Kristinestad maj 2011

1. Kristinestad maj 2011

3. UTVECKLING, SAMARBETE OCH FRAMTID - Värderingar och vision- Målsättningar för 2011- Handlingsplan- Luckans kriterier

4. VÄRDERINGAR Svensk serviceFrämja och stärka den svenska servicen inom området information och kultur med fokus på hela Svenskfinland.Servicevilja och toleransServicevilja innebär aktivt hänsynstagande till kundernas och Luckans olika målgruppers önskemål och behov. Vi värdesätter alla kunder likvärdigt och ser olikheter som en styrka.ÖppenhetÖppenhet innebär växelverkan och koordinering, aktivt deltagande och samarbete samt nätverksbildning. Med öppenhet avses transparens vad gäller insyn i Luckans mångsidiga verksamhet och i syfte att stärka förtroendet speciellt med tanke på Luckans många finansiärer och understödare.Luckan är en svensk träffpunkt och ett forum för många olika aktörer. Öppenheten är viktig och målet är att både kunder/publik och organisationer skall känna att Luckan är deras eget kontaktforum. Ekonomisk stabilitet och hållbarhetLuckans verksamhet står på en stadig ekonomisk grund och resurserna används på ett effektivt och genomtänkt sätt med hänsyn till målgruppernas behov samt Luckans olika verksamhetsområden.UtvecklingsandaUtvecklingsanda innebär en förmåga att ständigt förbättra och utveckla Luckans verksamhet, ha beredskap att reagera på förändringar i samhället, ha förmåga att finna nya lösningar och att ta till sig nya avgörande kunskaper, nischer och verksamhetsformer.

5. VISION Luckan är en etablerad svensk institution med en tillräcklig, fast bemanning som står på en stadig ekonomisk grund, och som klarar av att betjäna invånarna i hela Svenskfinland. Luckan har de förutsättningar som behövs för att svara på de många behov och utmaningar, som förväntas av ett modernt, vitalt informations-, invånar- och kulturcentrum. Luckan fungerar som det svenska medborgarkontoret, och städerna i regionen finansierar denna verksamhet.Årliga statsundersunderstöd och kommunala bidrag upprätthåller verksamheten som berör invånarservice. Luckan fungerar även fortsättningsvis som en viktig aktör vad gäller att koordinera och leda utvecklings- och samarbetsprojekt i regionen och Svenskfinland samt fungerar, som en adekvat plattform för olika former av nordiska aktiviteter och även för Europeiska samarbetsprojekt.Luckan i Helsingfors har förmåga och kapacitet att stöda de andra Luckorna i dess utvecklingsarbete samt vice versa. En hållbar struktur har skapats för det värdefulla Luckannätverket, som ger mervärde för kunden, Luckorna och Svenskfinland. MISSION Ambassadör för den finlandssvenska kulturen, gemenskapenoch samhället?

6. VERKSAMHETSIDÉ Föreningens syfte är att främja svenskspråkig informationsrelaterad invånar- och medborgarservice, kulturell och samhällelig verksamhet i huvudstadsregionen samt initiera liknande verksamhet på andra orter i Svenskfinland.Föreningen fullföljer sitt syfte genom att upprätthålla ett  informationscentrum, bedriva svensk invånarservice, handha  projektverksamhet, arrangera kulturevenemang och kulturfaciliteter, utbildningar och sammankomster samt annat motsvarande. Föreningen kan också utan att sträva efter vinst bedriva biljettförmedling till evenemang som främjar föreningens syfte . (Luckans stadga punkt 2).(Helsingforsluckan)Luckan kan beskrivas som en allmännyttig, ideell institution som upprätthåller ettallfinlandssvenskt informations- och kulturcentrumLuckan vill på olika sätt stärka den finlandssvenska identiteten och kulturen. Luckan fungerar som ett visitkort för Svenskfinland, genom att synliggöra den rika finlands-svenska kulturfloran och i form av mångsidig informationstjänst även över språk-gränserna, med fokus på huvudstadsregionen.

7. SAMARBETE MELLAN LUCKORNA För att stärka sammanhållningen, utveckla och effektivera samarbetet samt stärka märket görs följande konkreta satsningar under året.- Luckornas ansvarspersoner förbinder sig att samlas 2 - 3 gånger per år för att utveckla Luckan varumärket och aktivt kunna medverka i utvecklingsarbetet.- Utnyttja Barometerutredningens information och statisktik (2010) och utav denna göra ett åtgärdsprogram för hur man regionvis kunde förstärka Luckan verksamheten i framtiden.- Fortsätta förädlingen av Luckan som koncept för att kunna frigöra projektmedel för att stärka Luckornas basverksamhet och förbättra den mångsidiga kundservicen.- Delta tillsammans i olika evenemang för att profilera Luckorna, såsom bokmässan.- Utreda möjligheter att i högre utsträckning nyttja gemensamma tjänster för att effektivera och rationalisera verksamheten samt spara på de knappa resurserna, genom att ha ex. en gemensam webbutvecklare och informatör.  Utreda att förlägga skötseln av vissa gemensamma funktioner till någon av de mindre Luckorna för att samtidigt stärka personalsituationen där.- Upprätthålla Luckornas webbtjänster såsom. Fråga, Servicekatalogen, Fyrk etc.- Satsa på gemensam marknadsföring och att göra en ny gemensam kundbroschyr och att också detta år ha gemensam annonsering enligt samma modell som tidigare.- Utveckla den gemensamma hemsidan www.luckan.fi och utreda möjligheten för ett gemensamt infoblad/nyheter.- Bygga upp det nya gemensamma biljettsystemet AXS och en gemensam Luckan shop på webben, och utveckla marknadsföringen. - Inom ramen för Produforum skapa bättre synergier mellan projektet och Luckorna för att stärka verksamheten och skapa gemensamma center där det är möjligt. Fortsätta utvecklingsarbetet för att stärka ungdomsinformationsverksamheten och webbportalen Fråga unginfo.fi/fraga i hela Svenskfinland.

8. UTREDNING INLEDS FÖR ATT STÄRKA LUCKAN SOM KONCEPT Målsättningen är att utifrån Herberts utvärdering (som stöds av Svenska Kulturfonden) om Luckorna göra upp en handlingsplan för effektivering av nätverket och samordning av Luckorna för att förbättra servicen för kunderna och erbjuda samma slag av bastjänster i hela landet. Utredning av möjliga regionala Luckanfusioner samt grundandet av en Luckan paraplyorganisation inleds. Luckankriterierna moderniseras, så att de svarar på dagens Luckan och garanterar en god kvalitet. Handlingsplan 1) Utvärderingen utförs och utifrån den rapport som sammanställs i februari görs en handlingsplan för stärkandet av Luckorna och för skapandet av en modell för en eventuell Luckan konsolidering (paraplyorganisation, regionala Luckan kontor som har en gemensam ägarstruktur) -> PÅ GÅNG 2) Minimikriterier uppgörs för att tydliggöra den servicenivå som är gemensam för alla Luckorna och de nya Luckan kriterier fastslås under ett gemensamt möte i maj -> PÅ GÅNG 3) VL för Luckan i Helsingfors frigörs från dagliga sysslor för att ha tid för att kunna resa i landet och för träffa alla Luckan förtroendevalda och anställda med målet att komma med förslag för en mer hållbar och enhetligare Luckan struktur. -> PÅ GÅNG Ansvarsperson verksamhetsledaren i samråd med de andra Luckornas verksamhetsledare och Luckornas styrelser.

9. NYA KRITERIER FÖR MÄRKET LUCKAN (möteseptember 2010) 1. FöreningenLuckanr.f. beviljarrättenattanvändanamnetLuckanochdess logo.2. Kundernasbehovärutgångspunkten för LuckansverksamhetochLuckangerindividuellservice.3. Luckanär en obundenstrukturvarshuvudsakligaverksamhetäratt FRÄMJA SVENSK SERVICE i form av informationsförmedling i de olikacentrensamt i virtuellform.4. Luckanförmedlarinformationom hela utbudet av svensk verksamhetochservice - kommunalt, statligt, tredjesektorn, privatverksamhet - utangränsdragningar.5. Luckanfungerarsomförmedlare av biljetterochprodukter, somfrämjardensvenskspråkigaverksamheten, i ickevinstbringandesyfte.6. Luckanfungerarsomkulturproducentochfacilitator för det svenska kulturfältet.7. Luckaninformerarom alla informationsområden, menkan vara specialiserad i vissainformationsområden (ungdomsinformationochinvandrarservice).8. Luckanfungerarsomprojektadministratör för regionalaochriskomfattandeutvecklingsprojektsomstärkerLuckansbasverksamhet.9. Luckanär en fysiskplatskunderkanbesökaochcentretharöppetminimum 20 h per vecka. DessutomskaLuckankunnakontaktas per telefon, Internet, e-postoch ev. andramedier. Luckanbehöver ha minsttvåpersoneranställda per kontorsomharöppet 5 dagar i veckan.

11. Luckans utveckling och framtid Workshop: Miniframtidsverkstad - Luckan 2014Arbete i fyra personers grupper, 15 min. I varje grupp finns Luckankriterierna, flappapper och olika tuschfärger.Besvara följande frågor och välj ett av följande områden och konkretisera hur ni vill att det fungerar 2014?Hur tar vi oss dit?1. Beskriv er ideal Lucka med tre adjektiv.2. Vilka två adjektiv vill ni absolut INTE ska associeras med Luckan.3. Vad gör vi rätt i hur vi jobbar just nu? Hur kunde vi bli bättre?4. Välj ett av följande:a) Organisation, struktur och ledningb) Finansieringsbasc) Serviceformerd) Bemanninge) Övriga tankar och reflektioner- Grupperna presenterar sina resultat för varandra.Papperen samlas in och sammanställs av Kalle N och Jessica och skickas till alla deltagare. Sammanfattning av Vivan Lygdbäck