Programski formati

1. Programskiformati BanjaKoviljača 22.10.2013.

2. Ciljeviunapređenja M&E sistema • Unaprediti kvalitet podataka i informacija • Preciznost, tačnost, pravovremenost, brzina pristupa, dostupnost • Povećati efikasnost rada uz štednju organizacionih resursa • Brzina, jednostavnost, bez ponavljanja, otklanjanje mogućnosti greške • Optimizovati opterećenje ljudskih resursa • Aktivnost se obavlja tamo gde zahteva najmanji napor, smanjiti obim dokumentacije

3. Proces • Analiza sadašnjeg sistema za praćenje i vrednovanje projekta (PJ) • Identifikacija problematičnih situacija u sadašnjem sistemu (RK & PJ) • Prikupljanje konkretnih predloga za njihovo prevazilaženje (RK & PJ) • Poboljšanje procesa (PJ)

4. Programski formati • RANIJE • Upitnik o simptomima tuberkuloze • Evidencija o realizovanom skriningu korisnika Narodnih kuhinja • Evidencija o korisnicima Narodne kuhinje koji su obavili pregled u zdravstvnoj službi • SADA • Upitnik za korisnike Narodnih kuhinja • Evidencija o anketiranju korisnika Narodnih kuhinja • Izveštaj o praćenju korisnika Narodnih kuhinja

5. Upitnik

6. Sadržaj Instrukcije Oboljenja – korelacija sa TB (15>8) Dodatna 4 pitanja – korelacija sa TB Simptomi (7>5, ↓25%) Pitanja o tuberkulozi (3>2, dodatni podaci) Savet za pregled/upućivanje Zatvoreni odgovori Dogovoreni rok za obavljanje pregleda Napomene Forma Funkcionalni raspored Koraci u anketiranju Grupisanje podataka Redosled elemenata Broj odgovora za oboljenja (5>3) Broj odgovoraza simptome (4>2) Vertikalno usklađeni odgovori za laku selekciju upitnika od interesa za pracenje (jasno istaknuti) Upitnik – Ključne izmene

7. Pravilatokomanketiranja • Upitnik je relevantan za dalje praćenje ako: • Korisnik ima jedan ili više simptoma, ili • Korisnik bolovao ili boluje od TB, ili • Član domaćinstva boluje od TB • Upitnikerazdvaja anketarnalicumesta prema relevantnosti za dalje praćenje • Razdvajanje treba da bude diskretno i neprimetno za korisnike

8. Evidencija

9. Sadržaj Eliminisani su podaci o praćenju Instrukcije Šifra, datum, ime i prezime anketara, naznaka da je relevantan za dalje praćenje Forma Nekonvencionalna Omogućava evidentiranje do 100 korisnika na jednom listu papira Preglednost podataka u odnosu na datum anketiranja i anketaru Evidencija o anketiranju

10. Pravila za Evidenciju o anketiranju • Upitnici se evidentiraju hronološki i prema anketaru • Jednakolona – jedananketar – jedandan • Ako je jedan anketar anketirao više od 20 korisnika u jednom danu, 20 upitnika se evidentira u jednu, a ostali u sledeću kolonu • Ako su dva ili više anketara obavila anketiranje istog dana, upitnici svakog od anketara evidentiraju se u posebnim kolonama • Prvo se evidentiraju upitnici koji su relevantni za dalje praćenje • Evidenija o anketiranju dostavlja se svakog meseca, do 5 radnog dana u mesecu za anketiranje koje je realizovano u prethodnom mesecu

11. Izveštaj

12. Sadržaj Neznatno izmenjen Dogovoreni rok za obavljanje pregleda (2x) Sistematizovani razlozi neobavljanja pregleda Sistematizovane mere motivacije Forma Neznatno izmenjena Izveštaj o praćenju

13. Pravila za Izveštaj o praćenju • Evidentiraju se svi upitnici koji su relevantni za dalje praćenje • Podaci se unose iz upitnika • Ako praćenje nijezavršeno u istom mesecu kada je obavljeno anketiranje, upitnik se evidentira u izveštaj za mesec u kome je obavljeno anketiranje i u svim narednim izveštajima, sve dok se praćenje ne završi. • Praćenje je završeno kada: • korisnik obavi pregled • korisnik odbije da ode na pregled prilikom anketiranja • korisnik naknadno odbije da obavi pregled • se simptomi povuku • istekne 30 dana od datuma anketiranja, a nije moguće ostvariti kontakt sa korisnikom • Izveštaj o praćenju dostavlja se svakog meseca, do 5 radnog dana u mesecu za anketiranje koje je realizovano u prethodnom mesecu

14. Pregled aktivnosti Anketiranje: Oktobar Oktobar Evidencija o anketiranju: Oktobar Izveštaj o praćenju: Oktobar Anketiranje: Novembar Evidencija o anketiranju: Novembar Novembar Izveštaj o praćenju: Novembar Izveštaj o praćenju: Decembar Anketiranje: Decembar Evidencija o anketiranju: Decembar Decembar Januar Anketiranje: Januar Evidencija o anketiranju: Januar Izveštaj o praćenju: Januar Anketiranje: Februar Evidencija o anketiranju: Februar Izveštaj o praćenju: Februar Februar April Anketiranje: Mart Mart Izveštaj o praćenju: Mart Evidencija o anketiranju: Mart Izveštaj o praćenju: April Maj

15. Osvrt na funkciju kontrole KONTROLA Projektna jedinica CKS • Povratna informacija – usklađivanje informacija • Dodatni posao zbog korekcija • Šta se kontroliše: • Broj upitnika • Ispravnost upitnika • Tačnost podataka • Usaglašenost podataka u programskimformatima Organizacije koje koordiniraju rad u okviru projekta Organizacije Crvenog krsta u gradovima i opštinama Svaka korekcija zahteva dodatno vreme da se ispravi!!! REALIZACIJA Anketiranje Evidentiranje Praćenje Izveštavanje Korekcije

16. Rezime smanjenje obima i vremena koje se koristi za adminitraciju • Upitnik • Inicijali anketara, starost, smanjen broj odgovora, pitanja i simptoma, manje napomena zbog sistematizacije odgovora • Evidencija o anketiranju • Datum, eliminisani podaci o praćenju • Evidentiranje 100 upitnika: 230 unosa na 10 listova > 119 unosa na 1 list = ↓48%/↓90% • Izveštaj o praćenju • Sistematizacija odgovora i motivacionih mera, dogovoreni rok (2x) • Eliminisano dupliranje podataka u evidenciji i izveštaju • Razdvajanje upitnika prema relevantnosti • Brži pristup dokumentaciji • 1 sec/upitniku za anketara > 29 sec/upitniku za RK ili PJ • PJ upotrebila je 40h u Q11, svi anketari zajedno upotrebili bi 2.67h, odnosno ≈1min poankentaru

17. Pravilatokomanketiranja • Upitnik je relevantan za dalje praćenje ako: • Korisnik ima jedan ili više simptoma, ili • Korisnik bolovao ili boluje od TB, ili • Član domaćinstva boluje od TB • Upitnikerazdvaja anketarnalicumesta prema relevantnosti za dalje praćenje • Razdvajanje treba da bude diskretno i neprimetno za korisnike

18. Pravila za Evidenciju o anketiranju • Upitnici se evidentiraju hronološki i prema anketaru • Jednakolona – jedananketar – jedandan • Ako je jedan anketar anketirao više od 20 korisnika u jednom danu, 20 upitnika se evidentira u jednu, a ostali u sledeću kolonu • Ako su dva ili više anketara obavila anketiranje istog dana, upitnici svakog od anketara evidentiraju se u posebnim kolonama • Prvo se evidentiraju upitnici koji su relevantni za dalje praćenje

19. Pravila za Izveštaj o praćenju • Evidentiraju se svi upitnici koji su relevantni za dalje praćenje • Podaci se unose iz upitnika • Ako praćenje nijezavršeno u istom mesecu kada je obavljeno anketiranje, upitnik se evidentira u izveštaj za mesec u kome je obavljeno anketiranje i u svim narednim izveštajima, sve dok se praćenje ne završi. • Praćenje je završeno kada: • korisnik obavi pregled • korisnik odbije da ode na pregled prilikom anketiranja • korisnik naknadno odbije da obavi pregled • se simptomi povuku • istekne 30 dana od datuma anketiranja, a nije moguće ostvariti kontakt sa korisnikom • Izveštaj o praćenju dostavlja se svakog meseca, do 5 radnog dana u mesecu za anketiranje koje je realizovano u prethodnom mesecu