Sprawozdawczość Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, 2007-2013

1. SprawozdawczośćProgramu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, 2007-2013

2. SCHEMAT ROZLICZANIA UMOWY (w Poddziałaniach 1.1.2 i 1.3.1)

3. Konkurs ekspertów SWPOIG Informacja końcowa wraz z dokumentami potwierdzającymi wykonanie zakresu rzeczowego projektu BENEFICJENT Wniosek o dofinansowanie. Informacja końcowa. Studium wykonalności. Wniosek o płatność końcową. (wersje elektroniczne) Informacja końcowa. Dokumenty potwierdzające wykonanie zakresu rzeczowego projektu. Dokument potwierdzający przeprowadzenie audytu zewnętrznego. (wersje elektroniczne). B A D C1 EKSPERT Wniosek o płatność końcową SKPOIG SFPOIG Wniosek o płatność końcową (wersja elektroniczna) FUNDACJA FUNDUSZ WSPÓŁPRACY Kopia zatwierdzonego ROZLICZENIA UMOWY SMSPOIG Płatność końcowa ROZLICZENIE UMOWY (ZATWIERDZAM Dyrektor NCBIR.) Raport z weryfikacji Wniosku o płatność końcową Lista kontrolna Rozliczenia umowy C1 B D A

4. SWPOIG – Sekcja Wdrażania Projektów. SFPOIG - Sekcja Obsługi Finansowej. SMSPOIG – Sekcja Monitoringu i Sprawozdawczości. SKPOIG - Sekcja Kontroli. A - Lista kontrolna do rozliczenia (finansowego) umowy. B - Lista kontrolna do rozliczenia (sprawozdawczego) umowy. C1 - Karta oceny rozliczenia zakresu rzeczowego projektu badawczego. D - Lista sprawdzająca do kontroli na zakończenie projektu.

5. Pytania Beneficjentów Jak od strony merytorycznej będzie rozliczana realizacja projektu? • Informacja końcowa zostanie przekazana trzem niezależnym ekspertom, którzy ocenią projekt pod kątem zgodności osiągniętych wyników projektu z założonymi celami. Szczegółowy przebieg rozliczenia projektu w ramach POIG przedstawiono na slajdzie nr3. W jaki sposób musi być udokumentowane zatrudnienie doktoranta w projekcie? • Zatrudnienie pracowników naukowych, doktorantów, studentów należy udokumentować w formie umowy.

6. Czy podstawą do rozliczenia wskaźnika „Liczba studentów zaangażowanych w realizację projektu” można uznać prace magisterskie napisane przez studentów i które są bezpośrednio związane z realizacją projektu (odniesienie do projektu zostało podkreślone na stronach tytułowych prac magisterskich). Podstawą zaliczenia studenta do wskaźnika „Liczba studentów zaangażowanych w realizację projektu” jest wykazanie śladu rewizyjnego, np. w postaci umowy na realizację praktyki studenckiej, stażu lub umowy o wolontariat. Podstawą rozliczenia wskaźnika może być również napisana praca magisterska. Należy pamiętać aby praca zawierała odwołanie do realizowanego projektu. Czy doktorant zatrudniony na umowę o pracę do projektu (0,7 etatu) może być zaliczony do "Liczby pracowników naukowych zaangażowanych w realizację projektu (w tym kobiety)„? Taki pracownik może zostać wliczony zarówno do wskaźnika „Liczba pracowników naukowych zaangażowanych w realizację projektu (w tym kobiety), jak i wskaźnika „Liczba doktorantów zaangażowanych w realizacje projektu”.

7. Definicja wdrożenia - aspekty prawne, dokumentacja niezbędna aby uznać wdrożenie jako przeprowadzone. • Wdrożenie to etap procesu innowacji, którego celem jest przygotowanie produktu/usługi do wprowadzenia na rynek. Na tym etapie przedsięwzięcie przechodzi ze sfery badawczej i rozwojowej do sfery gospodarczej i następuje uruchomienie na skalę przemysłową produkcji nowego wyrobu/usługi lub wprowadzenie nowej technologii. • W ramach prac wdrożeniowych powinny zostać wykonane - co najmniej - następujące działania: • Opracowanie dokumentacji produkcyjnej, • Uruchomienie serii informacyjnej (pilotażowej).

8. Prosimy o odpowiedź czy przyjęta przez nas metodyka wyliczania wskaźnika produktu pn. „Liczba bezpośrednio utworzonych nowych etatów (EPC)” jest poprawna? Liczba nowych miejsc pracy (EPC) związanych z działalnością B+R powstałych w trakcie realizacji projektu (w tym kobiety) - wskaźnik liczony jest na podstawie zawartych z pracownikami umów o pracę, dzieło i zlecenie wraz ze stosownym opisem stanowiska i/lub na podstawie informacji o miejscach pracy utworzonych bezpośrednio w wyniku realizacji prac badawczych:   EPC dla umów o pracę liczba dni roboczych w danym miesiącu X % etatu przeznaczony na wykonanie zadań na rzecz projektu liczba dni roboczych w danym roku EPC dla umów o dzieło suma dni roboczych wszystkich miesięcy objętych umową liczba dni roboczych w danym roku EPC dla umów zlecenie liczba godzin przeznaczonych na realizację umowy liczba dni roboczych w danym roku

9. Metodyka obliczania wskaźnika EPC dla umowy o dzieło oraz dla umowy zlecenie jest poprawna, natomiast dla umowy o pracę jest niepoprawna ponieważ nie uwzględnia liczby miesięcy przepracowanych w projekcie. Umowa o pracę powinna zawierać informację jaką cześć etatu pracownik będzie poświęcał na realizację zadań w projekcie.

10. Czy wskaźnik EPC dla osoby realizującej prace B+R w ramach projektu należy liczyć przez cały okres realizacji przez niego prac (przy założeniu, że np. dana osoba realizuje prace przez dwa lata), czy też tylko przez pierwszy rok? Wskaźnik EPC liczony jest dla etatu przez cały okres realizacji projektu. Jak wyliczyć wskaźnik EPC w sytuacji, gdy jedna osoba realizuje w tym samym czasie dwie umowy np. umowę o dzieło łącznie z umową o pracę w odniesieniu do różnych zadań przy realizacji projektu? Gdy osoba realizuje zadania w projekcie jednocześnie na podstawie umowy o pracę oraz umowy o dzieło należy wykazać łączny czas poświęcony na realizowane zadania. Należy pamiętać, aby zadania wykonywane w ramach tych dwóch form zatrudnienia nie pokrywały się swoim zakresem jak również nie były wykonywane w tym samym czasie.

11. Czy w związku z przyjętym przez beneficjentamodelem realizacji projektu i zlecaniem realizacji zadań badawczych zewnętrznym wykonawcom, wskaźniki produktu i rezultatu wypracowane przez tych wykonawców możemy wykazywać w projekcie. Dotyczy to następujących wskaźników:  Wskaźniki produktu: • Liczba pracowników naukowych zaangażowanych w realizację projektu • Liczba studentów zaangażowanych w realizację projektu • Liczba doktorantów zaangażowanych w realizację projektu • Liczba bezpośrednio utworzonych nowych etatów (EPC) (w tym kobiety) Wskaźniki rezultatu: • Liczba publikacji powstałych w efekcie realizacji projektu • Liczba stopni naukowych uzyskanych bezpośrednio w związku z realizowanym projektem W ramach realizowanych projektów możliwe jest zlecanie zadań badawczych zewnętrznym wykonawcom. W takiej sytuacji można wykazywać powyższe wskaźniki, musi jednakże być spełniony warunek „śladu rewizyjnego”, np. w postaci zawartej umowy na realizowane zadania w projekcie

12. Czy obecny sposób obliczania EPC jest już ostateczny? Nie przewiduje się dalszych prac nad sposobem liczenia tego wskaźnika. Czy w ramach wskaźnika "Liczba bezpośrednio utworzonych nowych miejsc pracy (EPC)" możemy wykazać osoby, które przeszły do naszego projektu z innych projektów w ramach pracy na Politechnice Gdańskiej (pracują teraz tylko dla nas, np. inne projekty się kończyły lub pracują łącznie w dwóch projektach na części etatu), czy tylko nowe osoby zatrudnione z zewnątrz specjalnie do projektu? Wskaźnik "Liczba bezpośrednio utworzonych nowych etatów (EPC)" dotyczy wyłącznie nowych etatów.

13. Prawidłowe wyliczenie wskaźnika EPC? Szczegółowy sposób obliczania wskaźnika EPC znajduje się w następujących dokumentach: • Wytyczne Głównego Urzędu Statystycznego zamieszczone w objaśnieniach do formularza PNT-01 lub PNT-01/s. • „Informacje dla beneficjentów” na stronie MNiSW. • Pisma do beneficjentów w sprawie obliczania wskaźnika EPC (MNiSW-DWI-WMS-524-11045-1-GP/11 z dnia 10 stycznia 2011r. oraz MNiSW-DWI-WMS-524-11045-4-GP/11 z dnia 3 czerwca 2011r.)

14. W jaki sposób wyliczyć EPC na koniec projektu dla pracownika naukowego zatrudnionego na cały etat na okres 5 lat przy realizacji Projektu? Czy będzie to 5 EPC? Wartość wskaźnika EPC liczona jest dla całego projektu. W związku z tym wartość wskaźnika na zakończenie projektu wyniesie 5 EPC. Czy raz osiągnięty wskaźnik (np. „Liczba bezpośrednio utworzonych nowych miejsc pracy (EPC)”, „Liczba doktorantów zaangażowanych w realizację projektu”, „Liczba studentów zaangażowanych w realizację projektu”, „Liczba pracowników naukowych zaangażowanych w realizację projektu”) ulegnie zmniejszeniu w związku z np. zwolnieniem pracownika, zmianą jego stopnia naukowego (student – doktorant)? W przypadku zwolnienia pracownika nie należy obniżać wartości wskaźnika. Dla wariantu student → doktorant osobę można wykazać w dwóch wskaźnikach.

15. Zgodnie z informacją dla beneficjentów dla poddziałania 1.1.2 POIG dotyczącego uzupełnianie wniosku o płatność w zakresie wskaźników o wskaźnika EPC zaliczamy również umowę o pracę lub aneks do umowy o pracę (dla pracowników zatrudnionych na stałe w jednostce, ustalający procentowy udział zaangażowania w realizację projektu wraz z zakresem obowiązków jakie będą wykonywane przez pracownika w ramach realizowanego projektu), natomiast w piśmie z dnia 03.06.2011 aby etat mógł być zaliczony do EPC musi zostać spełniony m.in. Warunek, że „jest to nowe miejsce pracy”. Aneks do umowy nie jest nowym miejscem pracy, więc czy powinno się wliczać do EPC naukowców z aneksami do umów? W przypadku oddelegowania pracownika do zadań w projekcie (udokumentowanego podpisaniem stosownego aneksu), można zaliczyć go do wskaźnika EPC pod warunkiem zatrudnienia innej osoby do realizacji dotychczasowych zadań tego pracownika.

16. Jak wygląda obowiązek archiwizacji dokumentacji projektu: - kiedy będzie określony koniec programu POIG? - od czego zależy okres przechowywania dokumentów? Dokumenty powinny być przechowywane w siedzibie Beneficjenta. Okres przechowywania dokumentacji określony jest w umowie w § 10 – „Kontrola i audyt oraz przechowywanie dokumentów”, zgodnie z którym, beneficjent zobowiązany jest do przechowywania w sposób gwarantujący należyte bezpieczeństwo informacji, wszystkich danych związanych z realizacją projektu, w szczególności dokumentacjizwianej z zarządzaniem finansowym, technicznym lub procedurami zawierania umów z wykonawcami, przez okres co najmniej 3 lat od dnia zamknięcia Programu. Dokładny termin zakończenia programu nie jest jeszcze określony. Okres archiwizacji uzależniony jest od daty zamknięcia Programu.

17. Archiwizacja: • - co w przypadku dokumentów wydrukowanych na papierze światłoczułym? • Zrobienie kserokopii dokumentu. Jak wygląda Sporządzenie „Informacji końcowej w realizacji projektu w ramach PO IG” dla Poddziałania 1.3.1? Po zakończeniu realizacji projektu beneficjent otrzymuje od Sekcji Wdrażania Projektów POIG do uzupełnienia wzór „Informacji końcowej z realizacji projektu w ramach POIG”. Uzupełniony dokument zostaje przesłany do Instytucji Pośredniczącej wraz załącznikami, którymi są dokumenty potwierdzające wykonanie zakresu rzeczowego projektu. Szczegółowy przebieg zamykania projektu przedstawiony został na slajdzie nr 3.

18. Czy nieodpłatne przekazanie można raportować we wskaźnikach odnoszących się do komercjalizacji? • Zgodnie z Informacją dla beneficjentów umieszczona na stronie internetowej MNiSW we wskaźniku dotyczącym liczby skomercjalizowanych badań „Należy podać liczbę udostępnionych na zasadach rynkowych (odpłatnie) wyników badań uzyskanych w trakcie realizacji projektu”.

19. Kiedy i w jaki sposób należy sprawozdawać wskaźniki rezultatu? W jaki sposób będą sprawdzane wskaźniki realizacji projektu zamieszczone w projekcie na etapie aplikacji co do których uległa zmianie bądź opublikowana została niedawno zmieniona interpretacja (a nie było jej w momencie aplikacji)? • Wskaźniki, dla których zmieniła się interpretacja obliczania, weryfikowana będzie na podstawie informacji zawartych w informacji końcowej. W przypadku nieosiągnięcia wartości wskaźnika (dotyczy tylko EPC) beneficjent powinien umieścić informację, że założona wartość wskaźnika nie została osiągnięta ze względu na zmianą interpretacji wskaźnika w trakcie realizacji projektu (pismo MNiSW-DWI-WMS-524-11045-4/GP/11, z dnia 03.06.2011). W przypadku nieosiągnięcia innych wskaźników Instytucja Pośrednicząca będzie podchodzić indywidualnie, biorąc pod uwagę specyfikę realizowanego projektu.

20. Kiedy i w jaki sposób należy sprawozdawać wskaźniki rezultatu? (cd.) Do kiedy i w jakiej procedurze skomercjalizować wyniki badań i w jaki sposób w świetle zmieniających się wytycznych programowych w odniesieniu do wskaźnika „Liczba skomercjalizowanych wyników prac B+R wykonanych w jednostce naukowej”? • Wskaźnik związany z komercjalizacją musi być osiągnięty w okresie trwałości projektu. We wnioskach o dofinansowanie projektów, na które zawierano umowy od roku 2009, beneficjenci wykazują wartości tego wskaźnika w rozbiciu na poszczególne lata. • Beneficjenci zobowiązani będą do nadsyłania do IP informacji o osiąganych wartościach wskaźników rezultatu do momentu uzyskania wartości docelowych, corocznie do 31 stycznia kolejnego roku oraz na ewentualne żądanie IP.

21. Projekt rozpoczęty w 2008 roku nie zakładał sprzedaży wyników badań (nie zawarto takiej deklaracji we wniosku i w studium wykonalności) - czy obecnie beneficjentwinien zastosować się do nowej interpretacji wskaźnika "Liczba skomercjalizowanych wyników badań B+R wykonanych w jednostce naukowej", którą MNiSzW wydało w sierpniu 2009 roku i sprzedawać wyniki badań? • Jak należy interpretować obecne w świetle zapisów procedury komercjalizacji, wskaźniki wdrożenia (z zapisem we wniosku aplikacyjnym) niekomercyjne?

22. W stosunku do wskaźnika „Liczba skomercjalizowanych wyników badań B+R wykonanych w jednostce naukowej” beneficjent powinien stosować się do zapisów jakie znajdują się w Informacji dla beneficjentów na stronie internetowej MNiSW, że we wskaźniku należy podać liczbę udostępnionych na zasadach rynkowych (odpłatnie) wyników badań uzyskanych w trakcie realizacji projektu. Przez komercjalizację rozumiemy całokształt działań związanych z przenoszeniem wyników badań do praktyki gospodarczej i społecznej. Jest to sprzedaż wyników prac B+R, udzielenie licencji na korzystanie z tych wyników lub spowodowanie gospodarczego ich wykorzystywania przy użyciu innej formy prawnej (np. użytkowanie, leasing). W szczególności komercjalizacją jest transfer i sprzedaż przez instytucje sfery nauki danej wiedzy technicznej lub organizacyjnej i związanego z nią know-how biznesowi - komercjalizację technologii można zatem określić jako proces zasilania rynku nowymi technologiami.

23. Czy można wydłużyć okres sprawozdawczości do 15 następnego miesiąca? • Zapisy umowy o dofinansowanie ściśle określają terminy składania dokumentów, do których zobowiązany jest beneficjent. Czy zgłoszenie patentowe jako produkt rezultatu należy wyszczególniać w Generatorze wniosków o płatność? Wskaźnik związany ze zgłoszeniami patentowymi jest wskaźnikiem rezultatu. Do generatora wniosków o płatność wprowadzany jest jako wskaźnik indywidualny. Czy w Generatorze istnieje funkcjonalność scalania wielu plików z Generatora? (praktyczna przy wielu konsorcjantach). Niestety nie .

24. Utrudnienia związane z wykazaniem szczegółowych informacji wynikających z ograniczeń w tabelach w generatorze wniosków. O które punkty chodzi? W przypadku punktów dotyczących sprawozdawczości: • 13 - „Postęp rzeczowo finansowy realizacji projektu” • 14 - „Planowany przebieg rzeczowy realizacji projektu do czasu złożenia kolejnego wniosku”, • 19 - „Informacja na temat promocji projektu”, możliwe jest przekazanie przez beneficjenta powyższych informacji w postaci dodatkowych załączników.

25. Dziękujemy za uwagę Osoby do kontaktu: Kierownik Sekcji Monitoringu i Sprawozdawczości Henryk Mogielnicki tel. (0 22) 201 33 68 w. 359 (henryk.mogielnicki@ncbir.gov.pl) Starszy specjalista Grzegorz Pelc tel. (0 22) 201 33 68 w. 336 (grzegorz.pelc@ncbir.gov.pl)