Controlling der IT-Kosten mit der Standardsoftware SAP/R3

1. Controllingder IT-Kostenmit der Standardsoftware SAP/R3 -Ein Pragmatischer Ansatz- Weispfennig; 07. März 2005

2. Agenda • Rahmenbedingungen • CO-Konzept • Stammdaten • Kontierungshandbuch • Verrechnungskonzept –intern- • Verrechnungskonzept –extern- • Umsetzung in SAP Weispfennig; 07. März 2005

3. I. Rahmenbedingungen • Einführung des kaufm. Rechnungswesen zum 01.01.2003 • Einführung einer Anlagenbuchhaltung • Durchführung einer Inventur zum Stichtag 31.12.2002 • Beibehaltung kameraler Berichtspflichten • Einführung der Software SAP R3 mit den Modulen: • FI • CO • FI/AA • FM Weispfennig; 07. März 2005

4. II. CO-Konzept • Stammdaten • Kostenstellen • Kostenarten • Kostenträger • Aufbau eines Kontierungshandbuch sowie Anpassung • der internen Geschäftsprozesse • Verrechnungskonzept für RZ interne Verrechnungen • Verrechnungskonzept für externe Verrechnungen (auf RZ-Kunden) • Aufbau eines Kennzahlensystems • Ermittlung der Leistungszahlen Weispfennig; 07. März 2005

5. Kostenstellen 105000 Leitung/Verwaltung 105100 IT-Infrastruktur 105200 Lehre und Studium Sachkontenaus FI(angelehnt an IKR) Organisationsstruktur Nur für CO Primäre Kostenarten (Beispiele) 603000 EDV-Verbrauchsmaterial 603100 Büromaterial 616430 DV-Hardware Wartung 672000 Aufwendungen für Nutzungsrechte 680000 Porto- und Versandkosten 680300 Nutzungsentgelte DV-Netze Sekundäre Kostenarten (Beispiele) U_RZ_PK Umlage Personalkosten RZ U_RZ_SK Umlage Sachkosten RZ II. CO-Konzept: a. Stammdaten Weispfennig; 07. März 2005

6. Abgeleitet von Dienstleistungskatalog II. CO-Konzept: a. Stammdaten c. Kostenträger (Beispiele) TSR_Netz TSR_User_Ver TSR_E_Mail TSR_WWW TSR_Compute TSR_Archiv TSR_File TSR_D_A4A3 TSR_D_A2A0 TSR_SW_MGMT TSR_Pool_UNX TSR_Pool_Win TSR_USC So detailliert wie möglich, um Aussagen zu erhalten. So aggregiert wie notwendig, um Einzelkostenbuchungen zu ermöglichen. Weispfennig; 07. März 2005

7. Kostenstellen 105000 Leitung/Verwaltung 105100 IT-Infrastruktur 105200 Lehre und Studium Finanzstelle RZ Fonds Wiplan 1-03-G-IUK 1-03-B-IUK 2-03-G-IUK 2-03-B-IUK Innenaufträge Kostenträger: TSR_Netz TSR_E_Mail TSR_Compute etc. Wiplan 1-03-G-IUK 1-03-B-IUK 2-03-G-IUK 2-03-B-IUK II. CO-Konzept: a. Stammdaten Zuordnung Haushaltsmanagement (Kameralistik) N:1 Weispfennig; 07. März 2005

8. II. CO-Konzept: b. Kontierungshandbuch Ausschnitt Weispfennig; 07. März 2005

9. Agenda • Rahmenbedingungen • CO-Konzept • Stammdaten • Kontierungshandbuch • Verrechnungskonzept –intern- • Verrechnungskonzept –extern- • Umsetzung in SAP Weispfennig; 07. März 2005

10. 1. Verrechnung GK auf KTr II. CO-Konzept: c. Verrechnungskonzept –intern- • 1. Verrechnung der Gemeinkosten auf RZ-Kostenträger • Verrechnung der Personalkosten • Verrechnung der Sachkosten Kostenträger RZ Statistischer Auftrag: Wiplan Echte Aufträge: TSR_WWW TSR_Pool_Win TSR_Compute . . Kostenstellen RZ 105000 105100 105200 105099 Statistische B. Echte B. Kostenstellen RZ 105000 105100 105200 105099 Statistische B. Echte B. Weispfennig; 07. März 2005

11. II. CO-Konzept: c. Verrechnungskonzept –intern- 1. Verrechnung der Gemeinkosten auf RZ-Kostenträger Kostenträger TSR_Netz TSR_User_Ver TSR_E_Mail TSR_Win TSR_WWW TSR_Compute TSR_Archiv TSR_File TSR_D_A4A3 TSR_D_A2A0 TSR_SW_MGMT TSR_Pool_UNX TSR_Pool_Win TSR_USC TSR_Kurse TSR_E_Learn TSR_Doku Kostenstellen 105000 Leitung und Verwaltung 105100 IT-Infrastruktur 105200 Lehre und Studium Weispfennig; 07. März 2005

12. Kennzahl! II. CO-Konzept: c. Verrechnungskonzept –intern- • Verrechnung der Personalkosten (Ausschnitt: Arbeitsanteile je KTr) Weispfennig; 07. März 2005

13. Berechnung der PK je KTr Proportionale Verteilung der KST Verwaltung auf KTr II. CO-Konzept: c. Verrechnungskonzept –intern- Ermittlung der Personalkosten je KST Hier Beispieldaten: Aktivbezüge der Planstellen Weispfennig; 07. März 2005

14. Verrechnung der Gemeinkosten proportional zu den Personalkosten II. CO-Konzept: c. Verrechnungskonzept –intern- b. Verrechnung der Sachkosten Ist-Situation (gebuchte Rechnungen in 2003): Kostenstelle 105000 = 7.885 Kostenstelle 105100 = 8.369 Kostenstelle 105200 = 2.819 Gesamt GK = 19.073 Einzelkosten auf Innenaufträge = statistische Buchungen auf KST 396.524 = ca. 95% aller Kosten (ohne Afa, ohne PK) Weispfennig; 07. März 2005

15. II. CO-Konzept: c. Verrechnungskonzept –intern- Ergebnis der Vollkostenrechnung Jahresabschluß 2003 –Ausschnitt- Weispfennig; 07. März 2005

16. Agenda • Rahmenbedingungen • CO-Konzept • Stammdaten • Kontierungshandbuch • Verrechnungskonzept –intern- • Verrechnungskonzept –extern- • Umsetzung in SAP Weispfennig; 07. März 2005

17. II. CO-Konzept: d. Verrechnungskonzept –extern- Zuordnungstabelle Kennzahlen/Kostenträger -Ausschnitt- Weispfennig; 07. März 2005

18. II. CO-Konzept: d. Verrechnungskonzept –extern- Beispiel: TSR_Compute Weispfennig; 07. März 2005

19. Agenda • Rahmenbedingungen • CO-Konzept • Stammdaten • Kontierungshandbuch • Verrechnungskonzept –intern- • Verrechnungskonzept –extern- • Umsetzung in SAP Weispfennig; 07. März 2005

20. III. Umsetzung in SAP Weispfennig; 07. März 2005

21. III. Umsetzung in SAP Weispfennig; 07. März 2005

22. III. Umsetzung in SAP Weispfennig; 07. März 2005

23. BEISPIEL Umlage Umlage Umlage Verteilung BEISPIEL Personalkosten Kostenstelle 105100 Kostenstelle 105200 Kostenstelle 105000 alleKostenstelle Sachkosten III. Umsetzung in SAP Prozess der RZ-internen Verrechnungen Alle Kosten alleKostenstelle 1. Hilfskostenträger 2. TSR_Email TSR_WWW TSR_Netz … Kostenträger 3. 4. Weispfennig; 07. März 2005

24. III. Umsetzung in SAP Weispfennig; 07. März 2005

25. III. Umsetzung in SAP Weispfennig; 07. März 2005

26. III. Umsetzung in SAP Weispfennig; 07. März 2005

27. III. Umsetzung in SAP Weispfennig; 07. März 2005

28. III. Umsetzung in SAP Weispfennig; 07. März 2005

29. III. Umsetzung in SAP Weispfennig; 07. März 2005

30. III. Umsetzung in SAP Weispfennig; 07. März 2005