Universidad de Sonora Maestría en Administración

1. Universidad de SonoraMaestría en Administración Sistemas de Información Administrativa Presenta: ISC. Maydé Gastélum Garibaldi Hermosillo, Son a 15 Septiembre de 2005

2. Sistemas de Información Administrativa Un Sistema de Información es un conjunto de elementos o componentes interrelacionados para recolectar (entrada), manipular (proceso) y diseminar (salida) datos e información y para proveer un mecanismo de realimentación en pro del cumplimiento de un objetivo. Proceso Entrada Salida

3. Existen varios tipos de sistemas de información para las empresas: • Sistemas de Información Administrativa • Sistemas de Procesamiento de Transacciones • Sistemas de apoyo para la toma de decisiones • Inteligencia Artificial y Sistemas Expertos

4. Sistemas de Información Administrativa • ¿Qué es un sistema de Información Administrativa? (MIS, Management Information System) En conjunto organizado de personas, procedimientos, software, bases de datos y dispositivos para suministrar información rutinaria a administradores y tomadores de decisiones.

5. SIA • El propósito principal de un SIA es ayudar a que la organización logre sus objetivos al proporcionar a los gerentes conocimientos de las operaciones habituales de la organización con el fin de que puedan controlar, organizar y planear con mas efectividad y eficiencia

6. SIA El interés particular de un SIA es la eficiencia operativa. Mercadotecnia, producción, finanzas y otras áreas funcionales se apoyan en sistemas de información administrativa y se vinculan entre sí por medio de una base de datos común. Los sistemas de información administrativa suelen producir informes estándar generados con base en datos e información procedentes del sistema de procesamiento de transacciones.

7. Un SIA produce información sobre: • El esquema de prestación de servicios. Por ejemplo: que tipo de servicios presta, quien los presta, que cantidad de servicios presta. • Recursos que se requieren y que se utilizan. Por ejemplo: distribución del personal, cantidad de personal. • El apoyo para el control a los administradores. Por ejemplo: como se hizo la selección de personal, como se hizo la adquisición de recursos.

8. Datos para informes de la organización. Por ejemplo: información para el Seguro Social, información sobre la demanda de atención en salud en las IPS, información sobre la cantidad de suturas utilizadas por año y por procedimiento. • Resultados de los programas o de los servicios que se prestan. Por ejemplo: Cubrimiento de la población con vacuna de hepatitis B, funcionamiento del programa de tuberculosis, utilización de los recursos disponibles para el desarrollo de los programas.

9. Aspectos que debe cubrir un SIA El SIA, tiene que ser coherente con las funciones, prestación de servicios, desarrollo de personal, contabilidad, recursos materiales, fuentes de financiación de la organización; en igual forma que para la toma de decisiones se requiere información sobre las políticas, metas, propósitos, estrategias y programas que lleva a cabo la institución

10. Aspectos que debe cubrir un SIA Las necesidades de información varían con los niveles de la actividad administrativa de la organización , por lo tanto los sistemas de información se deben diseñar de tal manera que proporcionen diferentes tipos de información para diversos niveles. En este sentido es necesario identificar tres niveles administrativos en las organizaciones de servicios: • Nivel Directivo: determinación de metas, definición de políticas y objetivos, identificación de programas y actividades. Por ejemplo: políticas con relación a contratación de personal, políticas con relación a adquisición de equipos y materiales, población beneficiaria de los servicios que presta la organización. En este nivel se requiere mayor información externa, menor precisión y alto nivel de síntesis.

11. Aspectos que debe cubrir un SIA • Nivel Intermedio: adquisición y asignación de recursos, identificación de nuevos servicios, requerimientos de personal, análisis de presupuesto. Por ejemplo: esquema de distribución de personal y planeación de presupuesto anual. En este nivel se requiere información más exacta, precisa, actualizada y repetitiva. • Nivel operativo o de control: realización de tareas específicas de manera efectiva y eficiente, aceptación o rechazo de clientes, calidad del servicio que se presta, ejecución presupuestal. Por ejemplo: selección de nuevos clientes, relación de programas de capacitación y entrenamiento. En este nivel se requiere información mucho mas detallada, datos específicos, exactos, frecuentes y actualizados para que los administradores evalúen la respuesta inmediata que se necesita para efectuar cambios a corto plazo en operaciones diarias.

12. Un SIA debe incluir componentes físicos como computadoras, programas de computación, archivo; procedimientos operativos y personal; medidas de procesamiento y documentos que se utilizan para la captación y producción de datos e informes que demuestran el rendimiento de un sistema de información. En relación con los componentes físicos, es necesario tener en cuenta que no siempre se requiere o se cuenta con computadoras y en este caso se puede utilizar una máquina de escribir, escritura manual, archivadores, bibliotecas, estantes, con el mismo propósito. En relación con los procedimientos operativos, se requiere de manuales y folletos de instrucción tales como: instrucciones al usuario, instrucciones para la preparación de entrada e instrucciones operativas para el personal que maneja la información. Componentes Operativos de un SIA

13. Componentes Operativos de un SIA • El personal de operación incluye operadores de computadoras y analistas de sistemas, si el sistema es computarizado; además personal de captación de información y administración del sistema de información. • El procesamiento de la información se efectúa de acuerdo a la actividad a que hace referencia. Por ejemplo: Para la prestación de servicios se requiere de un documento que especifique la orden de prestación de servicio, el registro de la ejecución y el informe del mismo. Estos documentos se denominan de transacción. • Para la creación de archivos históricos, se requiere de un archivo principal en el cual se conservan los datos acumulados y actualizados, a fin de reflejar la información actual. • Para la producción de informes regulares o especiales, se requiere de un diseño previo, que permita dar respuesta rápida a interrogantes y solicitudes de información programada o especial.

14. Establecer un SI en una Organización de Servicios La estructura del sistema de información en la organización de servicios, se puede diseñar teniendo en cuenta dos enfoques: uno el jerárquico, con un procesamiento de datos centralizado o descentralizado y otro con un sistema dirigido con un procesamiento integrado o distribuido. • Enfoque jerárquico está caracterizado por las relaciones entre el superior y el subordinado las cuales canalizan el flujo y procesamiento de la información: hacia arriba y hacia abajo. Cada nivel jerárquico captura y procesa información y plantea soluciones para el nivel superior e inferior, de manera que los reportes de información aumentan el nivel de jerarquía en la instancia administrativa. La esencia del enfoque jerárquico radica en que el procesamiento y las bases de datos se integran por intereses especializados, funciones, departamentos, divisiones y se controlan mediante la unidad a la que se proporciona información.

15. Establecer un SI en una Organización de Servicios • El procesamiento de la información puede ser centralizado o descentralizado. En el primer caso la base de datos se procesa mediante una unidad común y en el segundo cada departamento o sección realiza el control sobre sus propias actividades de procesamiento. • El enfoque dirigido o de sistemas es aquel en donde existe un base amplia de información sobre una base dirigida a usuarios externos e internos, para observación, reacción y toma de decisiones. Existen dos enfoques generales de sistemas: el integrado y el distribuido. El primero canaliza toda la información de la organización a una base de datos común y sirve a todos los departamentos de la organización. El segundo utiliza un grupo de sistemas de información para proveer un gran sistema con subsistemas relativamente independientes que se pueden comunicar entre si.

16. Normas para el Desarrollo de un SIA En el diseño de sistemas de información es necesario identificar varios principios a seguir en el desarrollo efectivo de los sistemas de información de servicios. Uno de estos principios es que el sistema de información no es gratuito, la administración implica grandes recursos. Otro es el costo beneficio entre tener la información suficiente para tomar sólidas decisiones sobre planeación y control y el costo para desarrollar y conservar el sistema de información. Por ejemplo cuando una organización amplía su sistema de información vale la pena preguntar si los beneficios a obtener corresponden a la inversión efectuada. Y el tercer principio hace referencia a la procedencia de la información que puede ser de un sistema formal o de uno informal.

17. Normas para el Desarrollo de un SIA Entre las normas a tener en cuenta se mencionan las siguientes: • El número de pasos en la captación de datos debe ser mínimo. • Los datos de todos los subsistemas deben ser compatibles. • El ritmo de los informes debe ser proporcional al ritmo y procesamiento de los datos de apoyo. • Los cambios e innovaciones deben hacerse teniendo en cuenta el costo-efectividad. • La fuente de datos se debe recopilar solo una vez. • La reproducción de registros o informes deben estar disponibles de acuerdo con la demanda. • Deben existir procedimientos de seguridad y apoyo para todos los archivos.

18. Normas para el Desarrollo de un SIA • En resumen el sistema de información administrativo solo es útil, cuando existe un clima de aceptación a nivel organizacional y haya un compromiso a nivel de todos los estamentos para llevar a cabo su implementación. • El sistema de información será efectivo, si se determinan la integración del mantenimiento de los registros, las especificaciones para el procesamiento de datos y el formato y contenido de documentos de entrada. • Por último para aplicar el sistema de información es necesario diseñar un plan que minimice las inquietudes del cambio organizacional y logre el desarrollo sin retrasos ni pérdida de credibilidad por parte del personal de la organización.

19. Business Intelligence

20. Business Intelligence • Las soluciones de Business Intelligence permiten mejorar las predicciones y rendimiento de negocio ofreciendo información útil y relevante a cada persona a través de la empresa.

21. Business Intelligance • Seguimiento del rendimiento en tiempo Real. Se proporciona a los usuarios la tecnología necesaria para realizar un seguimiento constante de las métricas del negocio, informar y alterar del funcionamiento de las actividades y tomar decisiones adecuadas en base a los resultados de la misma

22. Business Intelligance • Informe detallado para la toma de decisión diaria Proporciona datos de detalle sobre el rendimiento de las operaciones en curso o histórico de modo que la gente puede ver lo que ocurre en la empresa y conocer el estado de salud de la misma a través de los resultados obtenidos

23. Business Intelligance • Conocer las tendencias del rendimiento del negocio a través del análisis de datos Permite presentar varias vistas del negocio desde diferentes ángulos para que los ejecutivos puedan conocer las causas de un rendimiento por debajo de lo esperado, oportunidades de negocios a explorar o pueden predecir los resultados por venir