnych odbiorców.

34. Krok 4 – Innowacyjność projektu Należy ustalić charakter projektu w odniesieniu do kwestii innowacyjności. Przez innowację rozumie się wprowadzenie do praktyki w przedsiębiorstwie nowego lub znacząco ulepszonego rozwiązania w odniesieniu do produktu (towaru lub usługi), procesu, marketingu lub organizacji. Sednem innowacji jest wdrożenie nowości do praktycznej działalności firmy, czyli zaoferowanie nowego produktu/usługi na rynku bądź zastosowanie nowego procesu, metody marketingowej bądź nowej organizacji w bieżącym funkcjonowaniu firmy. Trzeba określić ponadto poziom innowacyjności (lokalny, regionalny, krajowy, europejski, międzynarodowy) planowanych e-usług, a także wskazać, czy na rynku istnieją już podobne e-usługi i na czym polega innowacyjność planowanej e-usługi w stosunku do tych już istniejących.

35. Krok 5 – Harmonogram realizacji projektu Niezbędne jest ustalenie daty rozpoczęcia i zakończenia projektu. Przy czym należy pamiętać, że okres realizacji projektu nie może być dłuższy niż 24 miesiące. Krok 6 – Ustalenie planu finansowego projektu i źródeł finansowania projektu Planowane wydatki projektu należy zaprezentować w rozbiciu na wydatki ogółem, kwalifikowalne i niekwalifikowane. We wniosku informacja o wydatkach przedstawiana jest w podziale na kwartały. We wniosku trzeba wskazać całkowitą wartość wydatków w podziale na środki: własne Wnioskodawcy, Współinwestora, Kredyt ze środków EBI, Inne (opisać jakie).

36. Cechy dobrego projektu:

37. Opracowanie projektu - praktyczne wskazówki dotyczące sposobu przygotowania wniosku o dofinansowanie Wnioskodawca przygotowuje elektroniczną oraz drukowaną wersję wniosku o dofinansowanie na podstawie Instrukcji wypełniania wniosku o dofinansowanie. Elektroniczną wersję wniosku należy wypełnić w aplikacji Generator Wniosków, dostępnej na stronie internetowej Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (www.parp.gov.pl). Poprawnie wypełniony wniosek należy wydrukować w jednym egzemplarzu i podpisać, a elektroniczną wersję wniosku w formacie PDF zapisać na nośniku danych elektronicznych. Wniosek powinien zawierać m.in. informacje o działaniach planowanych do realizacji, harmonogram i szczegółowy przebieg realizacji projektu, budżet projektu wraz z wyszczególnieniem kategorii wydatków kwalifikujących się do objęcia wsparciem, źródła finansowania, wskaźniki produktu i rezultatu, informacje na temat zgodności realizacji projektu z politykami horyzontalnymi. Jednocześnie Wnioskodawca kompletuje niezbędne załączniki, określone w Instrukcji wypełniania wniosku o dofinansowanie, a następnie dołącza je do oryginału wniosku (wersji papierowej).

38. Zgodnie z Instrukcją wypełniania wniosku o dofinansowanie do wniosku o dofinansowanie należy załączyć: a) elektroniczną wersję wniosku o dofinansowanie; b) oświadczenie Wnioskodawcy albo kopie zaświadczeń o otrzymanej przez Wnioskodawcę pomocy de minimis (w EUR i PLN) w okresie bieżącego roku i dwóch poprzednich lat kalendarzowych poprzedzających dzień złożenia w RIF wniosku o dofinansowanie. Oświadczenie lub zaświadczenia należy załączyć, jeżeli we wskazanym okresie Wnioskodawca otrzymał pomoc de minimis; c) oświadczenie Wnioskodawcy o wielkości i przeznaczeniu pomocy publicznej otrzymanej przez Wnioskodawcę w odniesieniu do tych samych kosztów kwalifikujących się do objęcia pomocą, na pokrycie których ma być przeznaczona pomoc de minimis. Oświadczenie należy załączyć, jeżeli Wnioskodawca otrzymał pomoc publiczną w odniesieniu do tych samych kosztów kwalifikujących się do objęcia pomocą; d) kopie dokumentów potwierdzających możliwość finansowania projektu z innych niż własne źródeł (np. promesa kredytowa) - załącznik nieobligatoryjny, dołączany w przypadku, gdy Wnioskodawca nie dysponuje wystarczającymi własnymi środkami finansowymi na realizację projektu do czasu wypłaty dofinansowania w formie refundacji. W przypadku, gdy Wnioskodawca składa taki załącznik, należy do wniosku o dofinansowanie załączyć jego wersję papierową oraz zapisany na nośniku danych elektronicznych zeskanowany dokument w formacie PDF lub JPG.

39. Wnioskodawca składa wniosek o dofinansowanie wraz z załącznikami do właściwej z punktu widzenia lokalizacji projektu Regionalnej Instytucji Finansującej (Lista RIF znajduje się w na stronie internetowej PARP). Wniosek wraz załącznikami należy przesyłać w zamkniętej kopercie, listem poleconym, pocztą kurierską lub dostarczyć osobiście do Regionalnej Instytucji Finansującej właściwej z punktu widzenia lokalizacji projektu. Wnioski można składać w RIF w godzinach 9.00 – 15.00. W przypadku, gdy realizacja projektu przewiduje kilka lokalizacji w różnych województwach, Wnioskodawca składa wniosek w RIF dla województwa, w którym zostanie zrealizowana największa (wartościowo) część projektu (w zakresie sumy wydatków kwalifikujących się do objęcia wsparciem). Koperta zawierająca wniosek wraz z załącznikami musi: zostać opatrzona sformułowaniem: „Wniosek o dofinansowanie – Działanie 8.1 PO IG”, zawierać pełną nazwę Wnioskodawcy oraz jego adres, zawierać pełną nazwę Regionalnej Instytucji Finansującej oraz jej adres.

40. Za datę złożenia wniosku o dofinansowanie uważa się dzień wpływu wniosku do RIF. Brak wersji papierowej wniosku o dofinansowanie uniemożliwia jego rejestrację i oznacza, że wniosek o dofinansowanie nie został złożony. Złożony wniosek podlega rejestracji poprzez nadanie numeru referencyjnego. O rejestracji wniosku i nadanym numerze referencyjnym Wnioskodawca jest pisemnie informowany przez RIF. Nabór prowadzony jest w okresie wyznaczonym na przyjmowanie wniosków o dofinansowanie. Wartość alokacji do zakontraktowania w danym roku w ramach poszczególnych działań PO IG będzie publikowana na stronie internetowej www.parp.gov.pl oraz Regionalnych Instytucji Finansujących. Z doświadczenia poprzednich konkursów wiadomo, że ze względu na duże zainteresowanie i przekroczenie 130% środków w ramach alokacji przeznaczonej na daną rundę aplikacyjną, nabór wniosków zamykany był w pierwszym tygodniu trwania konkursu. Dlatego też zachęcamy do wcześniejszego przygotowania projektu i uważne śledzenie ogłoszeń o aktualnych konkursach na stronie internetowej PARP.